Einkaufsanfragestückliste
Die Einkaufsanfragestückliste ist eine Erweiterung der Einkaufsangebotsstückliste. Grundlegende Information finden Sie deshalb unter Einkaufsangebotsstückliste. Zusätzlich zu den Funktionen der Einkaufsangebotsstückliste werden weitere Reiter freigeschaltet. Sie können hinterlegen, bei welchen Lieferanten Sie die Preise anfragen wollen. Die Anfragen können Sie als XLS-Dateien automatisiert an die gewählten Lieferanten senden und die Angebote auf demselben Weg einlesen. Die besten Einkaufspreise sind dann die Basis für Ihr Angebot.
Wir empfehlen eine Bildschirmauflösung von mindestens 1920 x 1080 Pixel für die Arbeit mit der Einkaufsanfragestückliste.
Prozessablauf
Wir empfehlen folgenden Ablauf für die Arbeit mit der Einkaufsanfragestückliste:
Legen Sie eine neue Einkaufsanfragestückliste an. Geben Sie den Kunden, das Projekt, die Mengenstaffeln und den geplanten Fertigungstermin ein.
Erfassen Sie die Stückliste im Reiter Positionen. Die Erfassungsbasis ist dabei ein Satz. Nutzen Sie für die Positionen Copy&Paste und den intelligenten Stücklistenimport.
Definieren Sie im Reiter Lieferant die Lieferanten, an die Sie diese Stückliste senden möchten. Nutzen Sie dafür auch die Möglichkeit, Lieferanten aus vordefinierten Einkaufsgruppen übernehmen zu können. Sollte das Angebot Ihres Lieferanten in einer anderen Währung als Ihrer Unternehmenswährung erfolgen, so definieren Sie bitte diese abweichende Währung.
Prüfen Sie Ihre Anfrage, indem Sie exemplarisch eine Anfrage-XLS erzeugen. Wählen Sie dafür einen Lieferanten aus und klicken Sie auf das Icon zum Erzeugen der XLS-Datei. Prüfen Sie das Format, Ihre Adresse und den gesamten Inhalt der Datei. Details zum Aufbau der XLS-Datei finden Sie unten.
Wenn Sie mit der exemplarischen Prüfung zufrieden sind, erzeugen Sie alle Anfragen. Klicken Sie dafür auf das E-Mail-Icon. Sie können entscheiden, ob die Mail nur für den ausgewählten Lieferanten oder direkt für alle Lieferanten erzeugt werden soll. Im nächsten Fenster überprüfen Sie den E-Mail-Text und bearbeiten ihn bei Bedarf.
Der angezeigte E-Mail-Text kommt aus der Vorlagedatei as_egakmail.xls. Die Datei liegt im Reportordner angebotstkl. Überarbeiten Sie diese Datei, wenn um einen anderen Standardtext in die Mail zu schreiben.
Die Lieferanten senden Ihnen ihre Angebote zu. Der beste Fall für Sie ist, wenn der Lieferant die XLS-Datei ausgefüllt zurücksendet und das Format behält. Speichern Sie die zurückgesendeten XLS-Dateien in einem Verzeichnis. Sollten Zeile gelöscht oder hinzugefügt worden sein oder wenn Artikelnummern geändert wurden, kann es sein, dass der Import fehlschlägt oder Handeingaben anlegt.
Gehen Sie in Ihrer Einkaufsanfragestückliste auf den Reiter Lieferant. Wählen Sie den Lieferanten aus, für den Sie eine XLS-Datei erhalten haben. Klicken Sie auf das Icon zum Einlesen der zurückgesendeten XLS-Datei, wählen Sie die Datei aus uns lesen Sie sie ein. Die Angebotsdetails werden automatisch in Ihre Einkaufsanfragestückliste übernommen. Sollte Ihr Lieferant Ihnen keine XLS-Datei zurücksenden, füllen Sie von Hand den Reiter Positionen LF aus.
Nun verwenden Sie die Reiter Vergleich und Preise optimieren, um pro angefragter Position den besten Lieferanten zu bestimmen. Details zur Funktion finden Sie unten unter “Angebote vergleichen”.
Wenn Sie die optimale Konstellation gefunden haben, fixieren Sie diese im Reiter Preise optimieren. Klicken Sie dafür auf das Icon zum Fixieren der Preise.
Um eine kompakte Zusammenfassung der gewählten Preiskonstellation zu finden, können Sie den Menüpunkt Einkaufsangebot → Vergleich verwenden. Wählen Sie hier die Reportvariante “Bestelldaten”. Hier werden auch die bei den einzelnen Positionen angegebenen Kommentare mit ausgedruckt.
Wenn Ihr Kunde den Auftrag erteilt, wandeln Sie eventuelle Handeingaben in Artikel um. Es stehen dafür die Funktionen Handartikel in (einen neuen) Artikel umwandeln bzw. Handartikel durch (einen bereits bestehenden) Artikel ersetzen zur Verfügung.
Danach kann diese Einkaufsanfragestücklisten in den Bestellvorschlag übernommen und bestellt werden. Wechseln Sie dazu in das Modul Bestellung, unterer Reiter Bestellvorschlag und wählen dann “Bestellvorschlag anhand Einkaufsangebot erstellen”. Wählen Sie die gewünschte Einkaufsangebotsstückliste aus. Wählen Sie die Staffelmenge aus, für die der Bestellvorschlag errechnet werden soll. Bestätigen Sie den geplanten Fertigungstermin und geben Sie die Vorlaufzeit an. Die Vorlaufzeit ist die Zeit um die die Ware vor dem geplanten Fertigungstermin bei Ihnen eintreffen sollte. Mit diesem Lauf werden die Positionen, bei denen Bestellt angegeben ist, mit dem gewählten Lieferanten in den Bestellvorschlag übernommen. Gegebenenfalls besteht die Möglichkeit, diese Positionen des Bestellvorschlages zu bearbeiten und zu ergänzen.
Leiten Sie den Bestellvorschlag durch Klick auf in Bestellungen übergeleitet in Bestellungen über. Um in einem Lauf Bestellungen für alle Lieferanten des Bestellvorschlages zu erzeugen, haken Sie “je Lieferant eine Bestellung anlegen” an und klicken auf den grünen Haken um diese Funktion auszuführen. Bei diesem Lauf wird, wenn die Daten aus der Einkaufangebotsstücklisten kommen, die Projektbezeichnung aus der Einkaufsangebotsstückliste in die Kopfdaten der Bestellungen übernommen. Gegebenenfalls wählen Sie vorher “Abrufbestellung zu Rahmenbestellung(en) erzeugen”. Hier bleiben diejenigen Positionen im Bestellvorschlag erhalten, für die keine Abrufbestellungen durchgeführt werden konnten.
Aus der Bestellungsauswahl heraus versenden Sie nun mit dem Menüpunkt Bestellung → “alle angelegten drucken” alle Bestellungen, die im Status angelegt sind, auf einmal an die Lieferanten.
Die Nachkalkulation ist eine Überprüfung, ob alles zum damals gewünschten Preis bestellt wurde. Sie finden die Nachkalkulation im Modul Angebotsstückliste → unter Einkaufsangebot → Drucken und wählen Sie hier die Reportvariante “Nachkalkulation”. Hier werden anhand der Projektnummer, welche auch in der Bestellung in den Kopfdaten vorhanden sein muss, die Bestellpreise angeführt. Die tatsächlichen Wareneinstandspreise werden nicht berücksichtigt.
Details
Projekt
Das Projekt ist die durchgängige Bezeichnung. Es wird in alle Teilprozessschritte weitergegeben. Um im Nachgang ermitteln zu können, zu welchen Preisen tatsächlich bestellt wurde, wird das Projekt herangezogen. Bei der Nachkalkulation wird pro Artikel die Bestellung anhand der Artikelnummer und des Projektes herangezogen und so im Druck der Nachkalkulation aufgeführt.
Herstellernummer
Wenn die Position ein Artikel aus Ihrem Artikelstamm ist, wird die Herstellerartikelnummer aus dem Artikelstamm angezeigt und verwendet.
Wenn die Position eine Handeingabe ist, kommt die Definition von Hersteller, Herstellerartikelnummer und Herstellerbezeichnung aus der jeweiligen Position.
Wenn bei Artikeln Hersteller, Herstellernummer oder Herstellerbezeichnung geändert werden, wird die Änderung automatisch in den Artikelstamm übertragen.
Beim intelligenten Stücklistenimport können Sie den Haken “Artikel updaten” setzen, um alle Bezeichnungen, den Hersteller und die Herstellerartikelnummern und Herstellerbezeichnungen zu aktualisieren.
Eigenen Bestand aufnehmen
Hier ist die Vorgehensweise so, dass Sie sich selbst als Lieferant aufnehmen. Im Reiter Positionen LF fügen Sie mit Neu die Artikelpositionen hinzu und geben Ihren Preis ein.
Für eine gültige Erfassung muss die Lieferzeit angegeben werden. Für lagernde Artikel tragen Sie 0 ein. Kein Eintrag würde bedeuten, dass die Position gar nicht verfügbar ist.
Ein Preis mit dem Betrag 0,00 ein gültiger Preis ist. Wenn Preise nicht bekannt sind, so muss das jeweilige Preisfeld leer bleiben.
Offene Preisanfragen sehen
Um zu sehen, ob noch Angebote ausstehen, wählen Sie die Einkaufsanfragestückliste und wechseln in den Reiter Lieferant. Hier sehen Sie für jeden eingetragenen Lieferanten die eingetragenen Angebotsnummer und den Importzeitpunkt. Ist die Angebotsnummer und der Importzeitpunkt leer, wurde noch kein Angebot hinterlegt.
Angebote vergleichen
Vergleichen Sie die Preise, Lieferzeiten und Bedingungen im Reiter Preise optimieren, um für jeden Artikel den am besten passenden Lieferanten zu finden. Geben Sie im Direktfilter die maximale Lieferzeit in KW ein. Definieren Sie zusätzlich, für welche Mengenstaffel diese Optimierungsberechnung gemacht werden soll. Aktualisieren Sie die Liste mit dem blauen Refresh-Icon oben links. Bei Bedarf filtern Sie weiter nach Artikelnummer und Bezeichnung. Sie können auch nur einen Teil der Artikelnummer bzw. Bezeichnung eingeben. Sollten Sie nach Kombinationen von Wörtern suchen, so können diese mit % nacheinander angeführt werden, jedoch muss die Reihenfolge der Wörter richtig sein.
Die gewohnten Speicher- und Sortiermöglichkeiten stehen in der Preisoptimierung nicht zur Verfügung. Zum Sortieren wählen Sie die Sortierung in der Auswahlbox.
Die Bedeutung der angezeigten Spalten finden Sie in folgender Tabelle.
Spalte | Bedeutung |
---|---|
Menge | Satzmenge der Stücklistenposition |
Eht | Mengeneinheit der Satzmenge |
Artikel | Artikelnummer (Ident) |
Bezeichnung | Bezeichnung des Artikels |
Zusatzbezeichnung | Zusatzbezeichnung des Artikels |
Herstellernummer | Artikelnummer des Herstellers |
K | Für diesen Artikel sind Kommentare aus den Lieferanten vorhanden. Im Tooltip werden die Kommentare angezeigt. |
Verfügbar | Aktuelle Verfügbarkeit (Bewegungsvorschau) |
Menge n | Die über den Mengenmultiplikator errechnete Menge dieser Mengenstaffel |
Günst.Preis | Günstigster Preis für diese Menge in Mandantenwährung inkl. Sicherheitsaufschlag. Die Spalte wird rot angezeigt, wenn kein günstigster Lieferant gefunden wurde. |
LiefKbez | Lieferantenkurzbezeichnung für den günstigsten Preis. Die Spalte wird rot angezeigt, wenn kein günstigster Lieferant gefunden wurde. |
LZ | Lieferzeit in Wochen |
Übst.Preis | Preis aus dem übersteuerten Lieferanten für diese Menge in Mandantenwährung inkl. Sicherheitsaufschlag |
Übst.LZ | Lieferzeit aus dem übersteuerten Lieferanten |
LF-Übst | Durch Klick auf diesen Button kann aus der Liste der möglichen Lieferanten dieser Einkaufsanfragestückliste ein alternativer Lieferant ausgewählt werden. |
Die Spalten Menge 1 - 5 bis zum LF-Übst wiederholen sich 5x, für jede Mengenstaffel eine entsprechende Spaltengruppe. |
Die angegebenen Mengen und Preise beziehen sich auch auf die Zusatzbedingung, innerhalb der Lieferzeit.
Wurde “Mindestbestellmenge berücksichtigen” bzw. “Verpackungseinheit berücksichtigen” angehakt, ergibt sich der günstigste Preis aus dem umgerechneten Stückpreis.
Beispiel: Es werden 1000 Stück benötigt. Die VPE sei 5000 Stück bei einem Preis von 0,01 EUR. So ist für eine Mengenstaffel von 1000 Stück der umgerechnete Preis ( 0,01 * 5000 / 1000 ) = 0,50 EUR. Für eine Mengenstaffel von 2000 Stück nur mehr 0,25 EUR.
Ist ein übersteuerter Lieferant definiert, so kann durch Rechtsklick auf LF-Übst die Bemerkungen zu dieser Lieferantenartikeldefinition, welche unabhängig von der Staffelmenge ist, bearbeitet werden.
Preise nachträglich ändern
Zum Nachbessern Ihrer Preise nutzen Sie die GoTo-Funktion. Um den neuen Preis zu definieren, klicken Sie in das Feld Günst.Preis bzw. Übst.Preis der jeweiligen Mengenstaffel. Im Hintergrund ist dadurch sowohl der Lieferant als auch die Position der Einkaufsangebotsstücklistenposition ausgewählt. Klicken Sie nun anschließend auf Goto im oberen Bereich.
Das Fenster springt in den den Reiter Positionen des Lieferanten. Der passende Lieferant ist ausgewählt. Der Cursor steht auf der Zeile, die für Sie relevant ist. Bearbeiten Sie den Preis mit dem Stift-Icon und speichern Sie die Preisanpassung.
Lieferantenabhängig Artikelkommentare
Wählen Sie zuerst im Reiter Lieferanten den gewünschten Lieferanten aus. Gehen Sie auf den Reiter Positionen LF. Tragen Sie die Information in Bemerkung LF, Bemerkung intern oder Bemerkung VK ein.
Nachträgliche Änderungen nach der Fixierung
Wenn alle Positionen der Einkaufsanfragestückliste einen Lieferanten hinterlegt haben, wird im Reiter 8 (Preise optimieren) das Preisfixiert angezeigt. Aus dem Reiter Preise optimieren heraus keine Änderungen mehr gemacht werden.
Gegebenenfalls notwendige spezielle Änderungen können weiterhin über den Reiter Vergleich und den Goto gemacht werden. Alternativ können Sie den Lieferanten auswählen und die Änderung im Reiter “Positionen LF” durchführen.
Preise in den Artikelstamm schreiben
Bei der Überleitung der Einkaufsangebotsstückliste mit fixierten Preisen werden die Mengen und die Artikel übernommen. Für den Andruck der Lieferantenartikelnummern werden beim Druck der Bestellungen die im Artikelstamm hinterlegten Lieferantenartikelnummern verwendet.
Wenn neue Artikel definiert wurden, sind weder Lieferanten noch deren Artikelnummern beim jeweiligen Artikel hinterlegt. Um diese Daten zu übertragen, steht im “Reiter Preise” optimieren die Funktion “Artikelnummer_LF in Artikellieferant speichern” zur Verfügung. Die Übertragung erfolgt nach folgender Logik:
Wenn es für diesen Artikellieferanten noch keinen Eintrag gibt, so wird dieser angelegt. Als Gültigkeitsdatum wird das Importdatum der Einkaufsangebotsstückliste-Excelliste gespeichert. Wurde nicht importiert, sondern manuell ein Preis angegeben, ist das aktuelle Datum das Gültigkeitsdatum. Sind mehrere Staffelpreise in der Einkaufsangebotsstückliste definiert, so werden diese in die Staffelpreise übernommen. Es werden auch die Mindestbestellmenge und die Verpackungseinheiten aktualisiert.
Gibt es diesen Artikellieferanten für diesen Artikel schon, so wird, wenn die Artikelnummer des Lieferanten unterschiedlich ist, diese aktualisiert. Der Preis wird NICHT verändert.
Verdichten
Durch Klick auf verdichten werden:
alle Artikel mit der gleichen Artikelnummer zusammengefasst.
alle Handeingaben, bei denen die Bezeichnung und die Herstellernummer gleich sind, zusammengefasst.
Beim Verdichten der Handeingabe werden andere Felder wie Zusatzbezeichnung, Hersteller und Herstellerbezeichnung nicht berücksichtigt werden.
Zusätzlich werden die Positionen zusammengefasst. D.h. wenn in der ersten Zeile C1, C2 steht und in der zweiten Zeile des gleichen Artikels C3, C4, C5 so wird daraus eben C1, C2, C3, C4, C5.
Für die Referenzbemerkung und für die interne Bemerkung wird analog vorgegangen.
Das Verdichten ist nur möglich, solange keine Lieferantendaten erfasst sind.
Währung und Wechselkurs
Eventuell gibt Ihr Distributor sein Währungsrisiko an Sie weiter. In diesem Fall können Sie die Währung und den Kurs in den Kopfdaten der Einkaufsangebotsstückliste verwenden. Um das Währungsrisiko abzubilden, kann zusätzlich auf den Kurs ein Sicherheitsaufschlag in Prozent % angegeben werden. Wenn ein Sicherheitsaufschlag angegeben ist, wird zunächst die fremde Währung auf Ihre Währung umgerechnet. Anschließend wird der Sicherheitsaufschlag aufgeschlagen. Der um den Sicherheitsaufschlag erhöhte Preis wird in allen Betrachtungen verwendet.
Beispiel: Der Wechselkurs beträgt 1,- EUR = 1,25 USD und Sie haben einen Sicherheitsaufschlag von 10% definiert. Sie kaufen bei Ihrem Lieferanten Ware für 5,- USD ein.
Preis in EUR: 5,- EUR / 1,25 = 4,- EUR
Sicherheitsaufschlag 10%: 4,- EUR + 4,- EUR * 0,1 = 4,40 EUR
Bei der Überleitung der Einkaufsangebotsstückliste in den Bestellvorschlag werden automatisch die Preise anhand des hinterlegen Kurses zum Übertragungszeitpunkt in die Mandantenwährung umgerechnet. Hier erfolgt keine Beaufschlagung mit dem Sicherheitsaufschlag. Wenn erforderlich, können Sie Änderungen am Bestellvorschlag durchführen.
Wird der Bestellvorschlag in einzelne Bestellungen übertragen, so wird pro Bestellung in der Währung des Lieferanten bestellt. Als Kurs wird wiederum der Tag der Umwandlung herangezogen.
Sollten Sie mit einem Lieferanten eine abweichende Währung für das Projekt vereinbart haben, muss die Lieferantenwährung auf die benötigte Währung geändert werden. Ändern Sie die Währung nach der Erzeugung der Bestellung zurück.
Beistellware
Wenn Sie Beistellware verwalten möchten, empfehlen wir, dass Sie dafür einen Dummylieferanten anlegen. Sie können diesen Lieferanten zum Beispiel “Beistellmaterial” nennen. Definieren Sie die vom Kunden beigestellte Ware im Reiter Positionen LF zu dem Dummylieferanten mit 0,00 EUR. Beim Preise optimieren werden diese als beim Beistelllieferanten zu bestellen vorgeschlagen.
Aufbau der XLS-Datei
Sie senden Anfragedateien im XLS-Format (Excel 97-2000) an Ihre Lieferanten. Die Datei ist in Bereiche gegliedert.
Ihre Information über benötigte Artikel und Mengen. Im blauen Bereich werden Ihre Kontaktdaten, die Projektbezeichnung und die Staffeln aufgeführt. Außerdem erhalten Sie eine Zeile pro Position mit der Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Herstellerinformation und den benötigten Staffelmengen. Die Felder sind schreibgeschützt, damit der Lieferant hier nichts ändert.
Felder, die der Lieferant befüllen soll. Der gelbe Bereich soll von Ihren Lieferanten ausgefüllt werden. Der Lieferant kann seine Kotaktdaten eintragen. Pro Position kann er seine Artikelnummer, seinen Lagerstand, die Lieferzeit, Verpackungseinheit und Mindestbestellmenge und die Kosten und Preise eintragen. In der letzten Spalte kann bei Bedarf eine Bemerkung von dem Lieferanten eingetragen werden.
Gemischte Verfügbarkeiten
Eventuell ist nur ein Teil der benötigten Ware lagernd bei Ihrem Lieferanten und die nicht lagernden Positionen haben lange Lieferzeiten. In diesem Fall wird für die lagernden Mengen der Wert aus dem Parameter LF_LAGER_LIEFERZEIT_IN_KW für die Lieferzeit verwendet. Für alle nicht lagernden Positionen wird die angegebene Lieferzeit verwendet. Daraus ergibt sich unter Umständen eine bessere Gesamtlieferzeit für das Projekt.