Rechnung

Mit dem Modul Rechnung erstellen und verwalten Sie Ihre ausgehenden Rechnungen. In diesem und den untergeordneten Kapiteln beschreiben wir Sammelrechnungen, Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, Reparaturrechnungen und Barverkaufsrechnungen. Wir erklären, wie Verkaufspreise ermittelt und Rabatte verwendet werden.

Status

Offene Rechnung sind alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. Eine Rechnung, die gebucht und an die FiBu übergeben wurde, ist offen, bis sie vollständig bezahlt ist.

Grunddaten

Im unteren Reiter Grunddaten definieren Sie die grundlegenden Daten für Rechnungen.

Rechnungstext

Unter Rechnungstext definieren Sie die Kopf- und Fußtexte der Rechnungen, jeweils für den beim Einstieg ausgewählten Mandanten.

Rechnungsart

Im Reiter Rechnungsart finden Sie die Liste der möglichen Rechnungsarten. Verwenden Sie diesen Reiter, um Übersetzungen zu pflegen.

Sie können eine deutsche Übersetzung angeben. Gegebenenfalls heißt die Gutschrift bei Ihnen Rechnungskorrektur. Geben Sie in diesem Fall die sprachabhängige Bezeichnung Rechnungskorrektur für die Art Gutschrift an.

Zahlungsart

Im Reiter Zahlungsart finden Sie die Liste der möglichen Zahlungsarten. Verwenden Sie diesen Reiter, um Übersetzungen zu pflegen.

Gutschrifttext

Unter Gutschrifttext definieren Sie die Kopf- und Fußtexte der Gutschriften, jeweils für den beim Einstieg ausgewählten Mandanten.

Gutschriftsgrund

Definieren Sie optionale Gründe für das Erstellen einer Gutschrift. Sie können die Gutschriftsgründe bei Bedarf auswerten.

Mindermengenzuschlag

Eine Erklärung zum Mindermengenzuschlag finden Sie im Kapitel Kunde.

Kopfdaten

Um eine neue Rechnung anzulegen, klicken Sie auf das Modul Rechnung. In der nun offenen Auswahl klicken Sie auf Daten aus einem bestehenden Angebot, Auftrag, Lieferschein oder aus einer bestehenden Rechnung übernehmen. Wenn Sie eine Rechnung ohne Bezug zu einem anderen Beleg erstellen möchten, klicken Sie auf Neu.

Geben Sie in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zur Rechnung ein.

Art

Wählen Sie die Rechnungsart, in der Regel Rechnung. Details zu Anzahlungs- und Schlussrechnungen finden Sie im Kapitel Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung.

Belegdatum

Gegebenenfalls müssen Rechnungen oder Gutschriften rückdatiert werden und gleichzeitig muss die Durchgängigkeit der Belegnummern sichergestellt werden. Dafür können Sie in HELIUM 5 das Belegdatum überschreiben. Direkt während des Neuerfassens kann das Belegdatum geändert werden. Wurde die Rechnung bzw. Gutschrift bereits erstellt und abgespeichert, so kann das Belegdatum nur mehr innerhalb des Geschäftsjahres verändert werden.

Beim Rückdatieren wird die Rechnungsnummer entsprechend dem definierten Nummernkreis in das alte Jahr verschoben wird.

Verwenden Sie den Parameter BEWEGUNGSMODULE_ANLEGEN_BIS_ZUM, um die Änderung des Belegdatums einzuschränken.
Wert > 0: Belege können bis zum angegebenen Tag im alten Monat angelegt werden
Wert = -1: innerhalb des aktuellen und alten GJ (sofern nicht bereits durch FiBu gesperrt)
Wert < -1: legt die Tage fest, die vom aktuellen Datum zurückgerechnet werden. In diesem Zeitraum können Belege angelegt werden.

Mit dem Recht FB_CHEFBUCHALTER kann das Belegdatum bei Angebot, Eingangsrechnung, Lieferschein und Rechnung zu einem fast beliebigen Datum angelegt werden.

Eventuell müssen Sie zum Beispiel nach dem Jahreswechsel mehrere Rechnungen für das alte Geschäftsjahr anlegen. Um nun nicht immer für jede neue Rechnung das Datum entsprechend ändern zu müssen, steht im Rechnungsmodul unter Extras, Neu Datum die möglich der Vorbelegung eines anderen Rechnungsdatums zur Verfügung.

Das hier eingegebene Datum wird solange verwendet, bis entweder das Rechnungsmodul geschlossen wird oder das Neu Datum wieder gelöscht wird. Dies gilt auch für die Funktionen Rechnung aus Auftrag oder Lieferschein.

Auftrag

Geben Sie optional an, auf welchen Auftrag sich Ihre Rechnung bezieht.

Kunde

Geben Sie unter Kunde die Rechnungsadresse an. Wenn Sie eine Rechnung aus einem vorhergehenden Beleg erstellen, wird der Kunde automatisch gefüllt.

Gegebenenfalls ist das Land des Rechnungsempfängers ein anderes als das Land der Lieferadresse. Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

• Erstellen Sie einen Lieferschein mit der korrekten Lieferadresse und der korrekten Rechnungsadresse.

• Legen Sie für die Rechnungsadresse ein eigenes Debitorenkonto angelegt werden, da damit auch die andere Steuerkategorie für das andere Land definiert wird.

Vertreter

Geben Sie als Vertreter den hausinternen Mitarbeiter an, der die Verantwortung für den Umsatz trägt. Der Vertreter ist der Provisionsempfänger.

Wenn nach der Aktivierung auffällt, dass der falsche Vertreter angegeben ist, so finden Sie in der Rechnung unter Bearbeiten den Menüpunkt Vertreter ändern. Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus, klicken auf den Menüpunkt Vertreter ändern und wählen den gewünschten Vertreter aus.

Statistikadresse

Mit der Statistikadresse steuern Sie die Verrechnung an zentrale Stellen wie zum Beispiel Einkaufsgemeinschaften oder bei Vereinbarungen mit Gebietshändlern.

Als Lieferadresse ist der Kunde hinterlegt, Sie berechnen jedoch an die zentrale Rechnungsadresse. Daher wird bei der Überleitung eines Lieferscheines in die Rechnung die Lieferadresse als Statistikadresse vorgeschlagen. Für die Auswertungen kann immer wieder auf die alternative Auswertung anhand der Statistikadresse zurückgegriffen werden.

Um die Statistikadresse nachträglich anzupassen, nutzen Sie bitte im Menü, Bearbeiten, Statistikadresse ändern.

Währung und Kurs

In HELIUM 5 werden Rechnungsbeträge und Zahlbeträge sowohl in der Belegwährung als auch in der Mandantenwährung abgespeichert. Die Umrechnung erfolgt jeweils zum Kurs des Buchungsdatums. Das bedeutet, dass für die Umrechnung des Rechnungsbetrages von der Fremdwährung in die Mandantenwährung das Datum der Belegdatum der Rechnung verwendet wird. Für die Umrechnung des Zahlungsbetrages wird das Datum der jeweiligen Zahlung verwendet. Daraus werden nun die Kursdifferenzen ersichtlich. Um Kursdifferenzen zu sehen, wird die Errechnung des Zahlbetrages für die Auswertungen Journale zur Basis des Kurses der Rechnung mit übergeben. Um die Kursdifferenzen aufzuzeigen wird zusätzlich der anhand des Kurses des Zahlungsdatums errechnete Betrag in Mandantenwährung in den Journalen mit angedruckt.

Die Angabe der Kursdifferenzen steht nur für Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen zur Verfügung.

Gegebenenfalls müssen Sie eine zweite Währung ausweisen. Definieren Sie dazu bitte im System, Mandant, Vorbelegungen2 die zusätzliche Rechnungswährung. Damit werden, zum jeweils aktuell hinterlegten Kurs, der Nettobetrag, die Steuersätze und die Bruttobeträge auch in die andere Währung umgerechnet. Die zweite Währung hat keinerlei Auswirkung und wird ausschließlich für den Ausdruck verwendet.

Achten Sie auf gültige Kurse, damit Ihre Auswertungen aussagekräftig sind.

Wird der Kurs in den Kopfdaten in Rot angezeigt, so weicht der in der Rechnung hinterlegte Wechselkurs zum aktuell in der Währungstabelle eingetragenen Umrechnungskurs ab.

Bruttowert, Bezahlt, Erledigt

Im unteren Teil der Kopfdaten werden Ihnen der Bruttowert, der bereits bezahlte Wert und ein Hinweis, ob der Vorgang bereits erledigt ist, angezeigt. Es handelt sich ausschließlich um eine Anzeige zu Ihrer Information.

Reverse Charge

Verwenden Sie die Auswahl, um auf der Rechnung den Text für die Umkehr der Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger anzudrucken.

Wenn Sie ohne Reverse Charge wählen, wird die Umsatzsteuer berechnet und auf der Rechnung ausgewiesen.

Wenn Sie eine Reverse Charge Art wählen, wird keine Umsatzsteuer gebucht. Es wird ein zur Art passender Text angedruckt, der auf den Übergang der Umsatzsteuerschuld an den Leistungsempfänger verweist.

Die Angabe des Reverse Charge Verfahrens kann auch für die Gutschrift angewandt werden. Die Gutschrift wird dann ohne Ausweis der Mehrwertsteuer erstellt.

Das Reverse Charge Verfahren wird für Rechnungen in das EU-Ausland angewandt, wenn Leistungen verrechnet werden. Das Verhalten ist grundsätzlich gleich wie im Inland, nur wird ein anderer Text angedruckt.

In beiden Fällen werden zu Ihrer und Ihres Kunden Information die Steuersätze je Position angedruckt und auch die daraus errechneten Mehrwertsteuer-Basisbeträge. Diese werden angedruckt um die richtige Buchung je noch Steuersatz in Ihrer Fibu zu ermöglichen. Sie werden für die Rechnungssumme nicht mitgerechnet.

Mahndatum und Mahnstufe

Wurde die Rechnung bereits gemahnt, werden das Datum der aktuellen Mahnung und die Mahnstufe der aktuellen Mahnung angezeigt.

Wurde die Rechnung bereits mehrfach gemahnt, wird das Datum der zuletzt erstellten Mahnung und die Mahnstufe der zuletzt erstellten Mahnung angezeigt.

Mahnsperre bis

Sie haben die Möglichkeit, unter Bearbeiten → Mahnsperre bis eine entsprechende Sperre einzutragen.

Diese Sperre wirkt im Mahnwesen und in der Liquiditätsvorschau. Zusätzlich kann hier auch noch ein Kommentar mit angegeben werden. Der Kommentar wird in den Mahnungen mit angezeigt. D.h. wenn kein Datum der Mahnsperre angegeben wird, so kann hier ein Hinweis hinterlegt werden, welcher beim jeweiligen Mahnlauf angezeigt wird.

Lager

HELIUM 5 interpretiert Rechnungen, die keinen Lieferschein enthalten, als Direktverkäufe. Die berechnete Ware wird deshalb direkt vom Lager abgebucht. Das in den Kopfdaten definierte Lager gibt an, von wo Direktverkäufe abgebucht werden sollen.

Positionen

Um eine neue Position hinzuzufügen klicken Sie auf  Neu wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten), geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf  Speichern. Gehen Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.

Lieferscheine berechnen

Um einen oder mehrere Lieferscheine zu verrechnen, klicken Sie bitte auf Rechnung aus Lieferschein erstellen in der Auswahlliste der Rechnungen. Um mehrere Lieferschein auf einmal zu übernehmen, markieren Sie die gewünschten Lieferscheine und drücken Sie danach Enter/Eingabetaste bzw. den grünen Haken. Wurden mehrere Lieferscheine ausgewählt, welche von der Rechnungsadresse her nicht zusammenpassen, so wird nur der erste Lieferschein übernommen.

Wurde ein Lieferschein in eine Rechnung eingebunden, so kann er nur mehr von der Rechnung aus verändert werden. Gehen Sie dazu in die Rechnung, Positionen und stellen Sie den Cursor auf den zu ändernden Lieferschein. Nun wechseln Sie auf den Reiter Sicht Lieferschein. Hier können Sie nun Preise sowie Rabattsätze und Steuersatz der einzelnen Lieferscheinposition verändern.

Die Änderung der gelieferten Mengen ist nicht zulässig. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Lieferschein vor der Einbindung in die Rechnung abgeändert werden.

Üblicherweise werden die Lieferscheine in der Reihenfolge der Übernahme in die Rechnung eingetragen. Mit dem Parameter LIEFERSCHEIN_UEBERNAHME_NACH_ANSPRECHPARTNER kann eingestellt werden, dass diese automatisch nach den Ansprechpartnern der Lieferscheine sortiert werden.

Es können Lieferscheine unterschiedlicher Rechnungsadressen verrechnet werden. Dazu muss das Land des Lieferscheins gleich sein. In den Rechnungspositionen können Lieferscheine unterschiedlicher Rechnungsadressen ausgewählt werden, setzen Sie bei der Auswahl dazu den Haken bei alle Rechnungsadressen.

Gegebenenfalls entdecken Sie einen Tippfehler in einem der berechneten Lieferscheine. Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

1. Löschen Sie dem Lieferschein zunächst wieder aus der Rechnung, indem Sie das rote X klicken. → Der Lieferschein wechselt vom Status "verrechnet" in "geliefert".

2. Korrigieren Sie den Lieferschein. Editieren und speichern setzt den Status auf offen. Nochmals editieren setzt den Status auf angelegt zurück.

3. Drucken bzw. aktivieren Sie den Lieferschein drucken, damit der Status "geliefert" ist.

4. Da die Rechnung bereits angelegt wurde, wechseln Sie in die Positionen der Rechnung.

5. Fügen Sie eine neue Position mit der Art "Lieferschein" hinzu. Wählen Sie den korrigierten Lieferschein aus.

6. Gegebenenfalls kontrollieren Sie über Sicht Auftrag.

Auftragspositionen übernehmen

Durch die Verknüpfung einer Rechnung mit einem Auftrag wird in erster Linie eine Definition hergestellt, mit der besagt wird, dass dieser Auftrag, (teilweise) durch diese Rechnung verrechnet / ausgeliefert wird. Sie werden daher automatisch in den oberen Reiter Sicht Auftrag geführt. Hier finden Sie alle offenen Auftragspositionen. Übernehmen Sie die gewünschten Positionen aus dem Auftrag in die Rechnung, gegebenenfalls auch nur mit Teilmengen. Nur dadurch wird auch die offene Postenverwaltung des Auftrags entsprechend aktualisiert.

Werden zusätzliche Positionen in die Rechnung unter Sicht Positionen eingetragen, so sind dies zusätzliche Positionen, welche die offene Postenliste des Auftrags nicht verändert. Sollte im Auftrag die gleiche Position enthalten sein, so wird die offene Auftragsmenge dadurch nicht geändert, was auch durch eine entsprechende Meldung angezeigt wird.

Mit dem Icon im oberen Modulreiter Sicht Auftrag können alle lieferbaren und noch offenen Positionen des Auftrags mit einem Klick in die Rechnung übernommen werden.

Wenn aus einem Auftrag ein Lieferschein erstellt wird, werden die Auftragspositionen mit dem Lieferschein erfüllt. Eine direkte Rechnung ist dann nicht mehr möglich. Verrechnet Sie in diesem Fall den Lieferschein.

Texteingaben vom Auftrag in die Rechnung übernehmen

Da die Texteingaben keine lieferbaren Positionen sind, werden die Texteingaben nicht automatisch mit in die Rechnung übernommen. Um die einzelnen Texteingaben zu übernehmen, wählen Sie die Texteingabe aus und klicken auf ändern und speichern. Damit wird diese Auftragsposition in die Rechnung übernommen.

Rechnung aus Rechnung

Wenn eine Rechnung per 'Daten aus bestehender Rechnung übernehmen' kopiert wird, werden alle Positionen, die auftragsbezogen sind, ausgelassen. Da diese Positionen schon in der vorigen Rechnung verrechnet wurden, werden sie nicht noch einmal in die neue Rechnung übernommen.

Wenn eine Fremdwährungsrechnung kopiert wird, bleiben die damaligen Fremdwährungspreise erhalten. In den Kopfdaten kann die Währung nur mehr dann geändert werden, wenn keine mengenbehafteten Positionen vorhanden sind.

Sicht Auftrag und Sicht Lieferschein

Mit den Reitern Sicht Auftrag bzw. Sicht Lieferschein können Sie die Auftrags- bzw. Lieferscheinpositionen einsehen. "Sicht Lieferschein" wird aktiv, sobald eine Lieferschein-Position selektiert wird. Diese Aktivierung bleibt aufrecht, solange die Selektion einer Lieferschein-Position nicht aufgehoben wird.

Die Reiter "Aufträge" und "Sicht Auftrag" sind aneinander gekoppelt. Der Reiter "Aufträge" wird grundsätzlich aktiviert, wenn eine Rechnung ausgewählt wurde, die mindestens einen Auftrag beinhaltet. "Sicht Auftrag" ist klickbar, wenn ein Auftrag selektiert wurde.

Man kann dabei drei Fälle unterscheiden:

1. Die Rechnung hat keinen Auftragsbezug → Die Reiter "Aufträge" und "Sicht Auftrag" sind deaktiviert.

2. Die Rechnung bezieht sich auf genau einen Auftrag → Der Reiter "Aufträge" ist aktiviert, der einzig vorhandene Auftrag wird vorselektiert. Somit ist auch "Sicht Auftrag" automatisch aktiviert.

3. Die Rechnung bezieht sich auf mehr als einen Auftrag → Der Reiter "Aufträge" ist aktiviert, es ist kein Auftrag vorselektiert. Somit ist der Reiter "Sicht Auftrag" deaktiviert, bis der ein Auftrag selektiert wird.

Konditionen

Versteckter Aufschlag und allgemeiner Rabatt

Es besteht die Möglichkeit in den Lieferscheinen einen allgemeinen Rabatt und einen versteckten Aufschlag zu vergeben und die gleichen Möglichkeiten gibt es auch in der Rechnung. Rabatt und versteckter Aufschlag aus der Rechnung gelten ausschließlich für die Rechnungspositionen. Für Lieferscheinpositionen greift der Rabatt aus den Konditionen des Lieferscheines.

Sie haben dadurch die Möglichkeit, unterschiedlich rabattierte Lieferscheine in einer Rechnung zu verrechnen.

Allgemeiner Rabatt vs. Skonto

Gegebenenfalls müssen Sie entscheiden, ob Sie einen allgemeinen Rabatt erfassen oder Skonto gewähren. Der wesentliche Unterschied wirkt vor allem in den Umsatzstatistiken und in den Betrachtungen für die Umsatzsteuerverprobung.

Eine Rechnung mit allgemeinem Rabatt ist eine Rechnung, deren Wert reduziert wurde. Die Umsatzsteuer und alle Statistiken, Deckungsbeiträge etc. berücksichtigen diesen Rabatt. Es entsteht dadurch kein Skontoaufwand.

Wird auf eine Rechnung Skonto gewährt, so ist dieser zusätzliche Aufwand in den Statistiken nicht enthalten. Zusätzlich erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuer auf Basis des Rechnungsbetrages. Erst nach Zahlung darf der Skontoaufwand berücksichtigt werden.

Ergibt zwar im Endeffekt den gleichen Zahlungseingang, aber alle Kalkulationen gehen vom höheren Betrag aus, auch Ihre Liquiditätsplanung. Zusätzlich ist die abzuführende Umsatzsteuer höher. Der Differenzbetrag wird erst mit dem Zeitpunkt der Kundenzahlung durch den Skontoaufwand wieder rückerstattet.

Beispiel: Sie berechnen 1000 EUR, der Steuersatz beträgt 20%.

Bei 10% allgemeinem Rabatt:
Netto abzüglich Rabatt: 900,- EUR
20% MwSt: 180,- EUR
Rechnungsendbetrag: 1080,- EUR

Bei 10% Skonto:
Netto: 1000,- EUR
20% MwSt: 200,- EUR
Rechnungsendbetrag: 1200,- EUR
Skontobetrag: 120,- EUR

Kopf- und Fußtext

Der Kopftext und der Fußtext werden aus den Grunddaten übernommen. Sie können Kopf- und Fußtext für jede Rechnung verändern.

Umsatzübersicht

Im Reiter Umsatzübersicht erhalten Sie einen Überblick über den Status Ihrer Ausgangsrechnungen. Die Umsatzübersicht ist in drei Gruppen geteilt, pro Gruppe wird die Bruttosumme und die Nettosumme angezeigt.

Der Vorjahres und die Gesamtsumme des gewählten Jahres stehen als Vergleich zur Verfügung. Je nach Einstellung sind die Gutschriften bereits berücksichtigt.

Gruppe Offene

In der Gruppe Offene sehen Sie die offenen Beträge aller Ausgangsrechnungen. Als Stichtag für die Zahlung gilt dabei das aktuelle Datum.

Bei Schlussrechnungen wird auch der in den Anzahlungsrechnungen enthaltene Betrag berücksichtigt wird. Der offene Zahlbetrag einer Schlussrechnung ist immer um den in den Anzahlungen enthaltene Betrag reduziert. Der Zahlungsstatus der offenen Anzahlungsrechnungen ist bei diesen berücksichtigt.

Gruppe Umsatzübersicht

In der Gruppe Umsatzübersicht sehen Sie die Summe Ihrer Ausgangsrechnungen ohne Anzahlungsrechnungen.

Gruppe nicht abgerechnete Anzahlungen

In der Gruppe nicht abgerechnete Anzahlungen sehen Sie die Summe Ihrer Anzahlungsrechnungen. Noch nicht in eine Schlussrechnung eingebundenen Anzahlungsrechnungen sind ebenfalls enthalten.

Auswertungen

Journal offene Rechnungen

Mit dem Journal offene Rechnungen können Sie alle offenen Rechnungen zu einem Stichtag filtern.

Sollten Sie eine Fehlermeldung zur Fälligkeit sehen, prüfen Sie die Mahnstufen und die Zahlungsziele für den Mandanten. Stellen Sie sicher, dass die Mahn- und Zahlungsziele korrekt berechnet werden können.

Nicht zugeordnete Fibu-Belege mitandrucken

Wenn das Journal der offenen Rechnungen nach Kunden, bzw. Lieferanten bei den Eingangsrechnungen sortiert ausgedruckt wird, so können, bei integriertem Finanzbuchhaltungsmodul auch die nicht zugeordneten Finanzbuchhaltungsbelege mit angedruckt werden. Es werden in dieser offenen Postenliste aus Sicht des ERP Teiles, die in den Debitoren- bzw. Kreditorenkonten verbuchten Beträge, welche keinen Bezug zu den automatischen Belegen (Rechnung, Gutschrift, Eingangsrechnung, Zusatzkosten) haben aufgelistet. Dies dient vor allem Ihrer Sicherheit, dass alle Beträge gleichlautend verbucht sind und nicht eventuelle Vorauszahlungen ohne Beleg in der Jahresbetrachtung vergessen würden. In diese Betrachtung werden nur diejenigen Geschäftsjahre mit aufgenommen, die noch nicht abgeschlossen sind.

Journal Umsatz

Alternativ zum Reiter Umsatzübersicht steht das Journal Umsatz zur Verfügung. Mit dem Journal Umsatz haben Sie Anpassungs- und Filtermöglichkeiten. Es ist dafür das Recht PART_KUNDE_UMSAETZE_R erforderlich.

Mit DB-Betrachtung

Die Auswertung mit DB-Betrachtung liefert eine Spalte mit dem aktuellen Deckungsbeitrag im jeweiligen Monat.

Ohne andere Mandanten

Die Auswertung ohne andere Mandanten berücksichtigt Erlöse nicht, wenn sie an einen anderen Mandanten verrechnet wurden.

Incl. offene zum Monatsletzte

Die Auswertung inklusive offene zum Monatsletzten zeigt die Entwicklung der Summe der offenen Rechnungen zum jeweiligen Monatsletzten.

Journal Warenausgang

Das Warenausgangsjournal gibt Ihnen eine umfangreiche Auswertung über die Warenausgänge. Zusätzlich können Sie das Warenausgangsjournal benutzen für:

• Provisionsabrechnung und Vertreterprovision. Details finden Sie im Kapitel Provisionsabrechnung.

• Beurteilung der eigenen Termintreue mit Begründung. In der Verteilung sehen Sie, wie viele Ihrer Lieferungen termingerecht bzw. mit Terminüberschreitungen an Ihre Kunden ausgeliefert wurden. In der Auswertung der Termintreue werden nur Lieferungen, die auf einer Auftragsbestätigung basieren, berücksichtigt.

Journal Zusammenfassende Meldung ZM

Unter Journal → Zusammenfassende Meldung finden Sie die für die Finanzamtsmeldung erforderliche Auswertung für den von Ihnen angegebenen Zeitraum. In der Auswertung sind nur diejenigen Rechnungen angeführt, bei deren Kunden die Länderart EU-Ausland mit UID Nummer definiert ist. Bei der Zusammenfassenden Meldung gehen wir davon aus, dass Sie die Meldung in Ihrer Mandantenwährung abgeben.

Info Materialeinsatz

Verwenden Sie die Auswertung Materialeinsatz, wenn es für Sie wichtig ist zu wissen, welches Rohmaterial für welche Rechnung verwendet wurde. Hier werden detailliert alle Positionen aufgeführt, welche für die Produktion der Artikel dieser Rechnung erforderlich waren. Zusätzlich wird am Ende eine Zusammenfassung angezeigt. Sollte hier kein Materialeinsatz auf Lose angezeigt werden, so wurde auch kein Material in die jeweiligen Lose gebucht.

Setzen Sie den Haken Nachkalkulation, um eine Deckungsbeitragsauswertung über das verwendete Material sowohl auf der einzelnen Rechnungsposition als auch auf die gesamte Rechnung zu ermitteln.

Verwenden Sie die Auswertung Materialeinsatz, wenn Sie ohne Auftrag fertigen und trotzdem wissen möchten, welchen Deckungsbeitrag Sie erzielt haben.

Extras Zahlungsplan

Gegebenenfalls werden Rechnungen in monatlichen Raten zu einem bestimmten Stichtag bezahlt. Um dies zu definieren verwenden Sie Extras → Zahlungsplan. Geben Sie hier den geplanten monatlichen Zahlbetrag ein und auch den Tag des Monates an dem Sie die Zahlung erwarten.

Der Zahlungsplan ist rein für die Liquiditätsvorschau gedacht und hat sonst keine Auswirkungen. Ist ein Zahlungsplan eingetragen, so wird diese Planung für die Liquiditätsvorschau verwendet.

Tipps und Tricks

Meldung nicht verrechenbar

Wenn Sie beim Verrechnen eines Lieferscheins die Meldung "nicht verrechenbar" erhalten, handelt es sich um einen nicht verrechenbaren Lieferschein, z.B. für kostenlose Garantielieferungen. Stellen Sie die Verrechenbarkeit des Lieferscheins im Reiter Konditionen des Lieferscheins um.

Meldung Sachkonten fehlerhaft

Wenn beim Ausdruck der Rechnung eine Meldung zur Prüfung der Sachkonten erscheint,so bedeutet dies, dass kein Umsatzsteuerbetrag anhand der Rechnung ermittelt wurde, aber die Buchung auf ein Konto erfolgen sollte, dessen Ust-Art z.B. auf Inland Normalsteuer steht. Dies kommt manchmal vor, wenn zuerst ein ausländischer Kunde (Interessent) ohne UID Nummer angelegt wird und bei diesem dann im Auftragsfalle die UID Nummer nachgetragen wird.

Prüfen Sie in diesem Fall die Steuerkategorie des Debitorenkontos. Prüfen Sie, ob die Kontendefinition des angegebenen Erlöskontos zur Rechnung passt. Gegebenenfalls ist auch die UVA-Art des Kontos zu korrigieren.

Stellen Sie sicher, dass der Rundungsartikel über die Artikelgruppe auf ein Konto zeigt, welches als UVA-Art nicht zutreffend hinterlegt hat.

Meldung Nettodifferenzbetrag zu hoch

Sie erhalten die Meldung, dass der Nettodifferenzbetrag zu hoch ist, wenn interne Rundungsdifferenzen zu hoch werden. Bei der integrierten Finanzbuchhaltung kann es zu kleinen Centdifferenzen kommen. Diese werden automatisch ausgeglichen und der Buchung mit dem höchsten Betrag zugewiesen. Ist diese Differenz aber zu groß, so liegt der Verdacht nahe, dass auch weitere Daten falsch sind. Daher wird die Buchung nicht durchgeführt.

Bei falschen oder unvollständigen Definitionen von Setartikeln kann dies vorkommen, sodass die Verteilungsrechnung der Setpositionen NICHT durchgeführt werden kann. Hinterlegen Sie bei allen Setpositionen einen Verkaufspreis, damit die Berechnungen im Hintergrund besser ausgeführt werden können.

Meldung zu Steuersätzen

Um Sicherheit, vor allem bei der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung, zu schaffen, wird eine Fehlermeldung ausgegeben, wenn die Steuersätze aus dem Kunden nicht mit den Steuersätzen aus der Rechnung übereinstimmen. Die Situation kann durch Kopieren von Rechnungen eines Kunden aus dem Inland und dem anschließenden Abändern in einen Kunden aus dem Ausland vorkommen. Sollten Sie eine Meldung zu Steuersätzen sehen, überprüfen Sie bitte die Mehrwertsteuersätze der Positionen und nehmen gegebenenfalls die Änderungen gemäß der Definition im Kunden vor.

Texte für innergemeinschaftliche Lieferung und Drittlandslieferung

Beim Rechnungsdruck wird automatisch der Status des Lieferlandes anhand des Länderkennzeichens erkannt. Als zusätzliche Information wird das EU-Mitgliedsdatum ausgewertet. Das EU-Mitgliedsdatum muss für die jeweilige Länderkennung im System unter System, Land definiert werden.

Grundsätzlich wird unterschieden ob das Lieferland und das Mandantenland gleich sind. Ist es nicht gleich, so wird es als Auslandsrechnung behandelt. Ist es eine Auslandsrechnung, so wird anhand des Eintrags "EU Mitglied seit" und des Rechnungsdatums entschieden, ob eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine Drittlandslieferung vorliegt. Je nach dem wird der Text der innergemeinschaftlichen Lieferung oder der vereinfachten Warenlieferung angedruckt.

Sie können die Texte mit der Reportbearbeitung verändern. Die Texte befinden sich im Report rech_rechnung_summary.

Wiederholende Aufträge verrechnen

Mit der Funktion Extras → Wiederholende Aufträge verrechnen werden für alle noch nicht verrechneten Wiederholenden Aufträge Rechnungen erstellt. Diese auftragsbezogenen Rechnungen können vor der Verrechnung verändert werden.

Es erscheint ein Dialog, in dem das Vorfälligkeitsdatum eingegeben werden kann. Geben Sie hier den Stichtag ein, zu dem die Wiederholaufträge überprüft werden sollen. Alle Rechnungen werden zu diesem Datum angelegt.

Gedacht ist diese Funktion um zum Beispiel am Abend des Monatsletzten bereits die Rechnungen für den Ersten des Folgemonates erstellen zu können.

Ob im jeweiligen Monat für einen Auftrag bereits eine automatische Wiederholende Rechnung erstellt wurde, wird anhand des in den Kopfzeilen (Konditionen) hinterlegten Textes entschieden. Ist hier kein oder ein falscher Text eingegeben, so wird dies NICHT erkannt und durch den Automatismus eine weitere Wiederholende Rechnung angelegt.

Gegebenenfalls möchten Sie zu einem Wiederholenden Auftrag sofort manuell eine Rechnung erstellen. Stellen Sie in diesem Fall den Wiederholungsbeginntermin auf den nächsten gewünschten Verrechnungstermin.

Verwenden Sie Alle Rechnungen drucken, um alle erzeugten Rechnungen gleichzeitig zu drucken.

Monatsrechnungen

Unter Extras → Monatsrechnungen erstellen steht eine Funktion für die automatische Verrechnung von Lieferscheinen zur Verfügung. Es werden damit monatliche Sammelrechnungen für diejenigen Kunden erstellt, bei denen unter Konditionen im Modul Kunden Monatsrechnung angehakt ist.

Die Monatsrechnung wird für einen Kunden unter folgenden Voraussetzungen erstellt:

• Grundsätzlich gilt die Rechnungsadresse des Lieferscheines.

• Ein / die Lieferschein(e) wurde(n) erstellt und dieser ist im Status geliefert.

• Beim Kunden ist unter Konditionen Monatsrechnung angehakt.

• Gibt es im aktuellen Monat noch keine Rechnung für diesen Kunden, welche im Status angelegt ist, so wird eine neue Rechnung erstellt und der Lieferschein in die Rechnung übernommen. Das Rechnungsdatum ist das Anlage Datum der Rechnung.

• Gibt es in diesem Monat für diesen Kunden bereits eine angelegte Rechnung, so wird die Rechnung um den neuen Lieferschein ergänzt.

• Der jeweilige Lieferschein ist damit verrechnet.

Die Grenzen maximaler Rechnungswert und maximale Rechnungspositionen werden bei Monatsrechnungen nicht berücksichtigt.

Alle Lieferscheine automatisch berechnen

Unter Extras → offene Lieferscheine können alle Lieferscheine, welche im Status geliefert sind, verrechnet werden. Zusätzlich wird vor der Verrechnung das Lieferscheindatum abgefragt bis zu dem diese verrechnet werden sollten. Der Standardwert für das Datum ist das aktuelle Datum minus 2 Tage. Bei der Abfrage des Lieferscheindatums kann zusätzlich auch die Verrechnung nur einer Rechnungsadresse ausgewählt werden.

Bei der Verrechnung werden folgende Einstellungen berücksichtigt.

Parameter MAXIMALER_NETTO_RECHNUNGSWERT

Mit dem Parameter MAXIMALER_NETTO_RECHNUNGSWERT begrenzen Sie den Rechnungsbetrag. In der Standardeinstellung ist diese Grenze abgeschaltet.

Max. RE-Pos.

Mit den maximalen Rechnungspositionen steuern Sie, wie viele Positionen maximal erlaubt sind. Sie tragen diesen Wert in den Kundeneigenschaft im Reiter Konditionen ein.

Wenn Sie Lieferscheine berechnen, so ist die maximale Positionsanzahl die maximale Anzahl von Lieferscheinen. Lieferscheine werden nicht aufgetrennt, es muss immer mindestens ein Lieferschein berechnet werden.

Bei der Neuanlage eines Kunden ist dieses Feld leer, womit alle Lieferscheine in eine Rechnung übernommen werden.

je LF

Manche Kunden akzeptieren Rechnungen nur für jeweils eine Lieferadresse. Damit auch dies bei der automatischen Verrechnung der Lieferscheine berücksichtigt werden kann, haken Sie je LF an.

Monatsrechnung

Ist für den Kunden im Reiter Konditionen Monatsrechnung angehakt, so wird er in diesem Lauf der Verrechnung der gelieferten Lieferscheine nicht berücksichtigt.

nicht verrechenbar

Ist ein Lieferschein als nicht verrechenbar gekennzeichnet, so wird er in dieser Übernahme auch nicht verrechnet.

Lieferscheine, deren Rechnungsadresse einen Kunden mit "Monatsrechnung" haben, werden nicht verrechnet. Weiters werden als nicht verrechenbar gekennzeichnete Lieferscheine auch nicht verrechnet.

Alle Lieferscheine automatisch berechnen und Staffelpreise berücksichtigen

Gegebenenfalls erhalten Sie von Ihren Kunden mehrere zu veredelnde Teile am gleichen Tag für verschiedenste Kommissionen. Gegebenenfalls haben Sie die Vereinbarung, dass die Verkaufspreise für diese Arbeiten je nach der erhaltenen Tagesmenge berücksichtigt werden.

Um dies abbilden zu können, verwenden Sie Menü Extras → "offene LS mit AB-Staffelpreisen verrechnen". Die dahinter liegende Logik, der dahinter liegende Ablauf ist folgende:

1. Es wird der Stichtag abgefragt.

2. Es erscheint eine Listen von Kunden-Rechnungsadressen, welche zum Stichtag offene Lieferscheine haben.

3. Nachdem ein Kunde ausgewählt wurde, wird nun wenn der Kunde

   1.  "bekommt Sammelrechnung" in den Konditionen angehakt hat, je eine Rechnung für alle Lieferscheine angelegt.

   2.  "bekommt Sammelrechnung" in den Konditionen nicht angehakt hat, eine Rechnung pro Lieferschein angelegt.

   3. Sammelrechnung nicht zur Verfügung steht, dann nach Auftrag getrennt je eine Rechnung angelegt.

4. Die Preise der Lieferscheinpositionen werden automatisch angepasst. Je Lieferscheinposition wird über den zugehörigen Auftrag und dessen Belegdatum die Summe der Auftragspositionsmengen für den gleichen Artikel und Kunden zum Auftragsbelegdatum verwendet, um den VK(Staffel)preis zu ermitteln.

Wenn in einem Lieferschein einen Artikel ohne VK-Preisbasis eingetragen ist, wird dieser Lieferschein nicht verrechnet.

Rechnungen aktivieren

Gegebenenfalls möchten Sie Rechnungen spezifisch nur aktivieren, drucken oder versendeen. Wählen Sie dafür den Menüpunkt ausgewählte Rechnungen mit den gewünschten Unterpunkten.

Bei eventuell auftretenden Fehlern wird die Rechnung übersprungen und bleibt somit im Status angelegt. In diesem Falle versuchen Sie die einzelne Rechnung zu drucken und ergänzen Sie bitte die fehlenden Daten.

Aktivieren

Die Rechnungen werden nur aktiviert, ohne dass irgendeine Form von Druck erfolgt. Die Rechnung wird nicht in der Dokumentenablage abgelegt.

Drucken

Drucken Sie die Rechnungen aus. Die Einstellungen für Kopien und den Kopiendrucker werden dabei berücksichtigt.

Als E-Mail versenden

Versenden Sie das Original per Mail und drucken Sie die Kopien am Drucker. Wenn der E-Mail-Versand nicht möglich ist, weil die Kriterien nicht erfüllt sind, wird die Rechnung nicht aktiviert.

Rechnung stornieren

Zum Stornieren einer Rechnung klicken Sie bei einer bereits ausgedruckten Rechnung in den Rechnungskopfdaten auf  löschen / stornieren. Ein Rechnungsstorno kann durch Klick auf den Ändern-Button in den Kopfdaten zurückgenommen werden.

Stornieren Sie Rechnungen nur, wenn dies tatsächlich für Ihren Kunden erforderlich ist. Es empfiehlt sich zusätzlich, vor der Durchführung des Stornos die Begründung dafür in die Rechnung einzutragen.

Haben Sie sich vertippt oder haben Sie versehentlich eine Rechnung angelegt, so leeren Sie die Rechnung wieder und verwenden Sie diese Rechnungsnummer für die nächste neu zu erstellende Rechnung. Achten Sie dabei unbedingt auf die Chronologie der Rechnungsnummern.

Lieferscheine in stornierten Rechnungen

Ist in einer zu stornierenden Rechnung ein Lieferschein eingebunden, so muss diese Lieferschein wieder freigegeben werden. Um den Wert der Rechnung gleich zu belassen und auch die ehemalige Einbindung des Lieferscheines in die Rechnung zu dokumentieren, wird die Position Lieferschein in eine Handposition mit dem Lieferscheinwert umgewandelt. In dieser wird auf die Lieferscheinnummer hingewiesen.

Wird das Rechnungsstorno rückgängig gemacht, so bleibt die Handbuchung trotz des Verweises in den Kopfdaten bestehen. Ein zuvor eingebundener Lieferschein muss in den Rechnungspositionen also neu übernommen werden.

Rechnung erledigen

Gegebenenfalls möchten Sie eine Rechnung als erledigt markieren. Wählen Sie dazu im Menü den Punkt bearbeiten und dann Manuell erledigten. Die Rechnung wird damit ohne Zahlungsbuchung vollständig erledigt, egal in welchem Teilzahlungs-Status sie vorher war.

Sollten mehrere Rechnungen auf einmal erledigt werden, so klicken Sie im Erledigungsfenster auf mehrere, wählen die zu erledigenden Rechnungen aus und bestätigen mit dem grünen Haken.

Sammelrechnung

Eine Rechnung über mehrere Lieferscheine nennen wir in HELIUM 5 Sammelrechnung. Um zu einer bereits bestehenden Rechnung weitere Lieferscheine hinzuzufügen, gehen Sie in die Rechnungspositionen, klicken auf neu und wählen als Positionsart Lieferschein. Klicken Sie nun auf Lieferschein und wählen Sie einen oder mehrere Lieferscheine aus, welche ebenfalls in die Rechnung aufgenommen werden sollten.

Es werden nur Lieferscheine angezeigt, die die gleiche Rechnungsadresse haben.

Beachten Sie, dass nur Lieferscheine des gleichen Lieferlandes in eine Rechnung übernommen werden können.

Alternativ können auch direkt bei der Übernahme der Lieferscheine in die Rechnung mehrere Lieferscheine markiert werden. Achten Sie auch hier darauf, dass nur Lieferscheine mit gleicher Rechnungsadresse und gleichem Lieferland markiert sind.

Rechnungen exportieren

Sie finden einen Einzelrechnungsexport unter Rechnung → Export → Einzelrechnung. Dieser Exportlauf ist für Systeme gedacht, an die praktisch parallel zum Druck auch Daten in das Buchhaltungssystem übergeben werden müssen.

Das Exportformat ist CSV. Die Daten werden im Zeichensatz UTF8 übergeben. Die Felder sind mit Komma getrennt.

Damit dieser Menüpunkt sichtbar ist, muss der Parameter EINZELRECHNUNG_EXPORTPFAD gesetzt sein. Dieser Pfad definiert, vom HELIUM 5 Server aus gesehen, in welchen Pfad die Rechnung exportiert werden soll. Der Pfad wird um die Rechnungsnummer ergänzt, wobei der Schrägstrich / durch einen Unterstrich _ ersetzt wird.

Achten Sie bitte darauf dass:

• die Pfadangabe inkl. abschließendem Schrägstrich / Backslash ist und

• dass Ihre HELIUM V Server auf diesen Pfad schreibende Rechte hat.

Wird der Exportpfad umgeschaltet, muss der HELIUM 5 Client neu gestartet werden.

Vorlage

Für diesen CSV Export wird die Reportvorlage rech_rechnung_expo verwendet. Sie können die Vorlage Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen.

Neben den in der Rechnung üblichen Feldern wird hier zusätzlich der Fibu_MwSt_Code übergeben. Dieser Code kann im System, Mandant, MwSt für den jeweiligen MwSt-Satz unter FIBU-MWST-Code gesetzt werden.

Beim Export wird zugleich die Rechnung als in die Fibu exportiert gekennzeichnet und dieser Export auch in den Fibu-Exportlauf (siehe Fibu, Export) eingetragen. Eine als in die Fibu exportiert gekennzeichnete Rechnung kann nicht erneut exportiert werden. Sollten Änderungen an einer bereits exportierten Rechnung durchgeführt werden müssen, muss diese zuerst aus dem Fibu-Exportlauf herausgelöscht werden.

Zusätzlich steht auch der Einzelrechnungsexport (verdichtet) zur Verfügung. Bei diesem Export werden die Daten nach Artikelnummern sortiert ausgegeben. Die tatsächlichen Inhalte werden durch das Formular rech_rechnung_expo2 definiert.

Mietrechnungen

Bei Mietrechnungen empfehlen wir, immer Belege zu erzeugen, damit Sie eine Grundlage für Ihr Mahnwesen haben und damit die Umsätze in den Auswertungen sichtbar sind. Verwenden Sie wiederholende Aufträge, damit die Monatsrechnungen automatisiert angelegt werden.

Wenn Sie zusätzlich Ihre Aufwände auf den jeweiligen wiederholenden Auftrag buchen, gewinnen Sie zusätzlich die erforderliche Deckungsbeitrags- und Erfolgsrechnung auf der jeweiligen Mietvereinbarung.

Schrottrechnungen

Schrottrechnungen haben Sie, wenn Sie Ihren Schrott an den Materiallieferanten zurück verkaufen. Folgendes ist dabei zu berücksichtigen.

Erfassung der Schrottrechnung

Üblicher Weise wird der Schrott von Ihrem Materiallieferanten mitgenommen. Sie erhalten dann von Ihm eine Gutschrift, die Sie als Eingangsgutschrift erfassen.

Diese Gutschrift ist aus der Sicht Ihres Unternehmens ein Erlös aus dem Verkauf von Ware, in diesem Falle also Schrott. Das bedeutet, dass Sie in HELIUM 5 zusätzlich eine Ausgangsrechnung erstellen, die dem Wert der Gutschrift Ihres Lieferanten entspricht.

Hinterlegen Sie den Beleg der Gutschrift bei Ihrer Ausgangsrechnung. Diese Rechnung dient nur internen und steuerlichen Zwecken.

Zahlung

Gegebenenfalls ziehen Sie sich den Wert der Gutschrift von der nächsten Rechnung des Materiallieferanten ab. In diesem Fall haben Sie eine Eingangsrechnung für die Materiallieferung und eine Ausgangsrechnung für den Schrott.

Buchen Sie in diesem Fall zunächst die offene Ausgangsrechnung des gutgeschriebenen Schrotts gegen die Eingangsrechnung für die neue Lieferung. Somit reduziert sich der offene Zahlbetrag der Eingangsrechnung.

Um den verkauften Schrott in der Buchhaltung auf einem eigenen Konto abzubilden, sollte ein Schrott-Artikel und eine Schrott-Artikelgruppe, welche dann auf das eigentliche Schrott-Verkaufs-Erlös-Konto zeigt, hinterlegt werden.

Schreiben Sie für die Schrottlieferung einen Lieferschein, damit Sie nicht vergessen, dass Sie auf eine Gutschrift warten.

Werbeabgabe

Werden in Österreich Inserate, Werbeanzeigen geschaltet, so ist dafür eine eigene Abgabe zu entrichten. Die Besonderheit ist, dass auf diese Abgabe zusätzlich Mehrwertsteuer zu entrichten ist. Die Werbeabgabe ist selbst zu berechnen und bis zum 15. des zweitfolgenden Monats, nach Entstehen des Abgabenanspruchs, an das für die Umsatzsteuer zuständige Finanzamt zu entrichten.

Die Werbeabgabe wird bei Aktivierung der Ausgangsrechnung von HELIUM 5 automatisch errechnet, wenn in der Rechnung werbeabgabepflichtige Artikel enthalten sind. Ob ein Artikel werbeabgabepflichtig ist, wird im Artikelstamm → Reiter Sonstiges → Werbeabgabepflichtig definiert.

Um die Werbeabgabepflicht zu bestimmen müssen die Parameter definiert sein.

Bei der Aktivierung einer Rechnung wird die Werbeabgabe für alle abgabenpflichtigen Artikelpositionen errechnet. Dieser Betrag wird mit dem Werbeabgabe-Artikel als letzte Position in der Rechnung angeführt.

Wird eine Rechnung verändert, so wird bei der Aktivierung ein eventuell vorhandener Werbeabgabeartikel entfernt und erneut als letzte Position in die Rechnung eingefügt.

Texte bei Rechnungen ins Ausland

Gegebenenfalls müssen Sie Rechnungen für Kunden im Ausland erstellen und Texte zur steuerlichen Behandlung andrucken. Folgende Texte werden in den Standardformularen gedruckt.

Die Texte sind ein Vorschlag von uns. Halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zur Freigabe der Texte.

Beachten Sie die Möglichkeit der übersteuerten Länderart.

Swiss QR Code

Seit 2019 kann der QR-Zahlschein gedruckt werden. Wichtig sind dafür folgende Einstellungen:

• Anpassung des Rechnungsformulars, sodass der QR-Zahlschein angedruckt wird

• Hinterlegen der eigenen Bankverbindung unter Finanzbuchhaltung, unter Modulreiter Bankverbindungen, Kopfdaten, IBAN. Dafür ist exakt eine Bankverbindung vorgesehen. Für eigene unterschiedliche Bankverbindungen, z.B. Währungsabhängig, ist der Rechnungsdruck entsprechend anzupassen.

• Währung des Zahlungsempfängers, also der Rechnung nur EUR oder CHF

Sie benötigen einen Drucker, der den QR-Code in ausreichender Auflösung ausdrucken kann.

Sollte alles eingerichtet sein und trotzdem kein QR Code gedruckt werden, ist vermutlich die Bankverbindung nicht richtig definiert, bzw. keine IBAN angegeben.