Zeiterfassungsstifte

Mit den Zeiterfassungsstiften können Sie offline und ortsunabhängig ihre Anwesenheits-, Projekt- und Maschinenzeiten erfassen. Die Stifte haben keine Onlineverbindung zur HELIUM 5 Datenbank und müssen regelmäßig mit einem HELIUM 5 Gerät verbunden werden. Eine Überprüfung auf erlaubte Losnummern, Maschinen IDs und ähnliches erfolgt nicht. Im Stift können ca. 300 Buchungen gespeichert werden.

Bedienung der Zeiterfassungsstifte

Scannen von Barcodes

Scannen Sie den Barcode mit der Taste. Gültig gescannte Codes werden durch einen kurzen Piep bestätigt. Falsche Codes bewirken zwei schnelle Fehlertöne. Die Scanrichtung ist egal, kann also von links nach rechts oder von rechts nach links erfolgen.

Für gute Scanergebnisse benötigen Sie gut Barcodevorlagen. Wenn die Fertigungspapiere in Folien eingelegt sind, verwenden Sie klare Folien sein. Bei diffusen / nicht glänzenden Folien, wird das Licht so gestreut, dass die einzelnen Elemente des Barcodes für den Stift nicht mehr unterscheidbar sind. Vermeiden Sie beim Scannen auch direkte Sonneneinstrahlung auf die Barcodes.

Anzeige erfasster Buchungen

Bei eingeschaltetem Stift drücken Sie die beiden Cursortasten gleichzeitig. Die Cursortasten sind die kleinen Tasten zwischen Display und dem großen Scann-Knopf.

Sie sehen in dieser Anzeige den Inhalt jeweils eines im Stift gespeicherten Datensatzes. Mit den Cursortasten können Sie durch die Datensätze blättern. Die Nummer des aktuellen Datensatzes wird rechts oben angezeigt. Neben Ausweis sehen Sie die aktuelle Ausweisnummer. Darunter die Losnummer oder KOMMT bzw. GEHT. Neben der Losnummer sehen Sie mit vorangestelltem M die Maschinen-ID. Darunter wird die Identnummer der Tätigkeit angezeigt und in der vierten Zeile das Datum der Buchung (JJ-MM-TT) und die Uhrzeit der Buchung.

Drücken Sie erneut beide Cursortasten, so wird der Status und die Version Ihres Zeiterfassungsstiftes angezeigt. Hier sehen Sie die Stift-Software (HE-V) die Stift-ID (000003) und die Version der Stiftsoftware (1.0). Darunter die Anzahl der erfassten Datensätze. Das aktuelle Datum, die Hardware für die die Stiftsoftware kompiliert wurde und darunter die aktuelle Uhrzeit des Stiftes. Diese Anzeige springt nach 3 Sekunden wieder in den Erfassungsmode zurück.

Datum und Uhrzeit einstellen

Der Stift wird bei jeder Datenübertragung mit der lokalen Uhrzeit des PCs synchronisiert. Die im Stift eingebaute Uhr ist hinreichend genau, damit während eines Tages keine nennenswerten Zeitabweichungen auftreten. Bei neuen Stiften und bei neu initialisierten Stiften muss einmalig das Datum initialisiert werden. Legen Sie daher VOR der ersten Zeitbuchung den Stift in Ihre Übertragungsstation, damit Ihre aktuelle Zeit übernommen wird.

Der Stift unterscheidet nicht zwischen Sommer- und Winterzeit. Korrigieren Sie die Uhrzeit nach dem Wechsel manuell.

Konfiguration der Stifte

Im Modul Zeiterfassung wählen Sie den unteren Modulreiter ZE-Stifte. Definieren Sie hier die Stifte und die Stift IDs. Die Stift-ID müssen HELIUM 5 weit eindeutig sein. Sollten Sie die ZE-Stifte bei mehreren Mandanten einsetzen, so müssen die IDs der ZE-Stifte über alle Mandanten hinweg eindeutig sein. Die Stiftkennung muss immer exakt sechsstellig sein.

Für die Stiftkennung dürfen nur Ziffern verwendet werden. In besonderen Fällen können dafür auch Buchstaben verwendet werden.

Um den Stift zu konfigurieren, kann unter Info ZE-Stifte ein Blatt für Konfigurationsbarcodes ausgedruckt werden. Drucken Sie dieses Blatt aus und Scannen Sie Konfiguration. Im nun erscheinenden Menü wählen Sie mit den Cursortasten 3=Konfig und betätigen die große Taste. Nun wählen Sie 1=Port und danach 4=ID. Nun Scannen Sie die gewünschte ID des Stiftes ein. Wählen Sie nun 0=Ende. Sie können nun durch 2=Kontrast noch den Kontrast des Stiftes einstellen. Erhöhen Sie hierzu den Kontrast durch Drücken der nach Oben Taste und reduzieren Sie ihn durch Drücken der nach unten Taste. Bei richtigem Kontrast verlassen Sie die Eingabe durch Drücken beider Cursortasten. Nun wiederum 0=Ende und bei 1=Erfassen bestätigen Sie mit der großen Taste. Damit ist der Stift konfiguriert und er ist wiederum in der Erfassungsmaske.

Sind in Ihrer HELIUM 5 Installation die Losnummern an die Auftragsnummern gekoppelt, so werden 12-stellige Losnummern erzeugt und gedruckt. Dies muss im Stift unter 3=LosNr Laenge konfiguriert werden. Üblicherweise ist hier der Wert 10 eingestellt. Durch drücken der nach Oben Taste erhöhen Sie den Wert auf 12. Zum Abspeichern drucken Sie zuerst die nach Oben Taste halten diese und drücken nun zusätzlich die nach Unten Taste. Damit wird der Wert übernommen und es können die längeren Losnummern eingescannt werden.

Werden bei der Übertragung der Stiftdaten zerstückelte Artikelnummern angezeigt, so passt die Einstellung der Losnummernlänge im Stift nicht zu den tatsächlich gescannten Nummern. Die eingestellte Länge der Losnummer wird bei der Darstellung der Stiftversion rechts unten angezeigt.

Zuordnung des Stifts zu Personen

Mehrfachstift

Beim Mehrfachstift muss jede Person bei jeder Buchung zuerst die Ausweisnummer einscannen. Danach können Los, Tätigkeiten usw. eingescannt werden.

Personenzuordnung

Verwenden Sie die Personenzuordnung, wenn der Stift regelmäßig die Person wechselt, jedoch für mehrere Buchungen bei einer Person bleibt.

Die Personenzuordnung kann verwendet werden, wenn während des Schichtbetriebes der Stift immer beim gleichen Mitarbeiter bleibt, jedoch beim Schichtwechsel der Stift an eine andere Person übergeben wird.

Deshalb ist der Stift bei dieser Einstellung so programmiert, dass am Ende einer gültigen Datenübertragung bzw. immer nach der Entnahme aus der Übertragungsstation, einmalig die Ausweisnummer eingescannt werden muss. Danach ist der Stift dieser Person zugeordnet und es kann wie unter Einfachstift / Ein-Personenstift beschrieben verfahren werden. Sollte während des Betriebes ein Personenwechsel erforderlich sein, so muss für einen dauerhaften Personenwechsel der Stift kurz in die Übertragungsstation gegeben werden und nach der Entnahme kann die neue Person definiert werden.

Zusätzlich wird der kurzzeitige Mitarbeiterwechsel bei der Personenzuordnung unterstützt. D.h. benötigt ein anderer Mitarbeiter für eine Buchung den Stift, so kann er sich diesen ausleihen. Er scannt seine Personalnummer und danach die üblichen Barcodes ein. Damit wird für diesen einen Buchungsvorgang die Buchung auf den ausleihenden Mitarbeiter durchgeführt. Danach ist der Stift wieder dem ursprünglich bei der Entnahme aus der Übertragungsstation eingescannten Mitarbeiter zugeordnet.

Einfachstift

Beim Einfachstift oder Einpersonenstift ist dieser Stift fest einer Person zugeordnet. Hier kann sofort mit dem Einscannen der Lose, Tätigkeiten begonnen werden. Eine Identifikation ist nicht erforderlich.

Es wird am Display der Name des Mitarbeiters und gegebenenfalls die Ausweisnummer angezeigt. Sie können nun

Sondertätigkeiten
eine Losnummer
einen kombinierten Buchungscode

einscannen.

Nach dem Scannen der Losnummer wird Maschine/Taetig angezeigt. d.h. es kann nun eine Maschine-ID oder eine Tätigkeit eingescannt werden. Wird eine Tätigkeit eingescannt, so ist damit die Erfassung dieser einen Buchung beendet. Wird eine Maschinen-ID eingescannt, so muss danach noch die Tätigkeit eingescannt werden. Nach der Erfassung einer Maschinen-ID kann zusätzlich zur Erfassung der Tätigkeit auch der Maschinen-Stop Code gescannt werden. Damit wird die Zeit der Maschine auf diesem Los gestoppt / beendet.

Anstelle der Maschinen-ID kann $FERTIG als Beendigung für die danach erfasste Tätigkeit eingegeben werden.

Mit $PLUS kann die parallele Arbeit an mehreren Losen gestartet werden. Bei Ende wird die angefallene Zeit auf alle Lose aufgeteilt.

Wird zwischen den Scann-Vorgängen zu lange gewartet, so könnte sich der Stift in der Zwischenzeit selbsttätig abschalten. In diesem Falle muss mit der Erfassung des einen Buchungssatzes von neuem begonnen werden.

Stückrückmeldung am Stift

Für die Stückrückmeldung via Stift muss in den Parametern ZESTIFT_STUECKRUECKMELDUNG aktiviert sein.

Dies bedeutet, dass bei jedem Scanvorgang auf der Tätigkeit die Gut-Stückmeldung um ein Stück erhöht wird. So haben Sie automatisch einen Überblick über die von Ihren Mitarbeitern gefertigten Stückzahlen auf den einzelnen Arbeitsgängen.

Mengen-Stückrückmeldung am Zeiterfassungsstift

In manchen Anwendungen ist es erwünscht, direkt mit den Stiften auch Mengen-Stückrückmeldungen zu machen. Dafür muss das Fertigungs-Formular so erweitert werden, dass um die Barcodes für die Mengenerfassung erweitert werden.

Diese sind so aufgebaut, dass die Menge additiv angegeben werden kann. D.h. um z.B. 18 Stück rückzumelden scannen Sie 1+2+5+10 und danach Menge-Ende. Für diesen Scanvorgang muss vorher eine Buchung / ein Scanvorgang für das entsprechende Los mit der entsprechenden Tätigkeit erfolgt sein. Die danach eingescannte Menge wird exakt diesem Vorgang zugeordnet.

Solange die Mengenerfassung aktiv ist, wird in der untersten Displayzeile des Stiftes die bisher aufsummierte Menge angezeigt. Dieser Erfassungsvorgang muss mit Menge-Ende abgeschlossen werden. Werden andere Codes eingescannt, so wird die Mengenerfassung verworfen.

Mindestabstand der Zeitbuchungen

Da in lauten Umgebungen oft der gleiche Vorgang mehrfach gescannt wird und dies nicht beabsichtigt ist, kann in den Systemparametern der Mindestabstand zwischen zwei Stiftzeiten (ZESTIFT_ABSTAND_BUCHEN) eingestellt werden. Dies bedeutet, dass zwischen zwei Buchungen mindestens z.B. 10 Sekunden Zeitabstand sein muss, damit diese als zwei unterschiedliche Buchungen akzeptiert werden.

Datenübertragung

Zur Datenübertragung muss das HELIUM 5 ZE-Stiftprogramm auf dem PC gestartet sein und die Übertragungsstationen angeschlossen sein. Legen Sie einfach den / die Stift(e) in die Übertragungsstation. Es wird eine Übertragungsmeldung angezeigt.

Die Stifte werden vom ZE-Stifte Programm im Minutentakt ausgelesen. Nach erfolgter Übertragung wird “Übertragung beendet” am Stiftangezeigt. Dies bedeutet, dass der gesamte Inhalt des Stiftes in die HELIUM 5 Datenbank übernommen wurde und der Datenspeicher des Stiftes nun wieder leer ist und neue Datensätze aufnehmen kann.

Wenn nun der Stift entnommen wird, so ist die aktuelle Parametrierung im Stift und der Datensatzzähler steht auf 0.

Für die Datenübertragung stehen Einfach- und Vierfachstationen zur Verfügung. Die Datenübertragung in den Vierfachstationen sind nur mit RS485 Adapter möglich. Es können bis zu sieben dieser Vierfachstationen miteinander verbunden werden. Wird kein RS485 Adapter eingesetzt, so kann auch auf den vierfach Ladestationen nur die erste (rechte) Übertragungsstation für die Datenübertragung verwendet werden.

Stiftübertragungsprogramm (Client) startet nicht

Startet das Übertragungsprogramm für die Zeiterfassungsstifte nicht, so ist die im Stiftübertragungsprogramm definierte Schnittstelle (z.B. Com1) auf dem Rechner nicht vorhanden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Schnittstelle vorhanden ist und die Verbindung zur Übertragungsstation gegeben ist. Ist dies gegeben und das Übertragungsprogramm startet trotzdem nicht, so prüfen Sie bitte die Log-Datei. Hier ist vermutlich die Fehlerursache ersichtlich.

Rote Meldungen bei der Übertragung

Rote Meldungen sind grundsätzlich Fehlermeldungen. Wird hier NACK angezeigt, so bedeutet dies, dass die Kommunikation zwischen den Übertragungsstationen und dem Rechner nicht in Ordnung ist/war. Wird dies sehr selten angezeigt, so ist dies in Ordnung. Kommen diese Meldungen aber sehr häufig, so prüfen Sie bitte die Verkabelung oder wenden Sie sich an Ihren Betreuer.

Wird die Meldung “Ausweis 0CD nicht gefunden” angezeigt, so bedeutet dies, dass die Ausweisnummer im Personalstamm nicht (mehr) eingetragen ist. Bitte achten Sie darauf, dass die Ausweisnummern für die Zeiterfassungsstifte exakt dreistellig eingegeben wurden. Verwenden Sie nur Ziffern und Buchstaben, keine Umlaute etc.

Um nun den Stift wieder verwenden zu können, d.h. wieder Daten übertragen zu können, muss die Ausweisnummer im Personalstamm nachgetragen werden. Alternativ können auch die fehlerhaften Buchungen aus dem Stift gelöscht werden.

Verwenden Sie dazu den Storno Barcode, welcher unter Zeiterfassung, ZE-Stifte, Menüpunkt Info, Ze-Stifte ausgedruckt werden kann. Beachten Sie dass im Stift immer nur der letzte (jüngste) Datensatz gelöscht werden kann. Unter Umständen muss eine Reihe von Informationen / Datensätzen gelöscht werden.

Übertragungsfehler No entity found for query

Kommt es bei der Übertragung zur Fehlermeldung: No entity found for query, so ist vermutlich der Parameter KDC_BUCHT_ARBEITSGANG nicht aktiviert. Stellen Sie diesen bitte im System, Parameter auf 1.

Endebuchung anstatt einer neuen Zeitbuchung auf einen Arbeitsgang

Kann die Buchung des Zeiterfassungsstiftes nicht durchgeführt werden, so wird trotzdem versucht die Buchung und vor allem den Zeitpunkt so gut wie möglich in der HELIUM 5 Zeiterfassung abzulegen. Hintergrund ist, dass die Zeiterfassungsstifte offline sind. D.h. vom Erfassungszeitpunkt der Buchung mit dem Stift bis zum Eintrag in die HELIUM 5 Datenbank, also den Zeitpunkt der gültigen Übertragung der Daten, kann sich der Status des dahinter liegenden Loses, des Arbeitsganges, der Maschine und ev. auch des Mitarbeiters ändern. Daher werden diese Buchungen anstelle der direkten Losbuchung als Endebuchung angelegt. Die Idee dahinter ist, dass von Ihnen dann manuell die Ursache behoben wird und dann die Ende-Buchung auf das jeweilige Los, den jeweiligen Arbeitsgang gebucht / nachgetragen wird. Kann auch nicht mehr auf den Mitarbeiter gebucht werden, wird die Buchung unter dem LPAdmin abgelegt.