Stichtagsinventur durchführen

Die Stichtagsinventur erfasst den tatsächlichen Lagerbestand zu einem festgelegten Inventurstichtag. In HELIUM 5 werden dabei die gezählten Mengen erfasst und anschließend anhand der Lagerbewegungen auf den Inventurstichtag zurück- bzw. vorgerechnet. Dadurch kann die Inventur auch zeitversetzt erfasst werden, solange die Lagerbewegungen sauber und rechtzeitig gebucht sind.

Grundprinzip: zeitrichtige Inventurbuchung

Beim Anlegen einer Inventur geben Sie den Inventurstichtag an. Dieses Datum ist das Bezugsdatum, auf das HELIUM 5 die Inventurmengen berechnet.

Das bedeutet: Zwischen dem Zählen und dem Inventurstichtag werden alle relevanten Lagerbewegungen berücksichtigt. Wurde ein Artikel beispielsweise vor dem Stichtag gezählt und danach noch ordnungsgemäß entnommen oder eingebucht, rechnet HELIUM 5 den Inventurstand zum Stichtag entsprechend zurück oder vor.

Für die Praxis heißt das: Sie müssen Lagerbereiche nicht zwingend komplett sperren. Entscheidend ist aber, dass während der kurzen Zeitspanne zwischen Zählung und Erfassung keine ungeklärten Buchungen für denselben Artikel stattfinden und dass alle Ein- und Auslagerungen rechtzeitig in HELIUM 5 gebucht werden.

Wann muss die Inventur abgeschlossen sein?

Wenn Inventurstand und Lagerstand zum Stichtag exakt übereinstimmen sollen, müssen alle Inventurbuchungen spätestens am Inventurstichtag abgeschlossen sein.

Wird die Inventur erst nach dem Stichtag abgeschlossen, kann der errechnete Inventurstand korrekt sein, der Lagerstand zum Stichtag aber trotzdem abweichen. Diese Abweichung entsteht durch Buchungen, die nach dem Stichtag durchgeführt wurden.

Voraussetzung

• Die Vorbereitung der Inventur ist abgeschlossen.

• Der Inventurstichtag ist festgelegt.

• Alle relevanten Lagerbewegungen wurden rechtzeitig gebucht.

• Die zuständigen Mitarbeiter wissen, welche Lagerbereiche gezählt werden.

Ablauf der Stichtagsinventur in HELIUM 5

1. Inventurlauf anlegen

Öffnen Sie im Modul „Artikel“ den unteren Reiter „Inventur“. Legen Sie in der Auswahl eine neue Inventur an, speichern Sie sie und definieren Sie den Inventurstichtag. Der Inventurstichtag ist das Bezugsdatum, auf das die Lagerbewegungen zurück- bzw. vorgerechnet werden.

• Wählen Sie den passenden Inventurstichtag.

• Legen Sie fest, welche Lager einbezogen werden sollen.

• Prüfen Sie, ob die gewählten Einstellungen vollständig und korrekt sind.

2. Zähllisten erstellen und ausgeben

Unter dem Menüpunkt „Info“ finden Sie die „Zählliste“. Drucken Sie die Zähllisten für Ihr Lager aus. Die Zählliste ist eine Blindzählliste: Sie enthält Artikelinformationen, Bezeichnungen, Lagerplätze und einen Code128-Barcode für die Artikelnummer, aber keine Mengenangaben.

• Drucken Sie die Zähllisten aus oder stellen Sie sie digital bereit.

• Achten Sie darauf, dass die Listen den richtigen Lagerbereich enthalten.

• Verteilen Sie die Zähllisten eindeutig an die zuständigen Personen.

3. Artikel zählen und erfassen

Wechseln Sie in den Reiter „Inventurliste“ und erfassen Sie dort die gezählten Artikel. Beim Speichern des gezählten Lagerstands werden die entsprechenden Lagerkorrekturbuchungen sofort durchgeführt und im Inventurprotokoll dokumentiert.

• Erfassen Sie die gezählten Mengen vollständig.

• Wenn nur bestimmte Lagerarten gezählt werden sollen, aktivieren Sie das Häkchen bei „Inventur bis Lager“.

• Prüfen Sie auffällige Abweichungen sofort, wenn möglich direkt beim Zählen.

Je sauberer die Erfassung erfolgt, desto weniger Korrekturen sind später erforderlich.

Für die Erfassung können Sie den Neu-Knopf verwenden oder – einfacher – die Barcodeerfassung nutzen. Scannen Sie den Barcode des Artikels auf der Zählliste; HELIUM 5 positioniert sich auf dem richtigen Artikel und Sie geben nur noch den aktuellen Lagerstand ein.

4. Nicht erfasste Artikel prüfen

Wenn Sie mit der Erfassung fertig sind, prüfen Sie unbedingt, ob tatsächlich alle lagernden Artikel erfasst wurden. Nutzen Sie dazu unter „Info“ die Liste „nicht erfasste Artikel“.

• Kontrollieren Sie die Liste der nicht erfassten Artikel.

• Entscheiden Sie bewusst, ob diese Artikel nacherfasst oder auf 0 gesetzt werden sollen.

• Führen Sie diesen Schritt erst aus, wenn die Erfassung wirklich abgeschlossen ist.

Bei Seriennummern- oder Chargenartikeln können Sie zusätzlich prüfen, welche Seriennummern bzw. Chargen noch nicht gezählt wurden. Die Funktion „nicht gezählte Artikel auf 0 setzen“ wird für serien- und chargengeführte Artikel aus Sicherheitsgründen nicht automatisch angewandt.

Ergänzende Sonderfälle und Detailregeln

Seriennummerntragende Artikel erfassen

Bei seriennummerntragenden Artikeln muss jede einzelne Seriennummer gezählt und erfasst werden. Der Artikel wird dabei jeweils mit Menge 1 und der zugehörigen Seriennummer aufgenommen. So kann HELIUM 5 die tatsächlich lagernden Seriennummern den im System geführten Seriennummern gegenüberstellen.

Für diese Erfassung steht die Barcodeerfassung der Inventur über die Barcode-Schaltfläche zur Verfügung. Zusätzlich können im Schnelleingabe-Dialog mehrere Seriennummern als Bereich eingegeben werden, zum Beispiel 10000-10010. Sind einzelne Seriennummern aus diesem Bereich bereits inventiert, fragt HELIUM 5 ab, ob diese ausgelassen werden sollen.

Chargengeführte Artikel erfassen

Chargengeführte Artikel werden nach derselben Grundlogik erfasst: Jede Charge muss separat gezählt und eingetragen werden. Mengenkorrekturen vorhandener Chargen werden sofort durchgebucht.

Prüfen Sie vor dem Durchführen der Inventur auch hier die nicht erfassten Artikel bzw. nicht erfassten Chargen und buchen Sie diese bei Bedarf gezielt aus. In der Artikelstatistik wird die Änderung je Charge dargestellt. Wird zum Beispiel Charge A von 3 auf 2 Stück geändert, erscheint in der Artikelstatistik ein Eintrag mit −1.

Inventurliste per CSV importieren

Über den Button „CSV-Import“ in der Inventurliste können Teile der Inventur aus einer CSV-Datei übernommen werden. Das ist besonders hilfreich, wenn gezählte Mengen aus externen Erfassungsgeräten oder Listen übernommen werden sollen.

• Die CSV-Datei muss zwei bzw. drei Spalten enthalten: Artikelnummer, Menge und optional Charge bzw. Seriennummer.

• Der Dezimaltrenner der Menge muss ein Punkt sein.

• Der Spaltentrenner ist ein Semikolon (;).

• Der Import kann nur für eine Inventur eines einzelnen Lagers durchgeführt werden.

Wenn die Artikelnummer nicht vorhanden ist, die Menge nicht konvertiert werden kann oder es bereits einen Eintrag in der Inventurliste gibt, wird die betreffende Zeile ausgelassen und protokolliert. Nicht lagerbewirtschaftete Artikel werden beim Import ignoriert und ebenfalls im Protokoll vermerkt.

Lagerauswahl und Lager-Vorbelegung

Bei der Schnellerfassung ist, wenn die Inventur nur für ein Lager definiert wurde, auch nur dieses Lager auswählbar. In der Inventurliste wird grundsätzlich das zuletzt verwendete Lager vorbelegt. Wird eine Inventur für genau ein Lager durchgeführt, wird dieses Lager vorbelegt; der Parameter DEFAULT_LAGER wird dabei nicht berücksichtigt.

Inventurdurchführung zurücknehmen

Wenn versehentlich auf „Inventur durchführen“ geklickt wurde, kann die Durchführung im Reiter „Pflege“ zurückgenommen werden. Zusätzlich können dort die durch die Inventurdurchführung entstandenen Protokolleinträge ab einem anzugebenden Datum zurückgenommen werden.

Inventurdatum ändern

Solange die Inventur noch nicht durchgeführt wurde, kann das Inventurdatum angepasst werden. Ab Build 17165 wird die Inventur zum angegebenen Datum um 23:59:59 betrachtet.

Korrektur bei Verzählung

Wenn eine Menge falsch gezählt oder falsch eingetragen wurde, wechseln Sie in die Inventurliste, positionieren sich auf den Artikel und verwenden „Ändern“. Prüfen Sie dabei den angezeigten voraussichtlichen Inventurstand und tragen Sie den jetzt gültigen Inventurstand ein. Die Korrektur wird mit dem aktuellen Zeitpunkt gespeichert.

Negative Inventurstände

Negative Inventurstände können entstehen, wenn Buchungen nachträglich mit einem Wareneingangsdatum vor dem Inventurdatum erfasst werden oder wenn zwischen vermeintlichem Buchungsdatum und tatsächlichem Buchungszeitpunkt eine Inventurbuchung liegt.

Beispiel: Ein Artikel wird am 27.11. mit Menge 0 inventiert. Am 28.11. werden 40 Stück mit Wareneingangsdatum 27.11. zugebucht. Werden diese 40 Stück später verbraucht, kann rückwirkend ein negativer Inventurstand entstehen, weil die Ware laut Wareneingangsdatum vor der Inventur auf Lager gewesen wäre, tatsächlich aber nicht gezählt wurde.

Zur Korrektur kann der Inventurlauf zurückgenommen werden. Wechseln Sie anschließend in die Inventurliste, positionieren Sie sich auf den betroffenen Artikel, prüfen Sie den voraussichtlichen Inventurstand und erfassen Sie über „Ändern“ den aktuell gültigen Bestand. Betroffene Artikel finden Sie im Reiter „Inventurstand“, indem Sie die Spalte „Menge“ aufsteigend sortieren und an den Anfang der Tabelle gehen.

Nachträgliche Wareneingänge vor dem Inventurdatum

Solange die Inventur noch nicht durchgeführt wurde, zählt bei Wareneingängen das Wareneingangsdatum. Werden nach der Zählung noch Wareneingänge mit einem Datum vor dem Inventurdatum gebucht, sind diese in der Inventur zum Stichtag enthalten.

Wenn beim Durchführen der Inventur „Setze nicht gezählte Artikel auf 0,00“ bzw. „Setze nicht inventierte Serien-/Chargennummern auf 0,00“ aktiviert ist, wird für alle nicht gezählten Artikel mit dem Durchführungsdatum eine Lagerentnahmebuchung erzeugt. Prüfen Sie deshalb die Liste der nicht inventierten Artikel unmittelbar vor dem Abschluss.

Korrekturen werden mit dem aktuellen Datum gespeichert und müssen nachträgliche Wareneingänge entsprechend berücksichtigen.

Kassenimporte und importierte Lagerbewegungen

Wenn Lagerbewegungen aus Kassendaten oder importierten Losdaten stammen, müssen diese vor dem Inventurstichtag importiert und gebucht sein. Der Kassenimport bucht Lagerbewegungen mit aktuellem Datum. Werden Daten erst nach dem Stichtag importiert, gelten sie als Bewegungen nach dem Inventurstichtag und können die Inventur verfälschen.

Inventurprotokoll und Einstandspreise

Unterscheiden Sie zwischen Preisen im Reiter „Inventurstand“ für die Bewertung der Inventur und Preisen im „Inventurprotokoll“, mit denen eine Inventur-Zubuchung bewertet wird. Das ist wichtig, wenn neue Artikel zum Zeitpunkt der Inventur noch keine Lieferanten-, Einstands- oder Gestehungspreise hatten.

In einer noch nicht abgeschlossenen Inventur kann im Reiter „Inventurprotokoll“ bei Zubuchungen, also positiven Mengen, der Einstandspreis der Buchung nachträglich geändert werden. Bei Abbuchungen ist das nicht möglich; HELIUM 5 zeigt dann eine entsprechende Meldung an.

5. Inventur abschließen

Nach der Erfassung aller Artikel gehen Sie auf „Abschließen“ und klicken auf „Inventur durchführen“. Jetzt errechnet HELIUM 5 die Lagerstände für den gewünschten Inventurstichtag und trägt sie im Reiter „Inventurstand“ ein.

• Gehen Sie auf „Abschließen“.

• Prüfen Sie die Abschlussabfrage sorgfältig.

• Starten Sie den Abschluss erst, wenn keine offenen Rückfragen mehr bestehen.

Nach dem Abschluss können das Inventurprotokoll und der Inventurstand ausgedruckt werden.

6. Ergebnisse kontrollieren

Kontrollieren Sie im letzten Schritt die Ergebnisse der Inventur.

• Vergleichen Sie Inventurstand und Lagerstand.

• Prüfen Sie erkennbare Differenzen.

• Dokumentieren Sie Besonderheiten für die Nachbearbeitung.

Nachbearbeitung und Korrekturen

Nach der Durchführung finden Sie im Reiter „Inventurstand“ die zum Inventurstichtag errechneten Lagerstände und Inventurpreise. Diese Mengen und Preise können für die Inventurbewertung noch bearbeitet bzw. abgewertet werden.

• Änderungen im Inventurstand wirken nicht auf den tatsächlichen aktuellen Lagerstand zurück.

• Die veränderten Mengen werden in der Artikelstatistik angezeigt.

• Abgewertete Preise werden zum Stichtag, also zum Inventurdatum, berechnet. Details finden Sie im Kapitel Inventur bewerten und abwerten.

Besondere Hinweise zur Stichtagsinventur

Vor dem Stichtag mit dem Zählen beginnen

Sie können bereits einige Tage oder Wochen vor dem eigentlichen Inventurstichtag mit dem Zählen beginnen. Notieren Sie die gezählten Mengen auf den Artikelbehältern. Voraussetzung ist, dass ab diesem Zeitpunkt jede Entnahme und jede Zubuchung konsequent dokumentiert und in HELIUM 5 gebucht wird.

Während der eigentlichen Stichtagsinventur

Während der unmittelbaren Stichtagszählung sollten keine Buchungen und Entnahmen durchgeführt werden. Noch nicht gezählte Artikel werden in blinden Zähllisten erfasst. Diese Listen enthalten keine Mengenangaben und werden üblicherweise nach Lagerplätzen sortiert.

Belegdatum und Buchungszeitpunkt prüfen

Vermeiden Sie angelegte, aber noch nicht gebuchte Lieferscheine, Rechnungen oder Wareneingänge mit einem Datum vor dem Zählzeitpunkt. Wenn nötig, ändern Sie das Belegdatum auf einen Zeitpunkt nach der Inventur. So vermeiden Sie Differenzen zwischen Artikelstatistik, Lagerstand und Inventurstand.

Häufige Fehler vermeiden

• Inventur beginnen, obwohl noch nicht alle Lagerbewegungen gebucht sind

• Nicht erfasste Artikel zu früh auf null setzen

• Zähllisten ohne klare Zuständigkeiten ausgeben

• Auffällige Differenzen nicht sofort prüfen

• Inventur abschließen, obwohl einzelne Bereiche noch offen sind

Nächste Schritte

Nach der Durchführung der Stichtagsinventur folgen in der Regel Bewertung, Abwertung und die Klärung von Sonderfällen.

• Inventur bewerten und abwerten – Inventurpreise prüfen, automatische oder manuelle Abwertung durchführen und Einstandspreise bei Zubuchungen korrigieren.

• FAQ und Sonderfälle – kurze Antworten zu häufigen Fragen und Verweise auf die passenden Detailseiten.