Mehrmandanten

Zentraler Artikelstamm

Der zentrale Artikelstamm in HELIUM 5 unterstützt Unternehmen mit mehreren Mandanten. Artikeldefinition, Lagerwirtschaft und Wareneinkauf werden zentral über den Hauptmandanten gesteuert. Verkauf, Verkaufspreise und mandantenspezifische Belege bleiben weiterhin getrennt.

Der Zugriff auf Artikel und Lagerbuchungen erfolgt immer über den Hauptmandanten. Dadurch sind Artikelnummern, Artikelbeschreibungen und zentrale Lagerinformationen einheitlich verfügbar.

Grundprinzip und Mandantenlogik

Zentrale und mandantenspezifische Daten

Der zentrale Artikelstamm bündelt die Artikeldefinition im Hauptmandanten. Gleichzeitig können nicht führende Mandanten eigene Artikellieferanten anlegen, wenn der Einkauf je Mandant eigenständig erfolgen soll.

Damit klar erkennbar bleibt, zu welchem Mandanten ein Artikellieferant gehört, wird der Mandant beim Artikellieferanten angezeigt.

Bevorzugter Lieferant

Bei Bestellungen werden ausschließlich die Lieferantendaten des Mandanten verwendet, in dem der Benutzer angemeldet ist.

Im Bestellvorschlag wird der bevorzugte Lieferant nur berücksichtigt, wenn er zum angemeldeten Mandanten gehört.

Lagerstände und Lagerbuchungen

Für Lagerbuchungen werden beim zentralen Artikelstamm die Lager des Hauptmandanten angezeigt.

Finanzbuchhaltung und Kontierung

Der zentrale Artikelstamm kann auch verwendet werden, wenn Mandanten unterschiedliche Buchhaltungssysteme nutzen, zum Beispiel aufgrund verschiedener Länder. In diesem Fall müssen die abweichenden Kontierungen der Artikelgruppen je Mandant bei Bedarf angepasst werden.

Artikelsperren

Artikelsperren werden beim zentralen Artikelstamm im Hauptmandanten des Artikels definiert. Sie stehen anschließend auch in allen anderen Mandanten zur Verfügung.

Eine Artikelsperre wirkt immer mandantenübergreifend. Artikel können daher auch aus anderen Mandanten heraus gesperrt werden.

Bestellvorschlag und Fehlmengen

Mandantenübergreifender Bestellvorschlag

Der Bestellvorschlag kann beim zentralen Artikelstamm mandantenübergreifend durchgeführt werden. In der Bewegungsvorschau, in der Auswahlliste des Bestellvorschlags und im Druck wird der jeweilige Mandant zur Information angezeigt.

Beim Erzeugen eines neuen Bestellvorschlags berücksichtigt HELIUM 5 die Lagerstände und Bedarfe aller Mandanten. Beim Überleiten in Bestellungen werden nur Einträge des aktuellen Mandanten übernommen. Bestellt wird bei dem Lieferanten des Mandanten, in dem der Benutzer angemeldet ist.

Fehlmengen eines anderen Mandanten auffüllen

Der Menüpunkt Lieferschein → Bearbeiten → Fülle Fehlmengen eines anderen Mandanten nach bucht vorhandenes Material vom Quellmandanten zum Zielmandanten, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Die Summe der Fehlmengen des Zielmandanten ist größer als der Lagerstand im Hauptlager des Zielmandanten.

• Beim Quellmandanten ist ein Lagerstand größer als 0 vorhanden.

In diesem Fall wird das verfügbare Material per Ziellager-Lieferschein vom Hauptlager des Quellmandanten in das Hauptlager des Zielmandanten gebucht.

Währungen und getrennte Lager

Gemeinsames Lager bei gleicher Mandantenwährung

Die Gestehungspreisberechnung erfolgt immer in der Mandantenwährung. Bei einem zentralen Artikelstamm mit gemeinsamem Lager sollten die beteiligten Mandanten daher dieselbe Währung verwenden.

Getrennte Lager bei unterschiedlichen Mandantenwährungen

Wenn Mandanten unterschiedliche Währungen verwenden, muss die zusätzliche Funktion Getrennte_Lager aktiviert werden.

Bei getrennten Lagern werden Artikelnummern und Beschreibungen geteilt. Verkaufspreise, Gestehungspreise, Einkaufskonditionen, Lager, Lagerstände und Lagerplätze bleiben je Mandant getrennt.

Währungsdefinition bei mandantenübergreifenden Belegen

Bei mandantenübergreifenden Bestellungen und Aufträgen müssen Lieferant und Kunde, die die wechselseitige Beziehung zwischen den Mandanten abbilden, dieselbe Währung verwenden. Die Mandanten selbst können unterschiedliche Währungen haben.

Prüfen Sie zusätzlich, dass die Wechselkurse aus Sicht des jeweiligen Mandanten beziehungsweise Landes korrekt gepflegt sind.

Mandantenübergreifende Bestellungen und Aufträge

Voraussetzungen

Bei mehreren Mandanten mit zentralem Artikelstamm können Bestellungen bei einem anderen Mandanten dort automatisch als Aufträge angelegt werden. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Partner, der einen Mandanten darstellt, ist bei den anderen Mandanten als Kunde beziehungsweise Lieferant angelegt. Die Anlage erfolgt über Neu aus Partner übernehmen. Die Zuordnung muss eindeutig sein.

• Der Benutzer für automatische Buchungen ist in den Mandanten definiert.

• Die beteiligten Kunden und Lieferanten verwenden dieselbe Währung.

Wenn Materialzuschläge verwendet werden, müssen Lieferant und Kunde im jeweiligen Mandanten dieselbe Kupferzahl hinterlegt haben. Materialzuschläge sind beim zentralen Artikelstamm für alle Mandanten gleich.

Ablauf einer mandantenübergreifenden Bestellung

Das folgende Beispiel beschreibt den Ablauf mit Mandant 001 als bestellendem Mandanten und Mandant 002 als produzierendem beziehungsweise lieferndem Mandanten.

1. Ein Kunde bestellt bei Mandant 001. Dort wird die Auftragsbestätigung angelegt.

2. Mandant 001 führt den Bestellvorschlag aus. Die benötigte Ware wird mit Mandant 002 als Lieferant aufgeführt. Daraus wird die Bestellung bei Mandant 002 erzeugt.

3. Mandant 001 aktiviert die Bestellung durch den klassischen Ausdruck oder per Rechtsklick auf das Druckersymbol im Reiter Positionen. Dadurch wird automatisch ein Auftrag im Mandanten 002 angelegt.

4. Nach der Aktivierung kann die Bestellung in Mandant 001 nicht mehr direkt geändert werden. Änderungen erfolgen über den automatisch angelegten Auftrag im liefernden Mandanten. Dies kann bis zum Storno beider Belege reichen.

5. Mandant 002 prüft und bearbeitet den Auftrag. Beim Aktivieren des Auftrags wird die Bestellung in Mandant 001 aktualisiert. Mengen, Preise und Lieferterminbestätigungen werden übernommen.

6. Der Auftrag kann verändert und erneut bestätigt werden, solange in der Bestellung noch kein Wareneingang gebucht wurde. Nach dem Wareneingang sind Änderungen an den Solldaten des Auftrags gesperrt.

7. Die Lieferung erfolgt wie gewohnt über einen Lieferschein oder eine Rechnung mit Auftragsbezug.

8. Mandant 001 bucht den Wareneingang über den Reiter Ware bestellt/unterwegs. Dort sind Positionen sichtbar, zu denen der andere Mandant bereits Lieferscheine erstellt hat.

9. Ist der Vorgang zu beenden, werden Auftrag und Bestellung auf beiden Seiten manuell auf Erledigt gesetzt. Das ist für einzelne Positionen oder für den gesamten Beleg möglich.

Mandantenübergreifende Belege erkennen

Mandantenübergreifende Belege werden in der ersten Spalte der Auswahl gekennzeichnet. Ein großes M zeigt einen mandantenübergreifenden Auftrag, Lieferschein oder eine mandantenübergreifende Bestellung an, solange der Beleg frei ist.

Ein kleines m im Modul Lieferschein zeigt an, dass ein Lieferschein direkt an einen anderen Mandanten erstellt wurde, ohne dass ein mandantenübergreifender Auftrag zugrunde liegt.

Bestellungen und Auftragsbestätigungen nachträglich ändern

Ob eine Änderung möglich ist, hängt vom Status des Vorgangs ab.

• Solange die Bestellung nicht aktiviert ist und den Status Angelegt hat, kann sie geändert werden.

• Nach dem Aktivieren der Bestellung wird der zugehörige Auftrag im Status Angelegt erstellt. Menge und Preis der Positionen können dort geändert werden. Der Termin und die Bestellung selbst können nicht mehr direkt geändert werden.

• Nach dem Aktivieren des Auftrags werden die Daten als Lieferterminbestätigung in die Bestellung eingetragen. Danach kann der Auftrag nicht mehr einfach geändert werden.

• In der Bestellung können anschließend nur noch Menge und Liefertermin geändert werden. Wird die Menge auf 0 oder unter die bereits gelieferte Menge gesetzt, wird die Auftragsposition automatisch erledigt. Sind alle Auftragspositionen erledigt, wird auch der gesamte Auftrag erledigt.

Bestellpositionen mit gesperrtem Status

Bei einer mandantenübergreifenden Bestellung kann der Status Preise erfasst nur gesetzt werden, wenn der verbundene Auftrag im anderen Mandanten noch nicht vollständig erledigt ist.

Den verbundenen Auftrag finden Sie in der Bestellung im Reiter Sicht Lieferantentermine. Wechseln Sie dort auf die Position und lesen Sie unten die AB-Nummer der verknüpften Auftragsbestätigung ab. Öffnen Sie anschließend im anderen Mandanten diese Auftragsbestätigung und prüfen Sie den Status.

Automatische Berechnungen

Automatikregel für Preise und Mengen

Für automatische Berechnungen und Ergänzungen in Bestellungen kann der Parameter AUTOMATIKREGEL verwendet werden. Für AUTOMATIKREGEL=1 gilt folgendes Regelwerk:

1. Ist der bestellte Artikel im anderen Mandanten eine eigengefertigte Stückliste, wird die Auftragspositionsmenge auf die nächsthöhere Fertigungssatzgröße aufgerundet. Der VK-Preis wird als Verrechnungspreis an den bestellenden Mandanten verwendet.

2. Ist der bestellte Artikel keine eigengefertigte Stückliste im Mandanten der Auftragsbestätigung, wird auf die Verpackungseinheit des bevorzugten Lieferanten (Lief1) aufgerundet. Als Preis wird der Einkaufspreis dieses Lieferanten verwendet.

3. Wenn für die aufgerundete Menge zu wenig Lagerbestand vorhanden ist, die ursprünglich bestellte Menge aber verfügbar ist, wird nur die bestellte Menge bestätigt.

4. Ist zu wenig Bestand vorhanden, wird die errechnete Menge bestätigt. Zum Positionsliefertermin wird die Wiederbeschaffungszeit aus dem bevorzugten Lieferanten (Lief1) addiert.

5. HELIUM 5 prüft je Position, ob der maximale Veränderungswert AUTOMATIK_POSITIONSSCHWELLWERT in Mandantenwährung eingehalten wird. Wenn ja, werden Mengen und Termine in die Bestellung des auslösenden Mandanten rückbestätigt, der Bestellstatus wird auf Bestätigt gesetzt und die Auftragsbestätigung wird auf Offen gesetzt.

6. Wird der maximale Veränderungswert in einer Position überschritten, bleibt der Auftrag im Status Angelegt. Ein berechtigter Benutzer muss ihn prüfen, anpassen und bestätigen.

Terminberechnung

Der Liefertermin wird nach folgendem Regelwerk berechnet:

1. Der bestellende Mandant erfasst den gewünschten Eintrefftermin im Bestellungskopf oder in den Bestellpositionen.

2. Bei der Überleitung in die Auftragsbestätigung wird die Handlingdauer aus dem Parameter HANDLINGDAUER abgezogen. Ergibt sich dadurch ein Liefertermin in der Vergangenheit, wird der heutige Tag als Liefertermin verwendet.

3. Ist die Ware lagernd, wird der errechnete Liefertermin als Basis verwendet.

4. Ist die Ware nicht lagernd, wird als frühestmöglicher Liefertermin der heutige Tag plus Wiederbeschaffungszeit des bevorzugten Lieferanten (Lief1) verwendet. Ist beim Artikellieferanten keine Wiederbeschaffungszeit hinterlegt, werden 14 Tage als Standardlieferzeit angenommen.

5. Liegt dieser frühestmögliche Termin vor dem ursprünglich errechneten Termin, bleibt der Termin unverändert. Andernfalls wird er auf den neu errechneten Termin gesetzt.

6. Ausgehend von den berechneten Terminen wird in der Bestellung der jeweilige Positionstermin zuzüglich Handlingdauer eingetragen.

Ware unterwegs und Wareneingang

Ware unterwegs

Ware unterwegs bezeichnet Ware, die der liefernde Mandant bereits ausgeliefert hat, die beim bestellenden Mandanten aber noch nicht eingetroffen ist. Beim liefernden Mandanten ist die Ware bereits im Lieferschein gebucht und die Reservierung im Auftrag ist erledigt.

Im Bestellmodul zeigt der Reiter Ware bestellt/unterwegs sowohl bereits versandte Ware als auch noch offene Positionen des liefernden Mandanten. Der Lieferscheinstatus wird ebenfalls angezeigt. Dadurch ist erkennbar, ob der liefernde Mandant den Lieferschein gerade erstellt.

Bei Teillieferungen können bestätigte Positionen mehrfach angezeigt werden.

Wareneingang über „Ware bestellt/unterwegs“ buchen

Im Reiter Ware bestellt/unterwegs können ausgewählte Positionen oder alle Positionen eines gewählten Lieferscheins direkt in die jeweilige Bestellung übernommen werden.

Mit der Übernahme werden alle oder nur die markierten Positionen des gewählten Lieferscheins als Wareneingang in die Bestellung gebucht.

Artikellieferanten übertragen

Artikellieferanten können von einem Mandanten in einen anderen kopiert werden. Das ist hilfreich, wenn Lieferantendaten in mehreren Werken verwendet werden sollen. Die Funktion ist von den Rechten im jeweiligen Mandanten abhängig.

Melden Sie sich im Zielmandanten an, öffnen Sie den gewünschten Artikel im Artikelstamm und wechseln Sie in den Reiter Artikellieferant. Wählen Sie den Eintrag eines anderen Mandanten aus und klicken Sie auf Eintrag kopieren. Dadurch wird der Artikellieferant in den aktuellen Mandanten übernommen.

Voraussetzung ist, dass sich der Lieferant in beiden Mandanten über die verknüpfte Partneradresse auf denselben Partner bezieht. Wenn das Kopieren wegen unterschiedlicher Partneradressen nicht möglich ist, müssen die Partner zuerst zusammengeführt werden.

Wenn ein Artikellieferant von einem Mandanten in einen anderen verschoben werden soll, kopieren Sie ihn zuerst in den Zielmandanten. Wechseln Sie danach über GoTo zum Eintrag im anderen HELIUM 5 Client und ändern oder löschen Sie ihn dort wie gewünscht.

Lief1Preis

Bei der Mehrmandanten-Lösung mit zentralem Artikelstamm wird von einem zentralen Einkauf für alle Artikel ausgegangen. Für die Ermittlung des Lief1Preises wird daher der aktuell gültige Preis ohne Mandantenzuordnung verwendet.

Abgrenzung zur Multi-Site-Verwaltung

HELIUM 5 stellt in der Mandantenverwaltung keine vollständige Multi-Site-Lösung bereit.

Folgende Funktionen sind nicht als Softwarelösung enthalten:

• beleglose Rechnungen zwischen Standorten

• Bedienung am Lager anderer Mandanten

• Umlagerung von Produktionsaufträgen zwischen Mandanten

• Inter-Company-Verrechnung