Zusammenhang zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten

Für eine Sicht auf die Abläufe, die üblichen Workflows, sei auf die Zusammenfassung Workflows verweisen.

Wie unterstützten diese Strukturen positiv Ihre Abläufe?

Im Wesentlichen soll durch eine gute Qualität der Stammdaten erreicht werden, dass jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen problemlos auf die relevanten Daten Zugriff hat.

Beispiel: Ein Kunde ruft an. Er benötigt dringend ein schriftliches Angebot für einen Katalogartikel.

Sind nun die Stammdaten gut gepflegt, so kann jede:r Mitarbeiter:in aus dem Bereich des Verkaufes, also auch ein Lernender, ein richtiges Angebot mit den richtigen Preisen erstellen.

Die Geschäftsleitung bzw. die Verkaufsleitung wird nur mehr mit den Sonderfällen belastet und kann sich so um die Kernaufgabe kümmern.

Zusätzlich erreicht man damit, dass man eine Aussage über die Vergangenheit, in der Regel in den Statistiken und eine Aussage über die Zukunft (Bewegungsvorschau, offene Aufträge, ..) bekommt. D.h. einfach nur durch das systemkonforme Verwenden werden neben her eine Menge an weiteren Unternehmensinformationen zur Verfügung gestellt, welche für die Steuerung des Unternehmens wichtig sind. Anmerkung: Solche Daten kann per Definition ein reines Buchhaltungsprogramm nicht liefern, Sie benötigen dafür ein vollständiges und umfassendes ERP System, wie HELIUM V.

Wie sieht die Datenstruktur aus?

Wie sieht nun die Datenstruktur im wesentlichen aus, oder auch, wo müssen welche Daten gepflegt werden um rasch und effizient zu den gewünschten Ausdrucken zu kommen?

Wir nutzen für die Beschreibung das Modul Auftrag.
Die wesentlichsten Stammdaten sind:

• Kundenstamm (Auftraggeberadresse, Lieferadresse, Rechnungsadresse)

• Artikelstamm (Verkaufspreise, Mengenstaffeln, Sonderkonditionen)

• weitere Basisdaten (Zahlungsziele, Eigentumsvorbehalt, ...)

Im Auftrag finden Sie nun die Bewegungsdaten, wie

• den Kunden der den Auftrag erteilt hat

• die Positionen die er bestellt hat

• und zu welchen Konditionen er bestellt hat

Und damit wissen Sie:

• wann Sie welche Positionen / Artikel an wen liefern sollten,

• wieviel davon noch nicht geliefert ist

• welche Verkaufserlöse für die Zukunft geplant sind

• welche Artikel Sie dafür einkaufen bzw. fertigen müssen

• wann Sie dem Kunden schon eventuell Teillieferungen, einzelne Positionen gesandt haben.

Diese strukturierte Vorgehensweise zieht sich komplett durch Ihr HELIUM V. So bewirkt selbstverständlich eine auftragsbezogene Lieferung, also ein auftragsbezogener Lieferschein immer eine aktuelle offene Posten Liste der noch zu liefernden Auftragspositionen. Womit Ihr offener Auftragsstand wiederum aktuell ist und Sie jederzeit diese Information aktuell und richtig zur Verfügung haben. Nutzen Sie daher die Mächtigkeit Ihres HELIUM V und pflegen Sie Ihre Stammdaten. Sorgen Sie dafür, dass diese jederzeit nach bestem Wissen richtig sind. Damit können Sie den Kreislauf in Ihrem Unternehmen abbilden und die Erkenntnisse zum Wohle des Unternehmens nutzen.