Lieferantenmahnwesen
Die Praxis zeigt, dass es hin und wieder passiert, dass Lieferanten nicht im vereinbarten Zeitfenster liefern. Mit dem Lieferantenmahnwesen können die offenen Lieferungen und die offenen Lieferbestätigungen angemahnt werden. Sie können sowohl Einzelmahnungen als auch Sammelmahnungen erzeugen.
Die Mahnstufen werden im Bestellungsmodul → unterer Reiter Grunddaten → Mahntext bzw. Mahnstufe definiert. Hier gilt die Regel, dass immer die nächst höhere Mahnstufe (aktuelle Mahnstufe + 1) für die nächste Mahnung verwendet wird. Ist diese nicht definiert, so wird die Mahnstufe 99 verwendet. Achten Sie daher darauf, dass die verschiedenen Mahnstufen lückenlos definiert werden.
Es wird pro Bestellung nur eine Mahnstufe verwaltet. Als Liefertermin wird der eingepflegte bestätigte Liefertermin herangezogen. Ist kein bestätigter Liefertermin eingetragen, so wird der ursprüngliche (Wunsch-)Liefertermin verwendet.
Arten von Mahnungen
Das Lieferantenmahnwesen ist in die drei Arten AB-Mahnung, Liefermahnung und Liefererinnerung geteilt.
Mahnung der Lieferanten-Auftragsbestätigung
Mit der AB-Mahnung werden jene Bestellpositionen angemahnt, bei denen noch kein Wareneingang und kein vom Lieferanten bestätigter Liefertermin angegeben ist und deren Bestelldatum drei Tage älter als der aktuelle Tag ist.
Mahnung der Lieferung
Mit der Liefermahnung werden jene Bestellpositionen angemahnt, bei denen der Liefertermin bereits überschritten ist.
Liefererinnerung
Mit der Liefererinnerung wird der Lieferant daran erinnert, die Bestellpositionen rechtzeitig zu liefern, die in den nächsten Tagen von ihm an Sie angeliefert werden sollten.
Durchführen eines Mahnlaufs
Gehen Sie im Modul Bestellungen auf den unteren Reiter Mahnläufe. Klicken Sie Neu und wählen Sie aus, ob Sie Liefermahnungen, Liefererinnerungen, AB-Mahnungen oder alle drei erstellen möchten. Es werden alle offenen Bestellungen des Mandanten nach den obigen Regeln durchsucht und die zu mahnenden Bestellungen in die Mahnliste aufgenommen. In der Auswahlliste der Mahnläufe erhalten Sie einen neuen Eintrag. In diesem ist das Datum des Mahnlaufes, die Anzahl der zu mahnenden Bestellungen und die Anzahl der davon noch nicht gemahnten Bestellungen angeführt.
HELIUM 5 erwartet auch für Rahmenbestellungen eine Auftragsbestätigung. Wurde keine AB unter Sicht Lieferantentermine eingepflegt, wird auch die fehlende Auftragsbestätigung der Rahmenbestellungen angemahnt.
Berechnungsergebnisse überarbeiten
Im oberen Reiter Mahnungen sehen Sie nun eine Liste aller zu mahnenden Bestellungen mit deren Positionen. Der Status des Mahnungsdruckes ist anhand des Häkchens am rechten Rand ersichtlich. Gedruckte Mahnungen reduzieren auch die Anzahl der Offenen in der Sicht Mahnungslauf. Wurden alle Mahnungen eines Mahnlaufes versandt, so kann ein neuer Mahnlauf gestartet werden.
Bestellung soll nicht gemahnt werden
Damit eine Bestellung nicht gemahnt wird, kann diese über den Menüpunkt bearbeiten, Mahnsperre bis definiert und gegebenenfalls auch wieder gelöscht = entfernt werden. Dies bedeutet, dass bis zu diesem Zeitpunkt eben keine Mahnung an den Lieferanten versandt wird.
Beachten Sie bitte, dass damit die geplanten Eintrefftermine der Ware nicht verändert werden. D.h. üblicherweise korrigieren Sie die AB-Termine ev. mit Erhalt der Ursprungstermine, damit auch die weiteren Planungen die geänderte Terminsituation mitbekommen.
Nur bestimmte Artikelgruppen mahnen
Definieren Sie in den Bestellungen → unterer Modulreiter Grunddaten → oberer Modulreiter Zu mahnende Artikelgruppen die zu mahnenden Artikelgruppen. Damit wird erreicht, dass nur die Artikel gemahnt werden, die dieser Artikelgruppe entsprechen.
Bitte beachten Sie, dass wenn hier Artikelgruppen definiert sind, nur diese Artikelgruppen gemahnt werden und dass damit impliziert ist, dass auch keine Handeingaben gemahnt werden können.
Einzelmahnungen erstellen
Wird der Mahnungsdruck aus dem Reiter Mahnungen gestartet, so wird nur diese eine Bestellung gemahnt. Ein nachfolgender Mahnungsdruck aller Mahnungen könnte eine weitere Mahnung an den gleichen Lieferanten senden.
Sie können hier die Mahnung einer einzelnen Bestellung ausdrucken, eine einzelne Bestellung aus der Mahnliste herauslöschen und die Mahnstufe der Bestellung verändern. Eine bereits gemahnte Bestellung, also eine gedruckte Mahnung, kann mit dem Radiergummi-Icon wieder zurückgenommen werden.
Sammelmahnungen erstellen
Wird der Mahnungsdruck aus dem Reiter Mahnläufe gestartet, so werden Sammelmahnungen erstellt. Pro Lieferant wird nur eine Mahnung versandt.
Wenn der Mahnlauf ausgedruckt wurde, werden alle Mahnungen, als versendet gekennzeichnet, selbst wenn sie nur kontrolliert wurden. Nehmen Sie den Mahnlauf zurück (siehe unten), wenn Sie sie per Fax oder Mail versenden möchten.
Mahnlauf löschen
Im Reiter Mahnläufe finden Sie ein rotes X. Klicken Sie auf das rote X, um den gesamten Mahnlauf zu löschen.
Versand
Mit den Knöpfen Faxversand und E-Mail-Versand können die offenen Bestellmahnungen als Gesamtes auf einmal versandt werden. Bitte achten Sie darauf, dass hier nur mehr die offenen Bestellungen versendet werden. Wurden z.B. zur Kontrolle die Mahnung mit dem Druckersymbol in die Vorschau gedruckt, so sind bereits alle Mahnungen ausgedruckt und ein nachträglicher Versand der Mahnungen würde keinen weiteren Versand mehr auslösen. Wurden aus Kontrollzwecken die Mahnungen in die Vorschau gedruckt, so kann dieser Status durch Klick auf das Radiergummi wieder zurückgenommen werden.
Nur bei den Sammelmahnungen werden die E-Mail-Adressen bzw. Fax-Nummern der Ansprechpartner an den Druck und damit an den Versanddienst übergeben. Werden Mahnungen zuerst in die Vorschau gedruckt und von da aus versucht jede einzelne Sammelmahnung per Fax/E-Mail zu versenden, so müssen die Empfängerdaten per Hand eingegeben werden. Verwenden Sie daher bitte den oben beschriebenen Versand. Möchten Sie nur eine/wenige einzelne Mahnung(en) erneut per Fax/EMail versenden, so entfernen Sie die Markierung durch und klicken Sie dann auf den jeweiligen Versandknopf.
Da die Sammelmahnungen ja Bestellungen, welche an verschiedene Ansprechpartner gingen enthalten können, werden diese nur an die zentralen Email-/Faxadressen der jeweiligen Firmen gesandt.
Verwenden Sie den Parameter MAHNUNG_AUTO_CC, damit jede Mahnung in CC an den Absender gesendet wird.
Verwenden Sie den Parameter MAHNUNGSABSENDER, um den Absender der Mahnung zu konfigurieren. Wenn Sie den Wert 1 setzen, wird der Anforderer der Bestellung zum Absender der Mahnung.
Mahnstufe in der Übersicht
In der rechten Spalte der Auswahlliste wird die jeweilige Mahnstufe der Bestellung angezeigt. Hier bedeutet die "0", dass die Bestellung nur AB-gemahnt wurde. Mahnstufen ab 1 stellen die jeweilige Liefermahnung dar. Ist die Spalte leer, so wurde keine Mahnung dafür erzeugt.