Bestellvorschlag

Bestellvorschlag im Modul Bestellung

Im Modul Bestellung finden Sie in den unteren Modulreitern den Bestellvorschlag.

Der Bestellvorschlag ist ein Werkzeug, mit dem Sie Einkaufsbedarfe auf Basis der vorhandenen Daten ermitteln. Voraussetzung ist, dass Lagerstände, Reservierungen, Fehlmengen, Bestellungen und relevante Bedarfe in HELIUM V gepflegt sind. Der Bestellvorschlag berücksichtigt nur Artikel des aktuellen Mandanten; Handartikel werden nicht einbezogen. In vielen Branchen wird diese Funktion auch Dispolauf genannt.

Grundprinzip und Berechnung

Ermittelte Bedarfe

Der Bestellvorschlag ermittelt Warenbedarfe aus den aktuellen Lagerständen, Reservierungen für Aufträge und Fertigungslose, Fehlmengen sowie bereits bestellten Artikeln. Ein neu erzeugter Bestellvorschlag zeigt somit die Waren, die für bekannte Aufträge und Fertigungsaufträge noch eingekauft werden müssen.

Zusätzliche Informationen zur Standortunterstützung finden Sie im Kapitel Standorte.

Berechnungslogik

Unterschreitet die frei verfügbare Lagermenge den Lagermindeststand, wird auf den Lagersollbestand aufgefüllt. Die frei verfügbare Lagermenge ergibt sich vereinfacht aus:

Lagerstand − Reservierungen − Fehlmengen + Bestellungen unterwegs

Zusätzlich berücksichtigt die Berechnung die Liefertermine der Reservierungen, Fehlmengen und Bestellungen unterwegs. Terminverschiebungen eines Projekts wirken sich dadurch auch im Bestellvorschlag aus. Beachten Sie dazu auch die Liste der nicht mehr benötigten Bestellungen.

Alternativ ist eine Berechnung anhand des Lagermindeststands möglich.

Manueller Start

In vielen Unternehmen dauert die Bearbeitung des Bestellvorschlags eine gewisse Zeit. Würde der Bestellvorschlag permanent automatisch neu berechnet, würde sich die Einkaufsbasis laufend verändern. In der Praxis hat es sich bewährt, den Bestellvorschlag je nach Branche einmal täglich oder einmal wöchentlich neu zu erzeugen. Auf Wunsch kann eine automatische Erzeugung eingerichtet werden.

Bestellvorschlag erzeugen

Mit der Schaltfläche für neue Bestellvorschläge erstellen Sie einen neuen Bestellvorschlag.

Beim Erzeugen eines neuen Bestellvorschlags wird der bestehende Bestellvorschlag gelöscht.

Vor dem Start legen Sie die Parameter fest, mit denen der Wunsch-Liefertermin berechnet und in den Bestellvorschlag übernommen wird.

Vorlaufzeit für Aufträge in Tagen

Reservierungen aus Aufträgen und Fertigungslosen werden zum Liefertermin des Auftrags beziehungsweise zum Produktionsbeginn des Loses berücksichtigt. Da die benötigten Artikel häufig einige Tage früher eintreffen müssen, wird die eingegebene Vorlaufzeit vom tatsächlichen Bedarfstermin abgezogen. Dieser berechnete Termin wird als Liefertermin für die Bestellung vorgeschlagen.

Die Vorbelegung erfolgt über den Parameter DEFAULT_VORLAUFZEIT_AUFTRAG.

Wenn in einer Stücklistenposition eines Fertigungsauftrags der Haken sofortige Bestellung gesetzt ist, wird diese Position sofort in den Bestellvorschlag aufgenommen. Weitere Informationen: Stücklisten | Sofortige Bestellung

Toleranz

Die Toleranz beschreibt, wie viele Tage ein geplanter Wareneingang aus einer Bestellung zu spät eintreffen darf und trotzdem noch als rechtzeitig gilt. Das ist zum Beispiel bei geänderten Auftragsbestätigungen oder Lieferterminverschiebungen relevant.

Die Vorbelegung erfolgt über den Parameter TOLERANZFRIST_BESTELLVORSCHLAG. Trifft ein Artikel außerhalb dieser Toleranz ein, wird er erneut in den Bestellvorschlag aufgenommen. Soll die Terminsteuerung faktisch deaktiviert werden, hat sich in der Praxis ein Wert von 999 Tagen bewährt.

Liefertermin für Artikel ohne Reservierungen

Wenn Material ohne Auftrag verbraucht wird und dadurch der Lagermindeststand unterschritten wird, benötigen auch diese Artikel einen Liefertermin. Das betrifft zum Beispiel Verbrauchsmaterialien wie Lötzinn oder Schmiermittel. Stellen Sie hier den gewünschten Liefertermin für solche Artikel ein.

Weitere Informationen: https://mt-hilfe.atlassian.net/wiki/spaces/HELIUM5/pages/edit-v2/9797663#Kann-der-Lagermindeststand-importiert-werden%3F

Lose und Aufträge einschränken

Wenn der Bestellvorschlag nur für bestimmte Lose durchgeführt werden soll, geben Sie diese Lose in der Liste an. Die Berechnung berücksichtigt dann nur die Artikel, die in diesen Losen enthalten sind. Für diese Artikel wird jedoch weiterhin der gesamte Bedarf anhand der vorhandenen Daten berechnet.

Werden Aufträge angegeben, berücksichtigt die Berechnung alle Lose der angegebenen Aufträge. Auch hier gilt die Gesamtbetrachtung der betroffenen Artikel.

Gesamtbetrachtung bei ausgewählten Losen

Auch wenn nur einzelne Lose ausgewählt werden, muss für jeden betroffenen Artikel die zukünftige Lagerstandsentwicklung vollständig betrachtet werden. Sonst könnten Bestände rechnerisch für ein ausgewähltes Los verfügbar wirken, obwohl sie terminlich für ein anderes Los benötigt werden.

Beispiel:

• Lagerstand: 100 Stk.

• Bedarf Los 1 am 01.09.2009: 25 Stk.

• Bedarf Los 2 am 02.09.2009: 70 Stk.

• Bedarf Los 3 am 03.09.2009: 40 Stk.

Wenn nur Los 1 und Los 3 berücksichtigt werden, ergibt sich auf den ersten Blick ein Bedarf von 65 Stk. Bei einem Lagerstand von 100 Stk. scheint das ausreichend. Da Los 2 terminlich dazwischen liegt, wäre zum Fertigungszeitpunkt von Los 3 jedoch zu wenig Material verfügbar. Deshalb betrachtet der Bestellvorschlag auch bei eingeschränkten Losen die gesamte zukünftige Lagerstandsentwicklung.

Nur betroffene Lospositionen berücksichtigen

Ist diese Einstellung aktiviert, werden nur die Lospositionen berücksichtigt, die sich aus der angegebenen Losliste beziehungsweise aus den ausgewählten Aufträgen ergeben. Damit wird die oben beschriebene Gesamtbetrachtung abgeschaltet.

Diese Funktion wird üblicherweise nur bei unsauberen Lagerstrukturen benötigt. Bei sauber gepflegten Lager- und Fertigungsdaten ist sie kontraproduktiv, weil Ware möglicherweise nicht bestellt wird, obwohl sie aus Sicht der tatsächlichen Verbräuche benötigt wird.

Nicht lagerbewirtschaftete Artikel einbeziehen

Ist diese Option aktiviert, werden auch nicht lagerbewirtschaftete Artikel, die sich aus den ausgewählten Losen ergeben, in den Bestellvorschlag aufgenommen. Als Menge wird die beim Artikellieferanten hinterlegte Standardmenge eingetragen. Ist keine Standardmenge definiert, wird die Menge 0 verwendet.

Als Termin wird der Liefertermin für Artikel ohne Reservierungen verwendet.

Bestellvorschlag bearbeiten

Positionen hinzufügen und ändern

Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie eine neue Position in den Bestellvorschlag einfügen oder eine bestehende Bestellvorschlagsposition ändern.

Daten importieren

Über das Menü Bestellvorschlag → Import können Sie Daten importieren. Unterstützt wird eine XLS-Datei mit Artikelnummer und Bestellmenge. Bei der Übernahme geben Sie den gewünschten Liefertermin an und legen fest, ob der Import den bestehenden Bestellvorschlag ergänzt oder einen neuen Bestellvorschlag erstellt.

Importierte Positionen werden ohne Kennzeichnung Vormerkung übernommen. Bei der nächsten Erzeugung des Bestellvorschlags werden sie daher in der Regel wieder gelöscht.

Artikel zur Bestellung vormerken

Bedarfe für Artikel wie Büromaterial oder nicht lagerbewirtschaftetes Kleinmaterial können im Bestellvorschlag manuell erfasst werden. Wenn ein Artikel manuell hinzugefügt wird, wird die Kennzeichnung Vormerkung vorbesetzt. Zusätzlich sehen Sie, wer die Vormerkung zu welchem Zeitpunkt angelegt hat.

Mit Neu tragen Sie einen Artikel in den Bestellvorschlag ein. Ergänzen Sie für die Nachvollziehbarkeit im Textinhalt, warum der Artikel benötigt wird. Beim Erzeugen eines neuen Bestellvorschlags können Sie festlegen, ob die Vormerkliste gelöscht werden soll.

Verdichten und optimieren

Verdichtungszeitraum

Für die Verdichtung des Bestellvorschlags wird der Mandantenparameter BESTELLVORSCHLAG_VERDICHTUNGSZEITRAUM_TAGE verwendet.

Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten

Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten werden beim Verdichten des Bestellvorschlags berücksichtigt. Dabei werden gleiche Artikel, die innerhalb des Verdichtungszeitraums zu bestellen sind, zu einer Position zusammengezogen.

Je Artikel und Lieferant berücksichtigt HELIUM V die hinterlegte Mindestbestellmenge und Verpackungseinheit. Das ist unter anderem für Stangenmaterial oder definierte Verpackungseinheiten relevant.

Beispiel vor der Berücksichtigung von Mindestmenge und Verpackungseinheit:

Mindestmenge: 75 Stk.
Verpackungseinheit: 25 Stk.

Beispiel nach der Berücksichtigung:

Durch die Mindestmenge muss zum 25.4. mehr bestellt werden. Diese Anpassung wirkt bis zum 26.4. weiter und wird erst am 30.4. ausgeglichen. Zusätzlich muss ein Stück mehr bestellt werden, weil die Verpackungseinheit die gewünschte Stückzahl nicht exakt zulässt.

Preise nach dem Verdichten

Da sich durch das Verdichten häufig die zu bestellenden Mengen ändern, werden anschließend die aktuellen Einkaufspreise anhand der Mengenstaffeln aktualisiert. Dafür wird je Position der bevorzugte Lieferant eingetragen und der passende Preis aus den Einkaufsmengenstaffeln übernommen.

Vorherige Preis- oder Lieferantenänderungen können dadurch überschrieben werden. Führen Sie das Verdichten daher vor der Preispflege durch.

Später bestellbare Positionen löschen

Mit der entsprechenden Schaltfläche entfernen Sie Positionen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt noch rechtzeitig bestellt werden können. Voraussetzung ist, dass im Artikellieferanten die übliche Lieferzeit des Artikels gepflegt ist.

Anhand des Termins der nächsten Bestellvorschlagsberechnung wird ermittelt, ob die aktuelle Position auch beim nächsten Lauf noch rechtzeitig bestellt werden könnte.

Lieferanten und Einkauf optimieren

Bevorzugter Lieferant

In den Bestellvorschlag wird automatisch der bevorzugte Lieferant des jeweiligen Artikels übernommen. Der bevorzugte Lieferant steht in der Anzeige der Artikellieferanten an erster Stelle.

Beachten Sie die Besonderheiten des zentralen Artikelstamms. Weitere Informationen: Mehrmandanten

Lieferanten optimieren

Im Einkauf kommt es häufig vor, dass der bevorzugte Lieferant fachlich passend ist, der Mindestbestellwert aber nicht erreicht wird. Über Lieferanten optimieren können Sie für die errechneten Bedarfe alternative Lieferanten anzeigen und bewerten.

1. Erzeugen Sie den Bestellvorschlag.

2. Wechseln Sie in den oberen Modulreiter Lieferanten optimieren.

3. Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus der Combobox.

In der Anzeige sind neben Mengen und Werten vor allem folgende Informationen relevant:

• Die rechte Spalte zeigt die Sortierung des Artikellieferanten. Alles außer 1 bedeutet, dass dieser Lieferant nicht der bevorzugte Lieferant ist.

• Eine grau hinterlegte Zeile bedeutet, dass für diese Bestellvorschlagsposition aktuell ein anderer Lieferant hinterlegt ist. Der ausgewählte Lieferant ist jedoch im Artikellieferanten des Artikels als möglicher Lieferant angelegt.

• Wenn Sie einen Lieferanten auswählen, werden rechts Informationen zu Lieferkonditionen wie Lieferart, Zahlungsziel und Mindestbestellwert angezeigt.

Mit dem grünen Haken oder Strg+L übernehmen Sie den ausgewählten Lieferanten und den angezeigten Preis in den Bestellvorschlag. Ist für diesen Lieferanten kein Einkaufspreis definiert, bleibt der Preis unverändert.

Mit dem Lieferantensymbol stellen Sie den bevorzugten Lieferanten für den Artikel wieder her.

Über die Monatsstatistik erhalten Sie weitere Informationen zum Bedarf, zum Beispiel für das letzte Jahr.

Das GoTo-Icon öffnet den Artikel der markierten Zeile.

In der Auswahlliste werden außerdem die Wiederbeschaffungszeit (WB) und die Fixkosten der Position angezeigt.

Günstigsten Lieferanten für eine Position auswählen

Im unteren Bereich des Bestellvorschlags können Sie für eine markierte Position den günstigsten Lieferanten auswählen.

Wenn Sie eine Zeile im Bestellvorschlag markieren, wird dieser Bereich aktualisiert. Sie sehen die Lieferanten des Artikels inklusive Preisen, Verpackungseinheit (VPE), Mindestbestellmenge (Min) und Wiederbeschaffungszeit (WBZ). Definierte Staffelpreise werden ebenfalls angezeigt.

Die niedrigste Wiederbeschaffungszeit und der günstigste Preis sind grün markiert, der günstigste Wert gelb. Der aktuell gewählte Lieferant ist grau hinterlegt. Markieren Sie den gewünschten Lieferanten und klicken Sie auf Übernehmen, um den Lieferanten der ausgewählten Bestellvorschlagsposition zu ändern.

Lieferant einer Position ändern

Sie können den Lieferanten einer Position über die Optimierung aus der Liste der Artikellieferanten ändern. Soll ein Artikel bei einem anderen Lieferanten bestellt werden, der nicht als Artikellieferant hinterlegt ist, verwenden Sie das Icon Lieferant ändern und wählen den gewünschten Lieferanten aus.

Nach der Auswahl werden Sie gefragt, ob der Lieferant in die Grunddaten des Artikels als Artikellieferant oder sogar als bevorzugter Lieferant zurückgeschrieben werden soll.

Preisänderungen im Artikelstamm

Wenn im Bestellvorschlag die Beschaffungspreise eines Artikels geändert werden, wird automatisch auch der Einkaufspreis im Artikelstamm angepasst. Diese Funktion dient der einfacheren Preispflege.

Bei Verwendung aus dem Anfragevorschlag wird die Preisaktualisierung nicht durchgeführt.

Überleitung in Bestellungen

Mit der Überleitung erzeugen Sie aus dem Bestellvorschlag einzelne Bestellungen. Sie können den gesamten Bestellvorschlag oder nur Positionen bestimmter Lieferanten überleiten.

Die Überleitung starten Sie über den entsprechenden Button.

Optionen bei der Überleitung

Projektklammer und Mandantenbezug

Ist die Zusatzfunktion Projektklammer aktiviert, kann sie bei der Überleitung berücksichtigt werden. Aktivieren Sie dafür den entsprechenden Haken. Die Projektnummer wird dann an die aus dem Bestellvorschlag erstellte Bestellung übergeben. Im Projektverlauf wird die Bestellung angezeigt und in die Nachkalkulation einbezogen.

Bei einem mandantenübergreifenden Artikelstamm werden ab Version 8572 nur noch Bestellvorschlags-Einträge des aktuellen Mandanten berücksichtigt. Zuvor wurden alle Einträge unabhängig vom Mandanten in Bestellungen des aktuellen Mandanten umgewandelt.

Rahmenreservierungen

Rahmenreservierungen werden wie andere Reservierungen verarbeitet. Der Unterschied ist, dass daraus Rahmenbestellungen erstellt werden.

Bei der Überleitung muss die Option Abrufbestellungen zu vorhandenen Rahmen erzeugen aktiviert sein. Weitere Informationen: Bestellvorschlag

Spezielle Berechnungsvariante für eigengefertigte Artikel

Die Funktion Einen Bestellvorschlag anhand des Stücklistenmindestlagerstands neu erstellen berechnet benötigte Mengen auf Basis der Lagermindeststände der Kopfstücklisten. Der Bedarf wird damit über die Endprodukte gesteuert.

Die Berechnung löst die Stücklisten vollständig auf, inklusive Unterstücklisten. Von den benötigten Mengen werden offene Bestellungen, Mengen in Fertigung und lagernde Mengen abgezogen. Reservierungen werden in dieser Variante nicht berücksichtigt.

Verwenden Sie diese Variante, wenn Sie fertige Geräte über Lagermindeststände überwachen möchten, ohne fertigungsgesteuerten Bedarf einzubeziehen. Wenn der Bedarf aus der Fertigung berücksichtigt werden soll, verwenden Sie den normalen Bestellvorschlag.

Die Basis der Berechnung ist immer ein Lagermindeststand größer 0. Außerdem muss es sich um eine Kopfstückliste handeln. Weitere Informationen: Stücklisten

Stücklisten vom Typ SetArtikel werden im Bestellvorschlag anhand des Stücklisten-Mindestlagerstands nicht berücksichtigt.

Anzeigen, Farben und Auswertungen

Positionen ohne Belegnummer

Positionen ohne Belegnummer entstehen, wenn der Bestellvorschlag aufgrund zukünftiger Lagerbewegungen eine Unterschreitung des Lagermindeststands erkennt, ohne dass ein konkreter Beleg der Auslöser ist. Das betrifft zum Beispiel Verbrauchsmaterialien wie Lötzinn oder Schmiermittel, die regelmäßig verbraucht und über den Lagermindeststand aufgefüllt werden.

Bewegungsvorschau

Die Bewegungsvorschau zeigt die zukünftige Lagerstandsentwicklung eines einzelnen Artikels. Sie basiert auf Lagerständen, Reservierungen, Fehlmengen und eintreffenden Bestellungen. Damit können Sie die Berechnungsgrundlage und die tatsächlich benötigten Mengen nachvollziehen.

Liste der nicht mehr benötigten Bestellungen

Diese Liste zeigt Bestellungen, die aufgrund des neu erzeugten Bestellvorschlags und der aktuellen Reservierungs- und Lagerstände nicht mehr benötigt werden.

Wenn Sie diese Liste mit dem Bestellvorschlag vergleichen, können dort auch Bestellungen erscheinen, die zugleich im Bestellvorschlag aufgeführt sind. Verschieben Sie diese Bestellungen entsprechend oder planen Sie die betroffenen Reservierungen und Fehlmengen um.

Farbkennzeichnungen

Blaue Zeilen signalisieren nicht lagerbewirtschaftete Artikel.

Zeilen können außerdem aufgrund von Terminverschiebungen farblich gekennzeichnet sein. Wenn eine bereits bestellte Position wegen der Terminsituation und der Toleranzeinstellung erneut im Bestellvorschlag erscheint, wird sie ab Version 8434 hervorgehoben. Gibt es in der Bestellt-Liste Einträge nach dem Liefertermin, wird die Zeile dunkelgrün angezeigt; bei nicht lagerbewirtschafteten Artikeln dunkelgelb.

Weitere Informationen: Interne Bestellung

Graue Zeilen bedeuten, dass für den Artikel Keine Lagerzubuchung definiert ist. Der Artikel darf damit nicht bestellt werden. Fachlich liegt häufig ein Artikel vor, der selbst nie dem Lager zugebucht werden darf, aber in einem Los, Kundenauftrag oder einer ähnlichen Struktur enthalten ist. Prüfen Sie die Ursache über Bewegungsvorschau und Verwendungsnachweis des Artikels und bereinigen Sie die Struktur nachhaltig.

Weitere Informationen: Artikel | Keine Lagerzubuchung wozu dient diese Einstellung?

Erzeugungszeitpunkt anzeigen

Über Info → Zuletzt erzeugt sehen Sie, wann und mit welchen Daten der Bestellvorschlag zuletzt erzeugt wurde. Ist die Liste leer, wurde der Bestellvorschlag zuletzt vor Einführung der Protokollierung erzeugt.

Empfohlener Ablauf

Ein optimierter Ablauf für den Bestellvorschlag sieht folgendermaßen aus:

1. Neuen Bestellvorschlag erzeugen.

2. Inhalte prüfen und mit den erwarteten Daten abgleichen.

3. Bestellvorschlag verdichten.

4. Bei Bedarf später bestellbare Positionen löschen.

5. Positionen prüfen, gegebenenfalls überarbeiten und anschließend je Lieferant oder vollständig in Einzelbestellungen übertragen.

Gemeinsame Nutzung

Der Bestellvorschlag sollte grundsätzlich von einer Person bearbeitet werden. Andere Personen können ihn einsehen, aber nicht verändern. Wenn mehrere Personen den Bestellvorschlag gleichzeitig nutzen sollen, steht ab Build 13277 der persönliche Bestellvorschlag zur Verfügung.

Die gemeinsame Nutzung wird über den Parameter PERSOENLICHER_BESTELLVORSCHLAG aktiviert.

• Vor der Aktivierung muss der globale Bestellvorschlag geleert werden.

• Der persönliche Bestellvorschlag ist vor allem für mehrere Einkäufer gedacht, die unterschiedliche Kundenprojekte bearbeiten.

• Beim Erzeugen werden passende Lose ausgewählt, sodass nur die Artikel des jeweiligen Loses betrachtet werden.

• Der Bestellvorschlag kann damit auch durch dieselbe Person parallel auf unterschiedlichen Clients bearbeitet werden.

• Wenn mehrere Personen dieselben Artikel bearbeiten, werden diese Artikel rot dargestellt. Stimmen Sie sich ab, um Doppelbestellungen zu vermeiden.

• Bei der Überleitung in Bestellungen kann ausgewählt werden, ob gemeinsame Artikel bestellt werden sollen.

Mandantenübergreifender Artikelstamm

Bei Nutzung eines gemeinsamen Artikelstamms über mehrere Mandanten hinweg kann die Meldung erscheinen, dass ein Mandant beim angemeldeten Mandanten als Lieferant angelegt werden muss.

Diese Meldung erscheint, wenn Sie mandantenübergreifend bestellen. Der andere Mandant muss dafür als Lieferant angelegt sein.

FAQ

Können mehrere Benutzer gleichzeitig einen Bestellvorschlag bearbeiten?

Standardmäßig sollte der Bestellvorschlag nur von einer Person bearbeitet werden. Für paralleles Arbeiten kann der persönliche Bestellvorschlag aktiviert werden.

Wird der Preis im Artikelstamm mitgepflegt?

Ja. Preisänderungen im Bestellvorschlag aktualisieren automatisch den Einkaufspreis im Artikelstamm. Bei Verwendung aus dem Anfragevorschlag erfolgt diese Aktualisierung nicht.

Was bedeutet die Meldung zum Lieferanten beim angemeldeten Mandanten?

Die Meldung bedeutet, dass bei mandantenübergreifender Bestellung der andere Mandant als Lieferant beim angemeldeten Mandanten angelegt sein muss.