Ablauf vom Auftrag bis zur Rechnung

Im Folgenden beschreiben wir Ihnen den gesamten Ablauf in HELIUM 5 vom Auftrag bis zur Rechnung zusammengefasst. Wir stellen Ihnen zunächst den Handelsprozess vor und erweitern diesen danach um die Produktionskomponenten.

Prozesskette für Handelsunternehmen (ohne Fertigung)

Zusammenfassung der Prozesskette

Durch die Erfassung eines Auftrags ergibt sich der Bedarf. Der Bestellvorschlag zeigt den Bedarf an, sodass Sie Bestellungen erzeugen können. Mit dem Wareneingang der Bestellung wird die Ware auf Ihr Lager gebucht. Ein Lieferschein bucht die Ware von Ihrem Lager ab. Die Rechnung, mit der Sie den Lieferschein berechnen, sorgt für einen offenen Posten. Mit dem Erfassen der Zahlung ist die Prozesskette abgeschlossen.

Details der Prozesskette

Auftragsbestätigung

Sie beginnen mit der Erfassung der Bestellung eines Kunden, die in HELIUM 5 Auftrag heißt. Ein Auftrag beinhaltet Positionen. Positionen sind Artikel mit Menge und Preis und einem Termin. Der Termin ist der voraussichtliche Eintrefftermin bei Ihrem Kunden. Durch die Aktivierung des Auftrags werden die Artikel zum Termin reserviert.

Bestellvorschlag

Reservierungen können dazu führen, dass Sie einkaufen müssen. Auf der Einkaufsseite finden Sie im Modul Bestellung einen unteren Reiter Bestellvorschlag. Lassen Sie einen neuen Bestellvorschlag berechnen. HELIUM 5 prüft nun Ihren gesamten Artikelstamm. Wenn der aktuelle Lagerstand abzüglich der reservierten Artikel, abzüglich Fehlmengen und zuzüglich bereits bestellter Artikel kleiner ist als der Lagermindestbestand, schlägt HELIUM 5 Ihnen den Artikel zum Einkauf vor. Es werden Ihnen so viele Artikel zum Einkauf vorgeschlagen, dass Ihr Lagersollbestand erreicht ist.

CODE

  aktueller Lagerstand
- reservierte Menge (= für Auftragspositionen benötigte Mengen)
- Fehlmengen (= für Lose benötigtes Material)
+ offene Bestellungen (= bereits bestellte, noch nicht gelieferte Mengen)
+ in Fertigung (= Mengen, für die bereits ein Fertigungsauftrag angelegt ist)
--------------------------------------------------------------------------------
= verfügbare Menge

Sie haben die Möglichkeit, Verpackungsmengen zu berücksichtigen. In diesem Fall werden Ihnen so viele Artikel zum Verkauf vorgeschlagen, dass Sie ganzzahlige Verpackungen bestellen und gleichzeitig Ihr Lagersollstand erfüllt ist.

Sie haben die Möglichkeit, die Positionen zu verdichten. Gleiche Artikelnummern werden dabei auf den frühesten Termin zusammengefasst.

Bestellung und Wareneingang

Aus dem Bestellvorschlag erzeugen Sie Bestellungen an Ihre Lieferanten. Sobald die Ware bei Ihnen eintrifft, erfassen Sie den Wareneingang mit den hinteren Reitern in der Bestellung. Die gelieferten Artikel werden damit auf Ihr Lager gebucht.

Lieferschein

Im Modul Auftrag finden Sie das Journal Offene Details. Verwenden Sie dieses in Zusammenhang mit der Sortierung nach Liefertermin, um lieferbare Positionen anzuzeigen.

Legen Sie einen neuen Lieferschein anhand Lieferschien aus Auftrag an. Übernehmen Sie alle lieferbaren Positionen in den Lieferschein und aktivieren Sie den Lieferschein. Die Ware wird von Ihrem Lager abgebucht.

Rechnung und Zahlung

Verrechnen Sie alle verrechenbaren Lieferscheine, indem Sie im Modul Rechnung mit dem Icon Rechnung aus Lieferschein eine Rechnung zu jedem gelieferten Lieferschein schreiben. Aktivieren Sie die Rechnungen, damit sich der offene Posten ergibt.

Für den Zahlungseingang wählen Sie bei der jeweiligen Rechnung den Reiter Zahlungen und tragen die erhaltene Zahlung mit Datum ein. Sobald der Rechnungsbetrag bezahlt ist, ist der gesamte Prozess abgeschlossen.

Prozesskette für Produktionsunternehmen (mit Fertigung)

Zusammenfassung der Prozesskette

Durch die Erfassung eines Auftrags ergibt sich der Bedarf. Der Bestellvorschlag zeigt den Bedarf der Einkaufsartikel an, sodass Sie Bestellungen erzeugen können. Die interne Bestellung zeigt den Bedarf der zu produzierenden Artikel an, sodass Sie Fertigungsaufträge (Lose) erzeugen können. Durch das Anlegen von Losen ergibt sich wiederum Bedarf, sodass Sie Bestellungen und Lose erzeugen können, bis sich kein weiterer Bedarf mehr ergibt. Mit dem Wareneingang der Bestellung wird die Ware auf Ihr Lager gebucht. Artikel, die für ein Los benötigt werden, werden vom Lager in den Fertigungsauftrag gebucht. Durch die Ablieferung in einem Los wird der produzierte Artikel auf das Lager gebucht, die benötigten Artikel werden als Verbrauch gebucht. Sie buchen solange Material zu und schließen das Los durch eine Losablieferung ab, bis der Artikel aus der Auftragsbestätigung auf das Lager gebucht wird. Ein Lieferschein bucht die Ware von Ihrem Lager ab. Die Rechnung, mit der Sie den Lieferschein berechnen, sorgt für einen offenen Posten. Mit dem Erfassen der Zahlung ist die Prozesskette abgeschlossen.

Details der Prozesskette

Auftragsbestätigung

Gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Interne Bestellung

Reservierungen aus aktivierten Aufträgen führen zu Bedarf, wenn die Lagermenge nicht ausreicht. Handelt es sich bei dem Bedarf um einen Artikel mit Stückliste, wird der Artikel nicht wie oben beschrieben im Bestellvorschlag angezeigt. Weil der Artikel eine Stückliste hat, geht HELIUM 5 davon aus, dass Sie diesen selbst produzieren. Der Artikel wird Ihnen deshalb in der Liste der zu produzierenden Artikel, die in HELIUM 5 Interne Bestellung heißt, angezeigt.

Gehen Sie in das Modul Fertigung in den unteren Reiter Interne Bestellung. Lassen Sie eine neue interne Bestell berechnen. HELIUM 5 prüft nun Ihre Artikel mit Stückliste. Wenn der aktuelle Lagerstand abzüglich der reservierten Artikel, abzüglich Fehlmengen und zuzüglich bereits bestellter Artikel und zuzüglich Artikel, für die bereits ein Los angelegt ist kleiner ist als der Lagermindestbestand, schlägt HELIUM 5 Ihnen den Artikel zur Produktion vor. Analog zum Bestellvorschlag werden Ihnen so viele Artikel zur Produktion vorgeschlagen, dass Ihr Lagersollbestand erreicht ist.

Analog zum Bestellvorschlag haben Sie die Möglichkeit, die Positionen zu verdichten. Gleiche Artikelnummern werden dabei auf den frühesten Termin zusammengefasst. Außerdem werden Fertigungssatzgrößen berücksichtigt und die offenen Rahmenaufträge überprüft.

Los anlegen

Analog zum Anlegen einer Bestellung aus dem Bestellvorschlag können Sie Lose aus der internen Bestellung anlegen. Ein Los in HELIUM 5 ist ein Fertigungsauftrag oder ein Produktionsauftrag.

Die zugehörige Stückliste dient als Muster für jedes Los. Ebenso wie die Auftragspositionen reservieren die Losmaterialien die Artikel in Ihrem Bestand.

Bestellvorschlag

Gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Bestellung und Wareneingang

Gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Artikel produzieren

Spätestens jetzt starten Sie die Lose. Durch das Starten wird das benötigte Material vom Lager in das Los gebucht. Sollten Sie die Lose bereits vorab gestartet haben, buchen Sie das benötigte Material nach. Für alle gestarteten Lose ist es möglich, Arbeitszeit zu erfassen.

Schließen Sie die Produktion durch eine Ablieferung im Reiter Ablieferung des Loses ab. Mit der Ablieferung wird das benötigte Material als Verbrauch ausgebucht. Der produzierte Artikel wird auf Ihr Lager gebucht.

Lieferschein

Gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Rechnung und Zahlung

Gehen Sie wie oben beschrieben vor.