Diese Seite beschreibt, wann Sie einen neuen Artikel oder eine neue Stückliste anlegen und wann Sie bestehende Daten weiterverwenden oder nur Index bzw. Revision ändern sollten. Ziel ist eine saubere Artikelhistorie ohne unnötige Versionsvielfalt.
Grundentscheidung: Neuer Artikel oder Änderung am bestehenden Artikel
Legen Sie einen neuen Artikel an, wenn der neue Artikel den bisher verwendeten Artikel nicht vollständig ersetzen kann. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sich Bohrungen, Abmessungen, Material, Funktion oder andere relevante Eigenschaften ändern.
Prüfen Sie dabei auch, ob der bisherige Artikel weiterhin benötigt wird. Häufig müssen alte Artikel noch bevorratet werden, damit Ersatzteile für bereits ausgelieferte Geräte verfügbar bleiben. Beachten Sie dabei auch Ihre Verpflichtungen als Hersteller, Ersatzteile über einen angemessenen Zeitraum liefern zu können.
Erzeugen Sie neue Versionen nur, wenn sie fachlich notwendig sind. Jede neue Version verursacht Folgeaufwand, zum Beispiel für Preise, Dokumentation, Schulungen, Lagerhaltung und Stammdatenpflege.
Zusammenhang zwischen altem und neuem Artikel
Wenn ein neuer Artikel den bisherigen Artikel ablöst, hinterlegen Sie diese Beziehung im Artikelmodul. Öffnen Sie dazu beim alten Artikel den Reiter Sonstiges und verwenden Sie die Funktion Ersatzartikel. Tragen Sie dort den neuen Artikel als Ersatzartikel bzw. als „ersetzt durch“ ein.
Diese Verknüpfung kann auch mehrere Generationen von Ersatzartikeln abbilden. So bleibt nachvollziehbar, welcher Artikel durch welchen Nachfolger ersetzt wurde.
Ein weiterer Vorteil: In der Artikelstatistik können Sie Auswertungen mit Vorgängern anzeigen. Dadurch erhalten Sie eine Gesamtbetrachtung über den Artikel und seine Vorgänger – unabhängig von der jeweiligen Version.
Empfohlenes Vorgehen beim Anlegen
Neuen Artikel anlegen
Wenn nur ein neuer Artikel benötigt wird, öffnen Sie die Artikelauswahlliste im Artikelmodul und wählen Sie Artikel kopieren.
Aktivieren Sie nach Möglichkeit die Option Ursprungsteil verlinken. Dadurch wird am Ausgangsartikel automatisch der Zusammenhang zum Ersatzartikel eingetragen.
Neue Stückliste anlegen
Wenn eine neue Stückliste erforderlich ist, öffnen Sie die Auswahlliste der Stücklisten und wählen Sie Stückliste kopieren. Es erscheint derselbe Dialog wie beim Kopieren eines Artikels.
Geben Sie die neue Artikelnummer der Stückliste ein. Beim Kopieren wird nicht nur der neue Stücklistenartikel angelegt. Es werden auch Positionen, Arbeitsplan und weitere Stücklistendaten übernommen.
Mehrstufige Stücklisten und neue Versionen
Bei Geräten oder Baugruppen mit mehreren Ebenen entsteht häufig zusätzlicher Aufwand: Eine Stückliste wird kopiert, weil einzelne Positionen ersetzt werden müssen. Ändert sich jedoch ein Teil in einer Unterebene, muss oft auch der übergeordnete Stücklistenbaum angepasst werden.
Für diesen Fall steht die Funktion Neue Version anlegen zur Verfügung. Sie automatisiert die wichtigsten Schritte beim Erstellen einer neuen Version eines Artikels oder einer Unterstückliste.
Mit der Funktion Neue Version anlegen werden folgende Schritte ausgeführt:
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Die Artikelnummer des neuen Artikels oder der neuen Stückliste wird abgefragt.
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Der neue Artikel wird angelegt.
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Wenn der Artikel eine Stückliste ist, wird die komplette Stückliste kopiert.
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Die ursprüngliche Stücklistenposition wird durch den neuen Artikel ersetzt.
Danach müssen Sie nur noch Bezeichnung und weitere Daten des neuen Artikels prüfen und bei Bedarf anpassen.
Artikelnummern mit Versionen aufbauen
Wenn mehrere Versionen im Einsatz sind oder besondere Anforderungen bestehen, kann es wichtig sein, die ursprüngliche Artikelnummer erkennbar zu erhalten. Das kann zum Beispiel bei kritischen Kunden, Zollanforderungen oder langfristiger Ersatzteilversorgung relevant sein.
Ein möglicher Aufbau ist eine Artikelnummer mit Versionsindex. Aus dem ursprünglichen Artikel ABCD wird zum Beispiel die erste Version ABCD_00. Erfordert eine Änderung einen neuen Artikel, erhält der Nachfolger die Nummer ABCD_01.
Auf Belegen kann die Darstellung so angepasst werden, dass als eigentliche Artikelnummer ABCD und darunter der Index, zum Beispiel Index: 01, angedruckt wird. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihre HELIUM 5 Betreuung, um die Belegdrucke entsprechend anzupassen.
Index oder Revision ohne neuen Artikel ändern
Index und Revision sind textliche Einträge in den Artikeldaten. Änderungen daran werden protokolliert und können ausgewertet werden, zum Beispiel im Artikelstammblatt. Dort sehen Sie den Zeitpunkt der Änderung und die Änderung selbst.
Diese Variante ist sinnvoll, wenn eine reine Chronologie ausreicht. Das kann zum Beispiel passen, wenn Sie alte Versionen zuerst ausliefern dürfen und erst danach Produktion oder Beschaffung der neuen Ausführung starten.
Ändern Sie nur Index oder Revision, wenn kein eigenständiger neuer Artikel erforderlich ist und die Rückverfolgbarkeit über das Änderungsprotokoll ausreicht.
FAQ
Wann ist ein neuer Artikel erforderlich?
Ein neuer Artikel ist erforderlich, wenn der neue Artikel den bisherigen Artikel nicht vollständig ersetzen kann oder wenn rechtliche, technische oder organisatorische Gründe eine getrennte Führung notwendig machen.
Wann reicht eine Änderung von Index oder Revision?
Eine Änderung von Index oder Revision reicht aus, wenn die Unterschiede nur dokumentiert werden müssen und keine getrennte Artikelnummer für Lager, Einkauf, Verkauf, Fertigung oder Ersatzteilversorgung notwendig ist.