Dokumentenablage

In HELIUM 5 ist eine Dokumentenablage integriert. Die Dokumentenablage ist als Unterstützung Ihrer Verwaltung gedacht ist.

Belege, die mit HELIUM 5 erzeugt werden, werden automatisch in der Dokumentenablage abgelegt, wenn der Beleg ausgedruckt oder aktiviert oder versendet wird. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eigene Dokumente hinzuzufügen.

Automatische Ablage

Jedes beliebige interne Dokument kann automatisch archiviert werden. Es sind alle nicht zu archivierenden Dokumente in der Tabelle LP_DOKUMENTNICHTARCHIVIERT angeführt. Sollte nun ein Dokument archiviert werden, so entfernen Sie einfach den Reportnamen z.B. anf_anfrage.jasper aus der Liste.

Genauso umgekehrt, sollte ein Dokument nicht mehr archiviert werden, so fügen Sie bitte einfach den vollständigen Namen des Reports (inkl. .jasper) in der richtigen Groß-/Kleinschreibung in die Tabelle ein.

Zweiter Ablagepfad

Die Dokumente, die in der Dokumentenablage gespeichert werden können zusätzlich in einem Verzeichnis abgelegt werden. Stellen Sie dazu den Parameter ZUSAETZLICHER_DOKUMENTENSPEICHERPFAD entsprechend ein. Sie können hier ein Verzeichnis im Dateisystem verwenden.

Bitte achten Sie darauf, dass dieses Verzeichnis nur für entsprechende Personen zugänglich / freigegeben ist. Es werden hier ebenso vertrauliche Dokumente abgelegt (je nach Installation zum Beispiel UVA, Rechnungen, etc.).

Kein Archivierungspfad

Gegebenenfalls erhalten Sie nach Änderungen einen Hinweis zum Archivierungspfad. Das bedeutet, dass für ein Dokument kein programmtechnischer Archivierungspfad hinterlegt ist. Entweder wird die Archivierung abgeschaltet oder es muss ein Archivierungspfad für das Dokument gefunden werden.

Ansicht Dokumente

Bei aktivierter Dokumentenablage finden Sie in den meisten HELIUM 5 Auswahllisten das Dokumentenicon (weißes bzw. grünes Blatt mit Büroklammer) am rechten Rand der Auswahlliste. Durch Klick auf dieses Icon gelangen Sie in die Dokumentenverwaltung genau zum ausgewählten Datensatz.

Hier können Sie alle Versionen des Belegs anschauen. Diese Darstellung ist so organisiert, dass die neueste Version des Dokumentes immer oben ist. Am rechten Teil des Bildschirms sehen Sie die Detailinformationen des Dokuments. Wurde das Dokumente direkt aus HELIUM 5 erzeugt (z.B. eine Rechnung), so wird im unteren Fenster das Dokument inkl. Druckmöglichkeiten dargestellt. Hier kann die alte Version mit den alten Daten erneut ausgedruckt, abgespeichert und versendet werden.

Werden andere Dateiarten abgespeichert, so versucht HELIUM 5, eine Vorschau zu öffnen. Ist dies möglich, wird die Datei angezeigt. Andernfalls wird der Datei speichern unter Dialog gestartet. Alternativ verwenden Sie den Button, um die Datei in ihrem Dateisystem zu speichern. Dies bedeutet, dass in der Dokumentenablage beliebige Dateitypen abgelegt werden können. Grafikformate wie png, jpg, tiff und das HELIUM 5 interne Format werden sofort angezeigt. Für alle anderen Dateien wird wie oben beschrieben vorgegangen.

Ebenso können Sie die Datei aus der Dokumentenablage mit Klick auf  in Ihrem Dateisystem abspeichern - es öffnet sich das Fenster zur Auswahl des Ordners.

Anzeige von PDF-Dateien

Die Anzeige von PDF-Dateien erfolgt über einen internen PDF Viewer. Dieser kann leider nicht alle Funktionen vollumfänglich darstellen. Wenn Sie ungenaue Darstellungen in Ihren PDF-Dokumenten erkennen, öffnen Sie die Datei in einem PDF-Viewer Ihrer Wahl.

Neue Version

Um bei einem beliebigen Dokument eine neue Version zu hinterlegen gehen Sie auf den Ursprungsknoten und wählen ändern. Sie erzeugen damit automatisch eine neue Version Ihres Dokuments.

Ein einmal in die Dokumentenablage abgespeichertes Dokument kann nicht mehr gelöscht werden. Es kann dieses jedoch eine neue Version erhalten bzw. versteckt werden.

Neues Dokument

Zum Hinzufügen neuer Dokumente zu einem Datensatz wählen Sie über die Auswahlliste des jeweiligen Moduls die Dokumentenablage und klicken dann auf den Neuknopf. Alternativ können Sie auch Dokumente über die Twain-Schnittstelle importieren.

Bei der Ablage neuer Dokumente werden Sie aufgefordert, einen entsprechenden Namen und sowie Belegart und Gruppierung anzugeben. Zusätzlich muss die Sicherheitsstufe gewählt werden. Belegart und Gruppierung können unter System, Dokumente, obere Modulreiter Belegart bzw. Gruppen definiert werden.

Beim Einlesen neuer Dokumente über den Neu-Knopf kann der verwendete Pfad unter System, Arbeitsplatzparameter, DOKUMENTE_EINLESE_PFAD vorbesetzt werden. Dies bewirkt, dass auf diesem Arbeitsplatz immer dieser Pfad bei Klick auf Neu vorgeschlagen wird und dass nach dem Einlesen das gewählte Dokument gelöscht wird. Ist der Arbeitsplatzparameter nicht gesetzt, wird auch die Datei noch dem Einlesen nicht gelöscht. Wird bei vorbesetztem Pfad das Verzeichnis manuell gewechselt, so wird nach dem Einlesen trotzdem die Datei gelöscht. Diese Funktionalität ist vor allem für das direkte Einlesen von Scannern mit Netzwerklaufwerken gedacht. Achten Sie auch hier darauf, dass die Pfad mit den vorwärts gerichteten Schrägstrichen angegeben werden müssen, z.B. //Server1/Scan.

Mit dem Parameter DOKUMENTE_MAXIMALE_GROESSE können Sie die maximale Dateigröße von Dokumenten die hinterlegt werden definieren. Geben Sie hier die Größe in KB ein.

Dokumente per Drag and Drop in die Dokumentenablage ziehen

Die Drag and Drop Funktion der Dokumentenablage ermöglich das schnelle Hinzufügen von Dateien zu den Belegen in HELIUM 5. Dazu markieren Sie zum Beispiel in der Auswahlliste den Auftrag zu dem eine Datei hinzugefügt werden soll. Nun klicken Sie auf das Dokumentenablage-Icon , der untere Bereich des Dokumentenablagefensters ist nun dunkelgrau hinterlegt. Wechseln Sie zurück auf die Datei, die Sie einfügen wollen und ziehen diese in den grauen Bereich. Nun erscheint ein Dialog um die Eigenschaften der eingefügten Datei zu definieren, füllen Sie die gewünschten Felder aus und übernehmen Sie diese.

Somit ist die Datei mit dem Beleg verknüpft und in die Dokumentenablage von HELIUM 5 eingebunden.

Das Icon der Dokumentenablage in der Auswahlliste wird grün wenn Files hinterlegt sind - so können Sie schnell erkennen, wenn bei Belegen zusätzliche Dateien hinterlegt sind. Sobald Sie Schlagworte oder Ähnliches bei der eingefügten Datei (oder beim E-Mail) ändern, wird eine neue Version der Datei in der Dokumentenablage erzeugt.

Partner zuordnen

Geben Sie zu jedem Dokument an, auf wen es sich bezieht. Handelt es sich um ein unternehmensinternes Dokument, geben Sie sich selbst als Partner an.

Dokumente zu einem Partner finden

Im Modul Partner finden Sie über die Dokumentenablage einen schnellen Überblick über alle Dokumente, die diesem Partner zugeordnet sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in das Modul Partner.

2. Markieren Sie den gewünschten Partner-Datensatz und klicken auf das Icon Dokumentenablage.

3. Nun sehen Sie alle Belegarten aufgelistet und darin die Dokumente die zu den Belegen gehören mit deren Versionen.

E-Mails ablegen

E-Mails werden speziell behandelt. Diese erhalten den Betreff als Dateinamen, somit muss ein E-Mail, das Sie per Drag and Drop einfügen wollen einen Betreff haben. Anhänge von E-Mails werden ebenso in die Dokumentenablage als eigene Dateien eingebunden.

E-Mails aus Office 365

Bitten nutzen Sie die installierte Programmversion statt der Browserversion, um E-Mails aus Office 365 hinzuzufügen. Beachten Sie bitte auch, dass aktuell nur die Version 2011 unterstützt wird. Die Version finden Sie unter Start, Office Konto und dann Info zu Outlook.

Sicherheitsstufen

Um auch eventuell vertrauliche Dokumente in die Dokumentenablage aufnehmen zu können haben wir die Sicherheitsstufen eingeführt. Damit ein Mitarbeiter ein Dokument der jeweiligen Sicherheitsstufe sehen kann, muss er ein Recht für diese Sicherheitsstufe besitzen. Siehe dazu auch Rollenrechte, DOKUMENTE_SICHERHEITSSTUFE_..

Die Dokumente werden in einer eigenen Datenbank gesichert, welche in Ihr Sicherungskonzept zusätzlich mit aufgenommen werden muss.

Neu und ändern, sowie die Übersicht über alle angelegten Dokumente steht nur mit dem Modul Dokumentenablage zur Verfügung. Ohne diesem Modul können die automatisch durch das Drucken abgelegten Dokumente nur über die Auswahlliste einzeln dargestellt werden.

Die Sichtbarkeit der Dokumente ist über zwei Arten von Rechte gesteuert, wobei hier noch das Recht für das Modul System hinzukommt. Um die Dokumentenablage des jeweiligen Moduls aufrufen zu können, muss zumindest ein Leserecht für das jeweilige Modul gegeben sein. Als allgemeines Modul kommt hier noch das Modul System hinzu. D.h. wenn der Anwender auf das Modul zumindest ein lesendes Recht hat (LP_SYSTEM_R) so kann er von dort aus den unteren Modulreiter Dokumentenablage aufrufen und sieht den gesamten Modulbaum von dem aus Dokumente abgelegt wurden. D.h. wenn ein Modul gestartet werden kann, sieht der Anwender zumindest den Dokumentenbaum. Damit er/sie Einsicht in das Dokument bekommt muss für das Modul ein lesendes Recht gegeben sein und es muss das Recht für die Dokumentensicherheitsstufe des Dokumentes gegeben sein.

Sicherheitsstufe vorbesetzen

Wenn einem Benutzer durch seine Systemrolle nur reduzierte Rechte in den Sicherheitsstufen gegeben ist, so wird beim Vorbesetzen neuer Dokumente immer die höchste erlaubte Sicherheitsstufe des Benutzers verwendet.

Bei der Übertragung von Bilder durch die HVMA2 wird immer die niedrigste Stufe verwendet.