Übertragung in externe Finanzbuchhaltung
In diesem Kapitel finden Sie Information, wie Sie Ihre Daten in Ihre externe Finanzbuchhaltungssoftware übertragen können. Wenn Sie die integrierte Finanzbuchhaltung von HELIUM 5 verwenden, benötigen Sie den Export nicht.
Kostenstellen
Um die Kostenstellen in die verschiedenen Finanzbuchhaltungsprogramme exportieren zu können, ist es erforderlich, dass die Kennung der Kostenstellen numerisch sind.
Zeichensatz
Üblicherweise werden die Dateien im Zeichensatz Windows-ANSI exportiert. Manchen Programme verlangen noch den ASCII Zeichensatz. Dafür stellen Sie bitten in den Parametern den Parameter FIBU_EXPORT_ASCII auf 1.
Fremdwährungen
Für das Programm BMD ist ein Export mit Fremdwährungen in ER & AR möglich. Hierzu stellen Sie den Parameter FINANZ_EXPORT_ZIELPROGRAMM auf BMD-NTCS ein.
Um Fremdwährungen zu exportieren, muss die Vorlage fb_export_bmd_FW.xsl auf fb_export_bmd.xsl umbenannt werden. Die Vorlage fb_export_bmd_FWalle befüllt die Fremdwährungsfehler immer auch bei EUR (mit Kurs = 1).
Der Import von BMD NTCS ist nicht mit BMD 5.5 kompatibel.
Unterstützte Zielsysteme
DATEV
Der Fibu-Export für DATEV ist nach folgenden Vorgaben aufgebaut.
Information zum Erzeugen der Exportdatei finden Sie im Kapitel Finanzbuchhaltung exportieren.
Feldbezeichnung | Typ | Max-Länge | Befüllt mit |
|---|---|---|---|
Umsatz (mit Soll/Haben-Kz) | N | 14 | Rechnungsbetrag Brutto |
BU-Schlüssel | N | 2 | |
Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | N | 9 | Debitoren/Kreditorenkonto |
Belegfeld1 | A | 12 | RE/GS Nr. |
Belegfeld2 | A | 12 | AR, GS, ER |
Datum | D | 8 | TTMM |
Konto | N | 9 | Erlös-/Aufwandskonto |
Kostfeld1 | A | 8 | |
Kostfeld2 | A | 8 | |
Kostmenge | N | 11 | |
Skonto | N | 12 | |
Buchungstext | A | 30 | |
EU-Land und UStID | A | 15 | Kunden/Lieferanten UID-Nr. |
EU-Steuersatz | N | 4 | |
Währungskennung | A | 3 | Mandantenwährung |
Basiswährungsbetrag | N | 14 | |
Basiswährungskennung | A | 3 | |
Kurs | N | 11 |
RZL
Sie können sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen zu RZL übertragen.
Details zum Importieren in RZL finden Sie im Unterkapitel Fibu-Daten in RZL Importieren.
Information zum Erzeugen der Exportdatei finden Sie im Kapitel Finanzbuchhaltung exportieren.
BMD
Bei dem BMD Export stehen die beiden Varianten BMD und BMD-NTCS zur Verfügung.
Information zum Erzeugen der Exportdatei finden Sie im Kapitel Finanzbuchhaltung exportieren.
Dieses Format verwendet als Trennung der Felder ein Semikolon (;). Als Dezimaltrennzeichen wird ein Komma (,) verwendet. Als Datumsformat wird JJJJMMTT, wobei das Jahr vierstellig ist gefolgt von dem zweistelligen Monat und dem zweistelligen Tag.
Splittbuchungen können nicht abgebildet werden.
Der Fibu-Export für BMD ist nach folgenden Vorgaben aufgebaut.
Überschrift | Beschreibung / Inhalt | Bemerkung |
|---|---|---|
Satzart | Satzart zwingend 0 | |
konto | Debitorenkonto | |
buchdat | Buchungsdatum jjjjmmtt | |
gkto | Gegenkonto, = Erlöskonto oder Aufwandskonto | |
belegnr | Belegnummer | |
belegdat | Belegdatum | |
kost | Kostenstelle | |
mwst | Steuerprozentsatz | Prozentsatz der Steuer |
steucod | USt-Steuercode | Ausführung siehe unten |
bucod | Sollbuchung | 1 ... Sollbuchung (RE), |
betrag | Bruttobetrag | Sollbuchungen (RE) positiv, |
steuer | Steuerbetrag | bei Kunden negativ, bei Lieferanten positiv |
periode | Buchungsperiode, das "Geschäftsjahr" | |
kurs | Der Name des Rechnungskurses in ISO Code (EUR, USD) | |
fwbetrag | Fremdwährungsbetrag | |
fwSteuer | Fremdwährungssteuerbetrag | |
text | Buchungstext | Bei RE eine Bemerkung (z.B. die Bestellnummer) dazu, bei ER die interne ER-Nummer |
symbol | Buchungssymbol | RE, ER, GS |
extbelegnr | Externe Belegnummer | z.B. ER Lieferantenrechnungsnummer |
zziel | Zahlungsziel | netto Zahltage |
Skontopz | Skonto % | |
skontotage | Skonto Tage | |
Skontopz2 | Skonto % 2 | |
skontotage2 | Skonto Tage 2 | |
verbuchkz | Verbuchungskennzeichen | Fix auf A |
Besonderheiten steucod
Der USt-Steuercode dient zur Kennzeichnung der UST-Steuerart. BMD und BMD-NTCS unterscheiden sich.
Code | Bedeutung BMD |
|---|---|
00 | Vorsteuer oder keine Steuer |
01 | Ist-Umsatzsteuer |
03 | Soll-Umsatzsteuer |
08 | Einkaufskonten für innergemeinschaftlichen Erwerb, wenn kein VSt.-Abzug besteht. |
09 | Einkaufskonten für innergemeinschaftlichen Erwerb, wenn VSt.-Abzug besteht. |
Code | Bedeutung BMD-NTCS |
|---|---|
01 | Umsatzsteuer |
02 | Vorsteuer |
08 | Einkaufskonten für innergemeinschaftlichen Erwerb, wenn kein VSt.-Abzug besteht. |
09 | Einkaufskonten für innergemeinschaftlichen Erwerb, wenn VSt.-Abzug besteht. |
19 | Einkaufskonten für Reverse Charge (§19/1) |
29 | Einkaufskonten für Reverse Charge Bauleistung (§19/1a) |
59 | Einkaufskonten für Reverse Charge Schrott (§19/1d) |
Ausgangsgutschriften werden mit negativen (invertierten) Beträgen, aber wie Ausgangsrechnungen gebucht.
Abacus
Sie können Ausgangsrechnungen zu Abacus übertragen.
Information zum Erzeugen der Exportdatei finden Sie im Kapitel Finanzbuchhaltung exportieren.
Einstellungen
Damit Ausgangsrechnungen übertragen werden können, müssen Sie Einstellungen treffen.
Tragen Sie Ihre Identifikationsnummer in Modul System → Parameter FINANZ_EXPORT_BMD_BENUTZERNUMMER ein.
Geben Sie als Leitwährung die Währung Ihres HELIUM 5 Mandanten an. Sollten die Währungen nicht übereinstimmen, verwenden Sie den Mandantenparameter FINANZ_EXPORT_UEBERSTEUERTE_MANDANTENWAEHRUNG. Stellen Sie den Parameter auf die Abacus Währung ein. Die wird so interpretiert, dass bei jeder Rechnung der Kurs zum jeweiligen Monatsbeginn des Rechnungsdatums verwendet wird. Sind z.B. Drittlandkurse nicht definiert, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und der Export wird abgebrochen.
Die Steuercodes aus Ihrem Abacus-System müssen in HELIUM 5 identisch sein. Tragen Sie dazu in Modul System → unterer Reiter Mandant → oberer Reiter Mwst für jede Steuerart die passenden Codes ein.
Sämtliche Konten, Debitoren und Sachkonten müssen übereinstimmend definiert sein. Verwenden Sie dazu gegebenenfalls aus dem Modul Finanzbuchhaltung Journal, Konten.
Das Debitorensammelkonto muss für jeden Debitor in den Abacus Stammdaten definiert werden.
Jede in den HELIUM 5 Ausgangsrechnungen verwendete Währung muss in Abacus definiert sein.
Abacus benötigt ASCII Daten. Stellen Sie dafür den Parameter FIBU_EXPORT_ASCII auf 1.
Hinweise
Einzelne Positionen oder ganze Rechnungen, die einen Wert von 0 haben, werden nicht übergeben, aber trotzdem als exportiert gekennzeichnet.
Wenn ein Kunde zum ersten Mal bei einem Export vorkommt, werden die Kundenkopfdaten exportiert. Kommt eine weitere Rechnung eines in diesem Lauf bereits exportierten Kunden, so werden nur mehr die Rechnungsdaten übergeben.
Für die Zahlungskonditionen wird zwischen Netto-Zahlung und Zahlung mit Skonto unterschieden. Bei Zahlungen mit Skonto werden die in der Rechnung definierten Zahlungsbedingungen mit den beiden Skonto-Stufen übergeben. Eine Liste der möglichen Zahlungsbedingungen finden Sie im System, Mandant, Zahlungsziel.
Skontotage und Skontosätze von 0 werden von HELIUM 5 an die Abacus Schnittstelle übergeben. Dies ist jedoch syntaktisch bei Abacus falsch. Es dürfen bei reinen Netto Zahlungszielen auch keine Skontotage oder Skontosätze definiert sein.
In der Positionsbezeichnung wird der Name der Artikelgruppe als zusätzliche Information übergeben.
Gegebenenfalls ist eine Trennung zwischen IG-Steuerfrei und Drittland-Steuerfrei erforderlich. Definieren Sie hier die Kunden bzw. MwSt-Sätze entsprechend.
Lexware
Information zum Erzeugen der Exportdatei finden Sie im Kapitel Finanzbuchhaltung exportieren.
Die Datenübergabe an Lexware wird anhand der Daten, welche für BMD erstellt werden, über eine eigene Exportbeschreibung realisiert. Wir haben dafür folgende Besonderheiten eingebaut.
Lexware kennt keine negativen Buchungen, daher werden eine Soll- und eine Haben-Spalte übergeben in der die jeweiligen Beträge immer positiv eingetragen sind.
Um die Lieferantenrechnungsnummer der Eingangsrechnungen an Lexware durchzureichen, wird diese in der Textzeile hinter dem Partnernamen mit angegeben.
Die Kurzbezeichnung des Partners wird als Text = Name übergeben.