Allgemeine Fragen zur Software

Auf dieser Seite finden Sie eine Sammlung allgemeiner Fragen rund um die Anwendung und Verwendung von HELIUM 5.

Was ist der Unterschied zwischen einem ERP-System und einer Finanz-/Buchhaltungssoftware?

Der Schwerpunkt von Finanz- und Buchhaltungssoftware liegt auf der steuerrechtlich korrekten Abbildung von Buchhaltung, Rechnungslegung und Verwaltung.

Im Unternehmensalltag kommen jedoch viele weitere Aufgaben hinzu, zum Beispiel Produktentwicklung, Kundenakquise, Kundenbetreuung, Teambildung und Mitarbeitersuche. Ein ERP-System liefert im Gegensatz zur reinen Finanzsoftware Inhalte aus dem Geschäftsalltag und aus den Ressourcen des Unternehmens.

Zu Beginn kann die Arbeit mit einer ERP-Software etwas aufwendiger wirken. Langfristig sammelt man jedoch mit jedem Vorgang wertvolle Informationen für die Weiterentwicklung des Unternehmens.

Warum alles in einem System und nicht in mehreren Programmen erfassen?

Ohne Komplettsoftware entstehen häufig viele einzelne Hilfsmittel, die die eigene Arbeit erleichtern sollen: Tabellen, Listen, Karteikarten oder separate Programme für CRM, Buchhaltung und Lagerverwaltung.

Aus diesen einzelnen Werkzeugen müssen Inhalte und Daten für alltägliche Entscheidungen zusammengeführt werden, zum Beispiel:

• Wann kann das Projekt für Kunde XY geliefert werden?

• War der Auftrag von Kunde YZ erfolgreich?

• Wie viel kaufen wir beim Lieferanten AB ein?

• Warum erhalten wir keine Rabatte?

Wenn diese Daten in einem System erfasst und gepflegt werden, profitieren alle Mitarbeitenden davon. Alle Abteilungen tragen gemeinsam dazu bei, dass der Arbeitsalltag einfacher wird.

HELIUM 5 ist eine Komplettsoftware für KMU, mit der Geschäftsprozesse in einem System abgebildet werden können.

• Daten müssen nur einmal erfasst werden.

• Doppelte Inhalte werden vermieden.

• Die Pflege erfolgt zentral an einer Stelle.

• Aus den Daten lassen sich langfristig bessere Rückschlüsse ziehen.

Je länger man mit dem System arbeitet, desto mehr Informationen und Erkenntnisse entstehen aus den Daten. Wenn man diese Zusammenhänge bereits bei der ersten Erfassung berücksichtigt, profitiert das Unternehmen langfristig von sorgfältig gepflegten Inhalten.

Wozu Lagerwirtschaft und Zeiterfassung?

Unternehmensziele können sehr unterschiedlich sein: langfristiges Bestehen am Markt, Innovationsführerschaft, beste Kundenbetreuung oder effiziente Abläufe. Um diese Ziele zu erreichen, muss nachhaltiges Wirtschaften gewährleistet sein.

Nachhaltig bedeutet in diesem Zusammenhang, aus Fehlern und Erfolgen zu lernen. Die Projektleitung benötigt dafür Informationen zu Material- und Zeitverbrauch.

Der Idealfall ist eine reibungslose und langfristige Zusammenarbeit. Deshalb liegt es im gemeinsamen Interesse von Mitarbeitenden und Geschäftsleitung, durch korrekte Zeit- und Materialbuchungen zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen.

Warum eine durchgängige Betreuung von Angebot bis Rechnung?

Von der Kundenanfrage bis zur laufenden Nachkalkulation können alle Schritte in HELIUM 5 abgebildet werden. Je nach Bedarf können einzelne Bausteine weggelassen werden.

Vorteil der durchgängigen Betreuung und Erfassung

Bei der ersten Kontaktaufnahme wissen Sie möglicherweise noch nicht, welche Produkte für den Kunden interessant sind. Der Kunde formuliert seinen Wunsch und gibt Kontaktdaten bekannt. Sie erfassen in HELIUM 5 den Kontakt und gegebenenfalls die Adresse. Damit legen Sie die Basis für die weitere Kundenbetreuung.

Kundenwünsche klären und Anforderungen detailliert erfassen

Im weiteren Verlauf meldet sich der Verkauf beim Kunden und klärt die detaillierten Wünsche. Anschließend kann ein Angebot erstellt werden. Dabei können vorhandene Artikel und eine Neuentwicklung kombiniert werden.

Mit der Konstruktion entsteht für die Kalkulation eine Angebotsstückliste. Dadurch kann der Preis für die Neuentwicklung festgelegt werden. Mit der Vorkalkulation wird sichergestellt, dass Material- und Zeitbedarf dem Erlös sinnvoll gegenüberstehen.

Von der Angebotsstückliste zur Stückliste für die Fertigung

Aus der groben Angebotsstückliste entsteht eine Stückliste für die Fertigung. Die Fertigung kann nach dieser Vorlage das Produkt herstellen und erhält durch die Bestellungen des Einkaufs alle erforderlichen Materialien.

Durch die durchgängige Erfassung wissen alle Bereiche, was zu tun ist:

• Einkauf: welche Materialien benötigt werden

• Verkauf: was in der Konstruktion berechnet wurde

• Fertigungsleitung: wie das Produkt zu fertigen ist und welche Mitarbeiter- oder Maschinenkapazitäten notwendig sind

Sobald ein Teil des Auftrags fertig ist, wird ein Lieferschein erstellt. Der Kunde erhält die erste Teillieferung. Im weiteren Verlauf wird der gesamte Auftrag per Lieferschein geliefert. Danach kann eine Rechnung mit allen Lieferscheinen erstellt werden.

Auch die Überwachung der Zahlungen und eventuelle Mahnungen erfolgen innerhalb des Systems. Zu jedem Zeitpunkt können Informationen über die GoTo-Buttons der einzelnen Positionen und Belege gefunden werden.

Welche Vorteile bieten genaue Daten und Auswertungen?

Je genauer Inhalte in HELIUM 5 erfasst werden, desto genauer sind die Auswertungen.

Beispiele für den Nutzen genauer Daten:

• Korrekte Lagerstände: Produkte werden zum richtigen Zeitpunkt bestellt, wenn sie benötigt werden.

• Erfasste Lieferzeiten: Die Beschaffung kann zeitgerecht bestellen.

• Gepflegte Lieferantendaten: Adresse und Kontaktdaten werden in der nächsten Bestellung korrekt übernommen. Kolleginnen und Kollegen wissen, welche Ansprechperson zuständig ist und wie sie diese erreichen.

Warum sollten Handlagerbewegungen nur in Sonderfällen verwendet werden?

Lagerbestände brauchen valide Daten

Aufträge bewirken, dass Bedarf an Artikeln entsteht – unabhängig davon, ob dieser Bedarf in der eigenen Fertigung oder im Einkauf gedeckt wird.

1. Nach der Bestellung werden Materialien durch den Wareneingang auf Lager gelegt.

2. Diese Zubuchung ermöglicht eine spätere Abbuchung.

3. Die Abbuchung kann in der Fertigung als Material für eine Eigenproduktion verwendet werden.

4. Alternativ kann das Material direkt per Lieferschein oder Rechnung an den Kunden verrechnet werden.

5. Durch Ablieferungen in der Fertigung werden fertige Produkte auf Lager gelegt.

6. Diese Produkte können anschließend per Lieferschein oder Rechnung an den Kunden geliefert werden.

Verbrauchtes Material muss vom Lager genommen werden

Die Idee dahinter ist, dass Lagerstände immer korrekt sind, weil Zubuchungen und Abbuchungen übereinstimmen.

Wenn in der Fertigung beispielsweise durch einen Maschinenfehler mehr Material benötigt wird, soll dieser Mehrbedarf direkt im Fertigungsauftrag erfasst werden. Der Mehrbedarf ist tatsächlich entstanden und das Material wurde verbraucht.

Handlagerbewegungen für Sonderfälle

Laufende Inventur bei der Einführung von HELIUM 5

Gerade zu Beginn des Einsatzes von HELIUM 5 kann es sein, dass die Lagerstände in HELIUM 5 noch nicht den tatsächlichen Lagerständen vor Ort entsprechen.

In den meisten Fällen empfehlen wir eine laufende Inventur: Sobald ein Artikel verwendet wird, wird dieser gezählt und der Lagerstand in der Inventur erfasst.

Eine Lagerzubuchung in der Handlagerbewegung bedeutet vereinfacht gesagt, dass ein Artikel entstanden ist. Eine Lagerabbuchung bedeutet, dass ein Artikel verschwunden ist. Im Normalfall sollte dies nicht passieren. Deshalb ist es wichtig, die Ursache zu finden, warum ein Artikel nicht lagernd ist, und diesen gegebenenfalls zu suchen – selbstverständlich immer mit einem dem Wert entsprechenden Aufwand.

Warum ist eine Stückliste einer Materialliste vorzuziehen?

Eine Stückliste bietet den Vorteil, dass dasselbe Produkt erneut produziert werden kann. Zusätzlich wird durch die Ablieferung einer Stückliste das fertige Produkt auf Lager gelegt.

Bei einer Materialliste wird lediglich das verwendete Material vom Lager genommen. Es entsteht dadurch jedoch kein neues Produkt. Außerdem werden bei der Materialliste keine Soll-Informationen zu Material und Zeit erfasst. Dadurch ist kein Vergleich zwischen Soll und Ist möglich.

Je nach Einsatzbereich ist zu entscheiden, welche Form der Fertigung passend ist. Bei Reparaturen werden häufig Materiallisten verwendet. Wenn davon auszugehen ist, dass ein Produkt ein weiteres Mal gefertigt werden soll, ist eine Stückliste der Materialliste vorzuziehen.

Preisgestaltung über Kalkulation

„Es darf nichts raus ohne Preis.“

Diese Aussage kann von zwei Seiten betrachtet werden:

• Verhandlungsposition: Wenn das Produkt bereits geliefert wurde, ist die Verhandlungsposition gegenüber dem Kunden einseitig. Der Kunde kann das Produkt bereits verwenden und hat dadurch eine stärkere Position.

• Kalkulationsbasis: Die Preisgestaltung muss sich an einer Kalkulation orientieren. Das Wissen aus Konstruktion, Entwicklung, Verkauf und Einkauf fließt in die Preisgestaltung ein.