Lager und Lagerverwaltung

Grundlagen & Begriffe

Lager und Lagerplatz: Wo liegt der Unterschied?

Der Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen wird im Folgenden klar abgegrenzt.

Besonderheiten

• Nur auf einem Lager können Lagerstände gebucht werden.

• In diesem Lager liegen die Artikel auf verschiedenen Lagerplätzen.

• Lager werden üblicherweise für verschiedene Standorte oder Klassifizierungen verwendet, z. B. Zentrale, Außenlager, Fahrverkauf, Servicetechnik oder Konsignationslager.

• Beispiel: Wird die Ware im Hauptlager knapp, wird Ware aus dem Außenlager ins Hauptlager umgebucht.

• Jedes Lager hat eigene Lagerplätze. Nur ein Lager hat einen Lagerstand; ein Lagerplatz ist lediglich die örtliche Zuordnung eines Artikels innerhalb dieses Lagers.

Lagerort oder Lagerplatz: Wo liegt der Unterschied?

Der Begriff Lagerplatz bezeichnet in der Software eine eindeutige Zuordnung zum Lager. Inhaltlich sind Lagerplatz und Lagerort in der Software identisch.

Wie organisiere ich Lager und Lagerplätze?

In der Praxis hat es sich bewährt, Lagerplätze nach einem Koordinatensystem zu beschriften.

Beispiel: A/II/30/d

• A: Kennzeichnung des Regals

• II: laufende Nummer der Regalreihe in einem Regal

• 30: Regalboden; hier wird der Abstand des Regalbodens vom Gebäudeboden verwendet. Vorteil: Zwischenböden können jederzeit ergänzt werden.

• d: zusätzliche Unterteilung innerhalb des Regalfachs, falls erforderlich

Der Vorteil: Mitarbeitende können Artikel sehr schnell finden. Wenn alle relevanten Listen mit Lagerplatzinformationen versehen und danach sortiert werden, lassen sich Wege im Lager einfacher optimieren.

Berücksichtigen Sie bei der Organisation des Lagers immer die Wege Ihrer Mitarbeitenden und die optimale Nutzung des verfügbaren Platzes.

Lager verwalten

Wo kann ich weitere Lager definieren bzw. ein neues Lager anlegen?

Lager können im Modul Artikel im unteren Modulreiter Grunddaten definiert werden.

An dieser Stelle können folgende Definitionen vorgenommen werden:

Können Lager abgeschaltet oder gelöscht werden?

Bereits bebuchte Lager können nicht gelöscht, aber versteckt werden.

Neue Lager wurden definiert, können aber nicht ausgewählt werden

Nach der Definition neuer Lager müssen diese für den jeweiligen Benutzer freigeschaltet werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benutzerrechte weiter oben.

Lagerarten im Detail

Sperrlager und Schrottlager: Wie werden sie richtig verwendet?

Im Folgenden finden Sie Hinweise zur Verwendung des Sperrlagers und zum Unterschied zwischen Sperrlager und Schrottlager.

Sperrlager für Qualitätssicherung

Das Sperrlager ist im Wesentlichen für die Qualitätssicherung gedacht. Über Rollenrechte kann festgelegt werden, wer Zugriff auf das Sperrlager hat.

Ware im Sperrlager ist nicht automatisch als defekt zu betrachten. Sie wurde lediglich noch nicht, z. B. durch die QS, beurteilt. Daher betrachten wir Ware im Sperrlager grundsätzlich als verfügbar. Die QS sollte Artikel im Sperrlager zeitnah prüfen und freigeben oder entscheiden, dass diese Artikel den Qualitätsanforderungen nicht genügen.

Schrottlager / Sperr-Lager

Im Artikeldetail wird im Feld Lagerstand die Summe aller lagernden Mengen dieses Artikels über alle Lager angezeigt. Informationen über den Lagerstand des Sperr- bzw. Schrottlagers werden nur in entsprechenden Auswertungen berücksichtigt oder ausgegeben.

Wenn Sie in Listen oder Formularen z. B. die am Sperrlager lagernde Menge benötigen, kann dies im Formular selbst implementiert werden. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren HELIUM-5-Betreuer.

Wozu dient die Lagerart Halbfertiglager?

Diese Lagerart dient vor allem der Steuerung des Warenflusses zu Sublieferanten oder Fremdfertigern.

Häufig werden Teile in der Produktion fertiggestellt und anschließend an einen bestimmten Platz gelegt. Trotzdem soll die Disposition auf einen Blick erkennen können, welche Teile tatsächlich für den Versand an den Fremdfertiger bereitstehen.

Mehrstufige Stücklisten zur Abbildung des Warenflusses

In der Praxis hat es sich bewährt, mehrstufige Stücklisten zu verwenden, um den Warenfluss genau abzubilden. Stücklisten, die nach der Produktion im eigenen Haus zum Veredler gebracht werden müssen, werden so eingestellt, dass die Ablieferbuchung an ein Lager der Lagerart Halbfertig gebucht wird.

So sehen Sie jederzeit, welche Artikel z. B. vom hauseigenen Lkw zum Beschichter mitgenommen werden sollen. Häufig wird zusätzlich die Kombination mit Artikelgruppe oder Artikelklasse verwendet, um verschiedene Arten der Fremdbearbeitung abzubilden.

Weitere Informationen: Stücklisten.

Wozu dient das Konsignationslager?

Mit dem Haken Kundenkonsignationslager wird dargestellt, dass Lagerbestände zwar in Ihrer Verwaltung, aber nicht in Ihrem Eigentum sind, z. B. wenn sie noch Ihrem Kunden gehören und Sie üblicherweise nicht darauf zugreifen sollen.

Typische Anwendungsfälle sind Beistellware vom Kunden oder Ware, die Sie für Ihren Kunden erzeugt, bereits verkauft und verrechnet haben, die sich aber noch in Ihrem Gebäude bzw. in Ihrer Verwaltung befindet.

Ware, die Ihnen gehört und beim Lieferanten liegt, ist in Ihrem Eigentum. Daher ist ein Lieferantenlager kein Konsignationslager.

Konsignationslager werden bei folgenden Betrachtungen nicht berücksichtigt:

• Lagerstand in Artikelauswahl und Artikeldetail

• Report Auftrag / Offene Positionen

• Rollierende Planung

• Report Wiederbeschaffung

Lagerplätze verwalten

Wo können Lagerplätze definiert werden?

In HELIUM 5 werden Lagerplätze strukturiert verwaltet. Artikeln können nur Lagerplätze zugeordnet werden, die zuvor von berechtigten Benutzern definiert wurden. Das stellt eine klare Struktur sicher, z. B. wie oben beschrieben.

• Die Lagerplätze jedes Lagers werden im Modul Artikel im unteren Modulreiter Grunddaten und im oberen Modulreiter Lagerplatz definiert. Legen Sie dort die Lagerplätze je Lager an.

• Im Modul Artikel, oberer Modulreiter Lagerplatz, kann für jeden Artikel ein Lagerplatz je Lager definiert werden.

Lagerplätze können auch in den Modulen Handlagerbewegung und Wareneingangsposition erfasst werden. Dort steht zusätzlich die Möglichkeit zur Verfügung, einen Lagerplatz zu löschen.

Kann nach dem Lagerplatz gesucht werden?

In den Artikelauswahllisten kann über den Zusatzfilter mit dem Kriterium Lagerplatz nach dem Namen des Lagerplatzes gesucht werden.

Eventuell ist auch die Aktivierung der Lagerplatzanzeige über den Parameter ANZEIGEN_LAGERPLATZ_IN_AUSWAHLLISTE hilfreich.

Wie können Lagerplatz-Etiketten gedruckt werden?

Gehen Sie im Modul Artikel zum unteren Modulreiter Grunddaten und anschließend zum oberen Modulreiter Lagerplatz.

Wählen Sie den gewünschten Lagerplatz aus und klicken Sie auf das Druckersymbol. Weitere Informationen zur Standortverwaltung finden Sie hier: Standorte.

Gibt es einen Hinweis, wenn ein Lagerplatz bereits von einem anderen Artikel belegt ist?

Wenn der Parameter WARNUNG_WENN_LAGERPLATZ_BELEGT aktiviert ist, erhalten Sie bei der Auswahl eines Lagerplatzes sofort einen Hinweis, wenn dieser Lagerplatz bereits von einem anderen Artikel belegt ist. Der Hinweis dient nur der Information und hat keine weiteren Auswirkungen.

Können Lagerplätze automatisch freigegeben werden?

Manchmal sollen frei gewordene Lagerplätze automatisch freigegeben werden. Das bedeutet: Wenn der Gesamtlagerstand eines Artikels auf einem Lager 0 wird, wird zugleich die Lagerplatzzuordnung gelöscht.

Stellen Sie dafür den Parameter LAGERPLAETZE_BEI_LIEFERUNG_UND_LAGER_NULL_LOESCHEN auf 1. Dadurch wird der Lagerplatz dieses Lagers für den gebuchten Artikel gelöscht, sobald bei einer Lieferung bzw. Rechnung oder einem Lieferschein der Lagerstand null wird. Der Lagerplatz steht danach wieder für andere Artikel zur Verfügung.

Lagerstände & Bewirtschaftung

Werden Lagerstände bei Mehrlagerverwaltung zusammengezählt?

In der Artikelauswahlliste und in der Schnellinfo im Artikeldetail werden die Lagerstände für die Anzeige zusammengezählt. Ausgenommen sind Konsignationslager. Im Reiter Lager sehen Sie die Lagerstände je Lager detailliert, inklusive der Gestehungspreise je Lager.

Gibt es in Ihrer HELIUM-5-Installation mehrere Mandanten und einen gemeinsamen Artikelstamm, entscheidet zusätzlich die Zusatzfunktion Getrennte Lager, ob die Lager unterschiedlicher Mandanten eigenständig oder gemeinsam betrachtet werden. Weitere Informationen: Mehrmandanten.

Siehe dazu auch im Kapitel Fertigung die Überschrift Kundenmaterial verarbeiten. Weitere Informationen finden Sie außerdem hier: Stücklisten.

Kann die Anzeige von Null-Lagerständen unterdrückt werden?

Ist in den Grunddaten des jeweiligen Lagers Auch bei Leerstand anzeigen aktiviert, wird der Lagerstand dieses Lagers auch angezeigt, wenn nichts am Lager ist. Ist diese Option nicht aktiviert, wird die Liste der Lager im Modul Artikel, Reiter Lager, entsprechend kürzer, wenn auf den verschiedenen Lagern keine Lagerstände vorhanden sind.

Kann ein nicht lagerbewirtschafteter Artikel einen Lagerplatz haben?

Die Eigenschaft Nicht lagerbewirtschaftet bedeutet, dass für diesen Artikel, z. B. Beilagscheiben, keine Lagerstände und Lagerbewegungen verwaltet werden. Trotzdem kann es erforderlich sein, für diesen Artikel in verschiedenen Lagern Lagerplätze zu definieren. Deshalb ist die Definition von Lagerplätzen auch für nicht lagerbewirtschaftete Artikel möglich.

Nicht lagerbewirtschaftet: Wozu dient diese Einstellung?

Es gibt Artikel, zu denen Sie zwar eine Statistik führen möchten, die aber nicht mit der üblichen Lagerbewirtschaftung gekoppelt sein sollen. Kennzeichnen Sie solche Artikel als nicht lagerbewirtschaftet.

Mögliche Beispiele sind Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, Tagesdiäten, Reisekilometer oder Softwareprodukte.

Wenn ein bisher nicht lagerbewirtschafteter Artikel künftig lagerbewirtschaftet werden soll, empfehlen wir, einen neuen Artikel anzulegen oder den bestehenden Artikel zu kopieren. Beim alten Artikel kann unter Sonstiges der neue Artikel als Ersatzartikel definiert werden.

Vorgehen: Lagerbewirtschaftung abschalten

In der Praxis kann es erforderlich sein, Artikel von lagerbewirtschaftet auf nicht lagerbewirtschaftet umzustellen. Diese Funktion ist deshalb in der Software vorhanden.

Keine Lagerzubuchung: Wozu dient diese Einstellung?

Insbesondere in Elektronik-Installationen werden häufig globale, herstellerunabhängige Artikel für die Planung verwendet. Bei der Ausführung, also bei der Überleitung der Stücklisten in das Los und später in die Bestellung, werden exakte Herstellerartikel verwendet.

Daraus ergibt sich, dass auf herstellerunabhängige Artikel keine Lagerzubuchung und damit auch keine Bestellung erfolgen darf. Dafür ist diese Eigenschaft gedacht.

Ist diese Option bei einem Artikel aktiviert, kann keine Lagerzubuchung erfolgen. Der Artikel wird daher nie einen Lagerstand haben. Zusätzlich wird dies im Bestellvorschlag angezeigt. Theoretisch darf es im Bestellvorschlag keine Artikel ohne Lagerzubuchung geben. Wird ein solcher Artikel dennoch in eine Bestellung eingetragen, kann diese Bestellung nicht aktiviert bzw. versandt werden.

Lagerzubuchungsautomatik bei unzureichendem Lagerstand

Besonders beim Start mit HELIUM 5 stellt sich die Frage, wie mit Lieferscheinen oder Rechnungen umzugehen ist, wenn die Lagerstände in HELIUM 5 noch nicht stimmen.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Sie buchen die benötigten Artikel per Handlagerbuchung zu, legen den Gestehungspreis fest und korrigieren so den Lagerstand.

• Sie aktivieren die automatische Lagerzubuchung, indem Sie den Parameter LAGER_IMMER_AUSREICHEND_VERFUEGBAR auf 1 setzen.

Ist kein ausreichender Lagerstand vorhanden, wird der Lagerstand im Hintergrund entsprechend angepasst.

Wann ist ein bestellter Artikel auf Lager?

Ein Artikel wird mit der Lagerzubuchung auf Lager gelegt. Er bleibt auf Lager, bis er wieder entnommen wird.

Durch das Speichern wird die Lagerbewegungsbuchung gestartet. Kann sie durchgeführt werden, wird der Artikel in diesem Moment zugebucht. Kann sie nicht durchgeführt werden, wird der gesamte Vorgang zurückgerollt und der Zustand vor der Buchung wiederhergestellt (Transaction Rollback).

Beispiel: Wird in einer Wareneingangsposition eine Menge eingegeben und anschließend gespeichert, wird exakt diese Menge auf Lager gelegt. Wird nur die Menge verändert, wird die Differenzmenge auf Lager gebucht. Das kann auch eine Abbuchung sein. In diesem Fall wird vorher geprüft, ob die Menge dieser Zubuchung tatsächlich noch verfügbar ist.

Handlagerbewegungen

Parameter: Vorschlagslager für Handlagerbewegung ändern

Das für die Handlagerbewegung vorgeschlagene Lager wird im Systemparameter DEFAULT_LAGER definiert.

Kann die Lagerbewegung der Handlagerbewegung vordefiniert werden?

Stellen Sie dafür den Parameter DEFAULT_HANDBUCHUNGSART entsprechend ein.

Warum werden bei der Handlagerbewegung in der Lagerauswahl nur wenige oder keine Lager angezeigt?

Bei der Abbuchung vom Lager möchte man häufig auch die Lagerstände des Artikels am Lager erkennen. Deshalb werden bei der Lagerabbuchung und bei der Umbuchung unter Von Lager nur diejenigen Lager angezeigt, die einen Lagerstand haben. Jedes Lager wird mit dem entsprechenden Lagerstand angezeigt.

Preis einer Handbuchung ändern

Auch eine Handbuchung kann nachträglich geändert werden. Wählen Sie im Modul Artikel den unteren Modulreiter Handlagerbewegungen und anschließend die zu korrigierende Handbuchung aus. Verwenden Sie dafür die Direktfilter. Klicken Sie auf Ändern und korrigieren Sie den Preis wie gewünscht.

Lagerbewertung & Inventur

Lagerumschlagshäufigkeit

Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie oft ein durchschnittlicher Lagerbestand eines Produkts in einem bestimmten Zeitraum vollständig aus dem Lager entnommen wurde.

Sie wird wie folgt berechnet:

Umschlagshäufigkeit = Lagerabgang im Zeitraum / durchschnittlicher Lagerbestand

durchschnittlicher Lagerbestand = (Anfangsbestand + Endbestand) / 2

Die durchschnittliche Lagerdauer ergibt sich, indem ein Jahr mit 360 Tagen angesetzt und durch die Lagerumschlagshäufigkeit dividiert wird.

Lagerwert zum Stichtag

Beim Lagerwert zum Stichtag sind mehrere Sonderfälle zu beachten: offene Lieferscheine, offene Wareneingänge und Lieferungen ab Werk.

Offene Lieferscheine

Wird Ware mittels Lieferschein ausgeliefert, wird sie vom Lager abgebucht. Dadurch verringert sich der Lagerwert entsprechend. Sind zu einem Stichtag, z. B. zur Monatsabgrenzung, noch nicht verrechnete Lieferscheine vorhanden, müssen diese in der Gesamtbetrachtung berücksichtigt werden.

Es kann Lieferscheine geben, die zwar noch offen sind, aber nicht verrechnet werden können. Dies kann in den Lieferscheinen unter Kondition angegeben und im Lieferscheinjournal für den Druck ausgegeben werden.

Offene Wareneingänge

Auch noch nicht geprüfte Wareneingänge können sich auf den Lagerwert auswirken.

Bei der Warenzugangsbuchung wird immer der Bestellpreis verwendet, da dieser der genaueste bekannte Preis ist. Kommt es bei der Rechnungsprüfung zu Änderungen der Einstandspreise, z. B. wegen hoher Transportkosten oder Bestellungen mit 0,- Preisen, kann sich der Lagerwert zum Stichtag entsprechend ändern.

Dies kann dazu führen, dass ein Ausdruck zu einem früheren Zeitpunkt und ein späterer Ausdruck zum gleichen Stichtag unterschiedliche Lagerwerte ergeben, wenn die Korrektur des Wareneinstandspreises inzwischen eingebucht wurde.

Lieferung ab Werk

Insbesondere bei einer stichtagsgenauen und detaillierten Betrachtung der Warenwerte zum Bilanzstichtag stellt sich immer wieder folgende Frage:

• Welche Waren wurden zwar erst im neuen Jahr bzw. in der neuen Periode zugebucht, sind aber noch dem alten Geschäftsjahr bzw. der alten Periode dem Lagerwert zuzurechnen?

Um diese Unterschiede darzustellen, bietet die Software im Wareneingangsjournal eine Auswertung. Diese zeigt Wareneingänge, deren Lieferscheindatum vor dem Betrachtungszeitraum liegt. Im Wareneingangsjournal finden Sie nach jedem Wareneingang gegebenenfalls den Hinweis Anlieferung vor Betrachtung.

Das bedeutet, dass das Lieferscheindatum vor dem Auswertungsdatum des Wareneingangsjournals liegt. Im Beispiel wurde die Auswertung ab 1.1.2018 erstellt, während das Lieferscheindatum des Lieferanten der 21.12.2017 ist.

Durch die Angabe EXW (Lieferung ab Werk des Lieferanten) sollten Sie diesen Warenwert in Ihren Lagerwert übernehmen. Am Ende des Wareneingangsjournals finden Sie deshalb eine Zusammenfassung aller Positionen, die vor der Betrachtung geliefert wurden, sowie deren Lieferart. Für die Bilanz bedeutet dies, dass Ihr Lagerwert zum Stichtag 31.12. um diesen Betrag zu erhöhen ist.

Hinweise, wenn seit der Inventur gebuchte Mengen beim Zusammenzählen nicht mit dem Lagerstand übereinstimmen

Diese Situation ergibt sich aus der systembedingten Eigenheit, dass Lagerkorrekturen zurückgerechnet werden. Die Lagerbuchungen müssen also so dargestellt werden, als hätten sie nie stattgefunden.

Ein klassisches Beispiel:

1. Am 10.12. werden 2 Stück in ein Los gebucht.

2. Am 22.12. wird ein Lagerstand von 1 Stück gebucht und als Inventur eingetragen.

3. Am 23.12. wird die auf das Los entnommene Menge auf 1 Stück reduziert. Bei dieser Reduktion wird die Entnahmebuchung so eingestellt, als wäre am 10.12. bereits nur 1 Stück entnommen worden.

Um diese Zusammenhänge darzustellen, nutzen Sie den Haken bei Buchungsdetails. Dort werden zusammengehörige Artikel in Buchungsgruppen dargestellt, wodurch die Ursache ersichtlich wird.

So ist erkennbar, dass die eigentliche Entnahme am 10.3. vor der Inventur vom 31.3. stattgefunden hat und am 19.7. korrigiert wurde.

Kann der Lagermindeststand importiert werden?

Wenn der Lagermindeststand je Lager definiert ist, können die Lagermindeststände je Lager importiert werden. Den Import finden Sie im Menü Artikel unter XLS-Import Lagermindest-/Sollstand.

Der Dateiaufbau richtet sich nach den Spaltenüberschriften. Folgende Spalten sind erforderlich bzw. optional:

1. Artikelnummer

2. Lager

3. Mindeststand – optionales Feld

4. Sollstand – optionales Feld

Die angegebenen Artikelnummern und Lager müssen vorhanden sein. Bei Mehrmandantensystemen erfolgt der Import im jeweiligen Mandanten.