Serien- und Chargennummern in HELIUM 5
Serien- und Chargennummern ermöglichen die eindeutige Identifikation und Rückverfolgbarkeit von Artikeln. Seriennummern kennzeichnen einzelne Produkte, Chargennummern kennzeichnen Mengen aus derselben Herstellung oder Verarbeitung.
Grundlagen
Seriennummern
Seriennummern identifizieren ein einzelnes Produkt eindeutig. Sie werden vor allem für Geräte eingesetzt, zum Beispiel zur Prüfung von Garantieansprüchen oder zur Dokumentation der Gerätehistorie.
Chargennummern
Chargennummern kennzeichnen Produkte, die aus demselben Fertigungsauftrag oder derselben Herstellung stammen. Typische Einsatzbereiche sind Farben, Chemikalien, Medikamente, Härteprozesse und vergleichbare Verfahren.
Auch bei gleichen Fertigungsparametern können geringfügige Abweichungen entstehen. Chargennummern helfen dabei, Herstellung, Maschinen, Zeitpunkt und beteiligte Personen bis zum Endverbraucher nachvollziehbar zu dokumentieren.
Unterschied zwischen Serien- und Chargennummern
Der wichtigste Unterschied liegt in der Menge: Eine Seriennummer gehört immer zu genau einem Stück. Eine Chargennummer kann dagegen eine beliebige Menge eines Artikels umfassen.
Artikel als serien- oder chargengeführt kennzeichnen
Die Kennzeichnung erfolgt im Artikelstamm im Reiter Sonstiges. Aktivieren Sie dort je nach Bedarf die Zwangseingabe für Seriennummern oder Chargennummern.
Ein Artikel kann entweder seriennummerngeführt oder chargennummerngeführt sein. Beides gleichzeitig ist nicht möglich.
Diese Entscheidung sollte möglichst vor der ersten Lagerbuchung getroffen werden. Sobald Lagerbewegungen vorhanden sind, ist eine spätere Änderung nur eingeschränkt möglich.
Nachträgliches Aktivieren von Seriennummern
Das nachträgliche Aktivieren von Seriennummern ist in der Praxis problematisch. Für jede bestehende Lagerbuchung müssten Seriennummern nachgetragen werden. Außerdem lässt sich die korrekte Zuordnung zwischen Zugängen und Abgängen nachträglich meist nicht mehr sicher herstellen.
Da eine Seriennummer immer die Menge 1 hat, müssten zudem alle betroffenen Lagerbuchungen angepasst werden.
Nachträgliches Aktivieren oder Deaktivieren von Chargennummern
Chargennummern können nachträglich aktiviert oder deaktiviert werden, weil sie unterschiedliche Mengen umfassen können.
Bei der nachträglichen Aktivierung wird für bestehende Lagerbuchungen die Chargennummer „keine Chargennummer“ eingetragen. Bei der Deaktivierung werden alle Chargennummerneinträge des gewählten Artikels gelöscht.
Seriennummernführung ändern
Ein Artikel kann nur dann von seriennummerngeführt auf nicht seriennummerngeführt umgestellt werden, wenn keine Lagerbewegungen mehr vorhanden sind. Ab Build 15089 ist die Änderung möglich, sobald alle bisherigen Lagerbewegungen gelöscht wurden.
Für die Umstellung müssen alle historischen Bewegungsdaten des Artikels gelöscht sein.
Prüfen Sie dazu zuerst in der Artikelstatistik, ob Lagerbewegungen vorhanden sind. Berücksichtigen Sie auch Handlagerbewegungen und Inventurdaten. Sind alle Bewegungen entfernt, ändern Sie die Eigenschaft im Artikelstamm im Reiter Sonstiges.
Voreinstellungen für neue Artikel
Für neue Artikel können Standardwerte definiert werden. Nutzen Sie dafür die Parameter ARTIKEL_DEFAULT_CHARGENNUMMERNBEHAFTET und ARTIKEL_DEFAULT_SERIENNUMMERNBEHAFTET.
Zusätzlich kann die Artikelgruppe vorgeben, ob ein neuer Artikel serien- oder chargennummerngeführt angelegt wird. Die Einstellung der Artikelgruppe hat Vorrang vor den Systemparametern.
Verwaltung und Lagerbewegungen
Bei serien- oder chargennummerngeführten Artikeln ist jede Lagerzu- oder Lagerabbuchung nur mit Angabe der jeweiligen Serien- oder Chargennummer möglich. Für jede Seriennummer und jede Chargennummer wird ein eigener Eintrag in der Warenbewegungstabelle erzeugt.
Bei aktiver Seriennummernverwaltung können nur lagernde Seriennummern ausgeliefert werden.
Mindesthaltbarkeit
Bei vielen Produkten, insbesondere in der Lebensmittelbranche, muss zusätzlich zur Chargennummer ein Mindesthaltbarkeitsdatum erfasst werden. Aktivieren Sie dazu den Parameter CHARGENNUMMER_BEINHALTET_MINDESTHALTBARKEITSDATUM mit dem Wert 1.
Damit wird für jeden chargengeführten Artikel ein Mindesthaltbarkeitsdatum erzwungen.
Auswertungen dazu finden Sie im Modul Artikel unter Journal → Mindesthaltbarkeit.
Erfassung von Seriennummern
Bei Buchungen mit seriennummerngeführten Artikeln fordert die Software zur Eingabe der Seriennummern auf. Die gebuchte Artikelmenge muss mit der Anzahl der eingegebenen Seriennummern übereinstimmen.
Eingabe mehrerer Seriennummern
Mehrere Seriennummern können mit Komma getrennt werden. Ein Bindestrich dient als Von-bis-Angabe, zum Beispiel 10000-10099. Der Dialog löst den Bereich automatisch in einzelne Seriennummern auf.
Seriennummern dürfen am Anfang alphanumerisch sein, müssen am Ende jedoch numerisch sein. Ein Format wie AB3C5X123 ist zulässig.
Verwenden Sie möglichst keine Sonderzeichen, wenn Sie Seriennummern selbst generieren. Das erleichtert die Erfassung mit Barcodescannern und reduziert Eingabefehler deutlich.
Gültige Zeichen für Seriennummern
Standardmäßig sind für Seriennummern folgende Zeichen zulässig: A bis Z, 0 bis 9, Punkt (.), Schrägstrich (/) und Unterstrich (_).
Länge von Seriennummern
Die Länge von Seriennummern wird über die Parameter ARTIKEL_MAXIMALELAENGE_SERIENNUMMER und ARTIKEL_MINDESTLAENGE_SERIENNUMMER definiert.
Alternativ kann im jeweiligen Artikel im Reiter Sonstiges eine abweichende Seriennummernlänge hinterlegt werden.
Seriennummern mit Sonderzeichen
Ab Build 15465 können Seriennummern mit Sonderzeichen erfasst werden. Der Seriennummerndialog wurde dafür erweitert. Mit dem Parameter SERIENNUMMER_BEGINNT_MIT legen Sie fest, mit welcher Startsequenz eigene Seriennummern beginnen.
Der Vorgabewert kann bei der Erfassung überschrieben werden. Über das Blatt mit Plus wird die nächste freie Seriennummer erzeugt. Mehrfaches Klicken erzeugt entsprechend viele Seriennummern.
Ist die Option Komma aktiv, gelten die Regeln für einzelne und mehrere Seriennummern. Ist die Option deaktiviert, erscheinen die Felder Seriennummer von und Seriennummer bis.
Bei der Von-bis-Eingabe müssen die Seriennummern so aufgebaut sein, dass numerisch von der Startnummer bis zur Endnummer gezählt werden kann.
Der Parameter SERIENNUMMER_NUMERISCH = 1 lässt nur Seriennummern zu, die ausschließlich aus Zahlen bestehen.
Mit dem Parameter DEFAULT_SNR_DIALOG_KOMMA definieren Sie die Voreinstellung für die Erfassung mit oder ohne Kommatrennung.
Eindeutige Seriennummern
Mit dem Parameter SERIENNUMMER_EINEINDEUTIG legen Sie fest, dass Seriennummern unternehmensweit eindeutig sind. Wenn zusätzlich SERIENNUMMER_NUMERISCH auf 1 gesetzt ist, schlägt die Software automatisch die nächste gültige Seriennummer vor.
Seriennummern erneut zubuchen
Eine bereits lagernde Seriennummer kann nicht erneut zugebucht werden. Die Software gibt in diesem Fall eine Fehlermeldung aus.
Erfassung mit CCD-Scanner
Für die Erfassung können Wedge-CCD-Scanner verwendet werden. Diese werden in die Tastatur eingeschleift und senden den Scan als Seriennummer plus Zeilenumbruch. So entsteht beim Scannen automatisch eine Liste der erhaltenen Seriennummern.
Erfassung von Chargennummern
Die Buchung von Chargennummern erfolgt über die Schaltfläche Chargennummer.
Im Erfassungsdialog werden Chargennummern und Mengen eingegeben und übernommen.
Zubuchung von Chargen
Bei einer Zubuchung, zum Beispiel im Wareneingang, geben Sie links unten die Chargennummer ein. Daneben erfassen Sie die zugebuchte Menge. Mit dem grünen Plus oder der Enter-Taste übernehmen Sie die Eingabe in die obere Liste.
Fehleingaben korrigieren
Markieren Sie bei einer Fehleingabe die betroffene Zeile und löschen Sie sie mit dem roten X. Die Menge ändern Sie direkt im Mengenfeld.
Wichtig: Bestätigen Sie Änderungen im Mengenfeld immer mit Enter. Erst dann wird die Menge übernommen und in der Gesamtsumme berücksichtigt.
Über der Mengenspalte sehen Sie die Gesamtsumme der erfassten Mengen. Wenn alle Chargen erfasst sind, schließen Sie die Eingabe mit Übernehmen ab.
Abbuchung von Chargen
Bei der Abbuchung steht zusätzlich der Neuknopf zur Verfügung.
Über diese Funktion erhalten Sie eine Liste der aktuell lagernden Chargennummern mit den jeweiligen Mengen.
Wählen Sie die gewünschte Charge aus und übernehmen Sie sie. Wenn alle Chargenpositionen erfasst sind, klicken Sie erneut auf Übernehmen. Die Positionsmenge wird automatisch anhand der erfassten Chargen gesetzt.
Positionen mit Chargennummern können nachträglich nicht geändert werden. Löschen Sie die Position bei Bedarf und buchen Sie sie anschließend neu ein.
Gültige Zeichen für Chargennummern
Für Chargennummern sind folgende Zeichen zulässig: A bis Z, a bis z, 0 bis 9, Punkt (.), Schrägstrich (/), Prozentzeichen (%), kaufmännisches Und (&) und Unterstrich (_).
Eindeutige Chargennummern
Mit dem Parameter LAENGE_CHARGENNUMMER_EINEINDEUTIG legen Sie fest, ob Chargennummern eindeutig sind. Ist der Parameter gesetzt, schlägt die Software bei einer neuen Losablieferung die nächste gültige Chargennummer vor und stellt sicher, dass nur numerische Chargennummern verwendet werden.
Anmerkungen zu Chargen
Anmerkungen zu Chargen können über die Version erfasst werden. Setzen Sie dafür den Parameter VERSION_BEI_CHNR_MITANGEBEN auf 1.
Ein Beispiel ist die EMS-Branche: SMD-Rollen werden vereinzelt, und über die Version kann dokumentiert werden, wo welche Charge zwischengelagert wird.
Buchung von Seriennummern
Die Buchung von Seriennummern erfolgt über die Schaltfläche Seriennummer. Die Bedienung entspricht grundsätzlich der Chargennummernerfassung. Der Unterschied: Pro Seriennummer ist die Menge immer 1 und wird deshalb nicht angezeigt.
Um mehrere Seriennummern schnell zu übernehmen, können Sie mehrere Zeilen wie im Betriebssystem üblich markieren.
Im Gegensatz zu Chargennummern können seriennummerngeführte Artikel korrigiert werden. Einzelne Seriennummern können wieder ans Lager zurückgegeben oder vom Lager entnommen werden.
Korrektur und Suche
Serien- und Chargennummern korrigieren
Wenn bei der Eingabe ein Fehler passiert ist, nehmen Sie die Buchung nach Möglichkeit zurück und erfassen Sie sie neu. Ist das wegen weiterer Buchungen nicht mehr möglich, können Serien- und Chargennummern im Modul Artikel unter Pflege korrigiert werden.
Wählen Sie den Artikel aus und klicken Sie auf Serien-/Chargennummern ändern. Über die Schaltfläche Seriennummer öffnen Sie die Auswahl der vorhandenen Nummern und Versionen. Die ursprüngliche Serien- oder Chargennummer wird als Vorschlag übernommen. Geben Sie darunter die korrigierte Nummer und Version ein.
Mit Durchführen speichern Sie die Änderung. Anschließend zeigt die Software an, wie viele Buchungen geändert wurden.
Diese Funktion ist eine Pflegefunktion. Wenn eine Seriennummer offiziell geändert wird, sollte die alte Seriennummer abgebucht und die neue zugebucht werden. Wenn eine Verknüpfung der Seriennummern erforderlich ist, wenden Sie sich mit dem Stichwort PJ20155 an Ihre HELIUM-V-Betreuung.
Serien- und Chargennummernhistorie
Die Historie finden Sie im Modul Artikel im Serien-/Chargennummern-Journal.
Wenn die vollständige Nummer bekannt ist, geben Sie sie im oberen Feld ein. Wenn nur ein Teil bekannt ist, nutzen Sie die Suche Serien-/Chargennr enthält und geben Sie den bekannten Teil der Nummer oder Version ein.
Seit Build 13151 wird eine Eingabe wie 2018-0442 nicht mehr als Bereich aufgelöst, sondern als Text gesucht. Bei Verwendung des Moduls Geräteseriennummern kann zusätzlich der Ausweis des verwendeten Geräts ausgewählt werden.
Schnellsuche über Warenbewegungen
Serien- und Chargennummern können auch im Artikelstamm über den unteren Modulreiter Warenbewegungen gesucht werden. Dort ist auch eine Suche nach Teilen der Nummer möglich.
Chargen sperren und rückverfolgen
Chargen sperren
Ein direktes Sperren einzelner Chargen oder Seriennummern ist nicht vorgesehen. Sie können jedoch die gesamte Menge oder eine Teilmenge einer Charge in ein Lager umbuchen, das nur bestimmte Mitarbeitende verwenden dürfen.
Wenn dieses Lager die Lagerart Sperrlager hat, wird der Bestand normalerweise in Übersichten nicht berücksichtigt. Berechtigte Mitarbeitende können die Charge später wieder verwenden, zum Beispiel nach einer Nacharbeit.
Rückverfolgbarkeit sicherstellen
Für Branchen mit hohen Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, zum Beispiel die Medizinbranche, sollten Wareneingänge zunächst auf ein Prüf- oder Quarantänelager gebucht werden. Erst nach Freigabe werden die Waren in das Auslieferlager umgebucht.
Stellen Sie dafür bei jedem Lieferanten das Zubuchungslager auf das Prüflager. Damit das Prüflager bei neuen Lieferanten automatisch vorgeschlagen wird, kann es als Hauptlager definiert werden.
Die Lagerberechtigungen sollten über Rollen gesteuert werden. Neue Rollen definieren Sie im Modul Benutzerrechte im unteren Reiter Systemrolle. Vergeben Sie dort die passenden Rechte und Lagerzugriffe.
Administrationsrechte sollten nur ausgewählten Personen zur Verfügung stehen. Anwenderinnen und Anwender sollten normalerweise mit den ihnen zugewiesenen Rollen arbeiten.
Rückverfolgbarkeit über Chargennummern
Für chargengeführte Artikel erzwingt HELIUM 5 bei jeder Lagerbewegung die Angabe einer Chargennummer. Dadurch ist nachvollziehbar, welche Charge an welchen Kunden geliefert wurde.
Die Artikeleigenschaft kann von berechtigten Personen geändert werden. Diese Änderung wird protokolliert. Artikeldefinitionen sollten deshalb nur ausgewählte Personen ändern dürfen.
Rückruf von Chargen
Bei einem Chargenrückruf nutzen Sie im Modul Artikel den Menüpunkt Journal → Serien-/Chargennummern. Geben Sie die gesuchte Chargennummer oder einen Teil davon ein.
Die Software zeigt alle Warenbewegungen zu dieser Chargennummer an, einschließlich Warenzugängen, Warenabgängen, Lieferanten, Kunden, Lieferscheinnummern und Lieferdaten. Aus dem Journal können Sie direkt in den jeweiligen Lieferschein springen.
Seriennummern vorab drucken
In der Produktion eigener Geräte oder Produkte müssen häufig Seriennummernetiketten, Typenschilder oder ähnliche Etiketten vorab gedruckt werden.
Druck bei der Losablieferung
Bei der Losablieferung kann im Seriennummerndialog die Funktion nächste Seriennummer generieren genutzt werden. Dadurch wird die Seriennummer für diese Ablieferung festgelegt und anschließend auf der Ablieferetikette gedruckt.
Artikel-Etiketten
Über ein speziell eingerichtetes Etikettenformular geben Sie die gewünschte Startnummer im Feld LfdNr. und die Anzahl der Etiketten unter Exemplare ein.
Die Kombination aus Artikelnummer, laufender Nummer und Steuerzeichen, zum Beispiel nach GS1, kann im Etikettenformular eingerichtet werden.
Los-Etiketten
Unter Los → Drucken → Etikette steht ebenfalls ein Etikettendruck zur Verfügung.
Nutzen Sie dafür das standardmäßig als Report 2 benannte Formular. Tragen Sie die Anzahl der gewünschten Etiketten unter Exemplare ein. Im Feld Kommentar geben Sie die Start-Seriennummer für den Druck ein.
Wenn Kundendaten, Auftragsnummern oder Kundenlogos auf dem Etikett benötigt werden, ist der Druck aus dem Los heraus meist einfacher.
Tipp: Um schnell die zuletzt zugebuchte Seriennummer eines Artikels zu finden, nutzen Sie im Artikel den unteren Modulreiter Warenbewegungen. Filtern Sie auf die Artikelnummer und sortieren Sie nach der Spalte Snr/Chargennr.
Hierarchische Chargennummern
Hierarchische Chargennummern sind für Fertigungsbetriebe sinnvoll, die eine durchgängige Chargenverfolgung über mehrere Fertigungsebenen benötigen.
Die Funktion wird über den Parameter AUTOMATISCHE_CHARGENNUMMER_BEI_LOSABLIEFERUNG gesteuert. Steht dieser Parameter auf 2, verwendet HELIUM 5 bei der Losablieferung automatisch die im Los verbrauchte Chargennummer als Basis und ergänzt eine fortlaufende Nummer. Die Länge dieser Nummer wird über LAENGE_HIERARCHISCHE_CHARGENNUMMER definiert.
Die errechnete Chargennummer kann jederzeit durch die Anwenderin oder den Anwender überschrieben werden. Die Verantwortung für die tatsächlich verwendete Chargennummer liegt bei der anwendenden Person.
Voraussetzungen
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Die Stückliste ist in den Stücklisten-Kopfdaten als hierarchische Chargennummer verwenden gekennzeichnet.
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Die Kennzeichnung ist sichtbar, wenn die Stückliste chargennummernbehaftet ist und
AUTOMATISCHE_CHARGENNUMMER_BEI_LOSABLIEFERUNG = 2eingestellt ist. -
Bei der Losablieferung klickt die Anwenderin oder der Anwender im Chargennummerndialog auf Chargennummern generieren.
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Es darf genau eine chargennummernbehaftete Materialposition geben, und von diesem Artikel darf nur eine Charge auf das Los gebucht sein.
Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, erscheint eine Fehlermeldung. Die Chargennummer kann dann nicht automatisch erzeugt werden. Das Los muss korrigiert oder die Chargennummer manuell eingegeben werden.
Bei jedem Klick auf die Generieren-Schaltfläche entsteht eine neue Nummer. Dadurch können Lücken in den Chargennummern entstehen.
Beispiel
Ein typischer Anwendungsfall ist die Verarbeitung von Rohware in Coils, die in mehreren Stufen weiterverarbeitet wird. Anhand der hierarchischen Chargennummer ist sofort erkennbar, aus welcher Basischarge ein fertiges Teil entstanden ist.
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Rohware (Coil) |
Zwischenprodukt (Trommel) |
Endprodukt (Ring) |
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90/555 |
90/555.123455 |
90/555.123455.123456 |
Der Vorteil liegt in der klaren Rückverfolgung bis zur ursprünglichen Rohware. Das erleichtert auch die Zuordnung von Zeugnissen und macht die Herkunft für Kunden nachvollziehbar.
Die Funktion setzt Chargenreinheit in der Produktion voraus. Es darf also nur eine Charge auf das Los ausgegeben werden.
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Rohware |
Zwischenprodukt |
Fertigprodukt |
Chargennummer |
Bemerkung |
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Coil2 |
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90/556 |
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Ring1 |
90/556.123457 |
Direkt aus der Rohware gefertigt |
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F6116 |
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90/556.123458 |
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F6116-FZ |
90/556.123458.123459 |
Über das Zwischenprodukt gefertigt |