SEPA Lastschriftverfahren

Um das automatische Lastschriftverfahren verwenden zu können, benötigen Sie die entsprechende HELIUM 5 Lizenz. Der Grundgedanke des Lastschriftverfahrens ist, dass gleichzeitig mit den Mahnungen der (Ausgangs-)Rechnungen anhand der Zahlungsziel-Definitionen der Rechnungen auch die Lastschriften definiert werden können.

Lastschriften exportieren

Damit eine Rechnung in den Lastschriftvorschlag aufgenommen wird, muss das Zahlungsziel

mit Lastschrift definiert sein
Es muss anhand der Mahnungsfälligkeit (Rechnungsdatum + Anzahl Tage netto + Mahntage (der 1.Mahnstufe) ) die Rechnung fällig sein.

Damit die SEPA Lastschrift durchgeführt werden kann, muss bei der Bankverbindung des Kunden das SEPA Mandat eingetragen sein und für Sie als Anwender die SEPA Gläubiger ID (System, Mandant, Vorbelegungen 2) auch Creditor ID genannt.

Nun werden beim Mahnlauf auch die Rechnungen mit berücksichtigt, bei denen beim Zahlungsziel Lastschrift angehakt ist. Diese erscheinen nun im oberen Modulreiter Lastschriftvorschlag beim jeweiligen Mahnlauf. Prüfen Sie bitte die aufgelisteten Rechnungen, korrigieren Sie gegebenenfalls den Betrag oder löschen Sie, falls der Zahlungseinzug doch nicht erfolgen sollte, die Lastschrift aus dem Vorschlag.

Durch Klick auf “SEPA Lastschrift exportieren” werden alle Lastschriften im SEPA Format (Camt) exportiert. Die exportierte XML Datei wird im SEPA-Verzeichnis Ihrer Bank exportiert.

Beim Export der Lastschriften werden die Daten überprüft und bei fehlenden Daten die entsprechenden Fehlermeldungen ausgegeben. Bitte handeln Sie entsprechend. Konnte der Export erfolgreich durchgeführt werden, so erscheint die Meldung wohin die Datei gespeichert wurde.

Verwendete Bank

Die Bank wird in der Bankverbindung, Modul Finanzbuchhaltung, definiert. Es kann jeweils nur eine Bankverbindung als SEPA-Lastschrift-Bank verwendet werden.

Mandatsreferenznummer

Welche Mandatsreferenznummer sollte verwendet / eingetragen werden? Es hat sich hier inzwischen eingebürgert, hier der Einfachheit halber die Debitorennummer Ihres Kunden einzutragen.

Neuer Mahnlauf trotz offenen Lastschriften

Es ist nicht möglich, einen neuen Mahnlauf anzulegen, wenn Lastschriften noch offen sind. Exportieren Sie bitte alle Lastschriften oder löschen Sie diese aus dem Reiter Lastschriftvorschlag.

Import in der Banksoftware

Wechseln Sie in Ihre Banksoftware und importieren Sie die Lastschriftdatei.

Für ELBA ist die Vorgehensweise wie folgt:

Wählen Sie links importieren
Wählen Sie beim ersten Mal Neu und geben obige Datei an (Trick, diesen Pfad aus der Bankdefinition der Finanzbuchhaltung kopieren)
Damit ist der Dateiaufbau automatisch auf XML festgelegt
Wählen Sie nun importieren. Sollten hier Fehlermeldungen auftreten, so handeln Sie bitte entsprechend. Nachdem die Korrekturen erfolgt sind, muss die Lastschrift noch einmal exportiert werden. Bitte bestätigen Sie die erscheinende Meldung entsprechend.

Die Creditor ID muss ohne Leerzeichen in HELIUM 5 erfasst sein.

Nach dem erfolgten Import finden Sie nun die Lastschrift(en) als Sammelauftrag in Ihrer Bankensoftware. Handeln Sie nun wie Sie auch bisher mit den Übertragungen an die Bank vorgegangen sind.

Da ja ein Einzug von Geld erfolgt, erscheint in den Überweisungsaufträgen der Einziehungsbetrag negativ (und oft auch in Rot).

Fehlermeldungen

Um den Lastschriftexport durchführen zu können, pflegen Sie bitte die Daten nach und klicken Sie dann erneut auf SEPA Lastschrift exportieren.

Keine Bank

Eventuell erhalten Sie eine Meldung “Keine Bankverbindung in Mandant XY markiert”. Dies bedeutet, dass für den Mandanten noch keine Lastschrift-Bank definiert ist. Korrigieren Sie dies wie oben beschrieben.

Keine Sepa-Mandatsnummer

Eventuell erhalten Sie eine Meldung “Keine Sepa-Mandantsnummer in Bankverbindung von XY definiert.”. Dies bedeutet, dass beim Kunden aus der Rechnung keine SEPA Mandatsnummer hinterlegt ist. Hinterlegen Sie die Mandantsnummer wie im Kapitel Gemeinsamkeiten in den Bewegungsmodulen zum Thema Zahlungsziel mit Lastschrift beschrieben.