Artikel

Artikel suchen und finden

In HELIUM 5 stehen Ihnen in der Artikelauswahl Direktfilter zur Verfügung. Damit finden Sie Artikel schnell über Artikelnummer, Bezeichnung oder weitere Suchfelder.

Für die Textsuche nutzen Sie die kombinierte Textsuche. Sie findet gesuchte Begriffe an beliebiger Stelle in den Texten – unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Zusätzlich können Sie, wie in allen Direktfiltern von HELIUM 5, Suchkombinationen verwenden.

Beispiele:

Artikelkommentare durchsuchen

Wenn Sie Begriffe in Artikelkommentaren suchen möchten, klicken Sie auf Suchen mit dem Fernglas-Icon. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gezielt nach Wörtern in den Kommentaren suchen können.

Artikelsuche über Artikelgruppe oder Artikelklasse

In einigen Bereichen kann es sinnvoll sein, die Artikelauswahl auf bestimmte Artikelgruppen oder Artikelklassen einzuschränken.

Stellen Sie dazu unter System den Parameter DIREKT_FILTER_GRUPPE_KLASSE_STATT_REFERENZNUMMER auf 1 und starten Sie das Artikelmodul neu. Danach können Sie statt der Referenznummer die Artikelgruppe oder Artikelklasse als Direktfilter verwenden.

Für eine strukturierte Anzeige der Artikelgruppen können Sie zusätzlich den Parameter ARTIKELGRUPPE_NUR_VATERGRUPPEN_ANZEIGEN auf 2 stellen.

Artikelauswahlliste anzeigen und konfigurieren

Bedeutung der Farben

In der Artikelauswahlliste haben Farben folgende Bedeutung:

• Blau: Der Artikel ist nicht lagerbewirtschaftet.

• Hellgrau: Der Artikel ist versteckt.

• Orange: Für den Artikel gibt es Forecast-Positionen.

Darstellung der Auswahlliste

Die Darstellung der Artikelauswahlliste steuern Sie über folgende Parameter:

Sortierung der Artikel

Die Sortierung nach Artikelnummern hängt von der eingesetzten Datenbank ab.

• MS SQL: Hochkomma (') und Bindestrich (-) werden bei der Sortierung ignoriert. Dadurch werden Umlaute an der richtigen Position angezeigt, zum Beispiel Ö nach O.

• PostgreSQL 8.3: Hochkomma und Bindestrich werden korrekt einsortiert. Umlaute stehen jedoch am Ende des Alphabets.

Artikelbezeichnungen und Standardbezeichnungen

Länge der Artikelbezeichnung

Die Felder Bezeichnung, Zusatzbezeichnung und Zusatzbezeichnung 2 sind üblicherweise auf 40 Zeichen begrenzt. So bleibt in Listen und Anzeigen ausreichend Platz für die Darstellung.

Standardbezeichnungen verwenden

Wenn Artikel nach einem einheitlichen Schema benannt werden sollen, können Sie in den Artikel-Grunddaten Standardbezeichnungen hinterlegen.

Definieren Sie dort die gewünschten Texte. Sobald Texte für Bezeichnungen hinterlegt sind, erscheinen im Artikeldetail Schaltflächen anstelle der Beschriftung der Bezeichnungsfelder. Wählen Sie eine Schaltfläche aus, wird der hinterlegte Text in die jeweilige Bezeichnungszeile übernommen.

Artikel anlegen, kopieren und ausblenden

Fast gleiche Artikel kopieren

Wenn Sie in der Auswahlliste des Artikelmoduls auf das Kopier-Icon klicken, starten Sie das Kopieren eines ähnlichen Artikels.

Wählen Sie anschließend den Artikel aus, den Sie kopieren möchten.

Im folgenden Dialog geben Sie die neue Artikelnummer ein. Alternativ wählen Sie G, damit automatisch eine neue Artikelnummer erzeugt wird. In der Tabelle legen Sie fest, welche Felder und Bereiche kopiert werden.

Die gewählten Kopiereinstellungen können gespeichert werden. Beim nächsten Kopiervorgang schlägt HELIUM 5 dieselben Felder wieder vor.

• Mit Kommentar: Kopiert zusätzlich die Kommentardateien des Artikels.

• Eigenschaften: Kopiert die Artikeleigenschaften. Ist diese Option nicht aktiviert, werden die Basiswerte der Artikeleigenschaften eingetragen.

• VK-Preise: Kopiert die letztgültige VK-Preisbasis und setzt Gültig ab auf Heute. Es werden nur aktuell gültige aktive Preislisten kopiert.

• Staffelpreise: Kopiert je Staffel nur den letztgültigen Preis mit Gültigkeit Heute. Zukünftige Preisdefinitionen werden nicht kopiert; falls solche Preise vorhanden sind, erscheint ein Hinweis.

Einmalartikel anlegen

Detaillierte Informationen zu Einmalartikeln finden Sie im Kapitel: Fertigung.

Artikel löschen oder verstecken

Einmal angelegte Artikel haben häufig bereits Abhängigkeiten, zum Beispiel Abmessungen, Kommentare, Artikellieferanten, Stücklisten oder Bestellungen. Wurde ein Artikel in anderen Modulen verwendet, kann er aus Datenbankgründen nicht mehr gelöscht werden.

Wenn ein solcher Artikel in der täglichen Arbeit nicht mehr sichtbar sein soll, setzen Sie ihn auf versteckt. Dafür benötigen Sie das Recht LP_DARF_VERSTECKTE_SEHEN.

Um versteckte Artikel wieder einzublenden, klicken Sie in der Artikelauswahlliste auf PLUS VERSTECKTE. Auch dafür ist das genannte Recht erforderlich.

Doppelt angelegte gleiche Artikel vermeiden

Legen Sie denselben physischen Artikel nicht mehrfach an. Andernfalls können Lagerstände, Beschaffung und Liefertermine falsch berechnet werden.

Zugehörige Artikel

Wozu dient ein zugehöriger Artikel?

Ein zugehöriger Artikel ist eine Erinnerungs- und Übernahmefunktion in Belegen. Wenn Sie einen Artikel auswählen, zu dem ein zugehöriger Artikel hinterlegt ist, erscheint in den Verkaufsmodulen die Meldung: „Zu diesem Artikel gehört ...“. Sie können den zugehörigen Artikel sofort übernehmen oder die Übernahme überspringen.

Den zugehörigen Artikel definieren Sie im Ursprungsartikel im Modulreiter Sonstiges.

Mengen über Multiplikator und Divisor berechnen

In einigen Fällen besteht eine direkte Verbindung zwischen einer pauschal angebotenen Leistung und der intern kalkulierten Zeit oder Tätigkeit. Hinterlegen Sie dafür einen Umrechnungsfaktor vom Ausgangsartikel zum zugehörigen Artikel. Tragen Sie den Faktor im rechten Feld Multiplikator ein.

Damit wird ausgehend von der pauschal verkauften Dienstleistung sofort die passende Menge oder Stundenanzahl hinterlegt.

Für Verpackungsmittel können Sie den Divisor 1/Multiplikator sowie die Rundung auf Ganze aufrunden verwenden.

Beispiel: In eine Box passen 190 Stück eines Produkts. Definieren Sie die Box als zugehörigen Artikel, tragen Sie 190 Stk. als Multiplikator ein, aktivieren Sie 1/Multiplikator und auf Ganze aufrunden. Wenn Sie nun zum Beispiel 220 Stück in den Lieferschein schreiben, werden automatisch 2 Stück der Box als zusätzlich zu buchende Position vorgeschlagen.

Zugehörigen Artikel löschen

Um einen zugehörigen Artikel zu löschen, klicken Sie erneut auf zugehöriger Artikel und wählen Sie in der Auswahlliste den Radiergummi (Löschen).

Fehlermeldung beim Speichern

Die Meldung „Der zugehörige Artikel kann nicht gespeichert werden“ bedeutet, dass ein Verkettungsfehler bei den zugehörigen Artikeln vorliegt.

Bereinigen Sie die Verknüpfung im Artikel unter Sonstiges. Danach können Änderungen an diesem Artikel wieder gespeichert werden.

Stammdaten, Kennzeichen und rechtliche Angaben

Warenverkehrsnummern hinterlegen

Warenverkehrsnummern hinterlegen Sie im Artikel unter Sonstiges.

Wenn beim Klick keine Warenverkehrsnummern angezeigt werden, wurden die von den statistischen Zentralämtern bereitgestellten Warenverkehrsnummern noch nicht importiert. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel: Intrastat.

Sie können die Warenverkehrsnummer trotzdem direkt beim Artikel eingeben.

Manuell eingegebene Nummern werden rot angezeigt, weil sie noch nicht in der Warenverkehrsnummerntabelle enthalten sind. Sie werden trotzdem mitgedruckt.

ECCN-Nummer erfassen

Die Export Control Classification Number (ECCN) für Exportgüter mit US-amerikanischem Ursprung erfassen Sie im Artikel im Reiter Sonstiges oberhalb der Warenverkehrsnummer.

Dual-Use-Artikel

Dual-Use-Waren können sowohl für zivile als auch für militärische Zwecke verwendet werden. Beim Verkauf gelten daher je nach Land umfangreiche Vorschriften. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Beitrag: Dual Use.

Werbeabgabepflicht

Wenn in Österreich Inserate oder Werbeanzeigen geschaltet werden, ist dafür eine eigene Abgabe zu entrichten. Auf diese Abgabe fällt zusätzlich Mehrwertsteuer an.

Weitere Informationen zur Werbeabgabe finden Sie im Kapitel Rechnung unter der Überschrift Werbeabgabe.

Vorzugsteile kennzeichnen

Vorzugsteile definieren Sie im unteren Reiter Artikelgrunddaten und dort im oberen Reiter Vorzugsteil. Danach steht in den Artikel-Kopfdaten eine Combo-Box zur Verfügung. Wenn Vorzugsteile definiert sind, erscheint in der Artikelauswahlliste eine eigene Spalte mit diesen Informationen.

Vorzugsteile unterstützen die interne Steuerung der Artikelverwendung. Wenn Technik oder Entwicklung neue Stücklisten erstellen und mehrere annähernd gleichwertige Artikel zur Auswahl stehen, kann die Vorzugsteil-Kennzeichnung die Entscheidung erleichtern.

Wann sollten Vorzugsteile eingesetzt werden?

Bei Kundenstücklisten kann zum Beispiel vereinbart sein, dass Vorzugsartikel mit einer bestimmten Kennzeichnung jederzeit zurückgenommen werden. Andere Artikel müssen bei Beschaffung dagegen in jedem Fall vom Kunden bezahlt werden.

Kalkulatorische Artikel

Kalkulatorische Artikel werden in Angeboten oder Aufträgen nur zu Kalkulationszwecken verwendet. Kennzeichnen Sie den Artikel dazu im Reiter Detail als kalkulatorisch.

Kalkulatorische Artikel können in Angebot oder Auftrag eingefügt werden, werden aber nicht mitgedruckt. Sie dienen ausschließlich der Plankostenbetrachtung.

Beispiel: Sie bieten Ihrem Kunden eine Anlage zu einem Pauschalpreis an. Intern möchten Sie dennoch kalkulieren, ob sich das Angebot rechnet. Die kalkulatorischen Plankosten sind in der Angebotsvorkalkulation sichtbar, aber nicht im Kundenangebot. Deshalb haben kalkulatorische Artikel immer einen Verkaufspreis von 0,00; Nullpreis- und Mindestpreismeldungen werden unterdrückt.

Bei Auftragserteilung werden kalkulatorische Artikel aus dem Angebot in den Auftrag kopiert. Bei der Überleitung vom Auftrag in Lieferschein oder Rechnung werden sie nicht übernommen, weil diese Kosten zum Beispiel durch Mitarbeiterzeiten oder Buchungen auf Fertigungslose entstehen.

Weitere Informationen finden Sie im Bereich Nachkalkulationen sowie unter zugehöriger Artikel im Kapitel Artikel.

Weitere Eigenschaften für technische Daten

Neben dem allgemeinen Reiter Eigenschaften können Sie für den Reiter Technik weitere technische Daten definieren. Die Definition erfolgt wie im Kapitel System unter der Überschrift Eigenschaften Definition beschrieben.

Materialangabe unter Technik

Einige Artikel enthalten Materialien, die zum Verkaufszeitpunkt zum Börsenpreis gehandelt werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel: Materialzuschlag.

Verleihartikel

Mit der Funktion Verleih definieren Sie sogenannte Verleihartikel. Weitere Informationen finden Sie hier: Termin in Stunden Minuten.

Bestände, Reservierungen und Informationsfelder

Informationsfelder im Artikeldetail

Im Artikeldetail sehen Sie in der Mandantensprache Informationsfelder, die Beschaffungs- und Bestandsdaten verdichten. Sie geben einen schnellen Überblick über die Situation eines Artikels.

Reservierungen, Lieferdauer, Aufträge und Forecast

Artikel werden immer zum Termin der Auftragsposition reserviert. Der Termin ist analog zu Bestellungen zu verstehen: Er beschreibt den Zeitpunkt, an dem die Ware beim Kunden eintreffen soll. Für Produktion oder Anlieferung muss daher die Lieferdauer vom Liefertermin der Auftragsposition abgezogen werden.

Für Aufträge werden grundsätzlich Reservierungen eingetragen. In Auswertungen wird je nach Fall berücksichtigt, ob ein Auftrag freigegeben ist. In der Bewegungsvorschau sehen Sie zum Beispiel freigegebene und noch nicht freigegebene Auftragspositionen.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Fertigung unter der Überschrift Berechnung der Termine.

Rahmendetailbedarf und Rahmenreservierung

In der Rahmenreservierung stehen die Artikel, die direkt in einem Rahmenauftrag benötigt werden. Im Rahmendetailbedarf stehen Artikel, die indirekt über die Stücklistenauflösung für den Rahmenauftrag benötigt werden.

Offene Rahmenmengen werden mit 0 angezeigt. Detailinformationen finden Sie im Kapitel: Auftrag.

Terminlich kritische Artikel und Bauteile

Zu terminlich kritischen Artikeln und Bauteilen gibt es einen eigenen Hilfe-Eintrag: Journale und Auswertungen.

Materialentnahme auf das Los

Welche Bestände bei der Materialentnahme zuerst auf das jeweilige Los abgebucht werden, hängt von der Einstellung des Loses ab. Weitere Informationen zu Lagern eines Loses finden Sie im Kapitel: Fertigung.

Keine Chargen ausgeben

Wenn keine Charge ausgegeben werden soll, klicken Sie direkt auf Übernehmen, ohne vorher eine Charge auszuwählen. Damit bestätigen Sie, dass die aktuell übernommenen Mengen – also keine – korrekt sind. Der Rest wird nach Rückfrage als Fehlmenge ins Los eingetragen.

Preise, Sonderkonditionen und Journale

Sonderkonditionen beim Artikel

Besondere Preis-Konditionen für Kunden lassen sich oft einfacher direkt beim Artikel definieren. Weitere Informationen zu Sonderkonditionen finden Sie hier: Kunde.

Benutzerrechte für Journale

Für Lagerstandslisten, Hitlisten und ähnliche Journale sind häufig die Rechte LP_DARF_PREISE_SEHEN_EINKAUF oder LP_DARF_PREISE_SEHEN_VERKAUF erforderlich. Der Grund: Wer diese Auswertungen sehen darf, muss meist auch Werte und Preise sehen dürfen. Ohne Preisrecht werden die entsprechenden Journale daher nicht angezeigt.

Belege, Stücklisten und weitere Funktionen

Aus Artikeln direkt Stücklisten erzeugen

Im Artikeldetail finden Sie direkt neben der Artikelnummer die Schaltfläche „Stückliste“ (Stkl…) erzeugen.

Ein Klick darauf legt für den Artikel eine Stückliste mit Standardeinstellungen an. Anschließend wechseln Sie automatisch in das Modul Stücklisten zum Reiter Kopfdaten der neu erzeugten Stückliste, um diese fertigzustellen.

Kundenartikelnummern finden

Im Reiter Detail von Artikel finden Sie in der Icon-Leiste einen GoTo-Button.

Ein Klick auf diesen Button führt Sie in den Reiter Kd.Artikelnummer. Die Artikelnummer des vorherigen Artikels ist bereits als Filter eingetragen. So sehen Sie sofort alle Kundenartikelnummern, die zu diesem Artikel hinterlegt sind. Nutzen Sie zusätzlich den Reiter Sonderkonditionen im Artikel.

Artikel ohne Stücklistenverwendung anzeigen

Die Liste finden Sie unter:

• Artikel / Journal / Artikel ohne Stkl-Verwendung

Die Liste enthält alle Artikel der Artikelart Artikel, die nicht in Stücklistenpositionen verwendet werden. Arbeitszeitartikel sind nicht enthalten. Wenn der Artikel selbst eine Stückliste ist, erscheint er nur dann in der Liste, wenn er fremdgefertigt wird.

Artikeletiketten drucken

Sie können Etiketten für einzelne oder mehrere Artikel drucken. Aus der Artikelauswahl drucken Sie die Artikeletikette des ausgewählten Artikels über das Druckersymbol oder mit Strg + Shift + P.

Alternativ verwenden Sie Info, Etikette. Über Journal, mehrere Etiketten drucken können Sie mehrere Artikel, zum Beispiel von/bis Artikelnummer, drucken. Dafür benötigen Sie die Rechte LP_DARF_PREISE_SEHEN_EINKAUF und LP_DARF_PREISE_SEHEN_VERKAUF.

Kommissionieren

Die Definition Kommissionieren wird derzeit nur für die ergänzende Definition der Linienabrufe aus dem Modul Forecast verwendet. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Forecast unter der Überschrift Kommissionieren.

Pflege, Protokolle und weiterführende Themen

Änderungen der Artikelkopfdaten protokollieren

Unter Info, Änderungen sehen Sie Änderungen an den wichtigsten Feldern des Artikelstamms: Artikelnummer, Kurzbezeichnung, Bezeichnung, Zusatzbezeichnung, Zusatzbezeichnung 2, Revision, Index, Einheit, Umrechnungsfaktor zur Bestellmengeneinheit, Bestellmengeneinheit, Artikelart, Hersteller und MwSt-Bezeichnung.

Bestehende Pflegefunktionen

Informationen zu bestehenden Pflegefunktionen im Artikel finden Sie im Kapitel: Pflegefunktionen.

Zentraler Artikelstamm

Informationen zum zentralen Artikelstamm finden Sie im Kapitel: Mehrmandanten.

Externe Dokumente

Informationen zum Umgang mit externen Dokumenten finden Sie im Kapitel: Dokumentenablage.