GoDB
GDPDU bedeutet Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die GDPDU wurden im Jahr 2015 von den GoDB, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, abgelöst.
HELIUM 5 wurde von Beginn an unter den Grundsätzen der GDPDU bzw. GoDB entwickelt. Gerne bestätigen wir, dass wir nach bestem Wissen und Gewissen die Regeln einer ordnungsgemäßen Buchhaltung mit der HELIUM 5 Buchhaltung erfüllen.
Testat
Die HELIUM V Buchhaltung ist nicht testiert. Wir verweisen dazu auf das Schreiben des deutschen Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 in dem unter Ziffer 12, Absätze 180 bzw. 181 ausgeführt wird:
Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungs-mäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.
„Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter ... , entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.
Radierverbot
Wird eine Buchung, wenn denn aus anderen Regeln / Vorschriften erlaubt, storniert, so wird ein Stornobuchungssatz erzeugt, welcher die Originalbuchung aufhebt. Der Original- und der Storno-Buchungssatz werden als storniert gekennzeichnet und normalerweise nicht angezeigt. Es kann dies jedoch jederzeit durch setzen des Hakens plus Stornierte sichtbar gemacht werden. Diese Auswahlmöglichkeit steht bei den Drucken der Kontoblätter, dem Druck des Buchungsjournals und den Exportmöglichkeiten des Buchungsjournals zur Verfügung.
Unveränderbarkeit der Buchführung
Die Unveränderbarkeit der Buchführung ist vor allem wichtig nach Abgabe der UVA, eines Monatsabschlusses, damit die Buchungen im alten Monat nicht mehr verändert werden dürfen. Siehe Ausdruck der UVA. Hier ist automatisch der Haken "Verprobung" gesetzt, womit beim Ausdruck der UVA (achten Sie bitte auf den tatsächlichen Druck und nicht den Druck über die große Druckvorschau) der Buchungszeitraum und alle davorliegenden gesperrt. Damit ist automatisch keine Buchung in diesem Zeitraum mehr möglich. Zusätzlich wird der Ausdruck der UVA in der Dokumentenablage gespeichert.
Anmerkung: Ein Anwender mit entsprechenden Rechten darf diese Sperre wieder aufheben.
Die Unveränderbarkeit der Daten ist solange gewährleistet, als der Anwender selbst das administrative Passwort der Datenbank nicht bekanntgegeben bekommt.
Ablage der ausgedruckten Rechnungen
In HELIUM 5 wird jegliches offizielle Dokument, welches von HELIUM 5 aus erzeugt und aktiviert wird, in einem rücklesbaren Format in der Dokumentenablage abgelegt. Diese offiziellen Dokumente sind Anfrage, Bestellungen, Angebote, Auftagsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften.
Eingangsrechnungen werden insoweit abgelegt, als die eingescannten Daten manuell oder vollautomatisch der Eingangsrechnung zugeordnet werden können z.B. im PDF Format.
Zeitpunkt der Buchung
Wird die integrierte Buchhaltung verwendet, so wird bei der Aktivierung der Belege, in diesem Falle nur mehr Eingangsrechnung, (Ausgangs-)Rechnung, Gutschrift (= Reechnungskorrektur) entsprechende Buchungsdatensätze erzeugt. D.h. wird eine Rechnung, eine Gutschrift (= Rechnungskorrektur) in Papier oder EMail-Form aktiviert, so wird/werden mit dieser Aktivierung entsprechende Datensätze erzeugt. Wird die Rechnung verändert muss diese zurückgenommen werden, was abhängig vom Status der Umsatzsteuerverprobung bzw. der Geschäftsjahressperre, möglich ist. Es werden in jedem Falle entsprechende Stornobuchungssätze veranlasst.
Die Buchungen werden alle in einem Buchungsjournal zusammengefasst dargestellt.
Belege finden
Anhand der Belegnummer können die Belege jederzeit aufgefunden werden. Durch einen Klick auf die Dokumentenablage werden diese einfach und komfortabel angezeigt und können auch ausgedruckt werden. Werden Belege aus der Dokumentenablage nachgedruckt, so wird beim Nachdruck ein entsprechender Vermerk dass dies (nur) eine Kopie ist auf dem Dokument ist zusätzlich angebracht. Dies dient der sicheren Unterscheidung zwischen Original und Kopie.
Buchungsjournal exportieren
Das Buchungsjournal kann jederzeit im RAW und im DATEV-CSV Format exportiert werden.
Anmerkung: Ein Buchungsjournal steht nur für die Daten ab Einsatz der integrierten Buchhaltung zur Verfügung.
Zugriff für eine Finanzprüfung
Der Zugriff Z1 für Finanzprüfungen kann auf User-Ebene durch den Anwender selbst jederzeit eingerichtet werden.
Der Zugriff Z2 direkt auf das Datenbanksystem kann jederzeit als Gast gewährt werden.
Die Übergabe der Daten Z3 wird durch den Export des Buchungsjournals gewährleistet.
Durchgängigkeit der Daten
Der Anwender ist für die Durchgängigkeit der Daten selbst verantwortlich. Hiermit ist vor allem die vor- und nachgelagerte Belegerfassung gemeint. Also z.B. EMail-Anfragen des Kunden des HELIUM V Anwenders sollten im HELIUM V System landen. Wird dies vom Anwender nicht durchgeführt, so liegt dies in seiner Verantwortung.
Aufbewahrungspflicht
Solange die HELIUM 5 Datenbank zur Verfügung steht, sind alle Daten in konsistenter und durchgängiger Form vorhanden. Es muss vom Anwender sichergestellt werden, dass die auf dem HELIUM 5 Server gespeicherten Daten und Einstellungen nicht durch unbefugte Handlungen zerstört werden.
Dokumentenablage
Die Dokumentenablage ist eine eigene Datenbank in der nur Dokumente hinzugefügt werden können. Wird an Dokumenten, wir sprechen in der Regel von Belegen, Veränderungen vorgenommen, so wird die neue tatsächlich ausgedruckte Version mit aktuellem Datum und einer neuen Versionsnummer in der Dokumentenablage abgelegt.
Die HELIUM 5 Dokumentenablage ist kein Ersatz für ein geprüftes Dokumentenablagesystem. Wir raten daher unseren Anwendern, den Originalbeleg in seiner originalen Fassung aufzubewahren.
Die Datensicherungspflicht liegt beim Anwender.