Mahnen

Mit dem Mahnwesen wird sowohl der Bereich der Einzelmahnung als auch der Sammelmahnung abgedeckt.

Grundlegende Einstellungen

Im unteren Reiter Grunddaten definieren Sie die grundlegenden Daten für Mahnungen.

Mahntext

Im Reiter Mahntext definieren Sie die Mahntexte zu den Mahnstufen. Die Mahntexte werden automatisch in den Mahnungen gedruckt.

Mahnstufe

Definieren Sie im Reiter Mahnstufe die möglichen Mahnstufen und die Abstände zwischen den Mahnungen. Die Mahntage für die Mahnstufe 1 sind die Tage, die Sie nach der Fälligkeit bis zum Versand der ersten Mahnung warten. Die Mahntage für die Mahnstufe 2 sind die Tage, die Sie nach dem Versand der ersten Mahnung warten.

Beispiel: Sie haben für die Mahnstufe 1 und für die Mahnstufe 2 7 Mahntage angegeben. Eine Rechnung wurde am 01.03. mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen gesendet, womit sie am 15.03. fällig ist. Einmal pro Woche erstellen Sie einen Mahnlauf.

Mahnlauf 1, 20.03.: Die Rechnung ist noch nicht enthalten, da sie erst 6 Tage fällig ist.

Mahnlauf 2, 27.03.: Die Rechnung ist enthalten, Sie senden Mahnung 1.

Mahnlauf 3, 03.04.: Die Rechnung ist enthalten, Sie senden Mahnung 2.

Sie können bis zu 99 Mahnstufen definieren. Die Mahnstufe 99 wird als Anwaltsschreiben geführt. Erreicht eine Mahnung die Stufe 99, wird die Mahnung nicht mehr von HELIUM 5 unterstützt wird. Mit dem Anwaltsschreiben können Sie Ihren Rechtsanwalt mit der Eintreibung Ihrer Forderungen beauftragen. Die Rechnung in Mahnstufe 99 wird von HELIUM 5 nach wie vor als offen geführt, aber nicht mehr gemahnt. In der Liste der zu mahnenden Rechnungen erscheint diese Rechnung nicht mehr.

Wenn Sie Ware zurück erhalten, weil Ihr Kunde zahlungsunfähig ist, müssen Sie diese über einen Lieferschein mit negativen Mengen zurückbuchen. Gegebenenfalls ändern sich dadurch Ihre Umsatzstatistiken.

Spesen und Zinssatz

Geben Sie die Mahnspesen an. Die Mahnspesen sind der feste Betrag, die Sie dem Kunden für die Mahnung in Rechnung stellen.

Für Fremdwährungs-Mahnspesen definieren Sie diese im Modul Finanzbuchhaltung, unterer Reiter Währungen. Hier wählen Sie die Fremdwährung aus und definieren im Reiter Mahnspesen die Mahnspesen in der gewählten Währung. Sind in der Fremdwährung keine Mahnspesen definiert, so werden die Standardmahnspesen in die Fremdwährung umgerechnet.

Zinssatz

Geben Sie den Jahreszinssatz für den überfälligen Rechnungsbetrag an. Der Zinssatz wird vom Jahreszinssatz auf die Tage umgerechnet.

Parameter

Zusätzlich zu den Grunddaten werden die Parameter AUSFUEHRLICHER_MAHNUNGSDRUCK_AR, MAHNUNG_AB_RECHNUNGSBETRAG, MAHNUNG_ZAHLUNGSFRIST, MINDEST_MAHNBETRAG für die Erstellung und den Versand von Mahnungen verwendet. Eine Erklärung der Parameter finden Sie im Kapitel Parameter.

Mahnlauf

Basis des Mahnwesens ist das Rechnungsdatum und das Feld Tage Netto des Zahlungszieles (siehe System → Mandant → Zahlungsziel). Bei dem Mahnlauf bestimmen das Rechnungsdatum plus Tage Netto die Fälligkeit der Rechnung. Zum Fälligkeitsdatum werden die Mahntage der ersten Mahnstufe hinzugerechnet. Ab dem sich nun ergebenden Datum wird die Rechnung als zu mahnen vorgeschlagen.

Wurde eine Rechnung schon einmal gemahnt, so bestimmen die Mahntage der nächst höheren Mahnstufe, wann die Rechnung erneut zur Mahnung vorgeschlagen wird, wenn sie nicht bezahlt wurde. Hier wird als Bezug jedoch das Datum der letzten Mahnung verwendet.

Ein Mahnlauf kann nur gestartet werden, wenn es noch keinen Mahnlauf gibt oder wenn der vorige Mahnlauf keine offenen Mahnungen enthält.

Sollte ein Mahnlauf ohne aktivierte Mahnung existieren, können Sie alle Mahnungen aus dem Reiter Mahnungen löschen und dann den gesamten Mahnlauf löschen.

Mahnlauf starten

Die Berechnung eines Mahnlaufs können Sie im Modul Rechnung → unterer Reiter Mahnen anstoßen, indem Sie das Neu-Icon klicken. Alle Rechnungen werden nach den oben beschriebenen Regeln überprüft. Zu mahnende Rechnungen werden in eine Liste aufgenommen.

Nachdem der Mahnlauf berechnet wurde, werden Sie in den oberen Reiter Mahnungen geleitet. In der Liste sehen Sie alle zu mahnenden Rechnungen. Sie können die Liste bearbeiten:

Einzelmahnung mit dem Drucker-Icon drucken
Rechnungen mit dem roten X aus dem Mahnlauf löschen
Mahndatum und Mahnstufe im unteren Bereich verändern
Aktivierte Mahnung mit dem Radierer-Icon zurücknehmen.

Ein Mahnlauf basiert auf den zum Zeitpunkt des Mahnlaufes gebuchten Beträgen. Wenn Sie nach der Berechnung des Mahnlaufes Zahlungen einbuchen, hat dies keine Auswirkung auf im Mahnlauf enthaltene Rechnungen.

Erfassen Sie deshalb zuerst alle Zahlungen und lassen Sie dann den Mahnlauf berechnen.

Mahnsperre

Im oberen Reiter Mahnsperren finden Sie die aktuell eingetragenen Mahnsperren auf den Ausgangsrechnungen. Mahnsperren setzen oder bearbeiten Sie in den Kopfdaten jeder einzelnen Rechnung.

Mahnungen drucken und versenden

Zum Drucken und Versenden der Mahnungen stehen zwei Varianten zur Verfügung.

Einzelmahnungen senden

Sie können jede Mahnung einzeln senden, indem Sie sie im Reiter Mahnungen auswählen und das Drucken-Icon klicken.

Einzelmahnungen können ebenfalls über das Rechnungsmodul und die Auswahlliste der Rechnungen erstellt werden. Wählen Sie die zu mahnende Rechnung aus und wählen Sie Rechnung → Mahnen. Die so erzeugte Einzelmahnung wird in die Verwaltung der Mahnungen aufgenommen, damit sie beim nächsten Mahnlauf automatisch berücksichtig werden kann.

Für Einzelmahnungen aus dem Rechnungsmodul steht der ausführliche Druck über den Parameter AUSFUEHRLICHER_MAHNUNGSDRUCK_AR nicht zur Verfügung, es wird immer die einfache Mahnung gedruckt.

Sammelmahnungen versenden

Sie können Sammelmahnungen senden, indem Sie im Reiter Mahnlauf den aktuellen Lauf auswählen und das Drucken-Icon oberhalb klicken.

Bei Sammelmahnungen wird pro Kunde nur ein Beleg erzeugt. Alle zu mahnenden Rechnungen dieses Kunden werden gemeinsam aufgelistet.

Empfänger der Mahnung

Mahnungen werden ohne Berücksichtigung der besonderen Rechnungs-E-Mail-Adresse an den Ansprechpartner verwendet.

Um den Mahnungsempfänger zu übersteuern, verwenden Sie die übersteuerte Ansprechpartnerfunktionen. Hilfe zur Anlage finden Sie im Kapitel Partner, Abschnitt Übersteuerung von E-Mail-Adressen.

Mahnlauf zurücknehmen und löschen

Sie können einen Mahnlauf zurücknehmen, indem Sie den Lauf im Reiter Mahnläufe markieren und das Radiergummi-Icon klicken. Alle bereits als ausgedruckt gekennzeichneten Mahnungen werden wieder als nicht ausgedruckt gekennzeichnet. Sie können damit bereits versendete Mahnungen erneut senden.

Einen Mahnlauf ohne aktivierte Mahnungen können Sie löschen, indem Sie den Lauf im Reiter Mahnläufe markieren und das rote X klicken.

Besonderheiten

Gutschriften

In aller Regel ist der Mahnlauf ja auch immer eine Betrachtung der offenen und überfälligen Rechnungen.
Da bei überfälligen Rechnungen immer auch Gutschriften zu berücksichtigen sind, werden diese im jeweiligen Mahnlauf mit angeführt. Drucken Sie nun eine Sammelmahnung für den Kunden aus, so werden hier auch die Gutschriften angeführt und Sie mahnen nur den offenen Betrag.
Daher werden auch Rechnungen die bereits in der höchsten Mahnstufe sind mit angeführt. Es geht immer darum, dass Sie einen Überblick über die Zahlungssituation ihres jeweiligen Kunden haben.

Automatische Sperre von Kunden ab einer Mahnstufe

Mit dem Parameter LIEFERSPERRE_AB_MAHNSTUFE kann eingestellt werden, ab welcher Mahnstufe bei einem Kunden automatisch die Liefersperre gesetzt wird. Nutzen Sie dies um entsprechende Infos an Ihre Mitarbeiter über das Zahlungsrisiko zum Kunden weiterzugeben.

Bei der Rücknahme der Mahnstufe erscheint eine Warnung und Sie müssen entscheiden, ob Sie bei dem Kunden die Liefersperre belassen oder nicht.

Wird die Rechnung, die die Sperre ausgelöst hat, bezahlt, bleibt die Sperre trotzdem bestehen, bis Sie sie zurücknehmen. Nutzen Sie gegebenenfalls auch die Hinweise bei Kundenzahlung im Kundenkommentar.