Starten mit der integrierten Fibu

Die HELIUM 5 Finanzbuchhaltung beinhaltet keine Warenbewegungsbewirtschaftung, wie sie manchmal insbesondere für Abgrenzungen angewendet werden. Die Bewegungen des Lagers finden Sie im Modul Artikel, mit den entsprechenden Lagerauswertungen zum Stichtag bzw. im Modul Fertigung mit der Halbfertigfabrikatsinventur.

Halten Sie die Konten in der Fibu so schlank wie irgend möglich. Auswertungen finden Sie in den ERP Modulen von HELIUM 5, z.B. Hitliste im Modul Artikel, Kunden Umsatzstatistik mit Deckungsbeitragsauswertung im Modul Kunden.

Basiseinstellungen

Finanzamt

Gehen Sie in dem Modul Finanzbuchhaltung auf den unteren Reiter Finanzamt. Legen Sie Ihr Finanzamt an oder überprüfen Sie das vorhandene und passen es an. Tragen Sie das Finanzamt in System, unterer Reiter Mandant, oberer Reiter Vorbelegungen 2 ein.

MwSt Sätze prüfen

Sie finden die Steuersätze in System → unterer Reiter Mandant → Mwst. Stellen Sie diese gegebenenfalls richtig und entfernen Sie nicht benötigte Steuersätze.

Kontenrahmen

Definieren Sie den Kontenrahmen in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater. Es ist wichtig, dass Sie die gleichen Sachkonten verwenden wir Ihr Steuerberater. Nur damit ist gewährleistet, dass Sie und Ihr Berater vom Gleichen sprechen.

Definieren Sie gegebenenfalls die Stellenanzahl der Sachkonten.

Verwenden Sie nur Konten die Sie tatsächlich benötigen. Wenn Konten eventuell in der Zukunft verwendet werden könnten, so setzen Sie diese auf versteckt, damit bei der täglichen Arbeit nur die Konten angesprochen werden die benötigt werden.

UVA Art

Definieren Sie die UVA Art jedes einzelnen Sachkontos und gegebenenfalls ein abweichendes Finanzamt. Prüfen Sie die Definition durch Ausdruck des Kontenrahmens im Journal → Konten.

Steuerkategorien

Definieren Sie die Steuerkategorien und die Steuerkategoriekonten. Im unteren Reiter Finanzamt, oberer Reiter Steuerkategorie können Sie die Konten nach den geforderten Kriterien auswählen. Definieren Sie hier nur die Zuordnungen, die Sie erwarten, das bringt deutlich Sicherheit.

Definieren Sie in den Steuerkategorien die jeweils mitlaufenden Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten. Hier raten wir je Länderart ein eigenes mitlaufendes Konto zu definieren, Sie gewinnen mehr Übersicht.

Parameter

Stellen Sie den Buchhaltungsexport auf Artikelgruppen. Parameter: FINANZ_EXPORT_VARIANTE: Artikelgruppen.

Definieren Sie das Default Sachkonto insbesondere für die Handeingaben. Parameter: FINANZ_EXPORT_DEFAULT_ARTIKELGRUPPEN_AR.

Schalten Sie folgende Parameter ein, indem Sie den Wert auf 1 stellen: ARTIKELGRUPPE_IST_PFLICHTFELD, AUTOMATISCHE_DEBITORENNUMMER, AUTOMATISCHE_KREDITORENNUMMER.

Definieren Sie den Zeitraum der UVA ob monatlich (default) oder quartalsweise. Verwenden Sie dazu den Parameter FINANZ_UVA_ABRECHNUNGSZEITRAUM.

Definieren Sie den Zahlenraum und die Stellenanzahl der Debitoren- und Kreditorennummern. Verwenden Sie die Parameter DEBITORENNUMMER_VON, DEBITORENNUMMER_BIS und KONTONUMMER_STELLENANZAHL_DEBITORENKONTEN (4 Stellen = 1000) und entsprechende für Kreditoren.

Definieren Sie gegebenenfalls, ob es fortlaufende oder strukturiert nummerierte Debitoren-/ Kreditorennummern gibt. Verwenden Sie dazu den Parameter FINANZ_DEBITORENNUMMER_FORTLAUFEND.

Personenkonten

Sind bereits Buchungsdaten von früheren / Alt-Systemen vorhanden, so definieren Sie Debitoren- und Kreditoren- Nummern gleichlautend mit dem Altsystem / System des Steuerberaters oder Ähnlichem.

Definieren Sie bei allen Debitoren / Kreditorenkonten die richtige Steuerkategorie. Bei mehreren Finanzämtern ist auch das Finanzamt zu prüfen und gegebenenfalls richtig zu stellen.

Erlöskonten

Definieren Sie für alle Artikel die Artikelgruppen und für alle Artikelgruppen die Erlöskonten.

Definieren Sie die entsprechenden Länderartübersetzungen der Erlöskonten: im Reiter Sachkonten Konto-Länderart Übersetzung. Das bewirkt, dass wenn eine Buchung aus dem Ausland kommt, die entsprechend angelegten Sachkonten bebucht werden.

Belegübernahme

Prüfen Sie mit der Funktion Belegübernahme ob Sie alle Rechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen übernehmen können.

Prüfen Sie aus der Finanzbuchhaltung heraus Monat für Monat ob die Übernahme funktioniert. Geht diese nicht, so gehen Sie bitte zum einzelnen Beleg und beheben die Ursache der Fehlermeldung.
Unter bearbeiten Belegübernahme kann jeder Beleg eigenständig in die Finanzbuchhaltung erneut übernommen werden. Hier werden entsprechende Fehlermeldungen unter Detail ausgegeben, die die Ursache der Nicht Übernahme aufzeigen.

Kennzahlen

Prüfen Sie unter Grunddaten, UVA Art, dass alle UVA Arten die jeweils gültige Kennzahl für die (derzeit manuelle) Übertragung ans Finanzamt (Finanzonline bzw. Elda) hat.

UVA vs. Journale

Prüfen Sie die UVA in Gegenüberstellung mit dem Ausgangsrechnungsjournal und dem ER-Kontierungsjournal und soweit vorhanden dem Zusatzkosten-Kontierungsjournal. Es muss dies fachlich zusammenstimmen.

Eröffnungsbuchungen

Buchen Sie die Eröffnungsbuchungen, vor allem Debitoren Kreditoren aber auch der entsprechenden Sachkonten.

Bitte achten Sie darauf die Module zb. Finanzbuchhaltung, Lieferanten nach Änderungen in den Parametern zu schließen und neu zu öffnen, so dass die Änderungen übernommen werden.

Einstellungen

Umsatzsteuerarten

Jede Umsatzsteuerart muss auf ein eigenes Konto definiert werden. Dies bedingt zwar auf der einen Seite, dass mehr Konten angelegt werden müssen, erhöht aber auf der anderen Seite die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit deutlich. So können Kontrollrechnungen z.B. für die UVA sehr einfach anhand der Saldenliste gemacht werden (Erlöse mit 20% müssen die abzuführende Umsatzsteuer ergeben), was in dem Falle der gemischten Umsatzsteuersätze auf einem Konto faktisch unmöglich ist, bzw. nur mit speziellen Auswertungen erfolgen kann.

Zusätzlich wird durch die integrierte Verwendung die Aussage über Erlösgruppen usw. im ERP System dargestellt, woraus deutlich bessere und detailliertere Aussagen getroffen werden können, als mit einer noch so gut gepflegten Fibu möglich wären.

Kontendefinition überprüfen

Um die getroffenen Kontendefinitionen überprüfen zu können gehen wir in der Regel wie folgt vor:

Druck des Kontenjournals (unterer Modulreiter Sachkonten, Journal, alle Konten). Hier wird geprüft ob:
- Stimmen die Kontenarten zu den Konten
- Stimmen die UVA Arten (Stimmen jeweils im Sinne des oben beschriebenen, bei der UVA Art achten Sie bitte besonders auf die indirekte Definition für die reine Inlands-Vorsteuer)
- Stimmen die Ergebnisgruppen-Zuordnungen bzw. Bilanzgruppen Zuordnungen.
  Sind alle Konten jeweils einer der beiden zugeordnet
Druck einer aktuellen Saldenliste mit der Druckvariante quer. Hier werden erneut die unter 1. angeführten Prüfungen vorgenommen. Man hat hier unter Umständen eine bessere Übersicht ob dies schon richtig zugeordnet ist. Die bei den Sachkonten angedruckte Steuerkategorie wirkt NUR bei der manuellen Buchung.
Prüfung der Definitionen des Finanzamtes (unterer Modulreiter Finanzamt).
- Sind Steuernummer und gegebenenfalls Referatsnummer eingetragen
- ist die Formularnummer richtig definiert und ist gegebenenfalls Umsätze Runden angehakt
- Sind die Steuerkategorien definiert. Definieren Sie nur die für Sie zutreffenden Steuerkategorie, nur so verhindern Sie eventuell Buchungsfehler
- Definieren Sie die Buchungsparameter, insbesondere die EB-Konten
- Wenn mehrere Finanzämter eingerichtet werden mussten, so definieren / prüfen Sie dies bitte für jedes Finanzamt
- Eine Gesamtübersicht über die Steuerkategorien erhalten Sie im Journal Steuerkategorie

Übernahme vom Steuerberater

Gegebenenfalls möchten Sie die Buchhaltung vom Steuerberater auf Ihr eigenes Haus umstellen. Da gerade das erste Jahr einiges an Vorbereitungsarbeiten für eine gute Übergabe der Unterlagen an den Steuerberater erforderlich ist, hier eine Zusammenstellung der Punkte die vor der Übergabe geprüft und geklärt werden sollten.

Prüfen Sie, dass alle Buchungen aus den einzelnen Modulen tatsächlich in der Fibu sind. Führen Sie dazu eine Jahres-UVA im jeweiligen Geschäftsjahr durch. Korrigieren Sie eventuelle Unstimmigkeiten.
Übernehmen / Prüfen Sie die Eröffnungsbuchungen, sodass diese mit den Daten Ihres Steuerberaters übereinstimmen (A).
Gleichen Sie eventuelle Verrechnungskonten ab. Z.B. zwischen Ihrer GmbH und Ihrer Einzelfirma (L).
Prüfen Sie die offene Postenliste der Debitoren gegen die offenen Ausgangsrechnungen zum Stichtag aus dem Modul Rechnungen. Bei Unstimmigkeiten müssen diese aufgelöst werden. Gegebenenfalls müssen einzelne Buchungspositionen ausgeziffert werden. Um in die Daten eine entsprechende Transparenz zu bekommen, sollte jede offene Rechnung mit allen eventuellen Teil-Zahlungsdetails im einzelnen Debitorenkonto gebucht sein. Eventuell kann eine Buchung mit der offenen Gesamtsumme je Debitor gemacht werden. Die von manchen Steuerberatern übliche Vorgehensweise alles als Pauschalsumme einzubuchen ist viel zu grob, da damit keine Chance besteht, eventuelle Unstimmigkeiten zu finden. Dass die EBs (Eröffnungsbuchungen) brutto, also inkl. Ust. einzubuchen sind, ist selbstverständlich. Geben Sie bei manuellen Eröffnungsbuchungen die gleiche Belegnummer an, damit die automatische Auszifferung zusammenfinden kann. Die Buchung muss auf (mehrwert-) steuerfrei gestellt werden.
Prüfen Sie die offene Postenliste der Kreditoren gegen die offenen Eingangsrechnungen zum Stichtag aus dem Modul Eingangsrechnungen. Bei Unstimmigkeiten müssen diese aufgelöst werden. Gegebenenfalls müssen einzelne Buchungspositionen ausgeziffert werden. Beachten Sie das Thema der offene Posten aus den Vorperioden, wie unter 3. beschrieben.
Prüfen Sie die Konten die faktisch immer einen Null-Saldo haben müssen (L). Dies sind z.B. Netto-Löhne und Gehälter, Finanzamts(Zahllast)konto, Sozialversicherungskonten (GKK, AOK), Kommunalsteuer und ähnliche Konten.
Das alle Bankkonten mit dem jeweiligen Saldo auf jedem einzelnen Kontoauszug immer überstimmen ist eine Selbstverständlichkeit (L).
Das die Kassenbücher immer exakt stimmen ist eine Selbstverständlichkeit (L).
Drucken Sie nun die Saldenlisten der Debitoren und Kreditoren.
Drucken Sie die Saldenliste der Sachkonten.
Bewährt hat sich auch, alle Kontoblätter an den Steuerberater zu übergeben. Damit hat er Einsicht in all Ihre Buchungen.
Ebenfalls benötigt er all Ihre Erklärungen die Sie gegenüber dem/den Finanzamt/Finanzämtern abgegeben haben wie UVA, ZM usw. und auch die entsprechenden Buchungsmitteilungen.

Zusätzlich benötigen Sie noch weitere Daten für Ihren Steuerberater wie z.B.:

Der Lagerstand zum Stichtag, eventuell mit abgewerteten Ladenhütern.
Das Thema der Bewertung der Ladenhüter klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater
Aktuelle Urlaubsansprüche und Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter.
Geben Sie die neu hinzugekommenen Anlagengüter bekannt (Afa)
Geben Sie ebenfalls eventuell ausgeschiedene Anlagengüter bekannt.

Eigentlich müssen die OP's aus dem Vorjahr den EB's des laufenden Jahres entsprechen. Ausgenommen davon sind Umbuchungen und Korrekturen die im Zuge der Bilanz durchgeführt wurden.

(A) ... Diese Arbeiten sollten so früh wie möglich durchgeführt werden. Damit erhalten Sie auch während des laufenden Jahres Sicherheit, dass Ihre Buchungen richtig sind. Sie müssen jedoch spätestens zum Abschluss gemacht werden.

(L) ... Diese Arbeiten sollten Sie Laufend machen und so entsprechende Buchungssicherheit erlangen.

(Bilanz-) Umbuchungen des Steuerberaters importieren

Dieser Import ist in HELIUM V sehr bewusst nicht vorgesehen, denn: Der Wunsch nach dem Import der Umbuchungen ist aus Sicht aller Buchhalter zu 100% berechtigt und nachzuvollziehen aber: Sie haben mit HELIUM 5 nicht nur eine einfache Buchhaltungssoftware sondern ein komplexes ERP System. Das bedeutet, wenn nun einige hundert Umbuchungen nachzubuchen sind, sind davon mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch viel Ein- und Ausgangsrechnungen betroffen. Diese wurden nicht oder falsch abgeschlossen usw.. Das nun nur auf der Buchhaltungsseite zu bereinigen hilft zwar in dem Moment für die Bilanz, aber leider nicht langfristig, da aus der ERP Sicht, die Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften nach wie vor falsch wären.

Die sehr große Gefahr bei einem Import wäre nun, dass mit dem Import die Buchungen schnell schnell übernommen werden, aber die unbedingt erforderliche Bereinigungsarbeit nicht geleistet wird. Aber NUR mit der Bereinigung haben Sie ein sauberes System. Das würde in weiterer Folge bedeuten, dass im Endeffekt die Arbeit des Einpflegens der Umbuchungen (nur in der Buchhaltung) umsonst ist.