Wiederholende Aufträge

Mit wiederholenden Aufträgen können Sie Miet- oder Wartungsrechnungen zu entsprechenden Stichtagen und Wartungsintervallen definieren. Diese Aufträge werden durch die Funktion Wiederholende Aufträge abrechnen in der Rechnungsverwaltung verwendet. Es werden aus den Aufträgen direkt Rechnungen erzeugt. Ein wiederholender Auftrag wird solange verwendet, bleibt solange offen, bis er manuell erledigt wird.

Für einen wiederholenden Auftrag muss zusätzlich zu den bisherigen Angaben noch das Wiederholungsintervall und der Startzeitpunkt (ab Belegdatum möglich) definiert werden.

Damit steuern Sie, wann und wie oft eine entsprechende Rechnung automatisch erstellt werden sollte.

Immer wenn in der Rechnungsverwaltung Wiederholende Aufträge verrechnen gewählt wird, wird geprüft ob für diesen Auftrag die aufgrund des Startdatums und des Wiederholungsintervalls definierten Rechnungen verrechnet sind. Sind verschiedene Termine der wiederholenden Aufträge noch nicht verrechnet so werden diese mit laufender Nummer nachgetragen.

Als Rechnungsdatum wird das aufgrund des Wiederholungsintervalls errechnete Datum verwendet. Das bedeutet, Sie sollten diese Funktion immer zeitnah zu den Wiederholungsintervallen aufrufen um eine entsprechende Durchgängigkeit der Rechnungsnummern und der dazugehörigen Belegdatum zu erreichen. Dies kann durch die Verwendung des Neu-Datums der Rechnung übersteuert werden. D.h. sollten die automatisch angelegten wiederholenden Rechnungen auf ein bestimmtes Datum hin angelegt werden, so setzen Sie bitte vor Aufruf der Funktion in der Rechnungsverwaltung das Neu-Datum auf den entsprechenden Wert.

Wird das Wiederholungsintervall geändert und sind bereits Rechnungen auf diesen Auftrag gebucht, so muss auch der Termin ab dem das (neue) Wiederholungsintervall gilt in die Zukunft gesetzt werden. Eine Änderung des Wiederholungsintervalls von z.B. jährlich auf halbjährlich ohne Änderung des Wiederholungstermins würde bewirken, dass alle fehlenden Rechnungen des neuen Intervalls nachgetragen werden. Sind diese in anderen Geschäftsjahren, so kommt es zu entsprechenden Programmabbrüchen.

Ist eine Rechnung eines Wiederholungsauftrags ungerechtfertigt erstellt worden, so muss diese durch eine Gutschrift ausgeglichen werden. Bei der Berechnung ob eine Rechnung aufgrund eines wiederholenden Auftrags neu anzulegen ist, werden stornierte Rechnungen nicht berücksichtigt. D.h. wird eine Rechnung, welche mit einem wiederholenden Auftrag verknüpft ist, storniert, so wird, wenn für diesen Termin eine wiederholende Rechnung auszustellen ist, diese Rechnung automatisch wieder angelegt.

Für den wiederholenden Auftrag muss der wiederholende Termin gesetzt werden. Ein wiederholender Auftrag ohne Termin ist nicht zulässig.

Es können neben den automatisch erzeugten Rechnungen eines wiederholenden Auftrags auch manuelle Rechnungen dazu gehängt werden, z.B. damit das Gesamtprojekt besser beurteilt werden kann. Hier ist enorm wichtig, dass die Bezeichnung in den Kopfdaten keine Zeitbereichsangabe enthalten darf. So darf es bei einer zusätzlichen Rechnung für einen Quartals-Wiederholenden Auftrag auf keinen Fall lauten: Rechnung für April 2009 - Juni 2009. Sondern es muss vielmehr lauten Initialgebühren für, oder ein leerer Eintrag usw.

Wiederholungsintervall verändern

Da bei einem Wiederholenden Auftrag das Wiederholungsintervall gemeinsam mit dem Wiederholungstermin die Basis für die Termine der zu erstellenden Rechnung ist, dürfen bei einem Wiederholenden Auftrag, für den bereits Rechnungen erstellt wurden, diese Vorgaben nicht mehr verändert werden. Wenn die Termine / Intervalle eines Wiederholenden Auftrags verändert werden müssen, so gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Erledigen Sie bitte den Auftrag.

• Legen Sie einen neuen Auftrag an, z.B. durch Klick auf das blaue Auftragsbuch (Kopieren eines Auftrags) in der Auftragsauswahl

• Ändern Sie nun Termin und Wiederholungsintervall entsprechend.

Vorteil des Wiederholenden Auftrags gegenüber z.B. Jahresrechnungen mit monatlichen Zahlungen: Aus einem Wiederholenden Auftrag werden z.B. monatliche Rechnungen für Wartungsarbeiten erzeugt. Daraus ergibt sich, dass für jede Monatsrechnung natürlich die einbehaltene Umsatzsteuer abzuführen ist. Wird eine Jahresrechnung gemacht, so muss die einbehaltene Umsatzsteuer sofort abgeführt werden, was von manchen Kunden / Branchen nicht akzeptiert wird.

Preisanpassung für wiederholenden Aufträge

Natürlich ändern sich auch bei Wartungs- und Mietaufträgen die entsprechenden Preise, oft auch an den Index gekoppelt. Um nun nicht alle wiederholenden Aufträge, manuell aktualisieren zu müssen gibt es die Preispflege für wiederholende Aufträge. D.h. die Vorgehensweise ist wie folgt:

1. Definieren Sie die neuen Verkaufspreise Ihrer Artikel ab z.B. dem nächsten 1.1. (Preisgültigkeit ab).

2. Wählen Sie im Modul Auftrag → Pflege → Wiederholende Aufträge zur Preisgültigkeit aktualisieren.

3. Geben Sie im nachfolgenden Fenster das zu 1 passende Preisgültigkeitsdatum z.B. zum nächsten 1.1. an. Mit maximaler Preisabweichung legen Sie fest, um welchen Prozentsatz Preise sich maximal verändern dürfen. Dies ist interessant, wenn Sie vom eigentlichen Artikelpreis abweichende Preise in den Positionen definiert haben.

Es sind dafür die Rechte: LP_FINANCIAL_INFO_TYP_1, FB_CHEFBUCHHALTER, AUFT_AKTIVIEREN erforderlich.

Auftrag verstecken

Diese Funktion wurde speziell für Wartungsaufträge eingerichtet und wird mit dem Parameter AUFTRAEGE_KOENNEN_VERSTECKT_WERDEN=1 aktiviert. Diese Wartungsaufträge sind in der Regel wiederholende Aufträge, bei denen Wartungsarbeiten zu bestimmten Zeiträumen durchgeführt werden müssen. Um nun steuern zu können, dass diese langfristig offenen Aufträge nur dann sichtbar sind, wenn sie tatsächlich bearbeitet werden, haben wir die Möglichkeit geschaffen, dass Aufträge versteckt werden können.

Die Umschaltung von Versteckt auf nicht versteckt kann jederzeit bei jedem Auftrag durchgeführt werden. Klicken Sie dazu in den Kopfdaten einfach auf verstecken. Ob ein Auftrag bereits versteckt ist sehen Sie unten. D.h. es wird links von Pönale (Vertragsstrafe)  Versteckt angezeigt, wenn der Auftrag versteckt ist.

Um nun versteckte Aufträge in der Auswahlliste zu sehen wurde zusätzlich, wie z.B. im Artikel auch, der Direktfilter  hinzugefügt. Ob Sie diesen Filter zur Verfügung haben hängt von Ihren Rollenberechtigungen ab.

In der Quickzeiterfassung und in den Terminals werden versteckte Aufträge nicht angezeigt.