Diese Seite dokumentiert die Konfigurationsmöglichkeiten und kaufmännischen Rahmenbedingungen in den Reitern Kopfdaten und Konditionen einer Bestellung in HELIUM 5.
Adressmanagement in den Kopfdaten
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse definiert den rechnungslegenden Lieferanten. Dies ist insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen für die korrekte steuerliche Behandlung in der Eingangsrechnungsprüfung relevant.
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Eine nachträgliche Änderung ist über Bearbeiten → Rechnungsadresse ändern möglich, sofern im Wareneingang noch kein Preis final erfasst wurde.
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Bei Lieferanten mit mehreren internationalen Standorten kann eine Korrektur nach Eingang der Rechnung erforderlich sein, um die zutreffende Vorsteuerlogik sicherzustellen.
Lieferadresse
Standardmäßig ist die eigene Mandantenadresse als Lieferadresse hinterlegt. Abweichende Lieferanschriften, beispielsweise für Streckengeschäfte oder externe Lager, können direkt in den Kopfdaten angepasst werden.
Projekt nachträglich ändern
Nachdem die Bestellung aktiviert ist, können Sie das Projekt nicht mehr auf direktem Weg ändern. Sollte doch eine Änderung notwendig sein, gehen Sie wie folgt vor.
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Schritt |
Beschreibung |
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Bestellpositionen öffnen |
Gehen Sie in den Reiter Bestellpositionen. Sollten die oberen Buttons deaktiviert sein, so wählen Sie im unteren Bereich das Icon mit dem Stift zum Ändern und bestätigen Sie, dass Sie die Bestellung ändern möchten. Wenn die Info auch an Ihren Lieferanten gehen sollte, wählen Sie Ändern mit Änderungsbestellung, damit der Versionszähler erhöht wird. |
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Kopfdaten ändern |
Die Bestellung befindet sich im Status angelegt, sodass Sie nun die Kopfdaten ändern können. |
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Positionen anpassen |
Es können auch die Positionen verändert werden. Die Position, die bereits einen Wareneingang gebucht hat, kann in ihrer Menge erhöht werden, oder auch reduziert werden bis zur die Menge des bereits gebuchten Wareneingangs. |
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Änderung verwerfen |
Gegebenenfalls verwerfen Sie die Änderung der gewählten Position mit zurücknehmen. |
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Bestellung reaktivieren |
Sind alle Änderungen durchgeführt, muss die Bestellung wieder aktiviert werden. Wechseln Sie dazu wieder in den Reiter Bestellpositionen. Um die Bestellung ohne weiteren Druck bzw. E-Mail-Versand zu aktivieren, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Druckersymbol. Damit wird die Bestellung wieder in den richtigen Status gesetzt. |
Terminierung und Logistik
Lieferterminlogik
HELIUM 5 unterscheidet zwischen dem Wunschliefertermin in den Kopfdaten und dem bestätigten Liefertermin in der Sicht der Lieferantentermine.
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Das System berechnet den Vorschlagswert auf Basis des aktuellen Datums zuzüglich des Parameters
DEFAULT_LIEFERZEITVERSATZ. Wird dieser Parameter auf -1 gesetzt, so wird der Liefertermin in den Kopfdaten nicht vorbesetzt und es muss der gewünschte Liefertermin jedes Mal manuell eingegeben werden. -
Sobald Positionen erfasst sind, ist der Liefertermin im Kopf gesperrt. Korrekturen erfolgen dann auf Positionsebene oder über ein temporäres Zurücksetzen des Belegstatus.
Teillieferungen
Über die Option Teillieferung wird dem Lieferanten signalisiert, ob Splittungen der Liefermenge zulässig sind. Unabhängig davon unterstützt das System technisch mehrere Wareneingangsbuchungen pro Bestellung.
Währungsmanagement und Kurskorrekturen
Bestellwährung
Die Währung wird bei der Anlage des Belegs festgelegt. Eine nachträgliche Änderung ist aufgrund der Verknüpfung mit Einstandspreisberechnungen in der Regel nicht vorgesehen.
Kurskorrekturverfahren
Falls ein Wareneingang mit einem unzutreffenden Wechselkurs verbucht wurde, kann der Gestehungspreis nachträglich korrigiert werden.
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Aktualisierung des Umrechnungskurses in der zentralen Kurstabelle zum Datum des Wareneingangs.
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Aufruf der betreffenden Bestellung und Wechsel in den Reiter Wareneingang.
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Bearbeitung des betroffenen Wareneingangs über Ändern und anschließendes Speichern, wodurch die Neuberechnung der Einstandspreise ausgelöst wird.
Da bei den Buchungen der Wareneingänge die Preise von der Lieferantenwährung in die Mandantenwährung umgerechnet werden müssen, ist eine Währungsänderung der Bestellung nicht vorgesehen. Bitte definieren Sie den Lieferanten in der vereinbarten Währung und legen Sie die Bestellung entsprechend an.
Kaufmännische Konditionen
Transportkostenplanung
Geplante Transportkosten können im Reiter Konditionen hinterlegt werden. Diese Werte dienen als Basis für den automatischen Vorschlag bei der späteren Wareneingangsbuchung und unterstützen eine korrekte Einstandspreisverteilung.
Über das Menü Bearbeiten → Transportkosten ändern, können die geplanten Transportkosten nachträglich geändert werden. Dazu ist das Recht BES_BESTELLUNG_CUD notwendig.
Pauschalbeträge und Korrekturen
Im Reiter Konditionen finden Sie den Bestellgesamtwert. Weicht der vereinbarte Gesamtwert einer Bestellung von der Summe der Einzelpositionen ab, kann über Bearbeiten → Pauschalbetrag setzen ein manueller Gesamtwert definiert werden.
Im Gegensatz zum Setzen des manuellen Auftragswertes, werden hier die Nettopreise in den Positionen angepasst.
Eventuelle zusätzliche Korrekturen werden so vorgenommen, dass diese an der Position mit den höchsten Preisen vorgenommen werden. Reicht auch dies nicht aus, wird wiederum eine Pauschalkorrektur gebildet und bei der Bestellung hinterlegt und auch als eigene Zeile in der Bestellung mit ausgedruckt.
Werden Positionen hinzugefügt, so löschen diese zwar die Pauschalkorrektur, verändern aber die geänderten Nettopreise nicht. Gegebenenfalls ist der Pauschalwert erneut einzugeben.