Diese Seite bündelt häufige Fragen und besondere Situationen rund um die Inventur in HELIUM 5. Sie dient als Ergänzung zu den Seiten zur Vorbereitung, Durchführung, Bewertung und permanenten Inventur.
Prüfen Sie bei Auffälligkeiten immer zuerst, wann eine Buchung erfasst wurde und welches Datum auf dem Beleg steht. Für viele Inventurabweichungen ist genau dieser Unterschied die Ursache.
Häufige Fragen zur Inventurdurchführung
Wie können Sie Differenzen im Inventurwert nachträglich erklären?
Wenn Sie die Inventur mit Ausbuchen der nicht gezählten Artikel nach dem Inventurstichtag durchgeführt haben, kann der Lagerstand zum Stichtag vom errechneten Inventurstand abweichen.
So ermitteln Sie die Ursache der Differenz:
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Öffnen Sie die Inventurliste im Menüpunkt „Info“.
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Geben Sie als Zähldatum einen Tag nach dem Inventurstichtag ein.
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Lassen Sie das Bis-Datum leer.
Sie erhalten so alle Inventurbewegungen, die nach dem Stichtag noch gebucht wurden und deshalb nicht in der Lagerstandsliste zum Stichtag enthalten sein können.
Die Funktion „Setze nicht gezählte Artikel auf 0“ bezieht sich auf alle heute lagernden Artikel. Sie bezieht sich nicht auf die Artikel, die am damaligen Inventurstichtag lagernd waren.
Bei der Erfassung wurde sich verzählt oder vertippt. Wie korrigieren Sie die Menge?
Wechseln Sie in den Reiter „Inventurliste“, wählen Sie den Artikel aus und klicken Sie auf „Ändern“. Geben Sie anschließend die richtige Menge ein.
Wichtig: Bei der Erfassung ist immer der aktuelle Lagerstand einzugeben.
Wenn eine Reduktion der Menge nicht mehr möglich ist, wurde der Artikel in der Zwischenzeit bereits wieder verbraucht. In diesem Fall müssen Sie den heute gültigen Bestand erfassen.
Prüfen Sie bei Korrekturen die Anzeige des voraussichtlichen Inventurstands. So erkennen Sie frühzeitig, ob die neue Eingabe zum gewünschten Ergebnis führt.
Kann die Durchführung der Inventur zurückgenommen werden?
Ja, wenn die Inventur versehentlich durchgeführt wurde, finden Sie im Reiter „Pflege“ die Möglichkeit, diese zurückzunehmen.
Wenn Sie anschließend auch die dadurch entstandenen Protokolleinträge entfernen möchten, wählen Sie den entsprechenden Menüpunkt und geben das Datum an, ab dem die Einträge zurückgenommen werden sollen.
Diese Rücknahme ist nur kurze Zeit nach der Durchführung möglich. Sobald Materialien verbraucht wurden, kann die Inventur in der Regel nicht mehr sauber zurückgenommen werden.
Kann das Inventurdatum geändert werden?
Ja. Solange die Inventur noch nicht durchgeführt wurde, können Sie den Stichtag der Inventur ändern.
Zu welchem Zeitpunkt wird die Inventur betrachtet?
Die Inventur wird zum angegebenen Inventurdatum betrachtet. Maßgeblich ist dabei der Stichtag am Ende des Tages.
Sonderfälle bei Beständen und Buchungen
Was bedeuten negative Inventurstände?
Negative Inventurstände entstehen, wenn Buchungen zeitlich so erfasst wurden, dass der rechnerische Bestand vor der Inventurbuchung bereits unter null fällt. Typisch ist dies, wenn Wareneingänge nachträglich mit einem früheren Datum eingebucht werden.
Beispiel: Sie zählen am Inventurtag 0 Stück. Später wird ein Wareneingang mit einem Datum vor der Inventur gebucht. Danach erfolgt eine Entnahme. In der Stichtagsbetrachtung ergibt sich dadurch ein negativer Inventurstand.
In solchen Fällen sollten Sie prüfen, ob das Buchungsdatum bzw. Wareneingangsdatum korrekt ist. Oft liegt die sauberste Korrektur darin, das Datum der nachträglichen Buchung an den tatsächlichen Ablauf anzupassen.
Wie gehen Sie mit Fehlmengen vor der Inventur um?
Fehlmengen sollten möglichst vor jeder Inventur aufgelöst werden. Prüfen Sie dazu im Fertigungsauftrag unter „Journal“ die Fehlmengen und filtern Sie bei Bedarf auf Artikel mit Lagerstand.
Wenn einzelne Artikel betroffen sind, können Sie zusätzlich im Artikel über „Info“ und „Fehlmengen“ die verursachenden Lose ermitteln und gezielt bereinigen.
Wie werden nachträgliche Wareneingänge behandelt, deren Datum vor dem Inventurdatum liegt?
Solange die Inventur noch nicht durchgeführt wurde, zählt das Wareneingangsdatum in die Stichtagsbetrachtung hinein. Dadurch kann ein Wareneingang trotz späterer Erfassung noch in der Inventur enthalten sein.
Prüfen Sie die Liste der noch nicht inventierten Artikel immer unmittelbar vor der Durchführung der Inventur. Wenn die Option „Setze nicht gezählte Artikel auf 0,00“ aktiviert ist, werden nicht erfasste Artikel mit dem Durchführungsdatum ausgebucht.
Was ist bei Kassenimporten und importierten Lagerdaten zu beachten?
Wenn Lagerbewegungen aus einem Kassensystem oder aus anderen Importquellen kommen, müssen diese vor dem Inventurstichtag vollständig importiert und gebucht sein. Später importierte Daten führen sonst zu Lagerbewegungen nach dem Stichtag und damit zu scheinbaren Inventurdifferenzen.
Seriennummern, Chargen und CSV-Import
Wie werden seriennummernpflichtige Artikel erfasst?
Bei seriennummernpflichtigen Artikeln muss jede einzelne Seriennummer erfasst werden. Sie buchen also den Artikel jeweils mit Menge 1 und der zugehörigen Seriennummer.
Nutzen Sie dafür nach Möglichkeit die Barcodeerfassung. So lassen sich Seriennummern deutlich schneller und sicherer erfassen.
Wenn nach der Erfassung noch Seriennummern in der Liste „Nicht erfasste Artikel“ erscheinen, prüfen Sie, ob diese tatsächlich fehlen oder nur übersehen wurden. Nicht lagernde Seriennummern müssen mit Menge 0 erfasst und damit ausgebucht werden.
Die Funktion „Setze Lagerstand der nicht inventierten Artikel auf 0“ wird bei serien- und chargengeführten Artikeln aus Sicherheitsgründen nicht automatisch angewandt.
Wie werden chargengeführte Artikel erfasst?
Chargengeführte Artikel werden im Wesentlichen nach derselben Logik wie seriennummernpflichtige Artikel inventiert. Entscheidend ist, dass jede Charge getrennt erfasst wird.
Mengenkorrekturen bei vorhandenen Chargen werden sofort gebucht. Prüfen Sie deshalb vor dem Abschluss der Inventur sorgfältig, ob alle Chargen vollständig erfasst wurden.
Können Inventurdaten per CSV importiert werden?
Ja. In der Inventurliste steht die Funktion „CSV-Import“ zur Verfügung. Diese eignet sich besonders für große Lager oder für die Übernahme aus mobilen Erfassungssystemen.
Die CSV-Datei benötigt folgende Spalten:
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Artikelnummer
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Menge mit Punkt als Dezimaltrenner
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optional Chargen- oder Seriennummer
Als Spaltentrenner wird ein Semikolon verwendet. Der Import kann nur für eine Inventur eines einzelnen Lagers durchgeführt werden.
Wenn eine Artikelnummer nicht vorhanden ist, die Menge nicht gelesen werden kann oder bereits ein Eintrag in der Inventurliste existiert, wird die betroffene Zeile übersprungen und protokolliert.
Wie wird das Lager bei der Erfassung vorbelegt?
Wenn die Inventur nur für ein Lager definiert ist, kann auch nur dieses Lager ausgewählt werden. In der Inventurliste wird außerdem in der Regel das zuletzt verwendete Lager vorbelegt.
Preise, Bewertung und Korrekturen
Können die Preise der Inventur nachträglich geändert werden?
Ja, aber Sie müssen zwischen zwei Fällen unterscheiden:
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Bewertung im Reiter „Inventurstand“: Hier ändern Sie den Preis für die Bewertung der Inventur.
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Einstandspreis einer Inventurbuchung: Hier ändern Sie den Preis einer konkreten Zubuchung im Reiter „Inventurprotokoll“.
Die zweite Variante ist vor allem dann wichtig, wenn Inventurzubuchungen zu einem Zeitpunkt erfolgt sind, an dem für neue Artikel noch kein Gestehungs- oder Einkaufspreis vorhanden war.
Wie ändern Sie den Einstandspreis einer Inventurbuchung nachträglich?
Öffnen Sie eine noch nicht abgeschlossene Inventur und wechseln Sie in den Reiter „Inventurprotokoll“. Wählen Sie dort den betreffenden Artikel aus und klicken Sie auf „Ändern“.
Der Preis kann nur geändert werden, wenn es sich bei der Inventurbuchung um eine Zubuchung handelt. Bei Abbuchungen ist keine Preisänderung möglich.
Wie berechnen Sie Inventurpreise neu?
Eine Neuberechnung ist sinnvoll, wenn sich Preisgrundlagen nachträglich geändert haben oder wenn die Inventur mit ungeeigneten Einstellungen bewertet wurde.
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Fall |
Lösung |
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Der Gestehungspreis hat sich geändert |
Inventurpreise über „Inventurpreise aktualisieren“ neu berechnen |
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Ein einzelner Artikel ist falsch bewertet |
Preis im Reiter „Inventurstand“ manuell korrigieren |
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Die Abwertung soll angepasst werden |
Abwertungsparameter ändern und die Bewertung erneut durchführen |
Kurz zusammengefasst: Mit „Inventurpreise aktualisieren“ überschreiben Sie die bisherigen Inventurpreise der gewählten Inventur und ermitteln sie auf Basis der aktuellen Preislogik neu.
Welche Preisbasis wird für die Inventurbewertung verwendet?
Grundsätzlich wird der Gestehungspreis als Preisbasis verwendet. Über den Parameter INVENTUR_BASISPREIS kann alternativ der Einkaufspreis des bevorzugten Lieferanten verwendet werden.
Für selbst gefertigte Stücklisten bleibt in der Regel der Gestehungspreis die maßgebliche Grundlage.
Ist auch eine permanente Inventur möglich?
Ja. HELIUM 5 unterstützt auch die permanente Inventur. Voraussetzung ist, dass Lagerbewegungen laufend, zeitnah und sorgfältig gebucht werden.
Wichtig ist dabei, dass ein bereits erfasster Artikel in der Inventurliste geändert wird und nicht ein zweites Mal neu eingetragen wird.
Weiterführende Informationen finden Sie auf der Unterseite „Permanente Inventur“.
Weiterführende Seiten: Grundlagen der Inventur · Inventur vorbereiten · Stichtagsinventur durchführen · Inventur bewerten und abwerten · Permanente Inventur