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Permanente Inventur

Mit der permanenten Inventur zählen Sie Ihre Artikel nicht an einem einzigen Stichtag, sondern verteilt über das Geschäftsjahr. In HELIUM 5 ist das möglich, wenn Lagerbewegungen laufend und sorgfältig gebucht werden.

Ziel: Am Ende des Geschäftsjahres soll jeder relevante Artikel mindestens einmal gezählt worden sein. Gleichzeitig sollen die Abweichungen zwischen gezähltem Bestand und Systembestand möglichst gering bleiben.

Wann die permanente Inventur sinnvoll ist

Die permanente Inventur eignet sich besonders dann, wenn Sie den Zählaufwand über einen längeren Zeitraum verteilen möchten.

  • Sie vermeiden eine große Komplettinventur an einem einzelnen Tag.

  • Sie können Lagerbereiche nach und nach zählen.

  • Sie reduzieren Zeitdruck zum Jahresende.

  • Sie erkennen Bestandsfehler oft früher.

Wichtig: Die permanente Inventur funktioniert nur dann zuverlässig, wenn alle Lagerbewegungen zeitnah und korrekt gebucht werden.

Voraussetzungen

Bevor Sie mit der permanenten Inventur arbeiten, sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Lagerbuchungen werden laufend und sorgfältig erfasst.

  • Die Zuständigkeiten für Zählung und Erfassung sind klar geregelt.

  • Es ist nachvollziehbar, welche Artikel bereits inventiert wurden.

  • Abweichungen werden zeitnah geprüft und korrigiert.

So funktioniert die permanente Inventur in HELIUM 5

In HELIUM 5 wird die Lageränderung sofort gebucht, sobald Sie eine gezählte Menge in der Inventurliste speichern. Dadurch kann ein Artikel während des Jahres gezählt und direkt korrigiert werden.

Wenn ein Artikel später erneut gezählt wird, darf er nicht ein zweites Mal neu in die Inventurliste eingetragen werden. Stattdessen ändern Sie den bereits vorhandenen Eintrag.

Achten Sie darauf: Erfassen Sie denselben Artikel bei einer erneuten Zählung nicht als neuen Eintrag. Ändern Sie immer den vorhandenen Inventureintrag.

Erfassen der Artikel

  • Kommt bei der Erfassung des Artikels in der Inventurliste keine Fehlermeldung, geben Sie direkt den gezählten Lagerstand ein.

  • Kommt es beim Speichern eines erneut inventierten Artikels zur Meldung, dass der Artikel bereits eingetragen ist, suchen Sie den vorhandenen Eintrag, z. B. über den Direktfilter „Artikelnummer“.

  • Wählen Sie den bereits inventierten Artikel aus und ändern Sie die erfasste Inventurmenge über „Ändern“ auf die heutige Erfassungsmenge.

  • Im Inventurprotokoll werden die entsprechenden Änderungsbuchungen protokolliert.

Verwenden Sie für die Erfassung der laufenden Inventurmengen möglichst die Barcodeerfassung der Inventur. Dort ist der Ergänzungsdialog deutlich einfacher gelöst. Ergänzend kann auch die Inventurerfassung per mobilem Barcodescanner verwendet werden.

Empfohlenes Vorgehen

  1. Artikel zählen
    Zählen Sie den Artikel im Lager zum aktuellen Zeitpunkt.

  2. Artikel in der Inventurliste suchen oder erfassen
    Wenn der Artikel noch nicht in der Inventurliste vorhanden ist, erfassen Sie ihn neu.

  3. Vorhandenen Eintrag ändern
    Wenn der Artikel bereits inventiert wurde, suchen Sie ihn in der Inventurliste und klicken Sie auf „Ändern“.

  4. Aktuelle Menge eintragen
    Tragen Sie immer den heute gezählten Bestand ein.

  5. Protokoll prüfen
    Die Änderungen werden im Inventurprotokoll festgehalten.

Praktische Hinweise für den Alltag

  • Nutzen Sie möglichst feste Zählbereiche oder Zählintervalle.

  • Zählen Sie Artikel bevorzugt dann, wenn im betreffenden Lagerbereich wenig Bewegung ist.

  • Prüfen Sie auffällige Differenzen sofort.

  • Verwenden Sie die Barcodeerfassung, wenn Sie viele Artikel erfassen.

Tipp: Die Barcodeerfassung ist für die laufende Inventur besonders hilfreich, weil der Ergänzungsdialog dort einfacher unterstützt wird.

Sicherstellen, dass alle Artikel erfasst wurden

Zum Jahresende sollten Sie prüfen, welche Artikel noch nicht inventiert wurden.

Verwenden Sie dazu im Journal die Liste der nicht erfassten Artikel. So erkennen Sie, welche Artikel mit Lagerstand noch fehlen und vor dem Abschluss der Inventur noch gezählt werden müssen.

Um zum Ende des Geschäftsjahres sicher zu sein, dass alle Artikel inventiert wurden, drucken Sie unter „Journal“ und „Nicht erfasste Artikel“ eine Liste der noch nicht inventierten Artikel aus. Sie können dabei sowohl Artikel mit Lagerstand als auch Artikel ohne Lagerstand berücksichtigen.

Hinweis: Prüfen Sie diese Liste unmittelbar vor dem Abschluss der Inventur. So vermeiden Sie, dass noch nicht gezählte Artikel versehentlich fehlen oder falsch behandelt werden.

  • Prüfen Sie besonders Artikel mit vorhandenem Lagerstand.

  • Kontrollieren Sie offene Bereiche systematisch.

  • Schließen Sie fehlende Zählungen rechtzeitig ab.

Typische Fehler vermeiden

  • denselben Artikel mehrfach neu erfassen statt den vorhandenen Eintrag zu ändern

  • gezählte Mengen erst verspätet eintragen

  • offene Differenzen nicht zeitnah prüfen

  • am Jahresende nicht kontrollieren, welche Artikel noch fehlen

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