Freie Texte zu Belegen / Modulen

In HELIUM 5 werden drei grundsätzlich verschiedene Arten unterschieden, wie Texte an Belege angebunden werden können.

1) Texteingaben

In jedem Bewegungsmodul steht Ihnen die Positionsart Texteingabe zur Verfügung. Damit können Sie individuelle Texte für einen bestimmten Beleg erstellen.

2) Textbausteine

In jedem Bewegungsmodul steht Ihnen außerdem die Positionsart Textbaustein zur Verfügung. Damit können Sie aus einem Fundus von Textbausteinen auswählen. Diese eignen sich für wiederkehrende Formulierungen, die je nach Inhalt individuell zusammengestellt werden sollen.

Textbausteine können unter System > Medien angelegt werden. Dort können Sie anstelle eines formatierten Textes auch Bilder in HELIUM 5 einpflegen. Diese stehen anschließend in den Bewegungsmodulen zur Verfügung.

3) Texte direkt bei den Modulen

In verschiedenen Modulen können interne und externe Kommentare hinterlegt werden.

• Interner Kommentar: nur für interne Zwecke gedacht.

• Externer Kommentar: wird auf offiziellen Belegen, z. B. auf der Auftragsbestätigung, mitgedruckt.

Zusätzlich gibt es die Funktion der sogenannten Kopf- und Fußtexte.

Dabei wird zwischen Standard-Kopf- und Fußtexten sowie individuell übersteuerten Kopf- und Fußtexten je Beleg unterschieden. Standard-Kopf- und Fußtexte können im jeweiligen Modul unter dem unteren Modulreiter Grunddaten, z. B. beim Angebotstext, definiert werden. Die Übersteuerung des Standardtextes erfolgt in den Konditionen des jeweiligen Belegs.

Damit können Sie Standardformulierungen, z. B. für Angebote, allgemein definieren und bei Bedarf nur für ein bestimmtes Angebot individuell anpassen.

Bei der Texteingabe kann grundsätzlich frei formatiert werden. Ebenso können Tabulatoren für die Formatierung von z. B. Aufzählungen verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel: Angebot

Linke rote Linie im Editor-Eingabefeld: zu viel Text

Wird im Editor-Eingabefeld links eine rote Linie angezeigt, bedeutet dies, dass die Textmenge die speicherbare Zeichenanzahl überschreitet. Kürzen Sie den Text und reduzieren Sie bei Bedarf auch die Formatierungen, bis die rote Linie wieder verschwindet.

Am Ausdruck erscheinen Zeichen, die im Editor nicht zu sehen sind („-“ oder „_“)

Gehen Sie im Editor an die Stelle, an der der Strich im Ausdruck erscheint. Prüfen Sie dort, ob die Unterstreichung aktiviert ist. Bewegen Sie sich dazu beispielsweise mit den Pfeiltasten durch den Text und beobachten Sie das Unterstreichen-Symbol. Insbesondere bei Leerzeilen kann es vorkommen, dass die Unterstreichung unbeabsichtigt aktiviert wurde.

Wie passen die Breite des Texteditors und die Breite des Ausdrucks zusammen?

Folgende Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewährt:

a) Breite der Texte einheitlich über alle Formulare gestalten

Achten Sie insbesondere bei individuell angepassten Formularen darauf, dass die freien Texte, also das Feld F_FREIERTEXT im Report, immer die gleiche Breite haben.

Um dem Texteditor dieselbe Breite zu signalisieren, wurde eine eigene Reportvorlage geschaffen. Diese wird beim Start des Clients sowie beim Mandantenwechsel eingelesen.

Diese Reportvorlage finden Sie im Reportverzeichnis unter allgemein\....\dreispalter.jrxml.

Die in dieser Datei definierte Breite des Reports finden Sie unter Bearbeiten > Reporteigenschaften. Sie bestimmt die angezeigte Breite des Texteditors.

In der Praxis hat es sich bewährt, die Eingabe der Breite auf Pixel umzustellen und diese genauso wie für das oben genannte Feld einzurichten.

Nach dem Kompilieren und dem Neustart des Clients werden alle Texteingaben in der eingegebenen Breite dargestellt.

Größenbeschränkung der Texteingaben

In HELIUM 5 sind aus Datenbankgründen alle Texteingabefelder auf 3.000 Zeichen begrenzt. In diese Anzahl werden auch die Formatierungssteuerzeichen eingerechnet.

Verwenden Sie daher für Texteingaben, z. B. in Angeboten, bei Bedarf mehrere Texteingaben. Die Bemerkungen in Kunden, Lieferanten und Partnern sind nur für sehr wichtige Hinweise gedacht. Für die Abbildung von Verkaufsaktivitäten verwenden Sie bitte eines der folgenden Module:

• Kurzbrief

• Kontaktmanagement

• Projekt

Einfügen von Signaturen

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel: Personal

Grundeinstellung des Editors

Der Arbeitsplatzparameter EDITOR_ZOOM steuert die Grundeinstellung der Zoom-Ansicht im Editor. Mit den Arbeitsplatzparametern EDITOR_SCHRIFT_GROESSE und EDITOR_SCHRIFTART können Schriftgröße und Schriftart als Grundeinstellung definiert werden.

Die Schriftart kann durch Eingabe des Namens gewählt werden, auch in Kleinschreibung. Alles, dem nicht explizit eine andere Schrift zugewiesen wurde, wird in dieser Schrift dargestellt. Wird eine unbekannte Schrift eingegeben, verwendet HELIUM 5 die Standardschrift Arial.

Wenn Sie bei der Texteingabe eine andere Schriftart verwendet haben, können Sie mithilfe des Radiergummis wieder zur Basiseinstellung aus den Arbeitsplatzparametern wechseln.

Schriften / Fonts

Das Thema Schriften bzw. Fonts betrifft alle, die mit verteilten Systemen arbeiten. Auch bei HELIUM 5 müssen aufgrund der Report-Aufbereitung am Server und der Darstellung am jeweiligen Client bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, damit gewünschte Schriften durchgängig angezeigt und verwendet werden können.

Kurz zusammengefasst muss die gewünschte Schrift, z. B. eine Unternehmensschrift, auf allen beteiligten Systemen zur Verfügung stehen. Daher wurde die Fontauswahl im HELIUM 5 Client so eingeschränkt, dass nur Schriften verwendet werden können, die sowohl auf dem HELIUM 5 Server als auch auf dem Rechner verfügbar sind, auf dem der HELIUM 5 Client läuft.

Wenn Sie die gewünschte Schrift in der Fontauswahl nicht finden, ist sie wahrscheinlich auf dem HELIUM 5 Server nicht installiert. Bitten Sie in diesem Fall Ihre Systemadministration, die Schrift zu installieren. Gleiches gilt umgekehrt: Ist eine Schrift zwar am Server verfügbar, aber am gewünschten Client nicht installiert, kann sie ebenfalls nicht verwendet werden.

Da es trotzdem vorkommen kann, dass Formulare oder Texte mit Schriften gespeichert werden, die nicht mehr vorhanden sind, kann es entsprechende Fehlermeldungen geben. Eine Fehlermeldung beim Ausdruck eines Formulars bedeutet, dass die im Formular gespeicherte Schrift auf dem HELIUM 5 Server nicht zur Verfügung steht. Korrigieren Sie in diesem Fall den Inhalt des Ausdrucks oder installieren Sie die Schrift nach.

Achten Sie bei dieser Meldung darauf, ob die Schrift am Server oder am Client fehlt, damit Sie sie an der richtigen Stelle nachinstallieren. Möglicherweise sind am Server Schriften eingerichtet, z. B. passend zur Corporate Identity, die auf einem neuen Client noch nicht installiert sind. In diesem Fall erscheint ein entsprechender Hinweis für den Client.

Bitte lesen Sie die Fehlermeldung genau. Soweit möglich, wird auch ein Textausschnitt angegeben, damit Sie erkennen können, in welchem Textbaustein die betreffende Schrift definiert wurde. Da in Textbausteinen ebenfalls verschiedene Schriften ausgewählt werden können, z. B. durch Copy & Paste aus anderen Systemen, sollte dieser Hinweis genutzt werden.

Löschen von Inhalten in Textmodulen

Manchmal sollen Inhalte von Textmodulen so weit gelöscht werden, dass nur noch ein einziges Zeichen verbleibt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Texteditor und setzen Sie mit dem Radiergummi die Style-Informationen zurück.

2. Entfernen Sie den bestehenden Text vollständig.

3. Klicken Sie auf Speichern, verlassen Sie den Editor mit ESC oder über die Tür und speichern Sie erneut.

4. Es erscheint die Fehlermeldung Pflichtfeld ausfüllen.

5. Öffnen Sie den Editor erneut und fügen Sie z. B. einen Punkt „.“ ein.

6. Speichern Sie, verlassen Sie den Editor und speichern Sie erneut.

7. Nun ist in den Kopftexten, z. B. im Lieferschein, nur noch der Punkt „.“ sichtbar.

Einfügen von Textbausteinen

Im Modul System unter dem unteren Reiter Medien können Sie Textbausteine definieren.

Um einen vorhandenen Textbaustein in den Text im Editor einzufügen, klicken Sie auf das Icon Textbaustein. Der Textbaustein wird am Ende des Dokuments eingefügt.

Nach der Auswahl eines Textbausteins aus der Liste können Sie den Text beliebig bearbeiten und Änderungen individuell für den vorliegenden Beleg vornehmen.