Statusübergänge und Prozessablauf der Bestellung

Statuslogik im Bestellprozess

Der Status eines Bestellbelegs steuert, welche Bearbeitungsfunktionen verfügbar sind und ob Positionen in dispositiven Übersichten wie der Bestelltliste berücksichtigt werden.

Status	Bedeutung	Auswirkung im Prozess
Angelegt	Initialer Status nach der Neuerfassung eines Bestellbelegs.	Der Beleg ist bearbeitbar und hat noch keine dispositive Wirkung.
Offen	Die Bestellung wurde aktiviert, zum Beispiel durch Druck, Vorschau, Versand oder Speichern des Belegdokuments.	Die Positionen werden als bestellt geführt und in den relevanten Listen berücksichtigt.
Teilgeliefert	Zu mindestens einer Position wurde ein Wareneingang gebucht, aber der Beleg ist noch nicht vollständig abgeschlossen.	Die Bestellung bleibt im laufenden Prozess und kann weiter verfolgt werden.
Geliefert	Alle Positionen wurden vollständig angeliefert.	Der physische Lieferprozess ist abgeschlossen; kaufmännische oder systemseitige Abschlusskriterien können weiterhin relevant sein.
Erledigt	Alle Positionen sind vollständig verarbeitet und als preislich erfasst abgeschlossen.	Der Beleg gilt fachlich als abgeschlossen.
Storniert	Der Beleg wurde manuell entwertet.	Die Positionen werden aus dispositiven Übersichten entfernt, der Beleg bleibt jedoch zur Dokumentation erhalten.

Legende Abkürzungen im Schaubild

Abkürzung	Bedeutung	Verwendung
WEP	Wareneingangsposition	Bezeichnet die einzelne Position innerhalb eines Wareneingangs.
AB	Auftragsbestätigung	Bezieht sich auf die Rückmeldung des Lieferanten zu Menge und Termin.
BE-POS	Bestellposition	Bezeichnet die einzelne Position innerhalb des Bestellbelegs.

Operativer Prozessablauf

Anlage einer Bestellung

Für die Erstellung eines neuen Bestellbelegs stehen mehrere Wege zur Verfügung. Die Auswahl hängt davon ab, ob eine Bestellung neu erfasst, aus einer Anfrage übernommen oder aus einer vorhandenen Bestellung abgeleitet werden soll.

Manuelle Neuanlage: Über das Neu-Icon wird ein leerer Beleg erzeugt.
Übernahme aus Anfrage: Eine bestehende Anfrage wird in eine Bestellung überführt.
Belegkopie: Eine vorhandene Bestellung dient als Vorlage für einen neuen Beleg.

Im Anschluss werden die allgemeinen Beleginformationen in den Kopfdaten erfasst. Danach werden die Artikelpositionen angelegt, Mengen definiert und bei Bedarf positionsbezogene Liefertermine gepflegt. Abschließend werden die kaufmännischen Rahmenbedingungen im Bereich Konditionen geprüft und ergänzt.

Aktivierung des Belegs

Der Statuswechsel von Angelegt zu Offen erfolgt durch die Ausgabe beziehungsweise Aktivierung des Belegs. Dadurch wird die Bestellung dispositiv wirksam.

Druck des Belegs
Erzeugung einer Druckvorschau
Versand per E-Mail aus dem System
Speichern des Belegdokuments

Mit dem Status Offen werden die Bestellpositionen in den prozessrelevanten Übersichten als bestellt geführt. Änderungen an zentralen Feldern können danach eingeschränkt sein.

Korrektur- und Sonderabläufe

Stornierung von Bestellungen

Eine Stornierung wird verwendet, wenn ein bereits übermittelter Beleg entwertet werden muss, die enthaltenen Informationen jedoch aus Nachvollziehbarkeitsgründen erhalten bleiben sollen.

Die Durchführung erfolgt in der Bestellung über die Bearbeitung der Kopfdaten mit anschließendem Speichern und dem Auslösen der Storno-Funktion.

Der Beleg bleibt dokumentiert erhalten.
Die Positionen verlieren ihre dispositive Wirkung.
Die Bestellung wird in Übersichten nicht mehr als aktive Bestellung berücksichtigt.

Eine bereits teilgelieferte Bestellung kann in der Regel nicht direkt storniert werden. In diesem Fall ist vorab eine fachliche Bereinigung erforderlich, zum Beispiel über die Rücknahme von Wareneingängen oder eine manuelle Erledigung der betroffenen Positionen.

Ein gesetzter Storno kann über die entsprechende Funktion zur Aufhebung des Stornos wieder zurückgenommen werden.

Nachträgliche Projektänderungen

Nach der Aktivierung einer Bestellung ist eine direkte Änderung des Projekts in den Kopfdaten gesperrt. Wenn eine Korrektur erforderlich ist, muss der Beleg temporär in einen bearbeitbaren Zustand zurückgeführt werden.

Wechsel in den Bereich der Bestellpositionen
Aktivierung des Änderungsmodus
Durchführung der erforderlichen Anpassung in den Kopfdaten
Erneute Aktivierung der Bestellung ohne erneuten regulären Belegversand

Diese Vorgehensweise dient ausschließlich der Korrektur bereits angelegter Belege. Änderungen nach Statuswechsel auf Offen sollten nachvollziehbar und fachlich abgestimmt erfolgen.

Wareneingangsposition ändern oder löschen

Gegebenenfalls haben Sie eine Wareneingangsposition soeben erfasst und einen Fehler festgestellt. Sie möchten diesen korrigieren, die Wareneingangsposition lässt sich jedoch nicht mehr bearbeiten.

Ist die Wareneingangsposition die letzte offene Position dieser Bestellung gewesen, so wurde die gesamte Bestellung durch die Erfassung des letzten Wareneingangs auf erledigt gesetzt. Ändern Sie in diesem Fall zuerst den Status der Bestellung von Erledigt auf Geliefert zurück. Danach können Sie die Wareneingangsposition ändern.

Gegebenenfalls wurde die zugebuchte Wareneingangsposition direkt verbraucht. In diesem Fall muss der Verbrauch zurückgenommen werden, damit der Wareneingang auf die gewünschte Menge reduziert werden kann.

Verwenden Sie den GoTo-Button, um ins Artikelmodul zu gelangen und führen Sie Info → Warenbewegungsjournal aus, um zu erkennen, wo die zugebuchten Mengen verbraucht wurden.

Der Verbrauch in ein Los kann am Einfachsten durch die Rücknahme der Losausgabe durchgeführt werden.