Zusammenhang zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten

Für eine Übersicht über die Abläufe und üblichen Workflows siehe Zusammenfassung Workflows.

Wie unterstützen diese Strukturen Ihre Abläufe?

Eine gute Qualität der Stammdaten stellt sicher, dass alle berechtigten Mitarbeiter:innen im Unternehmen problemlos auf die relevanten Daten zugreifen können.

Sind die Stammdaten gut gepflegt, kann jede:r Mitarbeiter:in aus dem Verkauf – auch ein:e Lernende:r – ein korrektes Angebot mit den richtigen Preisen erstellen.

Zusätzlich erhalten Sie fundierte Aussagen über die Vergangenheit, zum Beispiel in Statistiken, sowie über die Zukunft, etwa durch Bewegungsvorschau und offene Aufträge. Durch die systemkonforme Nutzung werden nebenbei viele Unternehmensinformationen bereitgestellt, die für die Steuerung des Unternehmens wichtig sind.

Wie sieht die Datenstruktur aus?

Die folgende Übersicht zeigt, wo welche Daten gepflegt werden müssen, um rasch und effizient zu den gewünschten Auswertungen und Ausdrucken zu kommen. Als Beispiel dient das Modul Auftrag.

Stammdaten

Die wichtigsten Stammdaten sind:

• Kundenstamm – Auftraggeberadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse

• Artikelstamm – Verkaufspreise, Mengenstaffeln, Sonderkonditionen

• Weitere Basisdaten – Zahlungsziele, Eigentumsvorbehalt usw.

Bewegungsdaten im Auftrag

Im Auftrag finden Sie die Bewegungsdaten, zum Beispiel:

• welcher Kunde den Auftrag erteilt hat,

• welche Positionen bestellt wurden,

• zu welchen Konditionen bestellt wurde.

Welche Informationen daraus entstehen

Aus diesen Daten wissen Sie jederzeit:

• wann welche Positionen bzw. Artikel an wen geliefert werden sollen,

• welche Mengen noch nicht geliefert wurden,

• welche Verkaufserlöse für die Zukunft geplant sind,

• welche Artikel Sie dafür einkaufen oder fertigen müssen,

• wann bereits Teillieferungen oder einzelne Positionen an den Kunden gesendet wurden.

Warum gepflegte Stammdaten wichtig sind

Diese strukturierte Vorgehensweise zieht sich durch das gesamte HELIUM V. Eine auftragsbezogene Lieferung – also ein auftragsbezogener Lieferschein – sorgt automatisch für eine aktuelle offene-Posten-Liste der noch zu liefernden Auftragspositionen.

Dadurch bleibt Ihr offener Auftragsstand aktuell, und Sie haben diese Informationen jederzeit korrekt zur Verfügung. Nutzen Sie daher die Möglichkeiten von HELIUM V und pflegen Sie Ihre Stammdaten sorgfältig. Sorgen Sie dafür, dass diese jederzeit nach bestem Wissen richtig sind.