Projektklammer
Die Projektklammer in HELIUM 5 verbindet Belege zu einem Projekt. So erhalten Sie auf einen Blick schnell Informationen über Vorgänge und Belege des Projekts. Die Zusatzfunktion Projektklammer ist in das Modul Projekt integriert. In den anderen Modulen (u.a. Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung,...) können Sie in den Kopfdaten der Belege ein Projekt auswählen. Dadurch erzeugen Sie die Verbindung des einzelnen Beleges zum Gesamtprojekt.
Verwenden Sie Projekteigenschaften, um eigene Felder für Projekte zu definieren.
Verknüpfung mit einem Projekt anlegen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Projektverknüpfung anzulegen.
Beleg aus dem Projekt heraus anlegen
Die einfachste Möglichkeit, eine Projektverknüpfung anzulegen, ist das Erstellen eines Belegs aus dem Projekt heraus. Gehen Sie dazu in die Kopfdaten des Projekts und klicken Sie das Icon zum Anlegen des Belegs.
Projekt im Beleg verknüpfen
Sie erstellen die Verknüpfung direkt in vorhandenen Belegen, indem Sie in den Kopfdaten den Button Projekt klicken und das Projekt aus der Liste auswählen. Die Möglichkeit, per Hand einen Projektnamen einzugeben, der auf den Belegen wie bisher angedruckt wird, besteht weiterhin.
Auftrag aus dem Projektverlauf anlegen
Aus dem Reiter Projektverlauf heraus können Sie einen Auftrag anlegen. Damit wird ein Auftrag zu einem Angebot erstellt wird, wählen Sie das Angebot im Projektverlauf aus. In diesem Fall wird das komplette Angebot kopiert inkl. Angebotspositionen. Alternativ Positionen werden übernommen.
Telefonzeit
Für die Telefonzeiterfassung kann neben dem Partner das Projekt ausgewählt werden.
Wenn zum Beispiel ein Auftrag wurde einem Angebot erzeugt, welches ein Projekt hinterlegt hat, wird das Projekt des Angebots verwendet. In den Kopfdaten der einzelnen Belege kann die Projektnummer nur geändert werden, wenn kein Vorgänger vorhanden ist, da in diesem Fall das Projekt des Vorgängers verwendet wird.
Setzen Sie den Parameter PROJEKT_IST_PFLICHTFELD auf 1, damit jeder Verkaufsbeleg zu einem Projekt zugeordnet werden muss.
Auswertungen
Zeiten
Im Reiter Istzeitdaten finden Sie einen Ausdruck aller Zeiten des Projekts, der je nach Bedarf nach Mitarbeiter und Beleg sortiert werden kann.
Projektverlauf und Nachkalkulation
Im Reiter Projektverlauf finden Sie eine Übersicht über alle beteiligten Vorgänge. Durch Klick auf das Druckersymbol gelangen Sie in die detaillierte Projekt-Nachkalkulation über alle mit diesem Projekt verbundenen Belege. In der Nachkalkulation werden alle an einem Projekt beteiligten Daten abgebildet. Besonders bei Projekten mit mehreren Aufträgen und langer Laufzeit haben Sie hiermit eine Übersicht.
Auch während der Laufzeit haben Sie mit der Nachkalkulation die Möglichkeit, Abweichungen zu erkennen und vor dem Abschluss optimierend einzugreifen.
Die optische Anzeige des Projektverlaufes ist für eine schnelle Übersicht über die Belegzusammenhänge gedacht. So werden in dieser Übersicht auch die Werte des jeweiligen Beleges und deren Status angezeigt. Für eine detaillierte Auswertung mit Zeiten und z.B. Teillieferungen oder abweichenden Werten z.B. beim Wareneingang aber auch in der Verrechnung verwenden Sie bitte den Druck der Nachkalkulation.
Projektcockpit
Im Modul Projekte finden Sie den Reiter Cockpit. Das Cockpit wird dazu verwendet, einen schnellen Überblick über die Dokumente und Einträge des Projekts zu erhalten.
Das Projektcockpit ist zweigeteilt in Themen und Chronologie. Im Bereich Themen finden Sie ähnlich der Dokumentenablage die Dokumente unterteilt in Einkauf, Verkauf, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Fertigung. Hier finden Sie die einzelnen Belege und die jeweiligen Versionen dazu und können diese im rechten Bereich des Fensters anzeigen und mittels dem GoToButton zu dem Beleg wechseln.
Im Bereich Chronologie werden die jeweiligen Belege und Detaileinträge nach zeitlichem Verlauf angeführt. Auch hier können Sie die einzelnen Belege bzw. Einträge anzeigen.
Wenn Sie Dokumente vermissen, liegt dies an den Benutzerberechtigung der Sicherheitsstufen. Wenn ein Benutzer eine gewisse Sicherheitsstufe nicht aufrufen darf, so werden die Dokumente im Cockpit nicht angeführt.
Lose eines Projekts anzeigen
In der Los-Auswahlliste kann anstatt nach der Auftragsnummer nach der Projektnummer gesucht werden. Wenn Sie einem Los ein Projekt zugeordnet haben, so wird das Los im Projektverlauf angeführt.