Anfrage

Statusübergänge

Anlegen einer Anfrage

Um eine neue Anfrage anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor. Öffnen Sie das Modul Anfrage und klicken Sie in der Auswahl auf Neu oder Anfrage aus Anfrage. Mit “Anfrage aus Anfrage” können Sie eine bestehende Anfrage duplizieren.

Nun geben Sie in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zum Beleg ein. Das bedeutet u.a. den Lieferanten, das Projekt und den Anliefertermin. Mit einem Klick auf Speichern (Disketten-Symbol) bestätigen Sie die Eingaben.

Wechseln Sie in den Reiter Positionen und geben hier die Positionen, die Sie anfragen möchten ein. Um eine neue Position hinzuzufügen, klicken Sie auf “Neu”, wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten), geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf Speichern. Gehen Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.

Wenn die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter Lieferkonditionen. Hier geben Sie die Informationen ein, wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern ev. die Texte für diese eine Anfrage ab. Mit Klick auf Drucken  (oder oberes Menü Anfrage - Drucken...) erhalten Sie eine Voransicht des Ausdrucks.

Mit dem Ausdruck, der Druckvorschau, dem Versenden per E-Mail oder speichern (Diskette), aktivieren Sie die Anfrage, der Status ändert sich von angelegt in offen. 

Projekt

Das Projekt dient der Kennzeichnung der unterschiedlichen Projekte Ihrer Anfragen. Geben Sie hier entweder explizite Kundenprojekte ein oder z.B. Jahresbedarf 2029 oder ähnliches. Die Angabe eines Projektnamens erleichtert Ihnen die Auswertung der Lieferantenangebote.

Kostenstelle

Die Kostenstelle wird automatisch mit der für den Lieferanten hinterlegten Kostenstelle gefüllt. Wenn Sie den Lieferant ändern, wird die Kostenstelle mit der Kostenstelle des neuen Lieferanten überschrieben. Hat der neue Lieferant keine Kostenstelle, wird die Kostenstelle auf “nicht gesetzt” gestellt.

Monatsstatistik

Im Iconmenü für die Bearbeitung der Position finden Sie rechts außen das Icon für die Monatsstatistik. Wenn Sie auf das Icon klicken, erhalten Sie eine Statistik über die Warenzugänge und Warenabgänge des markierten Artikels.

Angebot des Lieferanten speichern

Sobald Sie die Antwort des Lieferanten erhalten, wählen Sie die zugehörige Anfrage aus, wechseln in den Reiter “Lieferkonditionen” und erfassen hier das Angebot des Lieferanten. Danach können Sie im Reiter Lieferdaten die Inhalten zu den einzelnen Positionen der Anfrage eintragen. Wenn Sie die Inhalte der Anfrage in eine Bestellung übernehmen, so werden diese Informationen übertragen.

Angebot in den Stammdaten Artikellieferant speichern

Die erfassten Lieferdaten der Anfragen finden Sie nicht automatisch unter Artikellieferant, sondern unter Info → Anfragestatistik. Wenn die Preise in den Artikelstamm gepflegt werden sollen, verwenden Sie die nachstehend beschriebenen Icons.

Sie finden das Icon “Daten in den Artikellieferant zurückpflegen”.

Um die Informationen der Anfrage in den Artikelstamm zurückzupflegen, wählen Sie die gewünschten Zeilen aus und klicken auf das Icon. Das zweite Icon: “Daten in den Artikellieferant zurück pflegen als bevorzugter Lieferant” bewirkt, dass die Inhalte rückgepflegt werden und der Lieferant als Bevorzugter eingetragen wird.

Wenn nun aus der Bestellung eine Anfrage erzeugt wird, wird der Erledigungsgrund 'Bestellt' in der Anfrage hinterlegt. Wenn Sie die Anfrage manuell erledigen, so geben Sie bitte einen Erledigungsgrund an.

Wenn Sie nachträglich die Reiter Kopfdaten, Positionen oder Konditionen ändern möchten, entfernen Sie vorab die Lieferdaten und Lieferkonditionen.

Sind für diesen Lieferanten bereits Staffelmengen eingetragen, so erscheint folgende Abfrage:

Mit “Ja” werden die bestehenden Staffelpreise des Lieferanten gelöscht. Mit “Nein” werden diese belassen und eventuelle zusätzliche Staffelmengen aufgrund dieser Anfrage hinzugefügt. Mit “Abbrechen” werden keine Änderungen vorgenommen.

Es wird eine Verlinkung vom Artikellieferanten zur Anfrageposition hergestellt. Im Artikellieferanten finden Sie durch diese Zuordnung die Anfragenummer mit einem “GoTo” zur Anfrage. Womit wiederum vom Artikellieferanten aus direkt auf das damals erfasst Angebot Ihres Lieferanten, das Sie in der Anfrage erfasst haben, gesprungen werden kann.

Sind in der Anfrage verschiedene Mengen des gleichen Artikels eingetragen, so wird die niedrigste Menge in den Artikellieferanten übernommen. Alle weiteren Mengen werden in die EK-Staffelpreise des Artikellieferanten übernommen. Es werden dabei folgende Daten von der Anfrage in den Artikellieferanten übernommen:

• Standardmenge

• Mind. Bestellmenge

• Verpackungseinheit

• Wiederbeschaffungszeit (Tage oder Wochen, siehe dazu Mandantenparameter ARTIKELWIEDERBESCHAFFUNGSZEIT)

• Anliefermenge ... wird nur in die EK-Staffelmengen übernommen

• Anlieferpreis

• Zertifikatsart

Aus den Lieferkonditionen:

• Angebotsnummer

• Angebotsdatum ... Gültig ab

• Angebot gültig bis ... Gültig bis

Ist das Angebotsdatum nicht gesetzt, so wird das Anfragedatum als Gültig ab in den Artikellieferanten übernommen.

Sollte in Ihrer HELIUM V Installation der Parameter Parameter DIMENSIONEN_BESTELLEN aktiviert sein, so wirkt trotzdem die Preis-Rückpflege nur auf den gewählten (Zuschnitts-)Artikel.

Preis gültig ab

In den Lieferkonditionen der Anfrage gibt es das Feld "Preis gültig ab". Wenn dieses besetzt ist, wird dieses Datum als Vorschlagswert in die einzelne Position der Lieferdaten übernommen. Ist dieses nicht gesetzt, wird heute als "Preis gültig ab" in die Artikellieferantendaten übernommen. Dies wird auch in der Lieferdaten-Schnellerfassung berücksichtigt.

Zertifikatsart

In manchen Branchen ist es bereits in der Angebotsphase erforderlich, dem Kunden mitzuteilen, in welcher Form er das Zertifikat seiner Ware erhält. Definieren Sie hier, welches Zertifikat Sie von Ihrem Lieferanten erhalten. Diese Info wird an den Artikellieferanten weitergegeben. Beim Ausdruck des Angebotes wird die Zertifikatsart des bevorzugten Lieferanten mit angedruckt.

Die Zertifikatsarten können im Modul Anfrage in den Grunddaten definiert werden.

Wiederbeschaffungszeit

Die Wiederbeschaffungszeit wird in Kalenderwochen angegeben. Lieferzeiten, die kleiner als eine Kalenderwoche sind, tragen Sie mit 0 (Ware ist wie lagernd) oder 1 (für die Lieferung wird eine Woche gerechnet) ein.

Überblick über angebotene Preise

Einen Überblick und eine Zusammenfassung über die angebotenen Preise finden Sie in Journal → Lieferdaten.

In der Übersicht wird Ihnen die günstigste Einkaufsform dargestellt. Sollte eine größere Menge als die benötigte Menge im Beschaffungswert geringer sein, sehen Sie dies in der Lieferdatenübersicht.

Schnelle Eingabemöglichkeit

Nutzen Sie dafür bitte im Reiter “Lieferdaten” die Schnellerfassung (Blitz-Icon).

Damit gelangen Sie in eine eigene Erfassungsmaske mit der die Wiederbeschaffungszeit (WBZ), die Anliefermenge und der Anlieferpreis direkt eingetippt werden können und so sehr rasch eine große Anzahl entsprechender Daten erfasst werden kann.

Wenn noch keine Anliefermenge erfasst wurde, kommt der Vorschlag aus der Anfrageposition. Ergänzend zu den üblichen Feldwechsel mit der Tab-Taste kann hier auch die Enter-Taste zum Wechsel in das nächste Feld genutzt werden. Geänderte Werte werden in Blau dargestellt. Beim Schließen des Dialogs können die Änderungen gespeichert oder verworfen werden. Mit der Taste + wird die aktuelle Zeile gespeichert und in die gleiche Spalte der nächsten Zeile gewechselt. Über den Button "WBZ" kann die WBZ (Wiederbeschaffungszeit) für alle Zeilen vor-belegt werden.