Mehrmandanten

Zentraler Artikelstamm

In HELIUM V steht für Anwender mit mehreren Mandanten die Funktion Zentraler Artikelstamm zur Verfügung. Damit können die Artikeldaten und die Lagerstände zentral verwaltet werden. Alle anderen Module bleiben nach wie vor mandantenabhängig. Der Grundgedanke dieser Funktionalität ist, dass Artikeldefinition, Lagerwirtschaft und Wareneinkauf vom Hauptmandanten gemacht wird. Lediglich der Verkauf wird auf verschiedene Mandanten aufgeteilt. Die Verkaufspreisdefinition wird trotz der zentralen Artikelstammdefinition für jeden Mandanten getrennt ausgeführt. Durch die Funktion Zentraler Artikelstamm erfolgt der Zugriff für die Artikel und für die Lagerbuchungen immer auf den Hauptmandanten.

Die Artikellieferanten des Hauptmandanten werden für alle Mandanten angezeigt. Aber jedes Unternehmen, also jeder Mandant, hat seine eigenen Preisvereinbarungen mit dem Lieferanten.

Da immer wieder gewünscht wird, dass nur der Artikelstamm selbst zentral ist, aber auch der Einkauf für den jeweiligen Mandanten eigenständig erfolgen sollte, wurde ermöglicht, dass auch in den nicht Hauptmandanten Artikellieferanten angelegt werden können. Um nun deutlich darzustellen, für welchen Mandanten die Definition des Artikellieferanten ist, wird auch der Mandant des Artikellieferanten angezeigt. 

Stellen Sie die Benutzerrechte und Lagerrechte so ein, dass der Warenfluss nur in der von Ihnen gewünschten Art und Weise durchgeführt werden kann.

Bevorzugter Lieferant und Lagerstände

Bei Bestellungen werden ausschließlich die Lieferantendaten des Lieferanten des angemeldeten Mandanten verwendet.

Bei der Verwendung des Bestellvorschlages wird der bevorzugte Lieferant nur dann verwendet, wenn dieser dem angemeldeten Lieferanten entspricht.

Um die Lagerbuchung bei zentralem Artikelstamm zu ermöglichen, werden immer nur die Lager des Hauptmandanten angezeigt. Zur Übersicht über die einzelnen Lagerstände können Sie den Parameter LAGERSTAND_DES_ANDEREN_MANDANTEN_ANZEIGEN aktivieren. Dieser bewirkt, dass in der Auswahlliste des Artikelmoduls auch die Lagerstände der anderen Mandanten angeführt werden.

Wenn sich die Buchhaltungssysteme der Mandanten unterscheiden (zum Beispiel bei abweichenden Ländern), so ist eine Verwendung des zentralen Artikelstamms in Kombination mit der integrierten Finanzbuchhaltung bzw. dem Fibu-Export möglich. Es müssen dafür gegebenenfalls die abweichenden Kontierungen der Artikelgruppen je Mandant angepasst werden.

Artikelsperren

Wenn man mit einem zentralen Artikelstamm arbeitet, so müssen die möglichen Sperren im Hauptmandanten des Artikels definiert werden. Damit stehen diese Sperren auch in den anderen Mandanten zur Verfügung. D.h. es können jederzeit auch von den anderen Mandanten Artikel gesperrt werden. Die Artikelsperre wirkt immer mandantenübergreifend.

Bestellvorschlag

Wenn man mit einem zentralen Artikelstamm arbeitet, so kann auch der Bestellvorschlag mandantenübergreifen durchgeführt werden. Danach wird in der Bewegungsvorschau, in der Auswahlliste des Bestellvorschlags und dem Druck zur Information der Mandant angeführt.

Wenn ein neuer Bestellvorschlag erzeugt wird, dann werden in der Bewegungsvorschau die Lagerstände aller Mandanten bzw. die Bedarfe aller Mandanten berücksichtigt. Beim Überleiten in Bestellungen werden nur Bestellvorschlags-Einträge des aktuellen Mandanten berücksichtigt und bestellt wird bei dem Lieferanten, bei dessen Mandanten man angemeldet ist.

Fehlmengenauflösung bei anderem Mandanten

Der Menüpunkt Lieferschein → Bearbeiten → Fülle Fehlmengen eines anderen Mandanten nach bewirkt folgendes:
Wenn die Summe der Fehlmengen des Zielmandanten größer als der Lagerstand des Hauptlagers des Zielmandanten ist und beim Quellmandanten ein Lagerstand > 0 ist, wird das fehlende vorhandene Material per Ziellager-Lieferschein vom Quellmandanten zum Zielmandanten gebucht. Dabei ist das Quelllager das Hauptlager des Quellmandanten und das Ziellager ist das Hauptlager der Zielmandanten.

Dies geschieht für alle Fehlmengen des Zielmandanten. Dies geschieht auch dann, wenn das Material in Zukunft aufgrund der Bewegungsvorschau des Quellmandanten selbst benötigt werden würde.

Unterschiedliche Mandantenwährungen

Die Gestehungspreisberechnung der einzelnen Artikel erfolgt immer in Mandantenwährung. Bei der Verwendung des zentralen Artikelstammes mit gemeinsamem Lager ist es deshalb wichtig, dass die Währungen der beteiligten Mandanten gleich sind.

Wenn Ihre Mandanten unterschiedliche Währungen haben, so muss unbedingt die zusätzliche Funktion Getrennte_Lager aktiviert werden.

Zentraler Artikelstamm und getrennte Lager

Gerade bei unterschiedlichen Mandantenwährungen ist es hilfreich, jeweils eigene Lager zu verwalten. Die Artikelnummern und Beschreibungen werden geteilt, aber Verkaufspreise, Gestehungspreise, Einkaufskonditionen, Lager und Lagerstände, sowie Lagerplätze sind in jedem Fall getrennt.

Mandantenübergreifende Bestellungen und Aufträge

Bei mehreren Mandanten mit zentralem Artikelstamm ist es sehr praktisch, wenn die Bestellungen bei einem anderen Mandanten dort automatisch als Aufträge angelegt werden. Um die automatische Auftragsanlage einzurichten, sind folgende Voreinstellungen erforderlich:

• Der Partner, der Mandant ist, muss bei den anderen Mandanten als Kunde bzw. Lieferant angelegt sein (Anlegen über Neu aus Partner übernehmen). Die Zuordnung muss eineindeutig sein.

• Es muss der Benutzer für die automatischen Buchungen in den Mandanten definiert sein.

• Die beteiligten Kunden / Lieferanten müssen dieselbe Währung haben.

Für das folgende Beispiel gehen wir davon aus, dass wir uns im Mandanten 001 befinden und von dort bestellen. Eingerichtet ist außerdem Mandanten 002, dort wird produziert.

• Sie erhalten die Bestellung eines Kunden und legen die Auftragsbestätigung an.

• Sie führen den Bestellvorschlag durch. Die benötigte Ware wird aufgeführt, Lieferant ist Mandant 002. Sie erzeugen daraus die Bestellung bei Mandant 002.

• Aktivieren Sie die Bestellung entweder durch den klassischen Ausdruck oder durch Rechtsklick auf das Druckersymbol im Reiter Positionen der Bestellung. Es wird automatisch ein Auftrag im Mandanten 002 angelegt. Die Bestellung kann nun im Mandant 001 nicht mehr geändert werden. Ab nun kann der Inhalt der Bestellung nur mehr über den beim liefernden Mandanten automatisch angelegt Auftrag verändert werden. Dies kann bis zum Storno beider Belege gehen.
  Natürlich kann ein Wareneingang auf die Bestellung mit anschließender Eingangsrechnung in die Bestellung gebucht werden. Ab diesem Zeitpunkt sind auch Änderungen im Auftrag des liefernden Mandanten gesperrt.

• Durch das automatische Anlegen des Auftrages im Mandanten 002 sind die Bestellpositionen mit den gewünschten Lieferterminen im Auftrag vorhanden. Der Auftrag befindet sich, abhängig ob eine Automatikregel gegeben ist oder nicht, nun im Status angelegt (Automatikregeln siehe unten).

• Wechseln Sie in den Mandanten 002. Passen Sie den Auftrag ihren Wünschen gemäß an. Durch das Aktivieren des Auftrages wird zusätzlich die Bestellung des bestellenden Mandanten (001) aktualisiert. Es werden die Bestellpositionen mit Mengen und Preisen angepasst und die Lieferterminbestätigungen mit der Auftragsnummer und den Terminen aus der AB eingetragen. Der Auftrag kann solange verändert und neu bestätigt werden, bis in der Bestellung Wareneingänge gebucht sind. Ab diesem Status kann der Auftrag in seinen Solldaten nicht mehr verändert werden.

• Die Lieferung erfolgt wie üblich durch das Erstellen eines Lieferscheines bzw. einer Rechnung mit Auftragsbezug.

• Wechseln Sie in den Mandanten 001. Die Buchung des Wareneinganges erfolgt über den unteren Reiter Waren bestellt/unterwegs. Hier sehen Sie die Positionen Ihrer Bestellungen, für die der andere Mandant bereits Lieferscheine erstellt hat. Sind diese auch aktiviert (offen oder verrechnet), so ist davon auszugehen, dass diese Ware tatsächlich an Sie versandt wurde. Übernehmen Sie hier alle bzw. die markierten Positionen des gewählten Lieferscheines als Wareneingang. Der Zeitversatz zwischen den Standorten kann klar abgebildet werden. An beiden Standorten wird das Material gezählt und Unstimmigkeiten können geklärt werden.

• Sollte dieser Geschäftsfall beendet werden müssen, so sind Auftrag und Bestellung auf beiden Seiten manuell auf Erledigt zu setzen. Dies kann sowohl für einzelne Auftrags- / Bestellpositionen als auch für den gesamten Auftrag / die gesamte Bestellung gemacht werden.

Wenn Materialzuschläge behandelt werden, so müssen Lieferant und Kunde im jeweiligen Mandanten die gleiche Kupferzahl hinterlegt haben. Die Materialzuschläge sind beim zentralen Artikelstamm für alle Mandanten gleich.

Bestellung oder AB nachträglich ändern

Ob eine Änderung möglich ist, hängt vom Status des Vorgangs ab. Solange die Bestellung nicht aktiviert ist (Status angelegt), kann diese verändert werden.

Wurde die Bestellung aktiviert, so ist der zugehörige Auftrag im Status angelegt und Menge und Preis der Positionen können verändert werden. Der Termin kann nicht verändert werden und die Bestellung kann auch nicht mehr verändert werden.

Wird der Auftrag aktiviert, so werden die Daten als Lieferterminbestätigung in die Bestellung eingetragen (Reiter Sicht Lieferantentermine). Der Auftrag kann nun nicht mehr einfach geändert werden.

In der Bestellung kann nun nur mehr die Menge und der Liefertermin geändert werden. Die Menge kann auch auf 0 gesetzt werden. Wird die bestellte Menge auf einen Wert gestellt, der die bereits gelieferte Menge unterschreitet, bzw. auf 0,00, so wird damit automatisch die Auftragsposition erledigt. Sind alle Auftragspositionen erledigt, wird automatisch auch der gesamte Auftrag erledigt, womit auch die Bestellung nicht mehr verändert werden kann. Der Liefertermin wird durch die Bestellung definiert. Daher kann in den Auftragspositionen dieser nicht verändert werden.

Automatische Berechnungen von Preisen und Mengen

Für automatische Berechnungen / Ergänzungen der Bestellungen haben wir Regeln vorgesehen. Stellen Sie dazu den Parameter AUTOMATIKREGEL entsprechend ein. Für AUTOMATIKREGEL=1 ist folgendes definiert:

1. Wenn der bestellte Artikel im anderen Mandanten eine eigengefertigte Stückliste ist, dann wird die Auftragspositionsmenge auf die nächsthöhere Fertigungssatzgröße des Artikels aufgerundet und der VK-Preis als Verrechnungspreis an den Besteller verwendet.

2. Ist der bestellte Artikel keine eigengefertigte Stückliste (bei dem Mandanten der die Auftragsbestätigung erstellt), so wird auf die Verpackungseinheit des bevorzugten Lieferanten (Lief1) aufgerundet und der Einkaufspreis des Lieferanten verwendet.
   Wird jedoch festgestellt, dass für die errechnete aufgerundete Menge zuwenig auf Lager ist, aber für die bestellte noch ausreichend Ware vorhanden ist, so wird nur die bestellte Menge bestätigt

3. Ist zu wenig auf Lager, so wird die oben errechnete Menge bestätigt und zum Positionsliefertermin wird die Wiederbeschaffungszeit aus dem Lief1 hinzugerechnet.

4. Es erfolgt eine Überprüfung, ob bei jeder Position der maximale Veränderungswert (AUTOMATIK_POSITIONSSCHWELLWERT in Mandantenwährung) eingehalten wird. Ist dies der Fall, so werden Mengen und Termine in die Bestellung des auslösenden Mandanten rückbestätigt und der Bestellstatus auf "Bestätigt" gesetzt. Zugleich wird die Auftragsbestätigung auf Offen gesetzt.
   Wird der maximale Veränderungswert in einer Position überschritten, so bleibt der Auftrag im Status angelegt und muss von einem berechtigten Benutzer angepasst und bestätigt (= ausgedruckt)werden.

Ist die Auftragsfreigabe freigeschaltet, so wird der Auftrag automatisch freigegeben.

Regeln für die Terminberechnung

Der Termin wird nach folgendem Regelwerk berechnet:

1. Vom Besteller wird sein Wunsch Eintrefftermin im Bestellungskopf bzw. in den Bestellpositionen eingegeben.

2. Bei der Überleitung in die Auftragsbestätigung wird die Handlingdauer (Parameter HANDLINGDAUER) abgezogen. Ergäbe dies einen Liefertermin vor heute, so wird der heutige Tag als Liefertermin angegeben.

3. Ist die Ware lagernd, so wird der unter 2. errechnete Liefertermin als Basis verwendet.

4. Ist die Ware nicht lagernd, so wird angenommen, dass heute die Ware noch beim Lieferanten bestellt wird. Somit wird als frühestmöglicher Liefertermin heute plus Wiederbeschaffungszeit des bevorzugten Lieferanten (Lief1) verwendet. Ist beim Artikellieferanten keine Widerbeschaffungszeit hinterlegt, so werden 14 Tage als Standardlieferzeit angenommen.
   Ist dieser Termin vor dem unter 2. errechneten Termin, so wird der Termin nicht verändert, anderenfalls wird er auf den danach errechneten Termin verändert.

5. Ausgehend von den oben errechneten Terminen wird in der Bestellung der jeweilige Positionstermin zuzüglich der Handlingdauer errechnet und eingetragen.

Multi-Site Verwaltung

Es ist nicht vorgesehen, eine Multi-Site-Lösung anzubieten.

In der HELIUM V Mandantenverwaltung sind folgende Funktionen nicht als Softwarelösung enthalten:

• Beleglose Rechnungen zwischen den Standorten

• Bedienung am Lager der anderen Mandanten

• Umlagerung von Produktionsaufträgen zwischen den Mandanten

• Inter-Company Verrechnung

Wir helfen Ihnen gern, die Prozesse grundlegen für eine manuelle Verarbeitung einzurichten und Exportmöglichkeiten zu schaffen.

Ware unterwegs

Unter Ware unterwegs verstehen wir, dass von einem Mandanten bestellte Ware, durch den anderen bereits ausgeliefert wurde, diese aber noch nicht eingetroffen ist. Die Ware ist beim liefernden Mandanten bereits in den Lieferschein gebucht und somit auch die Reservierung am Auftrag erledigt, aber, aufgrund der Transportwege ist sie beim anderen Lieferanten noch nicht eingetroffen. Dies zeigen wir im Bestellmodul im unteren Reiter Ware bestellt / unterwegs an. Dort sehen Sie nicht nur die Ware, die bereits auf dem Transportweg ist, sondern auch die, die beim liefernden Mandanten noch offen ist. Da auch der Status des Lieferscheines mit angezeigt wird, sehe Sie zum Beispiel, dass der liefernde Mandant gerade dabei ist, den Lieferschein zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass es für die bestätigten Positionen durchaus auch Teillieferungen geben kann. Es werden in diesem Falle dann die Bestellpositionen mehrfach angezeigt.

Wareneingang mit Ware bestellt buchen

Im Reiter Ware bestellt / unterwegs können ausgewählte Positionen bzw. die Positionen des gewählten Lieferscheines direkt in die jeweilige Bestellung gebucht werden.

Eine Kontrolle der gelieferten Menge kann trotzdem erforderlich sein.

Mit dem Klick werden alle oder nur ausgewählte Positionen des gewählten Lieferscheins in die jeweilige Bestellung übernommen.

Artikellieferanten übertragen

Der Grundgedanke hier ist, dass es einerseits sehr praktisch ist, wenn man in unterschiedlichen Werken die Lieferanten per Klick von einem zum anderen Mandanten übertragen kann. Andererseits ist dies natürlich sehr massiv von den Rechten im jeweiligen Mandanten abhängig. D.h. es kann der Artikellieferant eines anderen Mandanten kopiert werden. Melden Sie sich dazu am gewünschten Mandanten an, wechseln im Artikelstamm zu dem Artikel und wählen im Reiter Artikellieferant denjenigen Eintrag eines anderen Mandanten, den Sie kopieren möchten und klicken auf  Eintrag kopieren. Damit wird faktisch der Eintrag aus dem anderen Mandanten in Ihren Mandanten übernommen. Voraussetzung ist, dass über die Verknüpfung der Partneradresse der Lieferant in beiden Mandanten sich auf den gleichen (den einen) Partner bezieht. Sollte das kopieren wegen unterschiedlicher Partneradressen eigentlich des gleichen Lieferanten nicht möglich sein, so müssen zuerst die Partner des einen Lieferanten zusammengeführt werden. Geht es z.B. darum, dass der Artikellieferant von einem zum anderen Mandanten verschoben werden sollte, so gehen Sie bitte in der Form vor, dass zuerst der Artikellieferant in den neuen Zielmandanten kopiert wird. Springen Sie dann mit dem GoTo Button  gehen zu Eintrag in den Artikellieferanten im anderen HELIUM V Client des anderen Mandanten und verändern / löschen Sie diesen wunschgemäß.

Mandantenübergreifende Belege erkennen

Für die Erkennung ob dieser Auftrag, Lieferschein, diese Bestellung Mandantenübergreifend ist, wird, solange dies ein freier Beleg ist, in der ersten Spalte der Auswahl ein M angezeigt welches signalisiert, dass dieser Beleg Mandantenübergreifend ist. Da es im Modul Lieferschein auch vorkommen kann, dass einfach ein Lieferschein an einen anderen Mandanten, ohne Mandantenübergreifendem Auftrag, erstellt wird, wird dies durch ein kleines m in der ersten Spalte angezeigt.

Stellen Sie sicher, dass es pro Mandant nur eine Adresse gibt. Sie können dies im Modul Partner prüfen. Im Reiter Referenz zu sehen Sie, wo die Adresse verwendet wird. Hier sollte es einen Mandanteneintrag und einen Kunden- bzw. Lieferanteneintrag geben.

Mandanten mit unterschiedlichen Währungen

Wenn Ihre Mandanten in unterschiedlichen Währungen arbeiten (müssen), so ist darauf zu achten, dass die gegenseitige Währungsdefinition gleich ist. Das bedeutet, dass der Lieferant des Ausgangsmandanten und der dazugehörende Kunde des Zielmandanten, welche ja die wechselseitige Beziehung darstellen, in der gleichen Währung sein müssen. Die Währungen der Mandanten selbst können unterschiedlich sein. Achten Sie in jedem Falle darauf, dass vom jeweiligen Mandanten / Land aus gesehen die Wechselkurse richtig eingestellt sind. 

Bestellposition kann nicht erledigt werden

Wenn man bei einer mandantenübergreifenden Bestellung auch das Preise erfasst setzen will, kommt die Meldung, dass diese Aktion aufgrund des Status des Beleges nicht ausgeführt werden kann. Aufgrund der direkten Verbindung zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung des anderen Mandanten kann der Status nur geändert werden, wenn auch der Auftrag noch nicht vollständig erledigt ist. Um nun herauszufinden welcher Auftrag beim anderen Mandanten dies ist, wechseln Sie in der Bestellung in den Reiter Sicht Lieferantentermine, wechseln auf die Position und sehen unten die AB-Nummer der damit verbundenen Auftragsbestätigung. Wechseln Sie nun im anderen Mandanten in die jeweilige Auftragsbestätigung. Hier ist nun vermutlich dieser Auftrag im Status erledigt.

Lief1Preis

Es wird bei der Mehrmandanten-Lösung mit zentralem Artikelstamm davon ausgegangen, dass es trotz getrennter Mandanten ein zentraler Einkauf für alle Artikel gegeben ist. D.h. für die Ermittlung des sogenannten Lief1Preises, wird der aktuell gültige Preis OHNE Mandantenzuordnung herangezogen.