Lieferschein

Sie finden das Modul für Lieferscheine im Bereich Verkauf. Das Icon ist ein roter LKW.

Status des Lieferscheins

Ein Lieferschein kann sich in einem der folgenden 5 Status befinden.

Lieferschein stornieren

Wenn ein Lieferschein storniert wird, werden alle Buchungen, die gemacht wurden, rückgängig gemacht. Das betrifft Lagerbuchungen, Auftragsreservierungen und die offenen Mengen in den zugehörigen Auftragspositionen. Die Lieferscheinpositionen behalten dabei ihre Informationen (Menge, Preis,...), der Status des Lieferscheins wechselt auf storniert. Der Storno eines Lieferscheins kann nur in der Form rückgängig gemacht werden, dass zwar die Positionen im Lieferschein erhalten bleiben, die Mengen werden jedoch auf Null gesetzt.

Im Auftrag Sicht Lieferstatus scheinen die Positionen von stornierten Lieferscheinen nicht auf.

Lieferschein anlegen

Bedeutung der Zeichen in der Auswahlliste

In der rechten Spalte der Lieferscheine wird die Art des Lieferscheins dargestellt.

Kopfdaten

Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen neuen Lieferschein anzulegen. Verwenden Sie das Neu-Icon, um einen ganz neuen Lieferschein anzulegen. Verwenden Sie das Angebots-Icon, um einen Lieferschein aus einem bestehenden Angebot anzulegen. Verwenden Sie das Auftrags-Icon, um einen Lieferschein aus einem bestehenden Auftrag anzulegen. Verwenden Sie das Lieferschein-Icon, um einen neuen Lieferschein aus einem bestehenden Lieferschein zu kopieren.

Geben Sie bei Bedarf in den Kopfdaten die allgemeinen Informationen zum Beleg ein. Speichern Sie die Eingaben. Mit dem Speichern der Eingabe werden die nachfolgenden Reiter freigeschaltet.

Lieferschein aus Lieferschein

Wenn der zu kopierende Lieferschein ein "Freier Lieferschein" ist, so werden die Kopfdaten und Positionen des Lieferscheins kopiert. Ein auftragsbezogener Lieferschein wird zu einem Freien Lieferschein umgewandelt und auftragsbezogene Positionen werden nicht kopiert. Wenn im Lieferschein ein Projekt (Projektklammer) hinterlegt ist, so bleibt der Projektbezug erhalten.

Lieferschein aus Auftrag

In der Auswahlliste der Aufträge werden nur Freie Aufträge und Abrufaufträge angezeigt, welche im Status offen oder im Status teilerledigt sind. Ist Ihr Auftrag noch im Status angelegt, so muss er zuerst aktiviert werden.

Rahmenaufträge werden durch Abrufe (Abrufaufträge) erfüllt und werden daher in der Auftragsauswahlliste aus dem Lieferschein nicht angezeigt.

Auftragsbezug ändern

Um die Auftragszuordnung eines Lieferscheines zu ändern oder zu löschen, müssen alle Positionen aus dem Lieferschein entfernt werden. Dann gehen Sie in die Kopfdaten und wählen ändern. Es kann nun auch der Auftrag geändert oder die Zuordnung gelöscht werden. Zum Löschen der Verknüpfung mit dem Auftrag wählen Sie die Auftragsauswahl und in der Auftragsauswahlliste dann löschen. Um aus einem Auftragsbezogenen Lieferschein einen Freien Lieferschein zu machen, muss zusätzlich noch die Lieferscheinart geändert werden.

Bestellnummer

Tragen Sie in das Feld Bestellnummer die Bestellnummer Ihres Kunden ein. Bezieht sich der Lieferschein auf einen Auftrag so wird dieses Feld automatisch durch den Auftrag vorbesetzt.

Ist der Lieferschein das erste Papier in diesem Geschäftsfall, hat also der Lieferschein keinen Auftragsbezug, so kann die Bestellnummer hier direkt eingetragen werden. Die Bestellnummern werden in die Rechnung übernommen. 

Lieferschein an einen Lieferanten (Fremdfertigung, Reklamation)

Legen Sie einen neuen Lieferschein an und wählen Sie die Lieferscheinart “Lieferantenlieferschein”.

Ein Lieferschein an einen Lieferanten kann nicht verrechnet werden. Wir empfehlen, den Lieferschein solange offen zu lassen, bis der Vorgang erledigt ist. Erst wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Lieferschein manuell erledigt.

Rechnungsadresse ändern

Sie finden Sie im Menü Bearbeiten den Punkt Rechnungsadresse ändern. Hiermit können Sie die Rechnungsadresse ändern solange der Status des Lieferscheins angelegt oder offen ist.

Stellen Sie den Parameter RECHNUNGSADRESSE_IN_LIEFERSCHEINAUSWAHL auf 1, wenn die Rechnungsadresse als Spalte in der Lieferscheinübersicht angezeigt werden soll.

Kommentar

Wählen Sie Bearbeiten, interner Kommentar, um einen internen Kommentar für den Lieferschein zu speichern. Ist ein Kommentar hinterlegt, wird in der Auswahlliste der Lieferscheine in der Spalte Kommentar ein I für interner Kommentar angezeigt.

Lager

Der Lieferschein bucht die Ware von dem in den Kopfdaten definierten Lager ab. Die Vorbelegung des Abbuchungslagers kann im Kunden bzw. Lieferanten in den Konditionen unter “ab Lager” eingestellt werden.

Wird ein Auftragsbezogener Lieferschein erzeugt, so ist dem Lieferschein das wie oben beschriebene Abbuchungslager zugeordnet. Um nun eventuell ein anderes Lager zu verwenden, muss vor der ersten Abbuchung, vor der Übernahme der ersten Position aus dem Auftrag in den Lieferschein, das in den Kopfdaten des Lieferscheines definiert werden.

Sind bereits Positionen im Lieferschein eingetragen so kann das Lager nicht mehr geändert werden. Gegebenenfalls sind die Positionen aus dem Lieferschein zu löschen, diese vorher in die Zwischenablage kopieren um den Aufwand zu minimieren.

Wenn ein Lieferschein an einen Lieferanten gesandt wird, so wird im Hintergrund ein verdeckter Kunde angelegt. Für diesen Kunden gilt als Standard Regel, dass sein Abbuchungslager das Hauptlager ist. Also wird das Hauptlager als Abbuchungslager für einen Lieferantenlieferschein vorgeschlagen.

Als Erweiterung können Sie in der Eingabe der Position ein Lager auswählen, um das in den Kopfdaten angegebene Lager für diese eine Position zu übersteuern.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie keine LV-Positionen verwenden. Ihr Parameter LV_POSITION muss auf 0 stehen.

Positionen

Nach der Auswahl des Auftrags werden Sie automatisch auf den Reiter Sicht Auftrag geführt. In dieser Auswahlliste sehe Sie alle noch nicht vollständig ausgelieferten mengenbehafteten Positionen des Auftrags. Wählen Sie hier die auszuliefernde Position aus. Unter Menge LS wird automatisch die noch offene, auf diesem Lager verfügbare Menge vorgeschlagen. Ändern Sie diese gegebenenfalls entsprechend ab und tragen Sie bei Bedarf die Serien- oder Chargennummer ein.

Positionen, die Sie über Sicht Auftrag übernommen haben, reduzieren die offene Menge aus dem Auftrag. Positionen, die Sie manuell im Reiter Positionen einfügen, reduzieren die Auftragsmenge nicht.

Verwenden Sie die Schnellfunktion “alle lieferbaren Positionen übernehmen” im oberen Bereich. Mit dem Button werden alle lieferbaren Positionen übernommen, ohne dass Sie die tatsächliche Menge angeben müssen.

Positionspreise bei freien Lieferschienen ohne Auftragsbezug

Für Lieferscheine ohne Auftragsbezug wird der Wert der Positionen über die Verkaufspreisfindung berechnet. Grundlage für die Preisfindung ist die Rechnungsadresse.

Mehrere Chargennummern pro Auftragsposition liefern

Um eine Auftragsposition in einem Lieferschein mit mehreren Chargen und eventuell mit mehreren Chargendokumenten auszuliefern, steht die Funktion Zusätzliche Chargennummer angeben zur Verfügung. Damit werden in den Lieferschein mehrere Positionen der gleichen Auftragsposition mit eventuell unterschiedlichen Chargen eingetragen.

Losablieferung übernehmen

Hat ein Lieferschein einen Bezug zum Auftrag und steht hinter der in Sicht Auftrag gewählten Position ein Los, welches dem Auftrag zugeordnet und die Artikelnummer der Lieferscheinposition hat, so kann durch Klick auf "Letzte Losablieferung übernehmen" diese übernommen werden. Die Menge wird bei der Übernahme angepasst auf die maximal mögliche, noch nicht gelieferte Menge.

Vorgeschlagene Menge steuern

Mit dem Parameter OFFENE_MENGE_IN_SICHT_AUFTRAG_VORSCHLAGEN können Sie das Verhalten der Mengenangabe bei der Übernahme vom Auftrag in den Lieferschein steuern.

• 0 = Aus. Die gewünschte Menge mussmanuell eingegeben werden.

• 1 = offene Menge des Auftrags bzw. wenn der Lagerstand des Abbuchungslagers geringer ist, dann die lagernde Menge

• 2 = keine Berücksichtigung der offenen Auftragsmenge, d.h. es wird Lagerstand des Abbuchungslagers verwendet, auch wenn dies eine Überlieferung bewirkt.

Auftrag überliefern

Übernehmen Sie vorerst die noch offene Auftragsmenge im Modulreiter Sicht Auftrag. Ist die gewünschte Position nun laut Auftrag vollständig geliefert, so wechseln Sie in den Reiter Positionen und korrigieren Sie die Menge auf die gewünschte Menge. Dadurch haben Sie eine Überlieferung einer Auftragsposition herbeigeführt.

Alternativ zu Obigem steht auch die Möglichkeit früher bereits vollständig ausgelieferte Auftragspositionen zu überliefern zur Verfügung. In der Sicht Auftrag des Lieferscheines entfernen Sie den Haken bei Nur Offene anzeigen und klicken Sie auf aktualisieren. Nun sehen Sie alle Auftragspositionen und können durch Klick auf zusätzliche (Chargen-)Menge ausliefern diese eine Position überliefern.

Lagerstand prüfen

Während der Übernahme der Auftragspositionen in den Lieferschein wird in der Statuszeile der aktuelle Lagerstand des Artikel, des für den Lieferschein gewählten Lagers angezeigt (Anzeige neben dem Lieferscheinstatus).

Es wird für die Reservierungen aus den Aufträgen das Lager aus den Kopfdaten und für die Forecastaufträge das beim Kunden hinterlegte Abbuchungslager verwendet. Das bedeutet auch, dass eventuell auf anderen Lagern befindliche Artikel, z.B. QS-Lager o.ä., NICHT in die Verfügbarkeitsberechnung eingehen.

Testpositionen übernehmen

Da die Texteingaben keine lieferbaren Positionen sind, werden die Texteingaben nicht automatisch mit in den Lieferschein übernommen. Um die einzelnen Texteingaben zu übernehmen, wählen Sie bitte die Texteingabe aus und klicken auf ändern und speichern. Damit wird diese Auftragsposition in den Lieferschein übernommen.

Um nur lagernde Artikel vorgeschlagen zu bekommen, stellen Sie bitte den Parameter DEFAULT_ARTIKELAUSWAHL in der Kategorie Lieferschein auf 0. Damit werden bei der Artikelauswahl in den Lieferscheinpositionen nur mehr die Artikel angezeigt, welche einen Lagerstand auf dem Abbuchungs-Lager des Lieferscheinkopfes bzw. aus dem übersteuerten Lager der LS-Positionen haben.

Positionsgewicht drucken

Um das Gewicht am Lieferschein anzudrucken, muss in den Kundenstammdaten des Kunden unter Konditionen der Haken “am LS Gewicht angeben” angehakt sein.

Bei einem Lieferschein an einen Lieferanten muss diese Definition am hinter dem Lieferanten verbundenen Kunden angehakt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor

1. Sie wechseln auf den Lieferanten und gehen in den Reiter Konditionen

2. Hier finden Sie rechts oben Goto Lieferkonditionen. Durch Klick auf den GoTo Button gelangen Sie

3. in die Lieferkonditionen der zum Lieferanten zugehörigen Kunden-Konditionen.

4. Haken Sie hier “am LS Gewicht angeben” an, um für diesen Lieferanten das Gewicht am Lieferschein anzudrucken.

Wert der Position drucken

Um den Wert der Positionen anzudrucken, muss in den Kundenstammdaten des Kunden unter Konditionen der Haken “Preise am LS andrucken” angehakt sein. Damit wird anstelle der Bestell- und Restmengeninfo der Verkaufspreis angedruckt.

Konditionen

Wenn die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter Konditionen. Hier geben Sie die Informationen ein, wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern bei Bedarf die Texte für diesen einen Lieferschein ab. 

Vorausgefüllte Konditionen

Sie finden vorausgefüllte Konditionen, die entweder aus dem Auftrag oder aus Ihren Einstellungen kommen.

Die Lieferart und Spedition werden von der Lieferadresse des Lieferscheins definiert.

Das Zahlungsziel und der allgemeine Rabatt und die Verkaufspreisfindung werden durch die Rechnungsadresse definiert.

Die Kundenartikelnummern, welche über die Sonderkonditionen definiert werden, werden anhand der Rechnungsadresse ermittelt.

Verrechenbar

Eventuell möchten Sie Ware versenden, die im Anschluss nicht verrechnet werden kann, wobei der dahinter liegende Vorgang aber noch nicht erledigt ist. Um klar zwischen noch nicht fakturierten Lieferscheinen und noch zu fakturierenden Lieferscheinen unterschieden zu können, verwenden Sie in den Konditionen des Lieferscheins die Checkbox verrechenbar. Ist die Checkbox gehakt, so planen Sie, den Lieferschein zu verrechnen. Ist die Checkbox nicht angehakt, so folgt voraussichtlich keine Verrechnung des Lieferscheins. In der Auswahlliste werden nicht verrechenbare Lieferscheine hellgrau dargestellt.

Um eine Auswertung über nur Verrechenbare bzw. nicht verrechenbare Lieferscheine zu erhalten, wählen Sie bitte Journal, offene Lieferschein und wählen in der Combobox unten die gewünschte Art aus.

Den Standardwert können Sie mit dem Parameter LS_DEFAULT_VERRECHENBAR definieren.

Aktivieren

Mit Klick auf  Drucken (oder oberes Menü Lieferschein - Drucken...) erhalten Sie eine Voransicht des Ausdrucks. Mit dem Ausdruck , der Druckvorschau , dem Versenden per E-Mail oder speichern , aktivieren Sie den Lieferschein, der Status ändert sich von angelegt in offen.

Umsatzübersicht

Sie finden in HELIUM 5 in allen Verkaufsmodulen jeweils eine Umsatzübersicht. Details finden Sie im Kapitel Angebot.

 Vor der Auswertung muss die Auswertungsart definiert werden.

Sie erhalten, passen zur obigen Definition, den tageweisen, wochenweisen oder monatsweisen Umsatz anhand der Lieferscheine als grobe Orientierung über Ihre ausgelieferten Werte. Zusätzlich wird die Anzahl der Lieferscheine angegeben, um Ihnen ein Gefühl für die Größe der Lieferungen zu vermitteln. Als Basis werden die Nettopreise der Lieferscheinpositionen, korrigiert um die Lieferscheinkonditionen verwendet.

Ihnen werden vom Auswertungszeitpunkt aus die letzten 20 Tage, Wochen bzw. Monate angezeigt.

Berechtigungen

Rechte ausschließlich für den Reiter Versandinfos

Gegebenenfalls möchten Sie einzelnen Mitarbeitern das Recht geben, die Versandinfos zu bearbeiten. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten sollen nicht gestattet sein.

Geben Sie den Benutzern nur lesendes Recht auf die Lieferscheine. Damit können die Lieferscheine ausgedruckt werden. Zusätzlich können Warenausgangsetiketten, mit den Inhalten des Lieferscheines und das Lieferschein Adressetikett ausgedruckt werden. In der Vorschau des Adressetikettes können auch die Versanddaten, also Versandnummer, Gesamtgewicht der Sendung, Auslieferdatum und Anzahl der Pakete  eingegeben werden. Klicken Sie dafür auf ändern (bearbeiten) der Versanddaten und geben Sie die erfassten Daten entsprechend ein. Beachten Sie bitte, dass vor dem erneuten Ausdruck die Anzeige mit dem oberen aktualisieren Knopf erneut dargestellt werden muss.

Warenwerte verbergen

Gegebenenfalls möchten Sie einzelnen Mitarbeitern das Recht geben, Lieferscheine zu sehen. Die Warenwerte sollen jedoch nicht angezeigt werden.

Die Werteanzeige im Lieferschein steht nur für die Benutzer zur Verfügung, die auch das Recht LP_DARF_PREISE_SEHEN_VERKAUF besitzen.

Weiteres

Begründungen für Lieferverzug

Sie können bei Lieferscheinen eine Begründung für den Lieferverzug hinterlegen und diese für Ihre Verbesserungsprozesse auswerten. Die möglichen Gründe müssen im Modul Lieferschein → unterer Modulreiter Grunddaten → oberer Modulreiter Begründung definiert werden.

Um nun den Grund für die Terminverzögerung am einzelnen Lieferschein anzugeben, wählen Sie in der Auswahlliste der Lieferscheine den gewünschten Lieferschein aus und wählen über den Menüpunkt Bearbeiten, Begründung die zutreffende Begründung aus.

Im Warenausgangsjournal wird neben der Terminverzögerung im Vergleich zum im Auftrag eingetragenen Liefertermin, auch die Begründung mit angeführt.

Schnelle Erfassung von Positionen

Zur schnellen Erfassung von Lieferpositionen empfehlen wir einen Barcodescanner. Nach Klick auf das Scannersymbol geben Sie die Artikelnummer und Menge ein und speichern mittels Enter-Taste.

Verwenden Sie den Parameter SCHNELLANLAGE_SUCHE_ZUERST_NACH_EAN.

Nach dem gescannten Barcode wird in folgender Reihenfolge gesucht:

• Einkaufs-Ean mit entsprechender Mengenübersetzung

• Verpackungs-EAN-Nr mit entsprechender Mengenübersetzung aus Verpackungsmenge

• Verkaufs-EAB-Nr

• Artikelnummer

Mengenübersetzung bedeutet, dass die eingegebene Stückzahl mit der Verpackungsmenge multipliziert wird.

Beispiel: Sie möchten eine Getränkepalette mit 12 einzelnen Flaschen liefern. Dafür scannen Sie zuerst die Verpackungs-EAN und geben die Stückzahl der Verpackungen ein. Wenn Sie zum Beispiel 2 Stück eingeben, werden 2*12 = 24 einzelne Flaschen gebucht.