Tipps zum Starten mit der Zeiterfassung
Wir fassen in diesem Abschnitt die erforderlichen Schritte zum Starten mit der Zeiterfassung in der empfohlenen Reihenfolge zusammen.
Voraussetzung ist, dass Sie sich mit der grundsätzlichen Bedienung von HELIUM 5 vertraut gemacht haben.
Grunddaten und Basiseinstellungen
Starten Sie mit der Anlage der Zeitmodelle wie im Kapitel Zeitmodelldefinition beschrieben. Alle Tage und Tagesarten und gegebenenfalls die fixen Pausen müssen für jedes Zeitmodell definiert sein.
Legen Sie den Betriebskalender und die Feiertage an. Information finden Sie im Kapitel Betriebskalender und Feiertage.
Definieren Sie wenn nötig die Kollektiv- bzw. Tarifverträge.
Definieren Sie die Personengruppen, wenn eine Kostenbetrachtung pro Gruppe notwendig ist.
Personal
Weiterführende Information erhalten Sie im Kapitel Personal.
Definieren Sie das Personal. Pro Person muss ein Name und eine Ausweisnummer eingetragen sein, damit die Buchung möglich ist.
Definieren Sie bei Bedarf den Kollektiv- bzw. Tarifvertrag.
Wenn es religionsspezifische Feiertage gibt, definieren Sie die Religionszugehörigkeit.
Hinterlegen Sie bei jedem Mitarbeiter das Eintrittsdatum.
Geben Sie für jeden Mitarbeiter den jährlichen Urlaubsanspruch an.
Hinterlegen Sie für jeden Mitarbeiter das Zeitmodell beginnend zum ersten des Monats.
Hinterlegen Sie bei Bedarf das Kilometergeld 1 und 2 für die Reisezeitabrechnung.
Ordnen Sie bei Bedarf die Personengruppe zu.
Hinterlegen Sie bei jedem Mitarbeiter im Reiter Detail die private E-Mail-Adresse, damit der Mitarbeiter Monatsabrechnungen per Mail empfangen kann.
Hinterlegen Sie bei jedem Mitarbeiter im Reiter Daten die persönliche E-Mail-Adresse im Unternehmen, damit der Mitarbeiter Urlaubsanträge senden kann.
Urlaubsansprüche und Gleitzeitsalden übernehmen
Definieren Sie einen Stichtag, ab dem die in HELIUM 5 gebuchten Daten echt verwendet werden und keine Testdaten mehr sind. Dieser Stichtag kann in der Vergangenheit und in der Zukunft liegen. Ermitteln Sie alle Ansprüche im alten System zu diesem Stichtag.
Alle Ansprüche können nachträglich korrigiert werden. Ein Zeitdruck besteht nur in Hinsicht auf die nächste Monatsabrechnung.
Gleitzeitsalden
Tragen Sie die Anspruchsstunden im Personal im Reiter Gleitzeitsaldo ein. Als Datum wählen Sie den Tag vor dem Stichtag. Eventuell durch bisherige Tests eingetragene Stunden setzen Sie auf 0,00. Haken Sie nach der Erfassung der richtigen Salden das Gesperrt (Eingefroren) an. Damit wird sichergestellt, dass von HELIUM 5 diese Daten nicht mehr durch die Monatsabrechnung verändert werden.
Urlaubsanspruch
Stellen Sie sicher, dass vor dem Stichtag keine Urlaubsansprüche in HELIUM 5 eingetragen sind. Am Einfachsten überprüfen Sie dies im Reiter Sonderzeiten in der Zeiterfassung.
Stellen Sie sicher, dass wenn der Mitarbeiter während des laufenden Jahres eingetreten ist, sein Zeitmodell ab diesem Zeitpunkt richtig definiert ist. Ist ein Mitarbeiter vor dem laufenden Jahr eingetreten, so muss sein Zeitmodell zumindest ab dem 1.1. des laufenden Jahres definiert sein. Das Eintrittsdatum des Mitarbeiters sollte seinem tatsächlichen (letzten) Eintritt in Ihr Unternehmen entsprechen.
Tragen Sie die Anspruchswochen für das gesamte Kalenderjahr ein. In Österreich in der Regel 5 Wochen. Für Deutschland und die Schweiz nutzen Sie die Eingabe Jahresanspruch in Tagen.
Stellen Sie Tage zusätzlich und Stunden zusätzlich auf 0.
Drucken Sie nun eine Monatsabrechnung für den Monat vor dem Stichtag für den entsprechenden Mitarbeiter aus. Die Differenz der Anspruchstage (also die Differenz der Anspruchstage, die HELIUM 5 berechnet zu den laut Ihren Aufzeichnungen tatsächlichen Tagen) tragen Sie unter Tage zusätzlich ein.
Wenn Sie Ihre Urlaubsabrechnung auch in Stunden geführt haben, gehen Sie analog zu den Tagen vor.
Wenn die Urlaubsabrechnung nun auch auf Stunden erweitert werden sollte, so müssen die "Tage zusätzlich" auf Stunden zusätzlich umgerechnet werden. Ermitteln Sie dazu die entsprechenden Stunden. Oft kann hier der Faktor von Ermittelter Anspruch lt. ZM in Tagen zu Ermittelter Anspruch lt. ZM in Stunden verwendet werden.
Rechnen Sie nun diese Differenz der Tage auf die entsprechenden Urlaubsstunden um.