Gutschrift und Rechnungskorrektur
Sie finden die Gutschriften im Modul Rechnung → unterer Reiter Gutschrift. Hier werden die Gutschriften verwaltet.
Warenrücknahmen erfassen Sie über das Modul Gutschrift oder über das Modul Lieferschein. Eine Rechnung mit negativen Mengen stellt keine Warenrücknahme dar.
Wenn Rechnungen und Gutschriften denselben Nummernkreis verwenden sollen, setzen Sie den Mandantenparameter GUTSCHRIFT_VERWENDET_NUMMERNKREIS_DER_RECHNUNG auf 1.
Setzen Sie den Parameter GUTSCHRIFT_NENNT_SICH_RECHNUNGSKORREKTUR auf 1, damit Belege aus dem Modul Gutschrift Rechnungskorrektur heißen und der Betrag negativ ausgewiesen wird.
Gutschriftsarten
Wir unterscheiden in HELIUM 5 zwischen drei Gutschriftsarten.
Gutschrift
Die klassische Gutschrift wird auch Rechnungskorrektur oder Mengengutschrift genannt. Mit der Gutschrift wird Ware bzw. Leistung vom Kunden zurückgenommen und wieder aufs Lager gebucht.
Wertgutschrift
Die Wertgutschrift wird ebenfalls auch Rechnungskorrektur genannt. Die Wertgutschrift ist jedoch eine Wertminderung des Rechnungsbetrags. Diese Wertgutschrift bewirkt, dass der Erlös und der Umsatz sinken. Mit der Wertgutschrift wird keine Bestandsveränderung vorgenommen.
Das in den Kopfdaten angegebene Lager hat in diesem Fall keine Bedeutung.
Verwenden Sie die Wertgutschrift zum Beispiel für Reklamationskosten, wenn Sie den Rechnungsbetrag im Nachhinein reduzieren, die gesamte Ware aber bei dem Kunden verbleibt.
Ausgangsgutschrift
Die Ausgangsgutschrift ist eine besondere Form der Eingangsrechnung. Die Ausgangsgutschrift wird für Provisionen und ähnliches verwendet. Details finden Sie im Kapitel Ausgangsgutschriften.
Erfassen von Gutschriften
Um eine neue Gutschrift anzulegen, öffnen Sie das Modul Rechnung und gehen in den unteren Reiter Gutschrift. Mit dem Neu-Icon erfassen Sie eine neue Gutschrift.
Wechseln Sie in den Reiter Positionen und geben hier die Positionen der Gutschrift ein. Um eine neue Position hinzuzufügen klicken Sie auf Neu wählen im unteren Bereich des Fensters die Art der Position (Positionsarten), geben die Informationen (u.a. Menge) ein und klicken auf Speichern. Gehen Sie für alle gewünschten Positionen wie oben beschrieben vor.
Wenn die Erfassung der Positionen abgeschlossen ist, dann wechseln Sie in den Reiter Konditionen. Hier geben Sie die Informationen ein, wenn diese von den Grundeinstellungen abweichen und ändern ev. die Texte für diese eine Gutschrift ab.
Mit dem Ausdruck, der Druckvorschau, dem Versenden per E-Mail oder Speichern aktivieren Sie die Gutschrift, der Status ändert sich von angelegt in offen.
Übernahme von einer Rechnung
Wenn eine Gutschrift aus einer Rechnung erstellt wird, dann erscheinen die Kundenhinweise. Außerdem werden die Bestellnummer und die Projektbezeichnung übernommen.
Wenn Sie eine Gutschrift auf eine Rechnung beziehen, werden Rechnungspositionen nicht automatisch übernommen. Bei der Ausstellung einer Gutschrift können wir nicht davon ausgehen, dass derselbe Betrag wie verrechnet gutgeschrieben wird. Sie müssen die Positionen deshalb neu erfassen.
Als praktisches Hilfsmittel kann sicherlich das Kopieren über die Zwischenablage verwendet werden. Markieren Sie in der Rechnung die gutzuschreibenden Positionen und kopieren Sie diese in die Zwischenablage. Nun gehen Sie in die Gutschrift und übernehmen die Daten aus der Zwischenablage. Damit haben Sie die gewünschte Position in der Gutschrift. Passen Sie gegebenenfalls Menge und Preis an.
Bei der Gutschrift wird sofort beim Speichern die Menge ins Lager gebucht und steht damit anderen Anwendern zur Verfügung. Sollten Sie nun feststellen, dass Sie z.B. den falschen Artikel zugebucht haben und ein Kollege hat teilweise genau diese Buchung (z.B. für einen Lieferschein) verbraucht, so kann diese Menge nicht mehr reduziert werden.
Gutschriftsgrund
In den Kopfdaten der Gutschrift kann ein Gutschriftsgrund angegeben werden. Um die statistische Auswertung über Gutschriftsgründe zu ermöglichen, definieren Sie die möglichen Gründe in Grunddaten → Gutschriftsgrund vor.
Statistikadresse
Gegebenenfalls soll die Gutschrift an die Rechnungsadresse gesendet werden, aber die Lieferadresse soll zusätzlich angegeben werden. Verwenden Sie für diese Angabe die Statistikadresse in den Kopfdaten der Gutschrift.
Gutschrift einer Anzahlungsrechnung
Aufgrund der Komplexität in der steuerlichen Betrachtung kann eine Anzahlungsrechnung bei integrierter Buchhaltung nicht gutgeschrieben werden. Nutzen Sie gegebenenfalls die Möglichkeit, eine Anzahlungsrechnung zu korrigieren und dem Kunden neu zu senden oder stornieren Sie die Anzahlungsrechnung und senden dem Kunden den Stornoausdruck der Anzahlungsrechnung.
Wird ohne integrierter Buchhaltung eine Anzahlungsrechnung gutgeschrieben, so ist zu beachten, dass die Erlöskonten aus dem gutgeschriebenen Artikel definiert werden. Eine Berücksichtigung des Status der Anzahlungsrechnung erfolgt von HELIUM 5 nicht. Buchen Sie daher gegebenenfalls dies in Ihrer Buchhaltung entsprechend um.