Zeitnachweis
Sie finden den Zeitnachweis im Modul Rechnung als unteren Reiter. Mit dem Zeitnachweis können Sie Ihre Kunden über aufgewendete Projektzeiten informieren.
Zeiten filtern
Die Zeiten, die für den Zeitnachweis in Frage kommen, werden direkt angezeigt und müssen nicht berechnet werden. Das Modul öffnet sich mit den Projektzeiten des vergangenen Tages. Über die Filter können Sie die Auswahl ändern.
Zeitdaten überarbeiten
Sind Zeitdaten unvollständig oder fehlerhaft, werden diese Zeilen in Rot dargestellt. Unvollständige oder fehlerhafte Zeitdaten haben keine Dauer und werden für den Zeitnachweis nicht berücksichtigt.
Den externen Kommentar, den internen Kommentar und die angezeigte Dauer können Sie im unteren Bereich des Fensters verändern. Eine Änderung der angezeigten Dauer bleibt für den Datensatz gespeichert und wird in den Abrechnungsvorschlag übernommen.
Für weitere Details der Zeitbuchung können Sie mit dem Uhr-Icon oberhalb in den Zeitdatensatz springen und dort alle Veränderungen vornehmen.
Für Änderungen am Projekt können Sie mit dem Projekt-Icon oberhalb in das Projekt springen und dort alle Veränderungen vornehmen.
Zeitnachweis erzeugen
Selektieren Sie die Zeitdaten, die Sie kommunizieren möchten. Klicken Sie auf Drucken. HELIUM 5 erzeugt pro Adresse ein Dokument. Das Dokument enthält eine Aufstellung über die geleisteten Zeiten, sortiert nach Projekt und Datum.
Als Titel der Zeitbuchung werden der Projekttitel, die Bemerkung und der externe Kommentar verwendet. Der interne Kommentar wird nicht gedruckt.
Zeitnachweis versenden
Alternativ zum Druck steht Ihnen der Versand der Zeitnachweise per E-Mail zur Verfügung. Gehen Sie analog zum Druck vor und wählen Sie die Zeitdaten aus, die Sie kommunizieren möchten. Klicken Sie auf das E-Mail-Icon. HELIUM 5 erzeugt pro Adresse eine E-Mail, der Zeitnachweis wird als PDF-Datei angehängt.
Der Empfänger der E-Mail wird nach folgenden Regeln gefunden:
Bei dem Projektbeteiligten handelt es sich um einen Kunden und für den Kunden ist eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang hinterlegt. Der Zeitnachweis wird an diese E-Mail-Adresse gesendet.
Ist keine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang hinterlegt, wird die allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden verwendet.