Finanzbuchhaltung

Sie finden die Finanzbuchhaltung im Bereich Management.

Wenn Sie die integrierte Finanzbuchhaltung verwenden, finden Sie weitere Information im Kapitel Integrierte Finanzbuchhaltung.

In aller Regel verwenden Sie HELIUM 5 als Bilanzierer (Sollversteuerung). Für Istversteuerung finden Sie Details im Kapitel Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Istversteuerung).

Allgemeines

Geschäftsjahr

Für HELIUM 5 ist das Wirtschaftsjahr Ihres Unternehmens gleich dem Kalenderjahr, solange Sie es nicht anders definieren. Zur Definition des Geschäftsjahres verwenden Sie den Parameter GESCHAEFTSJAHRBEGINNMONAT. Damit definieren Sie den Kalendermonat, mit dem Ihr Geschäftsjahr beginnt.

Diese Definition wirkt sich auf die Erzeugung der Belegnummern aus. Bei der automatischen Erzeugung der Belegnummer wird jeweils zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres mit 1 begonnen. Die Belegnummern enthalten üblicherweise an führender Stelle das Jahr (zweistellig) und dahinter eine laufende Nummer. Ist nun der Geschäftsjahresbeginn abweichend vom Kalenderjahr, so ist auch der Neubeginn der Zählung entsprechend.

Zusätzlich kann der Wert der Jahresdarstellung beeinflusst werden. Üblicherweise wird bei den Belegnummern das Kalenderjahr in dem das Geschäftsjahr beginnt angeführt. Bei manchen Konstellationen ist aber gewünscht, dass das endende Kalenderjahr in den Belegen angeführt wird. Für diesen Fall setzen Sie bitte den Parameter GESCHAEFTSJAHRPLUSEINS auf 1.

Kontenbereiche

Es gibt grundsätzlich zwei Bereiche der Konten, das sind Sachkonten und Personenkonten. Die Personenkonten gliedern sich in Debitorenkonten (Kunden) und Kreditorenkonten (Lieferanten).

In allen Kontennummern gibt es keine zusätzlichen führenden Nullen über die angegebenen Stellen hinaus. Die Bereiche (Nummernkreise) der Personenkonten können eingeschränkt werden. So ist in Österreich für die Debitoren üblicherweise der Bereich 2000-2999 und für die Kreditoren der Bereich 3000-3999 reserviert. In Deutschland ist üblicherweise für die Debitoren der Bereich 10000-19999 und die Kreditoren der Bereich 70000-79999 eingestellt.

Die Stellenanzahl der Sach- und Personenkonten legen Sie über die Parameter KONTONUMMER_STELLENANZAHL_DEBITORENKONTEN, KONTONUMMER_STELLENANZAHL_KREDITORENKONTEN und KONTONUMMER_STELLENANZAHL_SACHKONTEN fest.

Erlöskonten

In HELIUM 5 haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Arten der Erlöskontenermittlung. Die Erlöskontenermittlung muss je Mandant eingestellt werden.

Mit der Funktion wird das Basiserlöskonto ermittelt. Gerade für die Überleitung der Daten in ein fremdes Finanzbuchhaltungsprogramm ist auch die Trennung der Kontierung anhand der verschiedenen Länderarten erforderlich. Dies erfolgt nach folgender Regel, wobei als Bezugsadresse immer die Lieferadresse herangezogen wird.

1. Inland vs. Ausland. Ist das Länderkennzeichen der Lieferadresse gleich dem Länderkennzeichen des Mandanten, so ist es Inland, anderenfalls ist es Ausland.

2. EU Ausland vs. Drittland. Ist beim Länderkennzeichen der Lieferadresse in der LKZ Tabelle unter EU-Mitglied seit ein Datum eingetragen und ist das Belegdatum aktueller oder gleich dem EU-Betrittsdatum, so ist es Innergemeinschaftlicher Warenverkehr. Anderenfalls handelt es sich hier um ein Drittlandsgeschäft.

3. Mit vs. ohne UID. Beim innergemeinschaftlichen Warenverkehr wird anhand der beim Kunden hinterlegten UID Nummer unterschieden, ob es sich um eine Lieferung/Leistung mit oder ohne UID Nummer handelt. Diese Unterscheidung wird auch herangezogen, wenn entschieden werden muss, ob eine Lieferung mit oder ohne MwSt erfolgen muss.

4. Sonderland. Gegebenenfalls haben Sie im Ausland eine eigene Steuernummer. Entspricht das Länderkennzeichen der Lieferadresse dem Länderkennzeichen eines der zusätzlichen Finanzämter, so wird wiederum eine eigene Länderkontierung angewendet.

Da oft Konten für die Inlandserlöse wesentlich feiner gegliedert sind, als die Konten für die Auslandserlöse, wird die Konvertierung der Basiserlöskonten in einer eigenen Tabelle, welche Sie ebenfalls im Finanzbuchhaltungsmodul finden, definiert. Geben Sie hier das Basiserlöskonto, die Länderart und das resultierende Konto an.

Wird bei der Fibu Übernahme keine Kontenzuordnung / keine Kontenkonvertierung gefunden, so wird, um die Konsistenz der Buchung grundsätzlich zu wahren, der Erlös der Rechnung auf ein Fehlerkonto gebucht und die Rechnung entsprechend markiert. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dass dieses Fehlerkonto immer leer ist, also alle Buchungen bereinigt wurden. Sind Buchungen auf diesem Fehlerkonto eingetragen, so können verschiedene Funktionen nicht durchgeführt werden (Export zu fremden Programmen) bzw. wird ein deutlicher Fehlerhinweis auf den Journalen angedruckt.

Die für die Rechnung beschriebene Erlöskontoermittlung wird analog auch für die Erlöskontoermittlung der Gutschriften verwendet.

Lieferung und Leistung

Gerade für den Export in den EU-Raum ist die Trennung zwischen Lieferung und Leistung wichtig. Damit diese richtig definiert wird, ist es erforderlich, dass Sie zwei unterschiedliche Artikelgruppen für (Waren-)Lieferungen und für (Dienst-)Leistungen angeben. Damit können diese Artikelgruppen auch den unterschiedlichen Erlöskonten zugeordnet werden und so der entsprechende Ausweis auf der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) erfolgen.

Sachkonten

Zu Ihrer Nachverfolgung finden Sie alle Änderungen an einem Sachkonto unter Info → Änderungen.

Sachkonto anlegen

Wenn die Sachkonten nur für die Überleitung der Konten an eine fremde Buchhaltungssoftware definiert werden müssen, so sollten folgende Felder definiert werden.

Kontonummer

Geben Sie unter Kontonummer die Nummer des Sachkontos inkl. führender Null (0) an. Die Nummer muss mit Ihrer Buchhaltung übereinstimmen.

Die Stellenanzahl kann mit dem Parameter KONTONUMMER_STELLENANZAHL_SACHKONTEN definiert werden.

Bezeichnung

Geben Sie unter Bezeichnung die Bezeichnung des Sachkontos an.. Diese sollte mit der Kontobezeichnung Ihrer Buchhaltung übereinstimmen und eindeutig sein.

Finanzamt

Geben Sie das Finanzamt an, das für dieses Konto gültig sein soll.

Kontoart

Wenn Sie ein externes Buchhaltungsprogramm verwenden, können Sie die Kontoart ignorieren.

Die Kontoart ist ausschließlich in Verbindung mit der internen Finanzbuchhaltung relevant. Die Kontoart ist vor allem für die Automatikbuchungen im Rahmen der UVA relevant. Als zusätzliche Kontoart steht hier Eröffnungskonto (Saldenvortrag) zur Verfügung.

USt Konto

Die Definition des USt Kontos ist nur für die Schleupen-Schnittstelle erforderlich. Geben Sie hier das Konto an, auf das der Umsatzsteueranteil der Ausgangsrechnung / Gutschrift gebucht werden soll.

Kostenstelle

Verwenden Sie die Kostenstelle zu Ihrer Dokumentation. Die Kostenstelle hat keine Auswirkungen in der Buchhaltung.

Ergebnisgruppe

Wenn dieses Konto ein G&V Konto ist, so hinterlegen Sie hier die gewünschte Ergebnisgruppe.

Bilanzgruppe

Ist das Konto ein Bilanzkonto, so kann hier die zutreffende Bilanzgruppe hinterlegt werden.

Da Kontokorrentkonten sich je nach deren Kontostand entweder im Eigenkapital oder im Fremdkapital abgebildet werden sollten, gibt es die Bilanzgruppe positiv und dafür auch die Bilanzgruppe negativ. Wurde eine "Bilanzgruppe positiv" ausgewählt, so muss auch eine "Bilanzgruppe negativ" angegeben werden.

UVA Art

Geben Sie an, bei welcher UVA Kennzahl dieses Konto, falls zutreffend, berücksichtigt werden soll.

Steuerkategorie

Wenn dieses Konto auch bei manuellen Buchungen Mehrwertsteuer bzw. Vorsteuer mit berechnen und buchen sollte, so geben Sie hier bitte die gewünschte Steuerkategorie an. Definieren Sie in diesem Falle zusätzlich, ob Vorsteuer oder Umsatzsteuer gebucht werden sollte.

Gültig ab

Geben Sie das Datum an, ab dem das Konto zur Verfügung stehen soll. In der Regel ist dies der 1. des Geschäftsjahres im Anlagejahr.

Automatische Eröffnungsbuchung

Bei Sachkonten nicht wirksam.

Ohne Ust./Vst.

Die Einstellung dient Ihrer ER-Erfassungssicherheit. Ist dieses Feld angehakt, so erscheint bei der Erfassung einer Eingangsrechnung mit Vorsteuer und Buchung auf dieses Konto eine entsprechende Warnung.

(Gültig) bis

Dieses Konto sollte ab dem Datum nicht mehr bebucht werden.

allgemein sichtbar

Ist dies nicht angehakt, so ist das Konto nur mit Chefbuchhalterrecht sichtbar.

Sortierung

Definieren Sie hier die für das Konto gewünschte Sortierung. Z.B. nach Auszugsnummer für Bankkonten.

manuell bebuchbar

Geben Sie an, ob dieses Konto auch durch manuelle Umbuchungen / Splittbuchungen bebucht werden darf. So dürfen z.B. die mitlaufenden Konten nicht manuell bebucht werden.

Währung Druck

Wenn definiert, wird das Konto beim Druck in der gewählten Fremdwährung ausgedruckt.

versteckt

Konten, die bisher bebucht wurden, nun aber nicht mehr benötigt werden, können hier versteckt werden. Damit sind sie in der üblichen Auswahlliste nicht sichtbar.

Bemerkung

Gerade für den SKR03 und SKR04 gibt es lange Beschreibungen der Bedeutung der verschiedenen Konten. Für diese Beschreibungen und sonstigen Anmerkungen ist dieses Feld gedacht.

Kontoarten

Bankverbindungen

Definition der eigenen Bankverbindungen

Im unteren Modulreiter Bankverbindungen können Sie Ihre eigenen Bankverbindungen definieren. Um eine eigene Bankverbindung definieren zu können, muss vorher ein entsprechendes Sachkonto für das Bankkonto definiert werden und die Bankdaten müssen unter Partner erfasst worden sein.

Zum Anlegen der eigenen Bankverbindung sind folgende Schritte erforderlich:

1. Gehen Sie in das Modul Partner → unterer Reiter Bank. Legen Sie Ihre Banken als Partner an.

2. Gehen Sie in das Modul Finanzbuchhaltung → unterer Reiter Sachkonten. Legen Sie für jedes Bankkonto ein Sachkonto an.

3. Gehen Sie in das Modul Finanzbuchhaltung → unterer Reiter Bankverbindungen. Legen Sie Ihre Bankverbindungen mit der Bank und dem Sachkonto an.

SEPA-Verzeichnis

Definieren Sie unter SEPA-Verzeichnis den Pfad aus dem bzw. in den Sie die Daten für die Kommunikation mit Ihrer Banksoftware legen möchten.

In Liquiditätsvorschau

Sollte dieses Bankkonto bei der Ermittlung des Ausgangssaldos für die Liquiditätsvorschau mit berücksichtigt werden, so setzen Sie den Haken bei In Liquiditätsvorschau.

Stellenanzahl Kontoauszugsnummer

Definieren Sie unter Stellenanzahl Kontoauszugsnummer, wie viele Stellen die erfasste Kontoauszugsnummer haben sollte. Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn Sie den SEPA Kontoauszugsimport verwenden und um sicherzustellen, dass möglichst die richtige Kontoauszugsnummer eingegeben wird. Ist hier ein Wert eingegeben, so wird bei der Bankbuchung die Länge der Kontoauszugsnummer geprüft. Stimmt diese nicht mit der hinterlegten Länge überein, erscheint ein Hinweis zu Ihrer Information. Korrigieren Sie gegebenenfalls die erfassten Daten. Dies ist lediglich eine Information, die Buchung wird trotzdem durchgeführt.

Wenn es sich bei der Bankverbindung um Ihr Standardkonto handelt, so hinterlegen Sie es im Modul System → unterer Modulreiter Mandant → oberer Modulreiter Vorbelegungen unter Bankverbindung als Ihr Standardkonto.

Bankverbindung verstecken

Um ehemalige Bankverbindungen nicht mehr in der Auswahlliste zu erhalten, können Sie die Bankverbindung verstecken. Wechseln Sie dazu in das Modul Finanzbuchhaltung, unterer Reiter Sachkonto und wählen das Konto der Bank aus. Nun setzen Sie den Haken bei versteckt . Ab diesem Zeitpunkt wird die Bankverbindung in der Liste der Bankverbindungen nicht mehr angeführt.

Währung

Für die Definition der Währung gehen Sie von Ihrer Mandantenwährung aus. Legen Sie alle benötigten Währungen mit Kennung (Kürzel) und Kommentar (ausgeschriebene Bezeichnung) an.

Wechselkurs

Wählen Sie im oberen Reiter Währung die Währung aus, für die Sie einen Wechselkurs hinterlegen möchten. Wechseln Sie in den Reiter Wechselkurs. Geben Sie den Wechselkurs zu Ihrer Mandantenwährung an.

Die Kurse werden zusätzlich in den Bewegungsdaten abgespeichert. Der in den Bewegungsdaten hinterlegte Kurs kann daher nur bei einer erlaubten Änderung der Kopfdaten neu übernommen werden. Aus diesem Grunde kann die Währung nur dann verändert werden, wenn keine Positionen enthalten sind.

Gerade nach Datenübernahmen aus Altsystemen kann es vorkommen, dass zwar Währungen übernommen werden konnten, aber die Wechselkurse der Währungen untereinander nicht definiert sind. In diesem Fall erhalten Sie gegebenenfalls eine Meldung zu fehlenden Kursen. Wählen Sie in diesem Fall die in der Meldung angegebene Währung aus wechseln Sie auf Wechselkurs und geben Sie den Wechselkurs zwischen den Währungen an.

Umrechnung / Kehrwert der Kurse

Von HELIUM 5 wird für die Umrechnung von einem Kurs zu einem anderen die gleiche Zahlenbasis, also gegebenenfalls der Kehrwert für die Berechnung verwendet. Dies entspricht auch der Umrechnung wie sie von Bankinstituten vorgenommen wird. Wenn für EUR zu USD 1,19 hinterlegt ist, so wird für die Berechnung USD zu EUR der USD mit 0,840336... multipliziert und das Ergebnis auf maximal 4 Nachkommastellen genau abgespeichert.

Mandantenwährung / Bilaterale Kurse / Beidseitige Fremdwährungen

Werden Kursumrechnungen zwischen zwei Währungen erforderlich, die beide nicht Ihrer Mandantenwährung entsprechen, so erfolgt die Umrechnung immer über die Mandantenwährung.

Beispiel. Ihre Mandantenwährung ist EUR. Eine Kundenpreisliste ist in USD definiert, der Kunde benötigt seine Rechnung jedoch in CHF.

In diesem Fall werden die Verkaufspreise aus dem Artikel von USD in EUR umgerechnet, zum jeweils gültigen Rechnungsdatum, und dann von EUR nach CHF, wiederum zum gültigen Rechnungsdatum.

Kassenbuch

Zum Kassenbuch gibt es zwei Arten.

• Das unechte Kassenbuch. Dieses steht zur Verfügung, wenn die integrierte Finanzbuchhaltung NICHT verwendet wird. Es werden die Zahlungen auf den Ein-/Ausgangsrechnungen auf eine Art Bank, die Kassenbuch heißt, gebucht.

• Das echte Kassenbuch, welches auch direkt im Kassenkonto bucht. Details finden Sie im Abschnitt Integrierte Finanzbuchhaltung.

Zur Anlage eines neuen Kassenbuches gehen Sie bitte wir folgt vor:

• Legen Sie in den Sachkonten ein Kassenkonto an.

• Wählen Sie nun im Modul Finanzbuchhaltung den unteren Reiter Kassenbuch und legen Sie mit Neu ein neues Kassenbuch an. Geben Sie diesem Kassenbuch einen für Sie sprechenden Namen und ordnen Sie dem Kassenbuch das zuvor definierte Sachkonto zu. Wenn dies Ihre Hauptkasse sein sollte, so haken Sie bitte noch Hauptkassenbuch an.

Um nun die Zahlungen der Eingangs- / Ausgangsrechnungen über diese Zahlungsart abwickeln, so wählen Sie bitte im Reiter Zahlung bei Art, Bar und wählen danach links das gewünschte Kassenbuch.

Das Zahlungsjournal finden Sie im Eingangs- / Ausgangsrechnungsmodul unter Journal, Zahlungsausgang bzw. Zahlungseingang.

Um nun der Darstellung eines Kassenjournals für die Installationen OHNE integrierter Fibu möglichst nahe zu kommen, steht einerseits in den Kopfdaten des Kassenbuches der Druck eines Kassenjournals zur Verfügung und andererseits kann in den Zusatzkosten eine Zusatzkosteneingangsrechnung mit einem Wert von 0,00 aber einem Zahlbetrag von / an Bank erfasst werden. Bewährt hat sich, dass für die "Buchungen" Kasse an Bank, bzw. Bank an Kasse, eine Zusatzkosteneingangsrechnung Ihres eigenen Unternehmens mit einem Wert von 0,00 angelegt wird und in diese die Bewegungen mit dem jeweiligen Datum eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dass hier ein positiver Zahlbetrag bedeutet Kasse an Bank und somit ein negativer Betrag Bank an Kasse. Im Kassenjournal werden alle Zahlungen, die im Rechnungs- bzw. Eingangsrechnungsmodul auf Bar / Kasse geleistet wurden, chronologisch dargestellt.

Finanzamt

Passen Sie Name und Adresse auf das für Sie zuständige Finanzamt an. Hinterlegen Sie Ihre Steuernummer in den Kopfdaten unter Steuer Nr. Die dort eingetragene Nummer wird für die UVA verwendet.

Ein weiteres Finanzamt ist nur dann erforderlich, wenn Sie in einem anderen Land eine entsprechende Steuernummer / UID Nummer haben.

Mehrere Finanzämter

Gegebenenfalls exportieren Sie viel und haben deshalb eine eigene Umsatzsteuernummer bei den Finanzämtern Ihrer Hauptexportländer eingerichtet. Dies hat den Vorteil, dass die Vorsteuerabzugsberechtigung in diesen Ländern sofort wirksam ist und dass die Kunden mit der landesüblichen Mehrwertsteuer beliefert werden können. Aus diesem Grund können Sie in HELIUM 5 für jedes Konto ein eigenes Finanzamt definieren. Dieses Definition dient dazu, das Bezugsland der Umsatzsteuer, insbesondere beim Export der Daten, festzulegen.

Export der RE, GS, ER zur RZL Fibu

Sie haben zwei Finanzämter AT und DE mit jeweils einer Steuernummer. Diese sind bei den Konten entsprechend hinterlegt. Ihr Hauptfinanzamt ist AT.

Nun erhalten Sie drei Lieferungen, aus AT, DE und NL. Die Lieferung aus AT wird beim Finanzamt AT als Inlandslieferung versteuert. Die Lieferung aus DE wird beim Finanzamt DE als (quasi) Inlandslieferung versteuert. Die Lieferung aus NL wird beim Finanzamt AT (= Hauptfinanzamt) als IG-Erwerb versteuert.

Erfolgt ein Erlös oder ein Erwerb aus dem gleichen Land wie das Land des beim Konto hinterlegten Finanzamtes, so wird es umsatzsteuerlich wie eine Inlandslieferung für das Land des Finanzamtes behandelt. Ist dem nicht so, so bezieht sich die umsatzsteuerliche Betrachtung immer auf das Hauptfinanzamt.

Bitte beachten Sie, dass diese Betrachtung nur dann gültig ist, wenn Sie in anderen Ländern Steuernummern haben. Ist dies nicht der Fall, so muss die MwSt des Landes mitbezahlt werden. Die Konten für diese Buchungen sind in der Kontoart auf Steuerbar mit fremder Ust zu stellen. Die zu buchenden Beträge sind damit als Bruttobetrag einzubuchen.

Export

Details finden Sie im Kapitel Übertragung in externe Finanzbuchhaltung.

Zahlungsvorschlag

Details finden Sie im Kapitel Zahlungsvorschlag.

Intrastat

Details finden Sie im Kapitel Intrastat.