Abrechnungsvorschlag

Mit dem Abrechnungsvorschlag steht ein Werkzeug zur Abrechnung von Mitarbeiterzeiten inklusive Reisezeiten zur Verfügung. Der Abrechnungsvorschlag passt für Sie, wenn Sie als Dienstleistungsunternehmen auf regelmäßiger Basis die erbrachten Dienstleistungen an Ihre Kunden verrechnen.

Es stehen folgende Datenarten für die Abrechnung zur Verfügung:

Einflussmöglichkeiten bei der Erfassung

Um den Mitarbeitern Steuerungsmöglichkeiten und Informationsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen, kann folgendes genutzt werden:

• Aufträge können als Pauschalaufträge oder als Aufträge mit Abrechnung nach Aufwand angelegt werden.

• Jede Zeitbuchung hat einen Verrechnungsfaktor. Der Verrechnungsfaktor wird bei Pauschalaufträgen mit 0% und bei Abrechnung nach Aufwand mit 100% vorbesetzt.

• Jede Eingangsrechnungs-Auftragszuordnung hat einen Verrechnungsfaktor.

Verrechnungsmodell

Die erfassten Zeiten werden auf der Grundlage des Verrechnungsmodells an den Kunden berechnet. Für die Verrechnung kann pro Kunde nur ein Verrechnungsmodell verwendet werden.

Sie finden die Verrechnungsmodelle im Modul Rechnung → unterer Reiter Verrechnungsmodell. In einem Verrechnungsmodell definieren Sie, wie Ihre Leistungen abzurechnen sind.

Detail

Sie definieren in den Details, wie abgerechnet werden soll.

Eingangsrechnung

Definieren Sie, über welchen Artikel Eingangsrechnungen abgerechnet werden sollen. Für Eingangsrechnungen können Sie einen Aufschlag definieren. Die zugeordnete Summe der Eingangsrechnung wird unter Berücksichtigung des Verrechnungsfaktors beaufschlagt und der beaufschlagte Wert abgerechnet.

Telefonzeiten

Definieren Sie, über welchen Artikel die Telefonzeiten abgerechnet werden sollen. Der Verkaufspreis wird über die Verkaufspreisfindung bestimmt.

Reisespesen

Definieren Sie, über welchen Artikel Reisespesen abgerechnet werden sollen. Der Verkaufspreis wird über die Verkaufspreisfindung bestimmt.

Reisekilometer

Definieren Sie, über welchen Artikel Reisekilometer abgerechnet werden sollen. Der Verkaufspreis wird über die Verkaufspreisfindung bestimmt.

Preise aus Auftrag

Mit der Checkbox Preise aus Auftrag wird die Preisfindung für den Abrechnungsvorschlag gesteuert. Ist die Checkbox nicht gesetzt, so greift die Verkaufspreisfindung für die bei den Verrechnungstagen hinterlegten Artikel, Sonderkonditionen werden berücksichtigt. Ist die Checkbox gesetzt, kommen die Preise aus dem Auftrag.

Zugleich wirkt hier, dass für eventuelle Überstunden / Zuschläge der (Zuschlags-) Faktor wirkt. D.h. wenn z.B. im Auftrag eine Normalstunde mit einem Preis von 90,- € vereinbart ist, die Normalstunde im Artikel mit 100,- hinterlegt ist und für die Zeit von 00:00 - 06:00 ein Überstundenartikel mit einem Preis von 200,- definiert ist, so wird der Überstundenartikel in der Überleitung des Abrechnungsvorschlages in die Rechnung auf Basis des Ausgangsartikels des Auftrages mit dem Faktor, in unserem Falle 2,00 multipliziert und somit 180,- verrechnet.

Wir gehen davon aus, dass in einem Auftrag ein Artikel immer gleich definiert ist, also passend zu obigem Beispiel ist der Artikel Normalstunde in dem Auftrag immer mit 90,- vereinbart.

Sollten mehrere Aufträge auf einmal abgerechnet werden, werden diejenigen Artikel herangezogen, die zuerst definiert wurden.

Nach Artikel verdichten

Ist der Haken Nach Artikel verdichten gesetzt, werden die Rechnungspositionen mit demselben Abrechnungsartikel zusammengefasst.

Versteckt

Setzen Sie den Haken Versteckt, um ein Verrechnungsmodell zu verstecken.

Mitarbeiterzeiten und Maschinenzeiten können nicht in den Details des Verrechnungsmodell konfiguriert werden. Über den Reiter Verrechnungsmodelltag gibt es Einflussmöglichkeiten. Mitarbeiterzeiten werden zum ermittelten Verkaufspreis des ermittelten Tätigkeitsartikels verrechnet. Maschinenzeiten werden zu den Verkaufssätzen des der jeweiligen Maschine hinterlegten Verrechnungsartikels verrechnet.

Verrechnungsmodelltag

Über den Reiter Verrechnungsmodelltag definieren Sie, wie erfasste Mitarbeiterzeiten abgerechnet werden sollen. Sie definieren dafür pro Tag und gestempeltem Artikel einen Abrechnungsartikel.

Durch Klick auf Verrechnungstage kopieren können Sie die Einträge des aktuellen Tages auf den darauffolgenden Tag kopieren. Sollte es dabei zu Überschneidungen kommen, wird das Kopieren abgebrochen.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Einträge über die Zwischenablage zwischen den Verrechnungsmodellen zu kopieren. Sollte es beim Kopieren und Einfügen zu Überschneidungen kommen, werden diese Datensätze ohne weitere Fehlermeldung übersprungen.

Tagesart

Definieren Sie die Zuordnung des Abrechnungsartikels pro Tagesart. Es stehen die Tagesarten aus dem Zeitmodell zur Verfügung. Details finden Sie im Abschnitt Zeitmodelldefinition.

Artikel gebucht

Definieren Sie die Zuordnung für jeden gebuchten Artikel. Es stehen Ihnen alle Arbeitszeitartikel zur Verfügung.

zu verrechnen

Definieren Sie den Artikel, über den die erfasste Zeit abgerechnet werden soll.

Dauer ab

Geben Sie an, ab welcher Dauer die erfasste Zeit abgerechnet werden soll. Definieren Sie hier die Aufschläge für Arbeiten, die länger als die übliche tägliche Arbeitszeit gedauert haben.

Zeitraum von bis

Geben Sie an, für welchen Zeitraum des Tages die Zuordnung gilt. Definieren Sie hier die Aufschläge für Arbeiten außerhalb der üblichen Arbeitszeit.

Gebuchte Zeiten aus nicht definierten Zeiträumen werden 1:1 in die Verrechnung übernommen.

Beispiel. Sie haben folgende Regeln konfiguriert:
- Reise oder Arbeitszeit bis 8 Uhr: 100% Aufschlag
- Reise oder Arbeitszeit nach 18 Uhr: 100% Aufschlag
- Reise oder Arbeitszeit > 6 Stunden: 50% Aufschlag
- Reise oder Arbeitszeit > 8 Stunden: 75% Aufschlag

Ein Mitarbeiter hat folgende Zeiten erfasst:
- 06:00 - 08:00 Uhr Anreise
- 08:00 - 12:00 Uhr Consulting
- 12:00 - 15:00 Uhr Pause
- 15:00 - 17:00 Uhr Consulting
- 17:00 - 19:00 Uhr Rückreise

Aus dem Verrechnungsmodell ergeben sich folgende Aufschläge:
- 06:00 - 08:00 Uhr → 2 Stunden → 100% Aufschlag vor 8 Uhr
- 08:00 - 12:00 Uhr → 4 Stunden → keine Konfiguration, also kein Aufschlag
- 15:00 - 17:00 Uhr → 2 Stunden → 50% Aufschlag mehr als 6 Stunden
- 17:00 - 19:00 Uhr → 2 Stunden → 75% Aufschlag mehr 8 Stunden
- 18:00 - 19:00 Uhr → 1 Stunde → 100% Aufschlag nach 18 Uhr

Abrechnungsvorschlag erzeugen

Der Abrechnungsvorschlag ist eine komplexe Berechnung der abzurechnenden Zeitdaten auf der Grundlage Ihrer Konfiguration. Es gibt keine Echtzeitauswertung, die Berechnung des Abrechnungsvorschlags muss manuell von Ihnen gestartet werden. Gehen Sie dazu im Modul Rechnung in den unteren Reiter Abrechnungsvorschlag und lassen Sie mit dem Button einen neuen Abrechnungsvorschlag berechnen. Sie haben mehrere Konfigurationsmöglichkeiten für die Berechnung.

vorhandenen Vorschlag löschen

Wenn Sie den Haken vorhandenen Vorschlag löschen setzen, werden alle zuvor berechneten Zeilen gelöscht. Sie erhalten im Ergebnis ausschließlich die neu berechneten Werte.

Stichtag

Geben Sie einen Stichtag für die Auswertung an. Es werden ausschließlich Zeitbuchungen und Belege berücksichtigt, die vor oder am Stichtag gelten.

mit Personalzeitdaten

Wenn Sie den Haken mit Personalzeitdaten setzen, werden erfasste Mitarbeiterzeiten zum Abrechnen vorgeschlagen. Erfasste Mitarbeiterzeiten sind Projektzeitbuchungen, Auftragszeitbuchungen und Loszeitbuchungen. Angebotszeitbuchungen werden nicht zum Abrechnen vorgeschlagen.

mit Maschinenzeitdaten

Wenn Sie den Haken mit Maschinenzeitdaten setzen, werden erfasste Zeiten für Maschinen zum Abrechnen vorgeschlagen.

mit Telefonzeiten

Wenn Sie den Haken mit Telefonzeiten setzen, werden erfasste Telefonzeiten aus den Projekten oder aus der 360° Kundensicht / Cockpit zum Abrechnen vorgeschlagen.

mit Reisezeiten

Wenn Sie den Haken mit Reisezeiten setzen, werden erfasste Reisezeiten aus der Reisekostenabrechnung zum Abrechnen vorgeschlagen. Sie finden die Reisekostenabrechnung im Modul Zeiterfassung, unterer Reiter Verpflegungsmehraufwand bzw. Diäten. Details zu Reisezeiten finden Sie im Kapitel Reisezeiten.

mit Eingangsrechnungen

Wenn Sie den Haken mit Eingangsrechnungen setzen, werden erfasste Eingangsrechnungen mit Auftragszuordnung zum Abrechnen vorgeschlagen.

Nur Eingangsrechnungen, die direkt Aufträgen zugeordnet sind, werden in die Verrechnung aufgenommen.
Eingangsrechnungen, die bei Reisespesen hinterlegt sind, werden als Reiseaufwand des Reisenden betrachtet und daher nicht in die Abrechnung mit aufgenommen. Damit als Eingangsrechnungen erfasste Hotelrechnungen im Abrechnungsvorschlag wirksam sind, müssen sie dem Auftrag zugeordnet werden.

Abrechnungsvorschlag bearbeiten

Filtern

Markieren Sie einen Datensatz, um im unteren Bereich die Details angezeigt zu bekommen. Markieren Sie mehrere Datensätze, um die Summe der verrechenbaren Stunden angezeigt zu bekommen.

Verwenden Sie die Filter im oberen Bereich, um die vorgeschlagenen Datensätze einzugrenzen.

Verrechnungsprozentsatz ändern

Verwenden Sie den Button Verrechenbarkeit in % ändern, um den Verrechnungsprozentsatz für die markierten Datensätze zu ändern. Die verrechenbare Stundensumme wird direkt korrigiert.

Kundenzuordnung

Verwenden Sie den Button Kundenzuordnung vornehmen, um die markierten Datensätze einem Kunden, einem Projekt oder einem Auftrag zuzuordnen. Die Zuordnung ist nur möglich, wenn die Zeitbuchung noch keinem Kunden zugeordnet ist.

Erledigen

Verwenden Sie den grünen Haken Erledigen, um die markierten Datensätze als erledigt zu kennzeichnen. Erledigte Datensätze werden nicht mehr für die Abrechnung vorgeschlagen.

Sollten Sie die Erledigung versehentlich gesetzt haben, können Sie mit dem rechten oberen Haken nur offene alle Datensätze anzeigen lassen. Ein erneuter Klick auf Erledigen nimmt die Erledigung zurück, sodass Ihr Datensatz wieder für die Abrechnung vorgeschlagen wird.

Datensätze, die durch eine Rechnung abgerechnet sind, sind ebenfalls erledigt. Wenn diese Datensätze aus der Rechnung entfernt werden, wird die Erledigung zurückgenommen.

Rechnungen aus dem Abrechnungsvorschlag erzeugen

Verwenden Sie den Button Selektierte Zeilen abrechnen, um die markierten Zeilen in eine Rechnung zu bringen. Das Erzeugen einer Rechnung ist nur möglich, wenn alle markierten Zeilen denselben Kunden betreffen.

Sortieren Sie den Abrechnungsvorschlag nach Aufträgen und gehen Sie Auftrag für Auftrag vor.

Die angezeigte Gesamtsumme kann sich aufgrund von Rundungsdifferenzen von der tatsächlichen Abrechnungssumme unterscheiden.

Im folgenden Fenster werden alle Abrechnungsartikel angezeigt, die sich durch die markierten Zeilen ergeben. Rechts oben sehen Sie die insgesamt zum Verrechnen vorgeschlagenen Stunden. Wird unter zu verrechnen 0,00 angezeigt oder eingetragen, so werden diese Positionen nicht in die Rechnung übernommen.

Zu den Artikeln haben Sie im darunter eingeblendeten Textfeld die Möglichkeit, erklärende Texte anzufügen. Diese Texte werden als eigene Textposition in die Rechnung mit übernommen. Stimmen die errechneten Daten, so klicken Sie den grünen Haken. Damit werden diese Positionen in die Rechnung übertragen.

Tätigkeiten mehrerer Mitarbeiter auf die gleiche Auftragspositionen werden zusammengefasst. Tätigkeiten auf unterschiedliche Auftragspositionen werden getrennt aufgeführt, auch wenn diese die gleiche Tätigkeit haben sollten.

Sollte es für den Kunden bereits eine Rechnung im Status Angelegt geben, wird die angelegte Rechnung ergänzt. Andernfalls wird eine neue Rechnung angelegt.

Es können immer nur gleiche Verrechnungsarten (Zeit, Reise, …) abgerechnet werden. Gehen Sie deshalb schrittweise vor.

Preis der Position

Der Preis der Rechnungsposition wird dabei in folgender Reihenfolge berechnet:

1. Die erfasste Tätigkeit des Mitarbeiters zum Zeitpunkt ist die Basis.

2. Gibt es über das Verrechnungsmodell anhand des Zeitpunkts eine Konfiguration, so überschreibt diese den Verrechnungsartikel und die Dauer.

3. Die Verkaufspreisfindung berechnet den gültigen Verkaufspreis für die Tätigkeit. Sonderkonditionen und Mengenstaffeln werden berücksichtigt, wenn Preise aus Auftrag nicht gehakt ist. Ist Preise aus Auftrag gehakt, gelten die Auftragspreise zuzüglich der Aufschläge aus 2.

Auftragsnummer in der Rechnung

Für Positionen, die einen direkten Bezug zu einer Auftragspositionen haben, wird die Auftragsnummer über den Bezug ermittelt.

Für Verrechnungspositionen, welche aus den Eingangsrechnungen bzw. aus den Reiseerfassungen kommen, ist keine direkte Zuordnung zu den Auftragspositionen, sondern nur zum Auftrag gegeben. Daher wird in den Rechnungspositionen für die Verrechnungspositionen der Eingangsrechnungen keine Auftragsinformationen in der Statuszeile angezeigt.

Wird eine Rechnung bereits in die Vorschau gedruckt und ist im Rechnungskopf kein Auftrag eingetragen, aber es sind Positionen mit Auftragsbezug in der Rechnung enthalten, so wird automatisch der Auftrag in die Kopfdaten der Rechnung übernommen.

Belegdatum der Rechnung

A: Gerade bei Abrechnungen von Leistungen zum Jahresende rechnet man üblicherweise am Jahresbeginn des neuen Jahres die Zeiten des Dezember / letzten Quartals ab.
Nutzen Sie dafür die Funktion Neudatum (Unterer Modulreiter Rechnung, Menü-Eintrag Extras, Neudatum).

Gerade wenn Verrechnungen in mehreren Schritten / Teilen gemacht werden, ist es von Vorteil, wenn diese alle in die gleiche Rechnung münden. D.h. solange für den Kunden eine Rechnung im Status angelegt vorhanden ist, werden weitere abzurechnende Positionen zu dieser Rechnung hinzugefügt.

Empfehlung für den Ablauf

Wir empfehlen den folgenden Ablauf für die Zeitabrechnung.

1. Monatsabrechnung prüfen

Prüfen Sie im ersten Schritt die Monatsabrechnung für jeden Mitarbeiter. Korrigieren Sie eventuell Fehler und tragen Sie fehlende Buchungen nach. Beginnen Sie erst mit dem nächsten Schritt, wenn die Monatsabrechnung für alle Mitarbeiter korrekt ist.

2. Produktivitätsstatistik prüfen

Prüfen Sie im zweiten Schritt die Produktivitätsstatistik für jeden Mitarbeiter. Korrigieren Sie eventuell Fehler und tragen Sie fehlende Buchungen nach. Beginnen Sie erst mit dem nächsten Schritt, wenn die Produktivitätsstatistik für alle Mitarbeiter korrekt ist.

3. Abrechnungsvorschlag erstellen

Berechnen Sie im dritten Schritt einen neuen Abrechnungsvorschlag und erzeugen Sie aus diesem Abrechnungsvorschlag auftragsweise Ihre Rechnungen.

Nacharbeiten und weitere Information

Datensätze nach der Verrechnung ändern

Wenn Zeitbuchungen verrechnet wurden, so sind diese aus dem Modul Zeiterfassung heraus nicht mehr änderbar. Wenn diese noch einmal geändert werden müssen, so müssen dazu die Positionen aus der Rechnung herausgelöscht werden. Durch das Löschen aus der Rechnung sind die Zeitdaten wieder änderbar. Beim Versuch, eine verrechnete Zeitbuchungsposition zu löschen, erhalten Sie einen Warnhinweis.

Wir empfehlen, die Datensätze vor der Abrechnung zu prüfen und nur im Notfall eine Abrechnung zurückzunehmen.

Berechnung und Rundung

Die Berechnungen des Abrechnungsvorschlages werden auf drei Nachkommastellen durchgeführt. Alle Berechnungen werden in der Einheit Stunden durchgeführt. Das bedeutet, dass eine Minute als 0,016 Stunden dargestellt wird. Eventuell können sich in der Darstellung der Stundendetails im Rechnungsanhang geringfügige Differenzen ergeben.

Letzte Berechnung des Abrechnungsvorschlags prüfen

Eventuell sehen Sie Datensätze im Abrechnungsvorschlag und möchten prüfen, wie alt diese Daten sind. Im Menüpunkt Info → Zuletzt erzeugt finden Sie die Zusammenfassung, mit welchen Daten der Abrechnungsvorschlag zuletzt erzeugt wurde. Hier finden Sie auch Fehlerdetails, falls der Abrechnungsvorschlag nicht durchgelaufen ist.

Fehler beim Erzeugen der Rechnung wegen kalkulatorischer Artikel

Gegebenenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Erzeugen einer Rechnung.

Kalkulatorische Artikel dürfen in einer Rechnung nicht enthalten sein, daher können diese auch nicht in die Rechnung übergeleitet werden. Ändern Sie entweder die Tätigkeit der zugehörigen Zeitbuchung oder lösen Sie die Eigenschaft auf, sodass der Artikel nicht gleichzeitig Arbeitszeitartikel und kalkulatorischer Artikel ist, indem Sie den Haken Kalkulatorisch des Artikels entfernen.

Beispiel für Reisekosten

Im Folgenden haben wir ein Beispiel für die Abrechnung von Reisekosten für Sie aufgebaut. Ein Mitarbeiter fährt am Montagmorgen mit seinem Privatauto 30 Minuten zum Flughafen Salzburg, fliegt nach Frankfurt und fährt eine Stunde nach Hargesheim. Er arbeitet zwei Tage in Hargesheim und fährt und fliegt zurück.

Für diese Reise gibt es fünf Kostenblöcke.

Reisekilometer

Für die Reisekilometer wird aus vier Einträgen summiert. Es ergeben sich in Summe 140 km.

Kosten der Reisezeit

Die Reisezeit besteht aus der aktiven Reisezeit, in Summe 3 Stunden und der passiven Reisezeit, in Summe 4 Stunden.

Zusatzkosten

Es ergeben sich Zusatzkosten für die Flüge, den Mietwagen und die Übernachtung. Es ergeben sich in Summe 430 EUR.

Diäten bzw. Verpflegungsmehraufwand

Die Diäten bzw. Verpflegungsmehraufwände fallen für die gesamte Reisezeit an. Details finden Sie im Kapitel Reisezeiten.

Tätigkeit beim Kunden

Es ergeben sich Kosten für die Leistung, die bei dem Kunden vor Ort erbracht wurde. In unserem Beispiel sind dies in Summe 11 Stunden.