Inventur vorbereiten

Eine gute Vorbereitung verhindert Differenzen, Rückfragen und unnötige Nacharbeit. Prüfen Sie die folgenden Punkte vor dem Inventurstichtag und vor dem Start der Zählung.

Was Sie vorab prüfen sollten

• offene Wareneingänge und Warenausgänge

• noch nicht gebuchte Lagerbewegungen

• offene Fertigungsaufträge

• Fehlmengen und unklare Bestände

• betroffene Lagerarten oder Lagerorte

Lagerbewegungen vor dem Stichtag abschließen

Wenn Inventurstand und Lagerstand zum Stichtag übereinstimmen sollen, müssen alle relevanten Lagerbuchungen spätestens am Inventurstichtag abgeschlossen sein. HELIUM 5 bucht Lagerbewegungen immer zum tatsächlichen Buchungszeitpunkt.

Das bedeutet: Wird eine Buchung erst nach dem Stichtag durchgeführt, wirkt sie sich nicht so aus, als wäre sie bereits am Stichtag erfolgt.

Erfassungszeitpunkt und Belegdatum richtig einordnen

Für die Inventur zählt der Erfassungszeitpunkt. Für Auswertungen wie die Artikelstatistik ist dagegen oft das Belegdatum maßgeblich, zum Beispiel das Datum eines Lieferscheins.

Weichen Erfassungszeitpunkt und Belegdatum voneinander ab, können angezeigte Mengen in Auswertungen vom tatsächlichen Inventurbezug abweichen. Einen fehlerhaften Buchungszeitpunkt zeigt HELIUM 5 in Rot an.

Fertigung und Halbfertigfabrikate vorbereiten

Gerade in Produktionsbetrieben ist eine gute Inventurvorbereitung schon die halbe Inventur. Vor Beginn des Zählens muss klar sein, welche Teile gezählt werden sollen und welche nicht.

Prüfen Sie insbesondere: Befinden sich die Artikel buchungstechnisch noch im Lager oder bereits in einem Los? Sind die Mitarbeitenden informiert, welche Teile nicht in der Lagerinventur mitgezählt werden dürfen, weil sie in der Halbfertigfabrikatsinventur erfasst werden?

Der Wert der Halbfertigfabrikate ergibt sich aus den offenen Fertigungsaufträgen. Deshalb müssen diese Aufträge den tatsächlichen Stand korrekt abbilden.

1. Überprüfen Sie, ob alle Lose, die erledigbar sind, wirklich erledigt sind. Drucken Sie dazu die Halbfertigfabrikatsinventur sortiert nach Auftragsnummer aus. Dort sehen Sie offene oder nicht vollständig erledigte Lose, deren auslösende Aufträge bereits erledigt sind. Bereinigen Sie diese Liste bestmöglich.

2. Drucken Sie die Liste der auflösbaren Fehlmengen aus und lösen Sie diese Fehlmengen bestmöglich auf.

3. Prüfen Sie die Lose. Stellen Sie sicher, dass Ablieferstatus und abgelieferte Mengen der tatsächlichen Situation entsprechen.

4. Drucken Sie erneut die Halbfertigfabrikatsinventur aus. Kennzeichnen Sie die in den jeweiligen Losen gebuchten Teile als „auf Los gebucht“. Diese Teile dürfen in der Lagerinventur nicht mitgezählt und während der Inventurbuchung möglichst nicht verändert werden.

5. Vermeiden Sie während des Zählens Losablieferungen, bis die Inventur abgeschlossen ist. Empfehlenswert ist, die nächste Losablieferungsbuchung erst am Folgetag der Inventur durchzuführen, damit eine möglichst genaue Stichtagsbetrachtung möglich ist.

6. Achten Sie darauf, dass alle Lose entweder erledigt oder angelegt sind. Idealerweise zeigt die Halbfertigfabrikatsinventur kein einziges Los mehr.

7. Reduzieren Sie teilerledigte Lose in der Losgröße auf die bereits abgelieferten Mengen. Für die noch zu produzierenden Mengen legen Sie neue Lose an, die im Status „angelegt“ bleiben, bis die Inventur abgeschlossen ist. Dadurch können alle Artikel gezählt, erfasst und bei gleichen Artikeln zusammengezählt werden.

8. Kontrollieren Sie, ob alle Material- und Zeitbuchungen vollständig erfasst sind, und führen Sie anschließend die Nachkalkulation durch.

Fehlmengen und unklare Bestände bereinigen

Prüfen Sie vor der Zählung, ob es Fehlmengen, negative Bestände oder auffällige Lagerdifferenzen gibt. Klären Sie diese möglichst vor dem Inventurlauf.

Drucken Sie insbesondere die Liste der auflösbaren Fehlmengen und bereinigen Sie diese bestmöglich. Fehlmengen entstehen häufig durch offene oder nicht vollständig gebuchte Fertigungs- und Lagerprozesse.

Wenn Fehlmengen mit Losen zusammenhängen, prüfen Sie die verursachenden Lose und stellen Sie sicher, dass Materialentnahmen, Ablieferungen und Status der Lose zur tatsächlichen Situation passen.

So vermeiden Sie, dass Zählergebnisse später schwer nachvollziehbar sind oder zusätzliche Korrekturen notwendig werden.

Prüfen Sie vor der Zählung, ob es Fehlmengen, negative Bestände oder auffällige Lagerdifferenzen gibt. Klären Sie diese möglichst vor dem Inventurlauf.

So vermeiden Sie, dass Zählergebnisse später schwer nachvollziehbar sind oder zusätzliche Korrekturen notwendig werden.

Praktische Vorbereitung im Team

Typische Fehler vermeiden

• Zu später Abschluss: Die Inventur wird erst nach dem Stichtag vollständig gebucht.

• Unvollständige Fertigungsdaten: Offene Aufträge stimmen nicht mit der Realität überein.

• Falsche Interpretation von Auswertungen: Artikelstatistik und Inventur verwenden nicht immer dieselbe zeitliche Grundlage.

• Ungeklärte Sonderfälle: Negative Bestände oder Fehlmengen werden erst während der Inventur bemerkt.

Nächster Schritt

Nach der Vorbereitung folgt die eigentliche Zählung und Erfassung in HELIUM 5. Nutzen Sie dafür die Unterseite zur Durchführung der Stichtagsinventur Stichtagsinventur durchführen.