Kunde

Die Unterschiede zwischen Kunde und Partner

Der Partnerstamm ist die zentrale Adressablage.

Wird ein Partner zum Kunden, so werden weitere Informationen benötigt

Folgende Angaben werden beispielsweise zusätzlich vom Kunden benötigt:

Zahlungsziel, Kreditlimit oder Debitorenkontonummer. Diese Konditionen sind je Mandant und Kunde spezifisch und werden daher in einer ergänzenden Tabelle abgebildet. Weitere Infos erhalten Sie im Kapitel: Partner.

Kunden-Datensatz aus Partner-Datensatz erzeugen

Mit dieser Funktion kann eine bereits bestehender Partner um die Kundeninformationen erweitert werden. Sie finden diese in der Auswahlliste des Moduls “Kunde”.

Diese Umwandlung ist z. B. dann erforderlich, wenn bereits ein Lieferant erfasst ist und nun auch eine Geschäftsverbindung im Sinne des Kunden eingegangen wird. Dann sind die bereits erstellten Partnerdaten zu erweitern, um weitere Daten.

Wichtig: Dies ist eine Verlinkung. D. h. wenn Sie nun die Adressdaten, genauer die Partnerdaten, des Kunden ändern, so werden, da dies nur unterschiedliche Sichten auf die gleichen Daten sind, auch die Partnerdaten und damit die Lieferantendaten mit geändert. Für ein Kopieren des Kunden ist die Funktion nicht geeignet.

Wenn Sie einen Kunden anlegen wollen, der bereits besteht, erfolgt folgende Abfrage:

• Bei "Ja" wird eine Kopie mit den jeweiligen Daten erstellt

• Bei "Überschreiben" wird der bestehende Kunde mit den neu eingegebenen Daten überschrieben.

• Bei "Verwerfen" bleibt der bestehende Kunde unverändert und die aktuell eingegebenen Daten werden verworfen

Unterschiede zwischen Kommentar und Bemerkung

Im Kunden-Datensatz und auch im Lieferantenstamm finden Sie die Editor-Eingabefelder Bemerkung (unter Kopfdaten) und Kommentar (unter Konditionen). Dies sind zwei unterschiedliche Datenfelder.

Bemerkung: Wichtige Infos sofort in Detaildaten sehen

Die Bemerkung aus den Kopfdaten ist auch in den Partnerdaten des Kunden (Lieferanten) enthalten und dient dazu, dass Sie wichtige Informationen für diesen Kunden/Partner, sofort sehen, wenn die Detaildaten des Partners angezeigt werden.

Weitere Vereinbarungen im Editorfeld “Kommentar”

Um weitere Vereinbarungen usw. mit diesem Kunden festzuhalten steht im Panel “Konditionen” das Editorfeld “Kommentar” zur Verfügung.

Hinweis: Beachten Sie die Größenbeschränkung der Bemerkungs-Kommentar-Felder.

Verwenden Sie gegebenenfalls anstatt dessen das Modul “Projekte”.

Zusätzlich finden Sie im oberen Modulreiter “Kommentar” eine Möglichkeit, Kunden-Kommentare vergleichbar mit Artikelkommentaren zu erfassen. Die Kommentarart kann in den Partner-Grunddaten definiert werden. Je nach Definition werden bei der Auswahl des Kunden, in den Belegen diese Hinweise angezeigt (auch Bilder/PDF). Ebenso können die Kommentare in den Belegen angedruckt werden. Sollte dies bei Ihren spezifischen Reports noch nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an Ihren HELIUM V Betreuer.

Interessent wird durch AB oder Rechnung zum vollwertigen Kunden

Wird ein neuer Kunde angelegt, z. B. da Sie Ihm ein Angebot senden, so wird er automatisch als Interessent angelegt. Erhält dieser Interessent nun eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung, so wird automatisch sein Interessenten-Status gelöscht und er somit zum vollwertigen Kunden.

Interne Hinweise sind nicht für den Druck auf Reports vorgesehen

Wenn in diesen Feldern Einträge vorhanden sind, so werden beim Speichern der Kopfdaten von Angebot - Rechnung diese Hinweise angezeigt. Zusätzlich ist angedacht, dass der externe Hinweis auch einmal auf einem Report angedruckt werden könnte. Der interne Hinweis ist nicht für den Druck auf Reports vorgesehen.

Standardmäßig geltende Einstellungen

Wenn ein neuer Kunde angelegt wird, so werden für folgende Felder folgende Standardwerte (“default”) automatisch von HELIUM V eingepflegt.

Bestehenden Partner übernehmen

Wenn ein bereits bestehender Partner als Lieferant definiert werden sollte, so geht dies am Einfachsten durch einen Klick auf das Icon mit den zwei Personen (bestehenden Partner übernehmen). Damit stellen Sie automatisch eine Verknüpfung zwischen Lieferant und Partner her und können den Partner um die lieferantenspezifischen Daten ergänzen. Weitere Infos auch im Kapitel: Lieferant.

Zuweisung der Debitorennummer

Wenn einem Kunden eine Debitorennummer zugewiesen wird, wird automatisch im Finanzbuchhaltungsmodul das Debitorenkonto mit derselben Nummer und dem entsprechenden Kunden erstellt. Falls die Debitorennummer schon existiert, erscheint ein Hinweis und man kann entweder eine neue Nummer vergeben oder die selbe Nummer auch diesem Kunden zuweisen. 

ACHTUNG: In der Finanzbuchhaltung bekommt das Konto den Namen des gerade gewählten Kunden, der Name des "alten" Kunden wird überschrieben.

Es kann jederzeit eine neue Debitorennummer zugewiesen werden. Das Debitorenkonto in der Finanzbuchhaltung bleibt aber auch mit der vorherigen Nummer und Kundennamen bestehen und kann manuell nur gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen getätigt wurden.

Hinweis: Der Bereich der Debitorennummern kann im Modul System, Parameter, DEBITORENNUMMER_VON und DEBITORENNUMMER_BIS eingestellt werden und die Länge der Nummer (maximal 6stellig) wird über den Parameter KONTONUMMER_STELLENZAHL_DEBITORENKONTEN eingestellt. Achten Sie darauf, dass die Definition des Debitorennummernbereiches und die Stellenanzahlen übereinstimmen.

Debitorenkonto kann auch mehreren Kunden zugewiesen werden

Der Knopf “Debitorenkonto anlegen” vergibt eine noch unbesetzte Kontonummer nach folgendem Muster: Klasse 3 (abgeleitet aus DEBITORENNUMMER_VON) für Debitorenkonten, die nächsten zwei Stellen betreffen den Anfangsbuchstaben des Kunden A = 01 ... Z = 26 und eine laufende Nummer. Da in manchen Unternehmen der Beginn des Nummernkreises keine glatte Zahl ist, wurde dies so realisiert, dass die ersten drei Stellen des Parameters DEBITORENNUMMER_VON verwendet werden und dazu die oben angeführten Werte dazugezählt werden. Führende Leerstellen werden bei der Erkennung entfernt. Ziffern werden auf den deutschsprachigen Anfangsbuchstaben ersetzt. Alle sonstigen Zeichen werden auf 27 zusammengefasst. Wird der Parameter FINANZ_DEBITORENNUMMER_FORTLAUFEND auf 1 gestellt, wird diese Funktion deaktiviert und die Debitorennummern fortlaufend vergeben.

Automatische Debitorennummern Vergabe

Mit dem Parameter AUTOMATISCHE_DEBITORENNUMMER (=1) kann eingestellt werden, dass ab dem Zeitpunkt ab dem die Rechnungsadresse benötigt wird, für diesen Kunden eine Debitorennummer automatisch erzeugt wird. D.h. Wird ein Kunde als Rechnungsadresse im Auftrag oder im Lieferschein oder als Rechnungsempfänger verwendet, so wird gegebenenfalls eine neue Debitorennummer nach obiger Regel erzeugt. Die automatische Vergabe der Debitorennummer erfolgt in der Form, dass beginnend ab DEBITORENNUMMER_VON die nächste freie Nummer gesucht wird. Gegebenenfalls wird noch der Parameter FINANZ_DEBITORENNUMMER_FORTLAUFEND in der Form berücksichtigt, dass der Anfangsbuchstabe des Kunden wie oben beschrieben den Bereich für die Suche einer freien Debitorennummer eingeschränkt wird.

• Durch die Verwendung der Lücken, kann es vorkommen, dass trotzdem neuere Kunden eine niedrigere Debitorennummer bekommen

• Bitte beachten Sie, dass die Debitorennummer bereits bei der Auftragsanlage automatisch vergeben wird

Kunde benötigt Debitorennummer ab tatsächlichen Rechnungserhalt

Grundsätzlich benötigen Sie die Debitorennummer nur für die Finanzbuchhaltung. D. h. die Debitorennummer muss erst vergeben werden, wenn der Kunde tatsächlich eine Rechnung erhält. Von der Idee her, sollten keine Debitorennummern für z. B. Lieferadressen oder ähnlichem vergeben werden.

Anzeige der Lieferstatistik

In der rechten Spalte der Lieferstatistik wird das Bewegungsmodul angezeigt, welches die Buchung verursachte. Bei einer Rechnung wird hier “RE” und die jeweilige Rechnungsnummer und eventuell der zugehörige Lieferschein angezeigt. Bei einer Gutschrift wird “GS” und die Gutschriftsnummer (in der Rechnungsnummernspalte) und ein eventueller zugehöriger Rückschein angezeigt. Zugleich wird die Menge Vorzeichen-richtig dargestellt. D. h. Rücknahmen (Ware vom Kunden zu Ihnen) werden negativ dargestellt.

Bitte beachten Sie, dass üblicherweise die Auswertung nach dem tatsächlichen Lieferdatum und nach der Lieferadresse erfolgt.

Für eine Auswertung nach dem Rechnungsdatum haken Sie bitte das Kennzeichen “Rechnungsdatum” an. Beachten Sie bitte zugleich auch die Auswahl der zugrundeliegenden Adresse.

Für die Lieferstatistik verwendete Adressen

Welche Adressen für die Lieferstatistik verwendet werden, kann von Ihnen definiert werden. Es stehen dafür folgende Auswertungen zur Verfügung:

Zusammenhang Partner / Kunde

Der Partnerstamm ist Ihre zentrale Adressensammlung. Die genauen Zusammenhänge haben wir für Sie im Kapitel: Partner genauer erläutert.

Grundsätzliche Filterung der Kundenliste

Neben den Direktfiltern auf die Kundennamen, steht auch eine Filterung auf “nur Kunden” oder “nur Interessenten zur Verfügung”. Wählen Sie dazu aus der Combobox die gewünschte Einstellung aus.

Mit dem Parameter DEFAULT_KUNDENAUSWAHL kann eingestellt werden, wie die Grundeinstellung dafür ist.

Wie wirkt eine Änderung des Mehrwertsteuersatzes des Kunden?

Der im Kunden gespeicherte Mehrwertsteuersatz wird genauso wie die Lieferart, das Zahlungsziel und der Spediteur als Vorschlagswert in die jeweiligen Bewegungsmodule übernommen.

Das bedeutet:

Wird bei einem Kunden der Mehrwertsteuersatz verändert, so wirkt dies nur für die Vorschlagswerte für die danach neu angelegten Bewegungsdaten. Für bereits erstellte Angebote usw. wird der in den Angeboten verwendete Steuersatz nicht verändert.

ABC Statistik

Als idealtypisch gilt die so genannte Pareto-Verteilung (Pareto-Prinzip: nach Vilfredo Pareto, Italien 1848 - 1923, Entdecker dieses Prinzips) auch 80/20-Regel, d. h. zum Beispiel im Fall der Kundenbewertung (Kundenwert): mit lediglich 20 % der Kunden werden bereits 80 % des Umsatzes erzielt (A-Kunden = hohe Bedeutung), 30 % der Kunden bringen 15 % des Umsatzes (B-Kunden = mittlere Bedeutung) und von 50 % der Kunden kommen nur 5 % des Umsatzes (C-Kunden = geringe Bedeutung).
Externe Quelle bei Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/ABC-Analyse
In HELIUM V können Sie die Schwellwerte der A und B Verteilung in den Mandantenparametern ändern (KUNDENBEWERTUNG_WERT_A, KUNDENBEWERTUNG_WERT_B). Der Umsatzwert für die C Beurteilung ergibt sich aus dem Rest von A und B auf 100%.

Journal Umsatzstatistik

Mit dieser Umsatzstatistik erhalten Sie eine Übersicht über die Umsätze und Deckungsbeiträge Ihrer Kunden, gruppiert nach Partner-Klassen oder Partner-Branchen, verteilt auf Artikelgruppen oder Artikelklassen.
Zusätzlich stehen auch Statistiken über Monate oder Jahre zur Verfügung.

Hinweis: In dieser Auswertung werden Artikel die als Nicht Lagerbewirtschaftet gekennzeichnet sind und keine Arbeitszeitartikel sind, automatisch mit einem Gestehungswert von 0,00 gewertet. D.h. die Erlöse dieser Artikel gehen zu 100% in den Deckungsbeitrag ein.

Hintergrund: Normalerweise werden diese Artikel nur für zusätzliche Kostenverrechnungen verwendet, welche normalerweise eben keine Gestehungskosten darstellen. Leider kommt es in der Praxis aber immer wieder vor, dass externe Kosten auf diese Artikel gebucht werden.

Hinweis: In dieser Auswertung werden Artikel die als Nicht Lagerbewertet gekennzeichnet sind nicht berücksichtigt. Für die zukünftigen Umsätze siehe auch im Kapitel: Auftrag - Abschnitt: Offener Auftragsstand nach Artikelgruppen.

Auftragsadresse verwenden, Statistikadresse verwenden?

In der Regel wird die Kundenumsatzstatistik nach der Rechnungsadresse ermittelt.
In einigen Betrachtungen ist es sinnvoll, dass anstelle der Rechnungsadresse die bei der Rechnung hinterlegte Statistikadresse verwendet wird.

Weitere Informationen zur Statistikadresse erhalten Sie im Kapitel: Rechnung.

Wurde diese Auswertung gewählt, so wird anstelle der Rechnungsadresse die Statistikadresse ihrer Rechnungen für die Kunden-Umsatzbetrachtung verwendet.
Wurde zusätzlich “Auftragsadresse verwenden” gewählt, so bedeutet dies, dass bei Positionen / Rechnungen die einen direkten oder indirekten Auftragsbezug haben, die Auftragsadresse für die Kundenumsatzstatistik verwendet wird. Ist bei einer Rechnung kein Auftragsbezug gegeben so wird die Statistikadresse, wenn angehakt, bzw. die Rechnungsadresse verwendet.

Wie wird der Deckungsbeitrag eines Kunden errechnet ?

Bei der Deckungsbeitragsrechnung wird grundsätzlich von den im Zeitraum gelegten Rechnungen abzüglich Gutschriften ausgegangen. Diese ergeben die Umsätze, die Erlöse. Dem gegenüber stehen die Aufwände.
Diese werden ausschließlich aus denjenigen Positionen errechnet, die anhand der Warenbewegung direkt oder indirekt in den Rechnungen enthalten sind.
Bei Gutschriften werden die Erlöse negativ betrachtet und es wird versucht anhand der Verbindung der Gutschrift zur Rechnung den ursprünglich ausgelieferten Gestehungspreis zu ermitteln und diesen ebenfalls negativ zu berücksichtigen. Bei Wertgutschriften werden nur die negativen Erlöse herangezogen, da ja keine Warenrückgabe erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass nur durch eine reine Kundenzuordnung z. B. auf Losen, dies KEINE Auswirkung in der Deckungsbeitragsbetrachtung des Kunden hat. Erst wenn diese Ware direkt an den Kunden geliefert wird, wirkt dies auch in der Deckungsbeitragsbetrachtung.

Würde z. B. ein Fertigungslos an einen Kunden angelegt, auf dieses entsprechende Aufwände gebucht und das Los dann manuell erledigt und andererseits eine Rechnung mit einem Handartikel an den gleichen Kunden erstellt, so ergibt dies einen Deckungsbeitrag von 100%, da keine tatsächliche Warenbewegung stattgefunden hat.

Umsatz nach Statistikadresse

Grundsätzlich wird die Kundenumsatzstatistik anhand der Rechnungsadresse errechnet.
Da es, gerade bei indirekten Umsätzen, oft sehr interessant ist, welche Umsätze Sie mit dem eigentlichen Endkunden erzielen, steht auch die Auswertung nach Statistikadresse zur Verfügung.

Hinweis:
Insbesondere bei Auswertungen nach Statistikadresse entsteht manchmal der Eindruck, dass die Betrachtung des EU = Erstumsatz(es) falsch ist.
Hier ist meist der Hintergrund, dass eine kürzlich / in dem Zeitraum geschriebene Rechnung in der Regel auf eine andere Statistikadresse zugeordnet ist / wurde und daher diese Statistikadresse zum ersten Mal in einer Rechnung verwendet wird, womit der Erstumsatz gegeben ist. Zur Anpassung der Statistikadresse haben wir weitere Infos im Kapitel: Rechnung bereitgestellt.

Umsatzstatistik über Jahre bzw. Monate

Im Journal der Kundenumsatzstatistik kann neben der Gruppierung nach Artikelgruppen/-klassen auch eine Auswertung über den Zeitraum erfolgen.

Bei der Auswertung/Gruppierung nach Jahren, werden die letzten 10 Jahre vorgeschlagen. Bei der Auswertung nach Monaten werden die 12 Monate des vergangenen Jahres vorgeschlagen.

Sie erhalten damit für jedes Monat bzw. Jahr eine eigene Spalte mit den entsprechenden Umsatz und Deckungsbeitragswerten.

Um bei der Umsatzauswertung über die Jahre die Sortierung entsprechend steuern zu können, steht die Definition der Sortierung zur Verfügung.

Dabei bedeutet:

Beachten Sie bitte, dass für eine reine Sortierung nach Umsatz die Sortierung auf Umsatz und die Kundengruppierung auf keine stehen muss.

Wurde eine Kundengruppierung gewählt, so erfolgt die Umsatzsortierung innerhalb der jeweiligen Kundengruppe.

Export der Kundenumsatzstatistik über mehrere Jahre hinweg

Wie üblich kann auch die Kundenumsatzstatistik gespeichert und somit exportiert werden.
Insbesondere wenn sich mehr als 8 Spalten ergeben, wird automatisch die Darstellung auf mehrere Durchläufe aufgeteilt. Dies bedingt, dass der direkte CSV-Export, bzw. der Export über die Zwischenablage nur für die ersten 8 Spalten gegeben ist.
D. h. um z. B. die Jahresumsätze von mehr als 8 Jahren zu exportieren, teilen Sie dies bitte auf einen Export für die ersten 8 Jahre und nachfolgend für die weitern Jahre auf.

Umsatzübersicht

Im Modulreiter “Umsatzübersicht” erhalten Sie eine Darstellung der Umsätze dieses Kunden der vergangenen 10 Jahre. Zusätzlich wird die Anzahl der Rechnungen ausgegeben, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, ob der Kunde viele kleine Rechnungen bekommen hat oder nur wenige aber dafür mit einem entsprechenden Volumen. In der Zeile davor werden die Umsätze der Vorjahre angezeigt. In der untersten Zeile Summe wird die Gesamtsumme der Betrachtung dargestellt.

Umsatzanzeige

In den Kunden-Kopfdaten sehen Sie unten die Umsatzanzeige.

In dieser Darstellung sehen Sie den aktuellen Umsatz des Kunden des laufenden Kalenderjahres und des Vorjahres. Zugleich wird die Anzahl der gelegten Rechnungen angezeigt. Zusätzlich können Sie wählen, ob die Umsatzbetrachtung auf Basis der tatsächlichen Rechnungsadresse (Kundenadresse in der Rechnung) oder der Statistikadresse ermittelt wird. Im Umsatz sind alle Ausgangsrechnungen jedoch ohne Anzahlungsrechnungen abzüglich der Gutschriften enthalten. Es werden nur Nettowerte angezeigt.

Unterscheidung Umsatz Direkt oder Indirekt, also über die Rechnungsadresse oder die Statistikadresse

• Direkt = Kundenadresse = Welche Rechnungen wurden direkt an diese Adresse gelegt

• Indirekt = Statistikadresse = Welche Rechnungen wurden gelegt, welche als Statistikadresse diese Adresse eingetragen haben

Sie sehen hier also für einen Kunden durchaus unterschiedliche Werte. Üblich ist diese Vorgehensweise, wenn z. B. Hotels über Einkaufsgemeinschaften einkaufen, also die Verrechnung direkt an die Einkaufsgemeinschaft erfolgen muss. Für Sie ist es aber wichtig, dass trotzdem erkannt wird, welchen Umsatz welcher Kunde verursacht hat, denn nur der Kunde (und nicht die Einkaufsgemeinschaft) muss betreut und zum Kauf veranlasst werden.

Für eine detailliertere Anzeige dieser Zahlen steht in der Rechnungsverwaltung die Filter nach Rechungs- bzw. Statistikadresse zur Verfügung.

Anzeige der Zahlungsmoral des Kunden

Neben der Umsatzanzeige wird in den Kunden-Kopfdaten auch die Zahlungsmoral des Kunden angezeigt. Für die Berechnung der Zahlungsmoral werden nur Rechnungen im Status bezahlt, also keine offenen und keine teilbezahlten, berücksichtigt.
Zahltage sind Zahlungsdatum abzüglich Rechnungsdatum. In der Standardeinstellung werden die letzten drei Rechnungen der letzten zwölf Monate. Siehe dazu auch System, Parameter, ZAHLUNGSMORAL_ANZAHL_RECHNUNGEN und ZAHLUNGSMORAL_MONATE. Die Umschaltung von Rechnungs- auf Statistikadresse wirkt auch für die Information zur Zahlungsmoral.

Feld: Monatsrechnung

Ist dieses Feld angehakt, so wird bei der Erstellung einer Ausgangsrechnung der Hinweis ausgegeben, dass der Kunde nur eine Rechnung im Monat erhalten sollte. Diese Funktion dient Kundenvereinbarungen, bei denen der Einkauf durch den Kunden nach Bedarf erfolgt und die Abrechnung ein Mal im Monat erfolgen sollte. 

Reiter: Rechnungsadresse

Im Reiter “Rechnungsadresse” kann die Rechnungsadresse dieses Kunden zugeordnet werden. Üblicherweise werden Sie dafür einen bereits bestehenden Kunden übernehmen, um immer auf den gleichen Kunden zu zeigen.

Dieser Verweis wird für das automatische Vorbesetzen der Rechnungsadresse einer Lieferadresse verwendet.

Hinweis: Wurde keine Rechnungsadresse beim Kunden hinterlegt, so ist Rechnungsadresse gleich Lieferadresse. Das wiederum bewirkt, dass bei einer Änderung der Lieferadresse, z.B. im Lieferschein, automatisch die Rechnungsadresse ebenfalls geändert wird. Dieses Verhalten deutet darauf hin, dass die Rechnungsadressen der Lieferadressen nicht richtig definiert sind. Bitte korrigieren Sie diese Unstimmigkeiten in Ihrem eigenen Interesse um in Zukunft bessere Daten in Ihrem ERP-System zu haben.

Wie wirkt die Adressart?

Im Reiter Kopfdaten kann die Adressart dieser Kundenadresse eingestellt werden.

Diese Adressart dient einzig Ihrer Information und wird nur, für eine leichtere Übersicht in der Kundenauswahlliste in der ersten Spalte angezeigt.

Baumartig strukturierte Anzeige von Kunden

Durch das Aktivieren des Parameters KUNDENAUSWAHL_STRUKTURIERT (stellen auf 1) wird die Verbindung zwischen Rechnungsadresse und Lieferadresse baumartig strukturiert angezeigt. In dieser Darstellung wird die Bedeutung der ersten Spalte automatisch errechnet und anstelle der Adressart angezeigt. Auch hier gilt:

• R = Rechnungsadresse

• L = Lieferadresse

Letztere wird unter der Rechnungsadresse eingerückt dargestellt.

Werden Zeilen in Rot dargestellt, so bedeutet dies, dass diese Lieferadresse auf sich selbst als Rechnungsadresse zeigt. Löschen Sie in diesem Falle die bei diesem Kunden hinterlegte Rechnungsadresse, bzw. stellen Sie bitte die Zuordnung richtig.

Hinweis: Bei der Suche nach Firmennamen wird, wenn die Entsprechung für Lieferadressen gefunden wird, immer auch die darüber zugehörige Rechnungsadresse angezeigt. Wird hingegen nur die Rechnungsadresse gefunden, so werden auch hier die entsprechenden dazugehörenden Lieferadressen mit angezeigt.

Welche Mehrwertsteuer sollten EU-inländische Kunden hinterlegt haben?

Kunden im EU-Inland mit UID-Nummer

Kunden im EU-Inland (also Kunden die zwar im Ausland sind, dieses Land aber ein EU-Mitglied ist) sollten mit 0% MwSt definiert werden, wenn sie eine UID-Nummer haben.

Für den Fall, dass Ihre Firma ein Finanzamt in diesem Land hat, wird die landesübliche MwSt verrechnet und sollte auch so beim Kunden hinterlegt sein.

Bitte unterscheiden Sie bei der Erfassung der UID Nummer ganz klar zwischen den UID der Mitgliedsländer der Europäischen Union und der Unternehmensidentifikations-Nummer der Schweizer Finanzbehörden. Im gesamten HELIUM 5 ist wenn wir von einer UID Nummer sprechen/schreiben, immer die Umsatzsteueridentifikationsnummer für die Unternehmen der Europäischen Union gemeint.

Aufgrund der Schweizer Gepflogenheiten beim Import tragen viele HELIUM V Anwender die Schweizer UnternehmensIdentifikationsnummer in der zweiten Zeile der Rechnungsadresse beim Kunden ein.

Keine UID-Nummer bei Kunden im EU-Inland

Wenn der Kunde keine UID-Nummer besitzt, wird die normale MwSt des Mandantenlandes verrechnet und sollte auch so im Kunden-Datensatz definiert sein.

E-Mail Client direkt aus Software öffnen

Sie finden neben den E-Mail Adressen im Kunden-Datensatz und im Lieferanten-Datensatz jeweils einen E-Mail Knopf.

Durch Klick auf diesen Knopf wird der installierte E-Mail-Client (Mapi-Client) geöffnet und an diesen die Adresse und die Anrede übergeben.

Website direkt über Software öffnen

A: Neben der Homepage finden den Homepage Knopf.

Durch Klick auf diesen Knopf wird der installierte Browser mittels des hinterlegten Link gestartet. Dieser ist so aufgebaut, dass wenn am Anfang des Links kein http:// angegeben ist, dieses zusätzlich eingefügt wird. Ansonsten wird die Adresse so wie eingegeben an den Browser übergeben.

Kunden über TAPI-Anbindung aus Software heraus anrufen

Neben der Telefonnummer, sowohl in den Kopfdaten als auch bei den Ansprechpartnern, finden Sie neben der Telefonnummer auch den Telefon-Knopf.

Wenn Ihre Tapi-Anbindung eingerichtet ist, wird durch Klick auf diesen Knopf eine telefonische Verbindung mit der gewünschten Nummer hergestellt.

Bitte beachten Sie dazu auch die Einstellungen des Parameters AMTSLEITUNGSVORWAHL_TELEFON.

Neue Kundenadresse - Alte Rechnung muss jetzt noch gedruckt werden

Wurde bei einem Kunden die Adresse, eventuell der gesamte Firmenwortlaut geändert so werden über die Datenbank-Relationen und aus Gründen der Konsistenz sofort alle an diesem Kunden hängenden Belege (Angebot bis Rechnung usw.) mit geändert. D. h. ab sofort finden Sie den Kunden unter seinem nun vergebenen Namen. Sollte es erforderlich sein, dass trotzdem Belege mit alten Daten ausgedruckt werden müssen, so steht dafür die Dokumentenablage zur Verfügung. Hier sind alle Versionen der ausgedruckten Belege abgespeichert.

Kundenliste, Kundenjournal aufrufen

Diese finden Sie im Modul “Kunde”, Journal, Kundenliste.

Exportieren der Kundendaten

Rufen Sie wie oben beschrieben die Kundenliste auf und drucken die Liste in die Vorschau.

Klicken Sie nun auf den CSV-Export  und speichern Sie die die Datei mit der Erweiterung “.txt” ab. Für die weitere Vorgehensweise suchen Sie bitte in der Hilfe nach “CSV-Export”.

Hintergrund: Das Kundenjournal ist unter anderem dafür gedacht, dass für eine weitere Verarbeitung der Daten diese in einer möglichst breiten und flachen Struktur an eine Tabellenkalkulation übergeben werden kann. Da der Export über die Druckfunktion erfolgt musste dieses Formular genau in dieser Form aufgesetzt werden.

Vorgehen: CSV-Datei wieder importieren

1) Speichern Sie diesen Report durch Klick auf das Disketten-Icon.

Wählen Sie bei Dateityp das “CSV Format”.

Geben Sie einen für Sie passenden Namen und den richtigen Speicherort an. In unserem Beispiel wird die Datei auf c:\mk1.csv gespeichert. Bedenken Sie dass der Datei automatisch die Endung .csv gegeben wird.

2) Starten Sie nun z. B. Excel (oder ein vergleichbares Programm) und wählen Sie “Datei öffnen”. Gehen Sie in das entsprechende Verzeichnis und setzen Sie den Cursor auf die Datei, in unserem Beispiel auf MK1.csv. Nun benennen Sie die Datei in eine Textdatei um. In unserem Beispiel in MK1.txt. (Hinweis: Nur dadurch wir in Excel die Definitionsmöglichkeit für den Datenimport aktiviert).

3) Stellen Sie nun den Textkonvertierungsassistenten auf “Getrennt” und setzen Sie den Importbeginn auf die zweite Zeile.

4) Stellen Sie das Trennzeichen auf “Komma” ein.

5) Definition des Dezimalzeichens und der numerischen Spalten über Assistenten festlegen.

Unter weiter kann das Dezimaltrennzeichen und das tausender Trennzeichen definiert werden.

Stellen Sie das Dezimaltrennzeichen auf . (Punkt) und das tausender Trennzeichen auf ' (Hochkomma).

Definieren Sie nun alle üblicherweise nur Ziffern beinhaltenden Spalten als Text.

Diese Spalten sind üblicherweise:

• Postfach

• Lieferantennummer

• Postleitzahlen

6) Klicken Sie nun auf Fertigstellen. Damit haben Sie Ihre Kundenliste importiert.

Mit dieser Kundenliste übergeben wir möglichst alle Datenfelder die für Sie eventuell von Interesse sein könnten. Diese Felder sind:

Zusätzlich werden alle Ansprechpartner des Kunden mit exportiert, wobei der Export so ist, dass für jeden Ansprechpartner ein eigener Datensatz exportiert wird.

Weiters werden die ersten 15 Selektionen des Kunden mit exportiert, damit Sie für eventuelle Kampagnen diese zusätzlichen Informationen zur Verfügung haben.

Warum wird nicht direkt nach Excel exportiert?

Wenn Sie den direkten Excel Export anstoßen, so werden die Daten genau so exportiert, wie diese am Schirm dargestellt werden. In diesem Fall ist dies nicht zielführend, weshalb der Export wie beschrieben am Besten für dieses Beispiel-Vorgehen geeignet ist.

Wie kann das Drucken der Rabatte gesteuert werden?

Sofern es in in Ihrer Arbeitsweise wichtig ist, Rabatte auf den Ausgangspapieren zu sehen, kann dies entsprechend konfiguriert werden. Dies wird je Kunde unter “Kunde”, “Konditionen”, gesteuert.

Ist das Kennzeichen: “Rechnungsdruck mit Rabatt” gesetzt, so werden in den offiziellen Papieren die Rabatte angedruckt. Fehlt das Kennzeichen, so werden bereits die Einzelpreise der Position mit berücksichtigtem Rabatt ausgegeben.

Zessionsfaktor je Kunde hinterlegen

Es kann je Kunde der Zessionsfaktor hinterlegt werden. Mit sogenannten Zessionslisten werden Forderungen, z. B. im Rahmen eines Factoring an die Bank verkauft.
Da es nun vorkommt, dass der Zessionsgeber (die Bank) nicht alle Ihre offenen Forderungen anerkennt, z. B. da dieser Kunde ein mit Ihnen verbundenes Unternehmen ist, können Sie den Zessionsfaktor hinterlegen.

Prozentsatz hinterlegen

Geben Sie hier den Prozentsatz ein, zu dem der Zessionsgeber Ihre Forderung an den Kunden akzeptiert.
Dazu gehört auch: Definition des Zessionstextes, siehe dazu System, Parameter, ZESSIONSTEXT.

Maximale Anzahl Positionen auf einer Rechnung / auf einem Lieferschein

Da manche Kunden nur eine gewissen Anzahl an Positionen auf einer Rechnung akzeptieren, kann mit dieser Kundeneigenschaft (siehe Reiter Konditionen) definiert werden, wieviele Positionen über alle Lieferscheine gerechnet in einer Rechnung an diesen Kunden sein dürfen.

Im Kapitel: Rechnung erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über die Parameter, die bei der Verrechnung abgefragt werden.

Problemlösung wenn Kunde nicht gespeichert werden kann

Wenn beim Speichern eines Kunden, z .B. “neu” aus Partner, in einen neu angelegten Mandanten folgende Fehlermeldung kommt, ist eine Handlung erforderlich.

Die Fehlermeldung zeigt im Detail folgenden Text an:

Die INSERT-Anweisung verstieß gegen die TABLE FOREIGN KEY-Einschränkung 'FK_LP_KOSTENSTELLE_PART_KUNDE_KOSTENSTELLE_I_ID_2'. Der Konflikt trat in der LP-Datenbank, Tabelle 'LP_KOSTENSTELLE' auf.

So gehen Sie vor:

Prüfen Sie bitte folgende Punkte und stellen Sie sicher, dass hier die Kostenstelle des Mandanten eingetragen ist:

• System, Mandant, Lieferkonditionen, Kostenstelle

• Personal, der angemeldete Benutzer, Detail, Heimatkostenstelle und Abteilung

Können auch Kundennummern verwaltet werden?

Kunden und auch Lieferanten sind in der Software grundsätzlich als Partner/Menschen/Firmen gedacht, weshalb diese mit Namen angesprochen werden. Nun gibt es aus der Praxis die Situation, dass es, gerade bei großen Ketten z. B. im Lebensmittelbereich, viele gleichlautende Unternehmen gibt, welche sich nur durch den Ort (und das nicht immer) unterscheiden. Hier kommen Kundennummern zum Einsatz.

Parameter für Kundennummern

Um Kundennummern zu verwenden müssen diese im System, Parameter, KUNDE_MIT_NUMMER eingeschaltet (=1) werden.
So gehen Sie vor:

Öffnen Sie nun das Kundenmodul, so werden im Reiter “Konditionen” Kundennummern verlangt. In der Kundenauswahl wird die Kundennummer anstelle der Debitorennummer angezeigt. Als vierter Direktfilter kann die Kundennummer anstelle der Debitorennummer eingegeben werden.
Beim Anlegen eines neuen Kunden wird automatisch die nächst höhere Kundennummer vergeben.
Sollten Sie zum Zeitpunkt des Einschaltens der Kundennummer bereits Kunden angelegt haben, so empfiehlt es sich, zuerst für alle bestehenden Kunden die Kundennummer nachzutragen, damit die Vergabe neuer Kundennummern entsprechend automatisch erfolgen kann.
Die Kundennummer kann im Partner, XLS-Import unter KDKundennummer als reine Zahl eingelesen werden.

Problemlösung wenn zu hohe / falsche Kundennummern vorgeschlagen werden

Dies hat die Ursache in eventuell nur einer falsch vergebenen Kundennummer. Um diese zu finden, gehen Sie wie folgt vor:

• Haken Sie “plus Versteckte” an

• Klicken Sie auf die Spalte “Kundennummer”. Nun ist die Auswahlliste der Kunden nach der Kundennummer sortiert

• Gehen Sie nun ganz ans Ende dieser Liste. Sie finden hier die falschen Kundennummern

• Korrigieren Sie diese entsprechend

Bestimmten Kunden kurze Kennung / Nummer vergeben

Nutzen Sie dafür die Kunden-Kurznummer. Diese finden Sie im Modul Kunden, Reiter Konditionen und hier “Generiere Kurznr.”.

Durch Klick auf “generiere Kurznr.” wird eine laufende Nummer erzeugt. Diese ist so aufgebaut, dass das erste Zeichen, die erste Stelle, dem ersten Zeichen des Kundennamens entspricht. Danach wird laufend zweistellig hochgezählt. Zusätzlich kann die Kurznummer auch manuell dreistellig vergeben werden.

Bitte beachten Sie, dass beim generieren der Kurznummer eine eventuell bereits vorhandene manuell eingetragene Nummer überschrieben wird.

Kunden zusammenführen

Beim Kunden im Menü gibt es die Möglichkeit zwei Kunden zusammenzuführen.
"Kunden zusammenführen" bedeutet, dass zwei Kunden zu einem Kunden verschmolzen werden. Dies kann z. B. dann vorteilhaft sein, wenn ein Kunde mehrfach angelegt und bereits verwendet wurde, sodass Abhängigkeiten zu anderen Daten wie z. B. Aufträgen, Rechnungen, usw. entstanden sind, und der Kunde nicht mehr ohne Weiteres gelöscht werden kann. Kunden kann man nur dann zusammenführen, wenn man das dafür nötige Rollenrecht besitzt (PART_KUNDE_ZUSAMMENFUEHREN_ERLAUBT).

Wichtig: Das Zusammenführen zweier Kunden kann nicht rückgängig gemacht werden!

Vorgehen für das Zusammenführen:

1. In Kunden > Auswahl aus der Liste einen Kunden auswählen (diese Auswahl kann später noch geändert werden)

2. Kundenmenü > Kunden zusammenführen... (Nun öffnet sich ein neuer Dialog, in welchem die Daten des gerade ausgewählten Kunden auf der linken Seite aufgelistet werden)

3. Rechten Button "Kunde auswählen..." betätigen um den zweiten Kunden auszuwählen

4. Zu erhaltende Daten selektieren (Erklärungen zum Zusammenführen-Dialogfenster erhalten Sie in diesem Hilfe-Beitrag unter der Aufzählung)

5. Button "Kunden zusammenführen" (links oben - grüner Haken) betätigen.
   Nach erfolgreichem Zusammenführen wird der Dialog automatisch geschlossen und die Kundenauswahlliste angezeigt.

Erklärungen zum Zusammenführen-Dialogfenster

Die beiden ausgewählten Kunden werden gegenübergestellt. Zwischen den Kundendaten befinden sich Pfeil-Buttons. Die Daten, die erhalten bleiben, werden farblich hinterlegt.

*) Pfeil nach links (<-)

Beim Zusammenführen bleiben die Daten des linken Kunden erhalten.

*) Pfeil nach rechts (->)

Beim Zusammenführen bleiben die Daten des rechten Kunden erhalten.

*) Pfeil nach links und rechts (<->)

Diese Auswahl steht z. B. bei einem Kommentar / Hinweis zur Verfügung.

Die Daten des rechten Kunden werden an die Daten des linken Kunden angehängt. Wenn allerdings die Höchstzahl der zulässigen Zeichen überschritten wird, werden die Daten des rechten Kunden abgeschnitten.

Sind die Pfeilbuttons nicht aktivierbar, so bedeutet dies, dass die Daten bei beiden Kunden identisch sind. Oberhalb der gegenübergestellten Kundendaten gibt es einen zentralen Pfeil-Button, welcher betätigt werden kann, um alle Daten des linken Kunden oder alle Daten des rechten Kunden zu übernehmen.

Spezialfeld: Kunden-Sonderkonditionen (Soko)

Hier steht die Anzahl der Einträge, die bei dem Kunden als Sonderkonditionen eingetragen sind. Es bleiben im System nur die gewählten Sokoeinträge erhalten. Die Sokoeinträge des zweiten Kunden werden gelöscht.

Hinweis: Es werden immer die blau hinterlegten Felder in den verbleibenden Kunden übernommen.
Siehe dazu auch “Partner zusammenführen” im Kapitel: Partner.

Kunden importieren

Gehen Sie analog zur Anleitung: Importieren (CSV-Import) vor.

Kontaktmanagement für Kunden nutzen

Zur Verwaltung Ihrer (offenen) Kontakte steht das Kontaktmanagement zur Verfügung. Sie finden dieses in den Modulen “Kunde”  und “Partner”. Eine ausführliche Anleitung erhalten Sie im Kapitel: Kontaktmanagement.

Für Kunden Kreditlimit abschalten / aktivieren / anzeigen

Es kann für jeden Kunden ein entsprechendes Kreditlimit im Reiter “Konditionen” hinterlegt werden. Bei einer Neuinstallation ist diese auf 1.000,- Mandantenwährung eingestellt. Das standard Kreditlimit kann im System, Parameter, Kreditlimit (Kunden) eingestellt werden.

Für die Berechnung des Kreditlimits wird die Summe der offenen Rechnungen und die Summe der offenen verrechenbaren Lieferscheine verwendet. Übersteigt dieser Wert das eingetragene Kreditlimit erfolgt eine entsprechende Warnung.

Hinweis:

Ist beim Kunden (Konditionen) kein Kreditlimit definiert, so wird auch keine Warnung angezeigt.

In Firmen, welche den Zahlungseingang nicht pflegen bzw. keinen Rückimport der offenen Posten aus der FiBu-Schnittstelle verwenden, ist die Anzeige der offenen Ausgangsrechnungen selbstredend falsch. Daher sollte in diesen Unternehmen die Warnung abgeschaltet werden, also bei den einzelnen Kunden kein Kreditlimit eingetragen werden. Damit für neu angelegte Kunden kein Kreditlimit eingetragen wird, tragen Sie bitte im System unter Parameter für das KREDITLIMIT in der Kategorie KUNDE -1 (minus eins) ein.

Anzeige der offenen Ausgangsrechnungen, der noch nicht verrechneten Lieferscheine

Im Kunden werden in den Kopfdaten in folgenden Feldern die netto Summe der offenen (Teil-)Rechnungen und die netto Summe der noch nicht verrechneten aber verrechenbaren Lieferscheine in Mandantenwährung angezeigt:

• Offene RE

• LS

Beispiel: Abweichendes Umsatzsteuerland

Bei manchen Lieferanten / Kunden ist es so, dass diese eine zusätzliche Umsatzsteuernummer in anderen Ländern haben. Wie Sie diese Thematik in der Software abbilden, haben wir für Sie im Kapitel Finanzbuchhaltung exportieren unter dem Punkt: “Abweichendes Umsatzsteuerland” beschrieben.

Sonderkonditionen und Kunden-Artikelnummern

Sonderkonditionen dienen dafür, für bestimmte ausgewählte Kunden eine gänzlich andere Preisgestaltung zu ermöglichen, als über die Technik der Verkaufspreislisten mit Verkaufsmengenstaffeln.

Zusätzlich können Sie auch folgende besonderen Merkmale vergeben:

• Kundenspezifische Artikelnummern: Diese werden unter "Ihre Identnummer" auf den Kundenbelegen (AG-RE) angedruckt

• Kundenspezifische Artikelbezeichnungen: Diese werden automatisch in die Zeilen der Artikelbezeichnungen einkopiert und wie ein übersteuerter Artikel-Positions-Text behandelt

• Fixpreise in Kundenwährung: Ist der Kunde nicht in Ihrer Mandantenwährung definiert, so kann bei Fixpreis der gewünschte Verkaufspreis in der Kundenwährung angegeben werden

Wird die Definition nur für Artikelgruppen vorgenommen so können nur entsprechende Rabatte angegeben werden. Wird zusätzlich ein Artikel einer bereits definierten Rabattgruppe angegeben, so hat dies Vorrang vor der Artikelgruppe.

Beachten Sie bitte, dass für Berechnung des Preises anhand der Artikelgruppen die für den Kunden eingestellte Verkaufspreisliste als grundsätzliche Basis der Preisberechnung herangezogen wird.

Hinweis: Verhalten bei nicht rabattierbaren Artikeln

Artikel, welche nicht rabattierbar sind, können in den Sonderkonditionen zwar definiert werden, werden aber für die Rabattberechnungen nicht berücksichtigt. Um dies zu verdeutlichen, werden einzelne Artikel in der Liste der Sonderkonditionen, die nicht rabattierbar sind in rot dargestellt.
Das hat den Vorteil, dass insbesondere in Artikelgruppendefinitionen einzelne Artikel aus der Rabattierung ausgenommen werden können.

Hinweis: Verhalten bei Sonderkonditionen und Fremdwährungen

Gerade wenn Sie mit Kunden, die eine andere Währung als Ihre eigene Mandantenwährung haben, Sonderkonditionen vereinbaren, geht es in aller Regel darum, dass Sie den Preis in dieser fremden Währung definieren, also fixieren wollen. Darum ist bei Fremdwährungskunden nur eine Eingabe der Fixpreise erlaubt. Es bedeutet dies natürlich auch, dass Sie das Währungsrisiko tragen müssen.
Aktuell ist es zusätzlich aber so, dass bei Sonderkonditionen auf Artikelgruppen, trotzdem NUR Rabatte vergeben werden können, welche sich auf die Verkaufspreisbasis beziehen. Hier wird ausschließlich ein Rabatt auf Ihren Listenpreis in Ihrer Währung gegeben, das Wechselkursrisiko also auf den Kunden übertragen.

Sonderkonditionen nur für die Artikelnummer und Bezeichnung verwenden

Wenn die Sonderkonditionen nicht zur Preisgestaltung verwendet werden, sondern zur Zuordnung der Kundenartikelnummern zu Ihren Artikelnummern, so finden Sie bei jedem Eintrag in den Sonderkonditionen die Möglichkeit einen Haken bei  wirkt nicht in Preisfindung setzen.

Wenn das Kennzeichen “wirkt in Preisfindung” angehakt ist, wird der Eintrag von der Preisfindung ausgeschlossen, die Kundenartikelnummer + Bezeichnung in den Belege jedoch trotzdem angezeigt. Für die Grundeinstellung des Kennzeichens nutzen Sie bitte den Parameter: DEFAULT_KUNDESOKO_WIRKT_NICHT_IN_PREISFINDUNG und setzen diesen auf 1, falls Sie die Haken automatisch setzen wollen.

Auswirkung der Sonderkonditionen in den Modulen

Ermittlung der Sonderkonditionen bezieht sich immer auf die Rechnungsadresse

Wenn die für den Kunden zutreffenden Preise die in einen Lieferschein eingetragen werden, werden immer aus der in den Lieferschein Kopfdaten angegebene Rechnungsadresse genommen.
Analog wird beim Auftrag vorgegangen. Auch hier kommen die Sonderkonditionen aus der im Auftrag hinterlegten Rechnungsadresse. In Rechnung bzw. Gutschrift und Angebot kommen die Sonderkonditionen von der Belegadresse.

Sonderkonditionen vom Artikel aus pflegen

Es gibt im Artikel einen Reiter “Sonderkonditionen”, in dem die Zuordnung des Artikels zu den verschiedenen Kunden dargestellt und bearbeitet werden kann.

Sonderkonditionen vom einen auf den anderen Kunden kopieren

Um die Sonderkonditionen eines Kunden auf einen anderen Kunden kopieren zu können gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie den Kunden von dem die Soko kopiert werden sollten

• markieren Sie die gewünschten Soko-Definitionen / Zeilen und klicken Sie auf “Kopieren in die Zwischenablage”

• Wechseln Sie nun zu dem Kunden, bei dem diese Soko eingefügt werden sollten und klicken Sie auf die Schaltfläche “Aus Zwischenablage übernehmen”

Damit sind die Sonderkonditionen von einem zum anderen Kunden übertragen.

Bitte beachten Sie in jedem Falle dass die Währungen Ihrer Kunden gleich sein müssen.

Gibt es eine Übersicht über alle Kunden-Sonderkonditionen?

Diese rufen Sie über folgenden Weg auf: Artikel, Journal, Kundensonderkonditionen.
Filtern Sie hier nach den gewünschten Kriterien. Für die Sonderkonditionen eines einzelnen Artikels siehe bitte ebenfalls Modul “Artikel”, den gewünschten Artikel auswählen, Info, Kundensonderkonditionen
Um dies aus der Sicht eines einzelnen Kunden darzustellen, wählen Sie bitte “Kundenmodul”, den gewünschten Kunden auswählen, Info, Kundenpreisliste.

Wie sind Abbuchungs- und Ziellager definiert?

Der Lieferschein bucht von dem in den Kopfdaten unter “Lager…” definierten Lager ab. Die Vorbelegung des Abbuchungslagers kann im Kunden, bei Lieferantenlieferscheinen entsprechend beim Lieferanten in den Konditionen unter “Ab Lager…” eingestellt werden. Weitere Infos finden Sie im Kapitel: Lieferschein im Bereich: “Von welchem Lager bucht der Lieferschein ab”.

Feld: Lieferdauer

Die Lieferdauer ist die Zeit, die die Ware von der Fertigstellung bis zum Eintreffen beim Kunden benötigt. D. h. der angegebene Liefertermin im Auftrag ist der Eintrefftermin, abzüglich der üblichen Lieferdauer ergibt dies den Termin wann die Produktion fertig sein muss - also den Endetermin des Loses. Hinterlegen Sie zum Beispiel bei Kunden aus dem Ausland die längere Lieferdauer um zum Beispiel den Postweg in der Planung berücksichtigen zu können.

Feld: Reverse Charge

Dieses Feld dient der Erfassung des Vorschlagswertes für die “ReverseChargeArt” für neue Rechnungen. D. h. mit dieser ReverseCharge-Einstellung wird eine neue Rechnung dieses Kunden angelegt. Die tatsächliche Verwendung wird in der Rechnung definiert und kann jederzeit, in Abhängigkeit des Status der Rechnung geändert werden.

Bitte beachten Sie auch den Parameter REVERSE_CHARGE_VERWENDEN. Ist dieser auf 0 = abgeschaltet, so steht die Erfassung der Reversechargearten nicht zur Verfügung und es werden die Rechnungen immer ohne Reversecharge erfasst / gebucht.

Mindestbestellwert / Mindestauftragswert

In manchen Installationen wird für die meisten Kunden ein Mindestauftragswert vorgeschrieben.
Das bedeutet, dass bei einem Mindestbestellwert (siehe Kunde, Konditionen) von z.B. 150,- € die Differenz vom eigentlichen Auftragswert auf den Mindestbestellwert in der Auftragsbestätigung / dem Angebot automatisch dazugerechnet wird, sodass sich als Nettobetrag der Mindestbestellwert ergibt.
Definieren Sie dafür bitte beim Kunden den gewünschten Mindestbestellwert. Es kann zusätzlich der Standard-Mindestbestellwert in den Parametern (im System) DEFAULT_MINDESTBESTELLWERT angegeben werden. Ist dieser > 0 so wird für jeden neuen Kunden dieser Mindestbestellwert eingetragen.

Wird der Mindestbestellwert verwendet, so muss auch der Mindestbestellwert Artikel definiert sein. Damit erhalten Sie eine Statistik wieviel Sie mit dem Mindestbestellwert zusätzlich lukrieren und können dies auch bei der Überleitung in die Finanzbuchhaltung entsprechend kontieren. Bei der Anlage des Mindestbestellwert Artikel beachten Sie bitte, dass dieser im Reiter Sonstiges auf nicht Lagerbewirtschaftet gestellt werden sollte. Hinterlegen Sie die Artikelnummer dieses Artikels im Parameter MINDESTBESTELLWERT_ARTIKEL.
Die Berechnung wurde so gelöst, dass sich der Mindestbestellwert auf den Nettowert der Auftragsbestätigung bezieht. Allfällige allgemeine Rabatte werden NICHT berücksichtigt.
Es wird auch im Angebot der Mindestbestellwert nicht berücksichtigt. Dies sollten Sie gegebenenfalls in Ihren Angebotstexten berücksichtigen.

Bitte beachten Sie bei Fremdwährungskunden, dass Sie diesen Wert entsprechend in der Währung des Kunden definieren müssen.

Mindermengenzuschlag

Im Gegensatz zum Mindestbestellwert gibt es immer wieder auch die Forderung des Mindermengenzuschlages. Dieser ist in der Regel auch gestaffelt, also je nach Rechnungswert mehr oder weniger hoch. Um den Mindermengenzuschlag verwenden zu können definieren Sie bitte im Modul Rechnung, unterer Reiter “Grunddaten”, oberer Reiter “Mindermengenzuschlag” die Werte und Artikel welche zur Anwendung kommen sollten.

Beachten Sie bitte, dass die angeführten Artikel in der Regel nicht lagerbewirtschaftet sein werden. Üblich ist auch, dass je nach Rechnungswert die Transportkosten ab einem gewissen Rechnungswert vom Lieferanten, in diesem Falle also Ihnen, dem HELIUM V Anwender, übernommen werden.

Definition bis zu welchem Rechnungswert automatisch Kosten verrechnet werden

Definieren Sie bis zu welchem Rechnungswert automatisch welche zusätzlichen Kosten verrechnet werden. So bedeutet obige Definition, dass ab 250,- € der nächst höhere oder kein Mindermengenzuschlag mehr verrechnet wird.

Bitte beachten Sie, dass für jede Neuberechnung einer Rechnung zuvor die in der Mindermengenzuschlagstabelle angeführten Artikel aus der Rechnung entfernt werden und Aufgrund des Ergebnisses dann automatisch wieder eingebucht werden.

Der Mindermengenzuschlag wird nur angewandt, wenn eine Rechnung weder direkt noch indirekt, über den Lieferschein, einen Bezug zu einem Auftrag hat. Bei Auftrag und Angebot und definiertem Mindermengenzuschlag erscheint bei der Aktivierung des Beleges ein Hinweis. Ob und welche Zuschläge Sie verrechnen muss von Ihnen im Angebot / Auftrag ausgeführt werden. Wird eine Rechnung angelegt, so wird die Einstellung des Mindermengenzuschlages aus dem Kunden, Reiter “Konditionen” übernommen. Gegebenenfalls kann er für die einzelne Rechnung, ebenfalls im Reiter “Konditionen” (der Rechnung) aktiviert oder deaktiviert werden.

Kombination von Mindestbestellwert und Mindermengenzuschlag nicht erlaubt

Bei der Definition des Mindermengenzuschlages am Kunden beachten Sie bitte, dass eine Kombination von Mindestbestellwert und Mindermengenzuschlag nicht erlaubt ist. Entscheiden Sie sich bitte für einen der Werte.

Parametrisierung eines Standard-Mindermengenzuschlags

Zusätzlich kann mit dem Parameter DEFAULT_MINDERMENGENZUSCHLAG definiert werden, ob bei der Neuanlage von Kunden dieser vorbesetzt sein sollte.

Länderspezifische Mindermengenzuschläge

Um länderspezifische Mindermengenzuschläge zu erhalten, steht dafür die Länderdefinition im Mindermengenzuschlag zur Verfügung.

Das bedeutet, wenn ein Mindermengenzuschlag für ein bestimmtes Land definiert ist, so hat dieser Vorrang vor der allgemeinen Definition.

Wie kann nun eine Definition gemacht werden, die im Inland günstiger / anders ist, als ins Ausland, also in andere Länder?

Definieren Sie einfach den Mindermengenzuschlag ohne Land für die teuren Auslandssendungen und definieren Sie die Inlandszuschläge mit Ihrem Land.

Warum unterscheiden sich die Ergebnisse der Kundenumsatzstatistik und der Ausgangsrechnungsstatistik?

Die Unterschiede kommen wie folgt zustande:
In der Kundenumsatzsatistik ist für den Datumsbereich das Datum der Rechnung auschlaggebend, d. h. wenn ein LS am 30.4. erstellt wurde und am 5.5. verrechnet wurde, ist dieser im Datumsbereich 1.5. - 31.5 enthalten und zählt noch nicht zum Umsatz des April.

• Im Artikelgruppen-Journal wird der Lieferschein nur berücksichtigt, wenn das LS-Datum im Datums-Filter-Bereich liegt

• Die Kundenumsatzstatistik enthält keine 'noch nicht verrechneten'- Lieferscheine, das Artikelgruppen-Journal jedoch schon
  Wenn man diese Unterschiede (und etwaige kleine Rundungsbeträge) vorneweg nimmt (bzw. herausrechnet), dann müssen die Beträge des Ausgangsrechnungsstatistik, Warenausgangsjournal, die Kundenumsatzstatistik und die Artikelgruppenstatistik übereinstimmen.

Provisionsempfänger ändern (z. B. bei Ausscheiden von Vertriebsmitarbeitern)

Wenn Vertriebsmitarbeiter ausscheiden, sollten Angebote nach außen hin nicht mehr im Namen eines ausgeschiedenen Provisionsempfänger geschrieben werden.

Vorgehen: Zu ändernden Provisionsempfänger auswählen

Da üblicherweise ein ehemaliger Provisionsempfänger durch jemand anderen ersetzt wird, finden Sie im Kunden, im Menü unter “Pflege” auch “Provisionsempfänger”.

In der nachfolgenden Liste werden alle in Ihrem Kundenstamm zugeordneten Provisionsempfänger aufgelistet.

Wählen Sie nun den zu ändernden Provisionsempfänger aus und klicken Sie auf den Personalauswahl. Damit werden alle diesem Provisionsempfänger zugeordneten Kunden auf den nun gewählten Provisionsempfänger geändert.

Setzen / löschen von Liefersperren

Kunden, die nicht mehr beliefert werden sollen, können folgendermaßen konfiguriert werden: Im Bereich “Kunden” wird im Reiter “Konditionen” im Feld “Liefersperre” eingetragen werden. Über das Herauslöschen kann diese wieder aufgehoben werden.

Auswirkung der Liefersperre

Die Liefersperre bewirkt, dass bei jedem Verkaufsbeleg an diesen Kunden ein entsprechender Hinweis erscheint, dass dieser Kunde nicht beliefert werden sollte.

Derzeit ist keine weitere Verriegelung mit Benutzerrechten enthalten. D. h. es liegt in der Verantwortung des Benutzers, ob dieser Kunde, trotz der Liefersperre ein Angebot, eine Lieferung bekommt. Nutzen Sie gegebenenfalls auch den Parameter KUNDENHINWEIS_AB_MAHNSTUFE.
Zu diesem Thema finden Sie im Kapitel: Rechnung weitere Infos zu “Mahnsperren” bzw. im Kapitel:Mahnen weitere Infos zu automatischen Liefersperren aber einer bestimmten Mahnstufe.

Verwalten von kundenspezifischen Spediteuren, Account-Nummern

In einigen Anwendungsfällen ist es erwünscht, dass die Belieferung der Kunden über bestimmte, meist vom Kunden vorgegebene Transportdienstleister erfolgt. D. h. es werden für den jeweiligen Kunden bestimmte Spediteure definiert und meist dann auch die Kundennummern Ihres Kunden beim Spediteur als sogenannte “Account No.” hinterlegt.

Die Definition erfolgt in folgender Reihenfolge:

• Definieren Sie alle Transportdienstleister mit denen Sie / Ihre Kunden zusammenarbeiten. (System, Mandant, Spediteur)

• Im Modul Kunde wird im Reiter Konditionen der übliche Spediteur definiert

• Ergänzend werden im Reiter “Spediteur” alle für den Kunden vereinbarten Spediteure mit deren Accounting Nummern angeführt. Zusätzlich kann auch als Information das Gewicht angegeben werden bis zu dem dieser Spediteur Waren liefert.

• Bei der Anlage eines Angebotes bis durch in die Rechnung/Gutschrift wird der unter Konditionen definierte Spediteur übernommen. Im Reiter Konditionen des jeweiligen Moduls kann durch Klick auf den Button Spediteur aus der Liste der für den Kunden definierten Spediteure ausgewählt werden.

• Hier kann zusätzlich auch, durch abhaken von "Nur Spediteure des Kunden", aus allen definierten Spediteuren ausgewählt werden

• Beim Druck des Beleges (Angebot bis Gutschrift) wird neben dem Spediteur auch die “Accounting Nr.” mit an den Report übergeben um diese an geeigneter Stelle andrucken zu können.