Reisezeiten

Das Modul Reisezeiten ermöglicht Ihnen die Erfassung von Reisezeiten und eine Kostenübersicht. Sie finden die Reisezeiten im Modul Zeiterfassung → Mitarbeiterauswahl → oberer Reiter Reisezeiten. Die Definition der Tagessätze erfolgt über den unteren Reiter Diäten (AT) bzw. Verpflegungsmehraufwand (DE).

Begriffserklärung

Unter Diäten oder Verpflegungsmehraufwand verstehen wir dasselbe. Der Ausdruck Diäten ist in Österreich üblich, in Deutschland heißt dies Verpflegungsmehraufwand. Es handelt sich um die Entschädigung, die Sie erhalten, weil Sie nicht zu Hause essen können und Ihnen dadurch höhere Kosten entstehen.

Der Begriff Spesen, meint zusätzliche Auslagen im Sinne der Reise, wie Eintrittskarten, Trinkgelder, usw.

Konfiguration von Fahrzeugen

Sie können Ihre Fahrzeuge im Modul Personal → unterer Reiter Fahrzeug definieren. Jedes Fahrzeug benötigt eine Bezeichnung und das KFZ-Kennzeichen.

Die Verwendungsart bestimmt, welche Mitarbeiter das Fahrzeug in den Reisekosten auswählen können. Es gilt:

Privatfahrzeug. Dieses Fahrzeug gehört einem Mitarbeiter und kann nur von diesem Mitarbeiter verwendet werden. Die Zuordnung erfolgt über das Personalmodul → Person auswählen → oberer Reiter Fahrzeug. Es ist möglich, dasselbe Privatfahrzeug mehreren Mitarbeitern zuzuordnen. Sie erhalten in diesem Fall einen Hinweis.
Firmenfahrzeug. Dieses Fahrzeug ist ein Fahrzeug Ihres Unternehmens, jedoch ist es einer Person zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt über das Personalmodul → Person auswählen → oberer Reiter Fahrzeug. Nur die zugeordnete Person kann das Fahrzeug in den Reisekosten auswählen. Es ist möglich, dasselbe Firmenfahrzeugmehreren Mitarbeitern zuzuordnen. Sie erhalten in diesem Fall einen Hinweis.
Poolfahrezug. Dieses Fahrzeug ist ein Fahrzeug Ihres Unternehmens. Es kann keinem Mitarbeiter zugeordnet werden und steht immer allen Mitarbeitern für die Reisezeiterfassung zur Verfügung.

Die Kosten für das Fahrzeug hinterlegen Sie im oberen Reiter Kosten. Sie können beliebig viele zeitabhängige Kilometerkosten definieren.

Konfiguration der Diäten bzw. des Verpflegungsmehraufwands

Zur Konfiguration der Diäten bzw. des Verpflegungsmehraufwands gehen Sie im Modul Zeiterfassung in den unteren Reiter Diäten (AT) bzw. Verpfl. Mehraufwand (DE). Sie können beliebig viele Konfigurationen anlegen. Wir empfehlen einen Konfigurationssatz pro Land. Legen Sie zusätzliche Konfigurationen an, wenn Sie einen anderen Kostensatz für eine besondere Stadt haben.

Nächtigungsgelder (AT) bzw. Übernachtungspauschalen (DE) können nicht konfiguriert werden

Abzüge durch erhaltene Mahlzeiten können nicht konfiguriert werden.

Bezeichnung und Land

Vergeben Sie pro Konfigurationssatz eine Bezeichnung und das zugehörige Land.

Tagessätze

Im zweiten oberen Reiter definieren Sie die Tagessätze, die zu der Konfiguration gehören.

Eine Reise von 13:00 Uhr am ersten Tag bis 13:00 Uhr am Folgetag ist eine Reise über 24 Stunden, jedoch über zwei Kalendertage. Die Reisekostenabrechnung wertet nach Kalendertagen aus.

Gültig ab

Geben Sie an, ab welchem Datum der Tagessatz gilt.

Tagessatz

Geben Sie den Tagessatz für einen vollen Tag an.

Kalk. Stundensatz

Geben Sie den Stundensatz an. Der Stundensatz ist der Satz, der für eine Stunde zusteht.

Mindestsatz

Nutzen Sie den Mindestsatz in Kombination mit stundenweise und ab Stunden. Tragen Sie ein, wie hoch der kleinstmögliche Tagessatz ist. Der kleinstmögliche Tagessatz ist der Betrag für die Stunden, die Sie in ab Stunden eingetragen haben.

Stundenweise

Nutzen Sie den Haken stundenweise in Kombination mit ab Stunden und dem Mindestsatz. Setzen Sie den Haken, wenn der Tagessatz nach Stunden gestaffelt ist.

Ab Stunden

Nutzen Sie die ab Stunden in Kombination mit stundenweise und dem Mindestsatz. Tragen Sie die Mindeststunden ein, ab denen ein Anspruch besteht.

Dateiname Script

Für individuelle Berechnungen können Sie eine Skriptprogrammierung verwenden. Mehrere Muster finden Sie in Ihrer HELIUM 5 Server Verzeichnisstruktur unter wildfly-12.0.0.final\server\helium\script\personal\. Tragen Sie den Pfad zur Skripttdatei ein, damit das Skript anstelle der obigen Konfiguration verwendet wird.

Beispiel: Es gelte ein Stundensatz für Inlandsreisen von 2,20 EUR, wobei eine Reise erst ab einer Dauer von 3 Stunden gültig ist. Der Tageshöchstsatz beträgt somit 26,40 EUR bei Reisen von 24 Stunden. Sie tragen deshalb folgende Konfiguration ein:

Tagessatz: 26,40 EUR
Kalk. Stundensatz: 2,20 EUR
Mindestsatz: 3 x 2,20 EUR = 6,60 EUR
Sie setzen den Haken Stundenweise.
Ab Stunden: 3

Beispiel für Deutschland:

Es gelte eine Staffelung für den Tagessatz von Inlandsreisen in drei Stufen:
Reisen bis 8 Stunden: 0 EUR
Reisen 8-24 Stunden: 15 EUR
Reisen ab 24 Stunden: 30 EUR
Sie tragen deshalb folgende Konfiguration ein:

Tagessatz: 30 EUR
Kalk. Stundensatz: 0 EUR
Mindestsatz: 15 EUR
Sie setzen den Haken Stundenweise.
Dateiname Script: PERS_REISEKOSTEN_DE_NACH_DE.rb

Erfassung von Reisen

Reisen werden in der Zeiterfassung über den oberen Reiter Reisezeiten erfasst. Bei der Erfassung wird in zwei Erfassungsarten unterteilt.

Beginn

Die Erfassungsart Beginn ist für den Starteintrag einer Reise gedacht. Sie erfassen ein Beginndatum und eine Beginnuhrzeit. Optional können die Entfernungskilometer und der Bezug zu einem Auftrag oder Projekt angegeben werden.

Es muss ein Reiseland ausgewählt werden. Das Reiseland ist hierbei Ihre angelegte Konfiguration.

Optional kann die Benutzung eines Fahrzeugs angegeben werden. Optional können Sie manuelle Spesen oder zusätzliche Spesen angeben.

Optional kann eine Kommentar zum Beispiel für den Reisegrund angegeben werden.

Ende

Am Ende der Reise erfassen Sie den Endezeitpunkt. Geben Sie den Kilometerstand bzw. die gefahrene Entfernung an, wenn Sie mit einem Fahrzeug unterwegs waren.

Für die Berechnung der Entfernungen werden die Kilometerstände Beginn und Ende herangezogen. Die Eingabe der Entfernung dient lediglich als Rechenhilfsmittel.

Besonderheit Weiterreise

Erfassung

Zum Erfassen einer Kombireise legen Sie einfach weitere Beginn-Datensätze an und ändern zum Beispiel den Kunden.

Die Weiterreise wird erkannt, weil der vorige Datensatz ebenfalls ein Reisebeginn ist. Neben dem neuen km-Beginn wird der km-Stand des Vorgänger-Abschnittes angezeigt. Alternativ zu dem Kilometerstand können Sie die Entfernung eingeben.

Berechnung der Kilometer bei Kombireisen

Es wird vom Reisebeginn aus die Entfernung bis zum nächsten eingetragenen Reisebeginn bzw. maximal bis zum Reiseende berechnet. Dies bewirkt, dass bei mehreren Beginns trotzdem nur der Kilometerstand / die Entfernung beim ersten Beginn und beim Ende eingetragen werden muss, bewirkt andererseits auch, dass die Kosten für die Reise immer dem Auftrag zugeordnet werden, der dem Reisebeginn zugeordnet ist. Gibt es mehrere Beginns, ohne erfasstem Kilometerstand, so trägt der erste Beginn die gesamten Kosten.

Beispiel: Sie sind Außendienstmitarbeiter und haben zwei Kunden auf einer Rundreise besucht. Sie sind um 8:00 Uhr losgefahren, Strecke 90 km. Bei dem ersten Kunden waren Sie von 9:00 - 12:00 Uhr. Um 12:00 Uhr sind sie weitergefahren und um 12:30 Uhr bei dem zweiten Kunden angekommen, Strecke 15 km. Um 17:00 Uhr sind Sie 90 km nach Hause gefahren und um 18:00 Uhr zuhause angekommen.

Diese Reise tragen Sie wie folgt ein:
1. Anreise: Beginn, 08:00 Uhr, erster Kunde, Kilometerstand 0
2. Weiterreise: Beginn, 12:00 Uhr, zweiter Kunde, Entfernung 90 km
3. Heimreise: Beginn, 17:00 Uhr, ohne Kunde, Entfernung 15 km
4. Ende: Ende, 18:00 Uhr, Entfernung 90 km

Zuordnung von Spesen

Gegebenenfalls sind anlässlich der Reise weitere Kosten angefallen, die der Mitarbeiter beglichen hat und nachträglich erstattet bekommt. Weitere Kosten können zum Beispiel Hotelrechnungen sein.

Sie können die Belege für zusätzliche Kosten wie folgt erfassen:

Erfassen Sie den Beleg als Eingangsrechnung.
In der Reisezeiterfassung wählen Sie den erfassten Reisebeginn, auf den dieser Beleg zugewiesen werden soll.
Wechseln Sie in den oberen Reiter Spesen und ordnen Sie mit Neu die Eingangsrechnung zu. Sollte die ausgewählte Eingangsrechnung bereits einem anderen Reiseeintrag zugewiesen sein, so erscheint ein entsprechender Hinweis.

Belege, die keine Verbindung mit einer Reise haben, können über die Auftragszuordnung dem Auftrag zugewiesen werden.

Für den Abrechnungsvorschlag werden Eingangsrechnungen, die in den Spesen zugeordnet wurden, nicht berücksichtigt.
Hintergrund: In Bezug zum Abrechnungsvorschlag, werden die Reisespesen in der Regel durch Pauschalen gedeckt und dem Kunden nicht in dieser transparenten Form dargestellt. Es ist daher eine automatische Zuordnung zum Auftrag nicht vorgesehen.

In der Nachkalkulation des Auftrags sind die Spesen in der Zeile Reisekosten enthalten.

Passive Reisezeit

Passive Reisezeit erfassen Sie nicht über die Reisekosten. Passive Reisezeiten werden als normale Tätigkeiten erfasst. Der erfasste Tätigkeitsartikel muss als Arbeitszeitartikel mit passiver Reisezeit eingestellt werden. Die Einstellung finden Sie im Reiter Bestelldaten des Artikels.

Zeiten, die als passive Reisezeit erfasst sind, werden gesondert in den Zeitauswertungen dargestellt. Passive Reisezeiten zählen nicht zur Istzeit, werden jedoch im Abrechnungsvorschlag angezeigt.

Je nach Tarifvertrag bzw. Kollektivvertrag gibt es Regelungen für passive Reisezeiten. Bilden Sie diese Regeln über die Tarif- bzw. Kollektivregeln im Reiter Passive Reise ab. Sind keine Zeiträume definiert, wird auch keine passive Reisezeit gerechnet.

Passive Reisezeiten, welche auch tatsächlich (vom Zeitraum her) als solche anzuwenden sind, werden in der Monatsabrechnung von den Iststunden abgezogen und insofern als Unterbrechung ausgewiesen, da damit ja der bezahlte Gleitzeitsaldo sinkt. Darum werden in der letzten Zeile der Monatsabrechnung die Stunden der passiven Reisezeit korrigiert um den Auszahlungsfaktor hinzugerechnet.

Abrechnung von Reisen

Auswertungen zu Reisen finden Sie im Modul Zeiterfassung. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Liste aus. Gehen Sie auf Info und wählen Sie Reisezeiten oder Fahrtenbuch.

Für die Berechnung der Kilometersätze werden die Kilometersätze aus Modul Personal → Mitarbeiter → oberer Reiter Personalgehalt verwendet.

Wurden im Auswertungszeitraum Änderungen am Kilometergeld vorgenommen, so greift die jeweils zum Beginn des Auswertungszeitraums gefundene Definition. Für eine korrekte Berechnung müssen die Zeitpunkte der Fahrtenabrechnung mit den Änderungen übereinstimmen.

Drucken Sie zuerst das Fahrtenbuch aus und stellen Sie sicher, dass die eingetragenen Daten richtig sind. Die Fahrtkosten werden dann in die Reisekostenabrechnung übernommen.

Reisen über einen Auftrag oder ein Projekt abrechnen

Jeder Reisebeginn kann einem Auftrag oder einem Projekt zugeordnet werden. Damit ist der Kunde/Partner definiert. Definieren Sie zusätzlich den Faktor (%), wieviel der gesamten Reisekosten auf diesen Kunden gerechnet werden dürfen. Beim Reise Ende geben Sie an, mit welchem Fahrzeug diese Reise gemacht wurde. Wurde die Reise mit dem Firmenfahrzeug gemacht, dann greifen die beim Fahrzeug definierten Kosten. Wurde sie mit dem Privatfahrzeug gemacht, so werden die km-Kosten aus dem Personalgehalt verwendet.
Die Erweiterung der Erfassung der km-Stände bei jeder Reisebuchung hat den Vorteil, dass die Zuordnung der tatsächlichen Kosten für den jeweiligen Auftrag, Kunden, Projekt wesentlich exakter erfolgen kann.

Die Reisekosten können über den Abrechnungsvorschlag angezeigt werden.