Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung

Begriffsdefinition

Die Anzahlungs- und Schlussrechnungen dienen der Vorfinanzierung eines Auftrags. Aus steuerrechtlichen Gründen müssen Anzahlungsrechnungen gesondert behandelt werden.

Anzahlungsrechnungen müssen zum Zeitpunkt der Zahlung in die UVA aufgenommen werden.
Wird die Schlussrechnung erstellt, so verrechnet diese das gesamte Projekt. Die darin / darauf geleisteten Anzahlungen sind inkl. MwSt.-Ausweis vom Endbetrag der Schlussrechnung abzuziehen. Die Anzahlungsrechnungen sind daraufhin aus der FiBu zu stornieren und nur die Schlussrechnung in die FiBu zu übernehmen. Da die Zahlungen auf die Anzahlungsrechnungen bei dem Debitor bleiben, ergibt sich somit die offene Forderung aus der Schlussrechnung.

Sie können sich Anzahlungsrechnungen in HELIUM 5 als Kredit vorstellen, den Sie von Ihrem Kunden erhalten.

Abgrenzung Teilrechnung

Die Teilrechnung stellt eine fortschreitende Verrechnungsweise dar. Bei der Teilrechnung wurde eine genau abgegrenzte Teilleistung vom Empfänger bereits abgenommen. Daher werden hier auch alle in dem Projekt bisher erbrachten Teilleistungen mit angeführt, da diese alle bereits abgenommen sind.

Eine Anzahlungsrechnung wird vor Fertigstellung der vereinbarten Leistung gestellt. Die Leistung wurde vom Empfänger noch nicht abgenommen.

Teilrechnungen mit Bezug zum Gesamtauftrag und vorangegangener Teilrechnungen sind mit HELIUM 5 nicht abbildbar.

Wir empfehlen, Teillieferungen zu erstellen und diese abzurechnen. Verwenden Sie Textpositionen und freie Texte außerhalb der Positionen, um den Bezug zu vorangegangenen Teilrechnungen herzustellen.

Abgrenzung Proformarechnung, Handelsrechnung

In HELIUM 5 ist die Proformarechnung ausschließlich für Zolldeklarationen zu verwenden. Details finden Sie im Kapitel Proformarechnung.

Der Begriff Handelsrechnung wird in HELIUM 5 nicht verwendet. Gegebenenfalls verwenden Sie den Begriff Handelsrechnung für die Rechnung, die nach einer Anzahlungsrechnung und nach der Lieferung zum Abschluss des Auftrags gesendet wird. Diese Rechnung wird in HELIUM 5 Schlussrechnung genannt.

Vorausrechnung, Vorkasserechnung

Gegebenenfalls verwenden Sie den Begriff Vorausrechnung. In HELIUM 5 nennen wir diese Anzahlungsrechnung, wobei die Anzahlung 100% beträgt.

Die richtigen Abwicklungsschritte:

Zuerst legen Sie den Auftrag an.
Dann legen Sie die zugehörige Anzahlungsrechnung mit dem vereinbarten Vorausbetrag als Handeingabe an.
Hat der Kunde die Anzahlungsrechnung bezahlt, kann produziert und dann geliefert werden. Die Lieferung erfolgt mittels Lieferschein.
Die Verrechnung des / der Lieferscheine(s) erfolgt mit einer Schlussrechnung. Damit sind die Anzahlungsrechnungen abgeschlossen und der verbleibende Saldo ist mit der Schlussrechnung noch zu bezahlen.

Anlegen einer Anzahlungsrechnung

Um eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, verwenden Sie das Rechnungsmodul. Wählen Sie als Rechnungsart Anzahlungsrechnung aus.

Auftrag

Eine Anzahlungsrechnung muss sich auf einen Auftrag beziehen, damit weitere Anzahlungsrechnungen und die Schlussrechnung zugeordnet werden können. Wählen Sie den passenden Auftrag aus.

Zahlungsziel

Anzahlungsrechnungen werden als Rechnung mit Auftragsbezug erstellt. Somit wird in der Regel das Zahlungsziel aus dem Auftrag verwendet. Um nun für die Anzahlungsrechnungen abweichende Zahlungsziele automatisch eintragen zu können, kann im System → Mandant → Vorbelegungen für die Anzahlungen ein eigenes Zahlungsziel definiert werden.

Allgemeiner Rabatt

Wenn auf der Anzahlungsrechnung in den Konditionen ein allgemeiner Rabatt eingetragen ist, so wird dies in einer eigenen Zusammenfassung am Ende der Positionen der Anzahlungsrechnungsinformation dargestellt. Somit ist auch der aus dem Anzahlungssatz ermittelte Wert und der sich daraus ergebende Nettobetrag ersichtlich. Die tatsächliche Abrechnung inkl. Mehrwertsteuer wird dann in der eigentlichen Rechnung dargestellt.

Anzahlungspositionen

Verwenden Sie den Reiter Anzahlungspositionen, um einen Prozentteil oder einen bestimmten Betrag aus dem Auftrag in die Anzahlungsrechnung zu übernehmen. Sie können pro Position einen Prozentsatz oder einen festen Betrag angeben.

Durch Speichern Ihrer Eingaben wird automatisch eine Handeingabe in die Positionen eingefügt. Die eingefügte Position hat als Bezeichnung Anzahlung und als Wert die Nettosumme der angeführten Anzahlungspositionen.

Sie können den Text jederzeit im Reiter Positionen verändern.

Durch den hergestellten Bezug können die Auftragspositionen als Information in der Anzahlungsrechnung gedruckt werden.

Positionen

Der Inhalt der Anzahlungsrechnung wird über den Reiter Positionen bearbeitet. In der Regel verwenden Sie eine Handeingabe und eventuell Text.

Die Positionen der Anzahlungsrechnung dürfen nicht die Positionen des Projektes oder des Auftrags enthalten.

Gutschrift zu einer Anzahlungsrechnung

Sie können Gutschriften für Anzahlungsrechnungen anlegen und miteinander verknüpfen. In der Auftragsnachkalkulation wird die Gutschrift auf eine Anzahlungsrechnung dargestellt. Der Saldo der Schlussrechnung berücksichtigt Gutschriften auf Anzahlungsrechnungen.

Wenn Sie die integrierte Finanzbuchhaltung von HELIUM 5 nutzen, so sind auf Anzahlungsrechnungen keine Gutschriften möglich. Gegebenenfalls stornieren Sie die Anzahlungsrechnung und senden dem Kunden den Beleg der Stornorechnung.

Anlegen einer Schlussrechnung

Um eine Schlussrechnung zu erstellen, verwenden Sie das Rechnungsmodul. Wählen Sie als Rechnungsart Schlussrechnung aus.

Eine Schlussrechnung muss sich auf einen Auftrag beziehen, damit alle Anzahlungsrechnungen zugeordnet werden können. Wählen Sie den passenden Auftrag aus. Sie sehen in der Auswahl nur Aufträge, welche eine Anzahlungsrechnung und noch keine Schlussrechnung beinhalten.

In der Schlussrechnung werden alle Positionen angeführt, welche verrechnet werden. Durch die Kennzeichnung als Schlussrechnung erkennt HELIUM 5, dass auch die über dem Auftrag zugeordneten Anzahlungsrechnungen mit berücksichtigt werden müssen und führt diese nach dem Rechnungsendbetrag mit am Ausdruck an.

Schlussrechnung trotz offener Anzahlungsrechnungen

Schlussrechnungen können in HELIUM 5 angelegt werden, auch wenn es Anzahlungen gibt, die noch nicht bezahlt wurden. Diese Anzahlungen können dann aber nicht mehr per Hand erledigt werden, der Haken in den Zahlungen ist deaktiviert und wird automatisch aktiviert, wenn der volle Rechnungsbetrag bezahlt ist. Ist die Schlussrechnung noch nicht in der Finanzbuchhaltung übernommen, können Sie wie üblich den Skonto buchen, also den Haken auf erledigt setzen.

Je nach Ihrem Land kann es sein, dass durch eine Schlussrechnung jegliche Anzahlungsrechnungen als abgegolten gelten, wenn Sie es nicht anders ausweisen. In HELIUM 5 können Sie den Report für die Schlussrechnung deshalb so anpassen, dass nur geleistete Anzahlungen für die Endsumme abgezogen werden.

Sie erhalten einen Hinweis, wenn es noch nicht beglichene Anzahlungsrechnungen gibt.

Anzeige der gezahlten Anzahlungen in der Schlussrechnung

Wird die Schlussrechnung angedruckt, so steht in den Formularen die Möglichkeit zur Verfügung, dass neben den verrechneten Anzahlungsbeträgen auch die bezahlten Beträge auf der Anzahlungsrechnung gedruckt werden.

Hierbei ist wichtig, dass bei der Berücksichtigung der Zahlbeträge das Datum der Schlussrechnung berücksichtigt wird. Es werden nur diejenigen Zahlbeträge der Anzahlungsrechnungen mit in die Aufstellung der bereits geleisteten Zahlungen (auf den Anzahlungsrechnungen) mit aufgenommen, deren Datum vor dem Datum der Schlussrechnung ist.

Passen Sie gegebenenfalls Ihre Rechnungsformulare entsprechend an.

Schlussrechnung aktivieren

Ist eine Schlussrechnung vorhanden und bereits in der Fibu, gilt folgendes:

Es dürfen keine weiteren Anzahlungsrechnungen angelegt werden.
Anzahlungsrechnungen können nicht mehr storniert werden.
Stornierte Anzahlungsrechnungen dürfen nicht wieder auf angelegt geändert werden.
Zahlungen auf Anzahlungen müssen vollkommen bezahlt werden, damit diese als bezahlt gekennzeichnet werden.

Ist eine Schlussrechnung vorhanden, aber noch nicht in der Fibu, darf man

weitere Anzahlungen erstellen
Anzahlungen mit Skonto bezahlen
Anzahlungen beliebig ändern (stornieren, Storno aufheben)

Die Schlussrechnung kann erst gedruckt werden, wenn alle Anzahlungen entweder storniert oder in der Fibu sind. Sonst würden diese angelegten Anzahlungen nicht in die Schlussrechnung einfließen.

Verbuchen der Zahlung

Wird für einen Auftrag eine Schlussrechnung erstellt, so ist damit implizit verbunden, dass nur der sich aus dem Schlussrechnungswert abzüglich bereits gelegter Anzahlungsrechnungen ergebende Betrag offen ist. Das bedeutet:

Es sind die Anzahlungsrechnungen zu bezahlen (diese werden auch als entsprechend offen mit angeführt).
Es ist bei der Schlussrechnung immer nur der Schlussrechnungswert abzüglich der Summe der Anzahlungsrechnungen offen und wird auch nur entsprechend als offen vorgeschlagen.
Ergibt sich, dass der offene Betrag der Schlussrechnung durch die Anzahlungsrechnungen bereits vollständig ausgeglichen ist, so muss
1. bei HELIUM 5 Installationen ohne integrierter Finanzbuchhaltung die Schlussrechnung manuell auf erledigt gesetzt werden (Menü, Bearbeiten, manuell erledigen).
2. bei HELIUM 5 Installationen mit integrierter Finanzbuchhaltung trotzdem eine Zahlungsbuchung mit 0,00 erfolgen. Wir empfehlen dafür das Durchläuferbankkonto.

Das Vorgehen gilt sowohl für Schlussrechnungen, die Sie an Ihre Kunden versenden, als auch für Schlussrechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten.

Zahlung mit Skonto

Sollte die Anzahlungsrechnung mit Skonto bezahlt worden sein, muss dies in der Schlussrechnung berücksichtigt werden. In der Schlussrechnung muss der tatsächlich angezahlte Betrag anstelle des Rechnungswertes der Anzahlungsrechnung berücksichtigt werden, damit das Skonto nicht doppelt berücksichtigt wird.

Beispiel: Die Nettosumme Ihres Auftrags beträgt 5.000,- EUR. Mit einem Steuersatz von 20% ist der Rechnungsendbetrag 6.000,- EUR. Sie haben eine Anzahlungsrechnung über 4.500,- EUR geschrieben. Ihr Kunde hat 2% Skonto abgezogen und 4.410,- EUR bezahlt.

Ihr Kunde möchte die Schlussrechnung mit 2% Skonto zahlen. Der zu zahlende Betrag über das gesamte Projekt ist damit 5.880,- EUR. Davon sind die bereits bezahlten 4.410,- EUR abzuziehen.

Als zu zahlender Endbetrag wird in der Schlussrechnung 5.880,00 EUR - 4.410,00 EUR = 1.470,- EUR ausgewiesen.

Besondere Sachverhalte

Anzahlung und Schlussrechnung bei abweichendem Lieferland

Gegebenenfalls befinden sich Rechnungsempfänger und Lieferempfänger in unterschiedlichen Ländern. Da, wenn der Rechnungsempfänger im Ausland ist, bei Lieferung das Empfängerland die Art der umsatzsteuerlichen Behandlung regelt, muss die Anzahlungsrechnung so erzeugt werden, dass, obwohl die Anzahlungsrechnung in ein anderes Land geht, trotzdem die Versteuerung für das Lieferland erfolgt. Um dies zu erreichen stellen Sie folgendes ein:

Stellen Sie die Lieferadresse so ein, dass auch für den Lieferempfänger klar ersichtlich ist, dass dies eine Lieferung für Ihren Auftraggeber ist.
Beide Adressen, sowohl Lieferadresse als auch Rechnungsadresse müssen auf das gleiche Debitorenkonto zeigen. Damit wird unter Umständen die Steuerkategorie entsprechend verändert.

Beachten Sie in jedem Falle die gesetzlichen Vorschriften. Halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Beispiel: Ihr Standort ist in Österreich. Ein Kunde aus der Schweiz (Drittland) bestellt Ware, die Sie nach Italien liefern sollen. Am italienischen Standort ist eine UID Nummer gegeben. Die Rechnungslegung muss jedoch an die Schweiz erfolgen. Der Schweizer Kunde hat keine UID Nummer. Es sollten vor der Lieferung Anzahlungsrechnungen gelegt werden.

Damit der Vorgang als innergemeinschaftliche Lieferung betrachtet werden darf, sollte der Schweizer Kunde eine EU-UID Nummer haben. Wichtig ist bei der Anlage der Kunden, dass beide auf die gleiche Debitorennummer zeigen. So hat sich bewährt, dass die Lieferadresse wie folgt ausgeführt ist:
Rechnungsempfänger c/o
Lieferempfänger
im Lieferland.

Es sollte zuerst die Debitorennummer für den Lieferempfänger eingegeben werden. Damit wird automatisch das Debitorenkonto mit den Einstellungen der Lieferadresse definiert. Erst danach wird die Rechnungsadresse angelegt. Hier wird nun, bevor die Rechnung geschrieben wird, die Debitorennummer der Lieferadresse hinterlegt.

Somit wird von HELIUM 5 dies auf den Debitor der Lieferadresse und nach dessen Regeln verbucht. Somit sind bei Anzahlungs- und Schlussrechnung die gleichen Debitoren beteiligt und zum Schluss die Salden ausgeglichen. Zusätzlich werden für die Konten der Anzahlungsrechnungsverbuchung (Erhaltene Anzahlungen und erhaltene Anzahlungen bezahlt) die Länderartübersetzungen anhand der Steuerkategorie des Debitorenkontos verwendet. Umsatzsteuerlich wird der Rechnungsempfänger dann gleich wie die Lieferadresse behandelt.

Mehrere Schlussrechnungen pro Auftrag

Gegebenenfalls möchten Sie Ihrem Kunden eine Auftragsbestätigung senden, damit das Gesamtvolumen des Auftrags klar ist, aber dann in mehreren Teillieferungen liefern. Zu jeder Teillieferung soll es eine Anzahlungsrechnung geben. Jede Teillieferung soll schlussberechnet werden.

Nutzen Sie dafür die Funktionalität Rahmenauftrag mit Abrufaufträgen. Gehen Sie wie folgt vor:

Senden Sie dem Kunden eine Rahmenauftragsbestätigung zur Bestätigung des Gesamtvolumens
für den ersten Lieferauftrag wird eine Abruf-Auftragsbestätigung aus dem Rahmenauftrag erstellt
auf diese Abruf-Auftragsbestätigung wird eine Anzahlungsrechnung in der vereinbarten Höhe erstellt
Zahlungen usw. wie mit Kunde vereinbart
dann wird die Gesamt-Lieferung durchgeführt
nun kann für diese Gesamtlieferung die Schlussrechnung zu dem Abruf-Auftrag erstellt werden
für die nächste Teillieferung wird ein weiterer Abrufauftrag angelegt und in gleicher Weise vorgegangen.

Weitere Information zu Rahmen finden Sie im Kapitel Rahmen und Abrufe.

Rückerstattung von bezahlten Anzahlungsrechnungen

Gegebenenfalls möchten Sie dem Kunden das auf die Anzahlungsrechnungen bezahlte Geld wieder zurückbezahlen. In diesem Falle gehen Sie bitte wie folgt vor:

Stornieren Sie eventuell noch offene Anzahlungsrechnungen und senden Sie die Stornobelege an den Kunden.
Summieren Sie den Nettobetrag der bereits bezahlten Anzahlungsrechnungen. Teilbezahlte Anzahlungsrechnungen ändern Sie so ab, dass der Wert der Anzahlungsrechnung dem Zahlbetrag entspricht.
Erstellen Sie nun eine Schlussrechnung mit dem Wert der bereits bezahlten Anzahlungsrechnungen und aktivieren Sie diese. Damit wird der Anzahlungsbetrag als Erlös gebucht. Der offene Zahlbetrag der Schlussrechnung muss 0,00 sein.
Erstellen Sie eine Gutschrift für die Schlussrechnung mit dem Wert der Schlussrechnung und dem gleichen Artikel wie in der Schlussrechnung. Gegebenenfalls kopieren Sie den Inhalt der Schlussrechnung über die HELIUM 5 Zwischenablage in die Gutschrift.
Nun tragen Sie eine Zahlung von 0,00 für die Schlussrechnung ein.
Überweisen Sie Ihrem Kunden den zurückzuzahlenden Betrag und buchen diese Zahlung in die Gutschrift.

Das Datum der Belege und Zahlungsbuchungen der Punkte 3 bis 5 muss identisch sein.