Urlaub

Urlaubsantrag

Wenn der Parameter URLAUBSANTRAG auf 1 gestellt ist, so können im Reiter Sonderzeiten der Zeiterfassung Urlaubsanträge gestellt werden.

Durch Klick auf Urlaubsantrag stellen, werden im nachfolgenden Dialog die entsprechenden Urlaubsantrags-Tage erfasst, ausgedruckt und eingetragen. Dies kann von jeder Person, die auf das Modul Zeiterfassung schreibenden Zugriff hat, durchgeführt werden. Ein Urlaubsantrag kann immer nur für ganze Tage gestellt werden.

Sollte ein Urlaubsantragsdruck versehentlich verworfen sein, so muss der Urlaubsantragsdialog erneut aufgerufen werden.

Urlaubsanträge können nur für noch nicht durch andere Sondertätigkeiten belegte Tage eingetragen werden. Gegebenenfalls müssen die eingetragenen Urlaubsantragstage gelöscht und neu eingebucht werden.

Der Urlaubsantrag wird in der Mitarbeitereinteilung angezeigt.

Empfänger des Urlaubsantrags

Wenn ein neuer Urlaubsantrag gestellt wird, wird im Anschluss eine Mail zur Information an den Vorgesetzten geschickt. Der Urlaubsantrag wir abhängig von der Personalfunktion des beantragenden Mitarbeiters versandt.

Ist in der Personalfunktion kein Eintrag eingetragen, und gibt es eine Abteilung, so wird die Mail an den Abteilungsleiter der Abteilung gesendet. Ist keine Abteilung eingetragen, wird die Mail an die Geschäftsleitung gesendet.

Ist in der Personalfunktion Abteilungsleiter eingetragen, so wird der Urlaubsantrag an die Geschäftsleitung gesendet.

Ist in der Personalfunktion Geschäftsleitung eingetragen, so wird kein Urlaubsantrag versendet.

Urlaubsantrag bleibt im Postausgang hängen

Damit ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag verschicken kann, muss eine E-Mail Adresse hinterlegt sein. Das Eingabefeld für die E-Mail Adresse finden Sie im Modul Personal → oberer Reiter Daten. Tragen Sie hier eine gültige E-Mail Adresse des Mitarbeiters ein. Danach kann der Urlaubsantrag verschickt werden. Beim Versenden des Antrags erscheint eine Fehlermeldung zu Information des Mitarbeiters, falls keine E-Mail Adresse hinterlegt ist.

Urlaubsantrag genehmigen 

Die Umwandlung eines Urlaubsantrags in Urlaub kann nur von Mitarbeitern mit Personalfunktion Abteilungsleiter, Geschäftsleitung oder Lohnverrechnung durchgeführt werden. Abteilungsleiter dürfen dies nur für Personen der eigenen Abteilung, aber nicht für sich selbst durchführen.

Die Umwandlung erfolgt in der Form, dass im Modul Zeiterfassung, auf der jeweiligen Person im oberen Reiter Sonderzeiten die Anzeige aller Sonderzeiten des Mitarbeiters aufgerufen wird. Markieren Sie nun die genehmigten Urlaubsanträge und klicken Sie auf die gelben Schuhe, um den Urlaubsantrag in Urlaub umzuwandeln. Sollte ein Urlaub nicht genehmigt werden, so wird der vom Mitarbeiter eingetragene Urlaubsantrag automatisch aus den Sonderzeiten gelöscht.

Zeitausgleich oder Krankenstand beantragen

Ebenso wie ein Urlaubsantrag kann auch ein Zeitausgleichsantrag gestellt werden. Ein Krankenstandsantrag ist ebenso möglich und hilft Ihnen, dass Mitarbeiter ohne Aufwand signalisieren können, dass sie nicht da sind.

Die Freigabe dieser Anträge erfolgt wie oben unter Umwandelung in genehmigten Urlaub beschrieben.

Berechnung des Urlaubsanspruchs

Anspruch vs. Aliquot

Unter Anspruch wird der alte gesamte Rest-Urlaubsanspruch aus den Vorjahren und der verbrauchte Urlaub aus dem Vorjahr angegeben, um Ihnen eine bessere Detaillierung zu geben.

Aliquoter Urlaubsanspruch wird tagegenau gerechnet. Der eingegebene Jahres-Urlaubsanspruch wird durch 365 dividiert und mit dem Tag des Jahres multipliziert. Dies ergibt den aliquoten Urlaubsanspruch zum Stichtag.

Bei Anspruch bis Ende des Jahres wird der verbleibende Saldo aus dem Rest-Urlaubsanspruch abzüglich dem verbrauchten Urlaub aus dem Vorjahr angegeben. D.h. das Ergebnis ist das gleiche, bei der Darstellung Urlaub Aliquot werden Anspruch und Verbrauch detaillierter dargestellt.

Stundenweise Urlaubsberechnung

Die stundenweise Urlaubsabrechnung wurde als zusätzliches Feature erstellt. Laut Gesetzgeber ist Urlaub grundsätzlich nur tagesweise, in Ausnahmefällen halbtageweise zu gewähren. Kürzere freie Zeiten sind nicht als Urlaub zu werten.

Trotzdem kann in HELIUM 5 der Urlaubsanspruch stundenweise definiert werden. Bitte beachten Sie, dass die Definition der Sollstunden derzeit aus dem Zeitmodell kommt und diese mit dem stundenweisen Urlaubsanspruch übereinstimmen muss.

Gerade bei Teilzeitkräften kann es hier durch die Umrechnung von Stunden:Minuten auf das Dezimalsystem in seltenen Fällen zu Abweichungen kommen.

Achten Sie darauf, dass der Urlaubsanspruch exakt umgerechnet wird. Dieser Wert ist als stundenweiser Urlaubsanspruch einzutragen.

Besondere Sachverhalte

Gleitzeitminus mit Urlaubstagen verrechnen

Gegebenenfalls möchten Sie ein Gleitzeitminus oft mit Urlaubstagen gegenverrechnen. Bestimmen Sie dazu, wie viele Urlaubstage erforderlich sind, um das Gleitzeitminus abzudecken.

Nun buchen Sie dem Mitarbeiter die ermittelte Gutstundenanzahl und reduzieren seinen Urlaubsanspruch um die Stunden und Tage, in dem Sie für das Jahr unter zusätzliche Tage die entsprechenden Tage mit Minus angeben. Zusätzlich geben Sie auch unter zusätzliche Stunden die Dauer als negativen Wert an.

Beispiel. Der Mitarbeiter hat ein Gleitzeitminus von 42 Stunden. Er arbeitet 38,5 Stunden an 5 Tagen die Woche. Pro Tag ergeben sich durchschnittlich 7,7 Stunden.

42 Stunden / 7,7 Stunden pro Tag = 5,45 Tage

Das bedeutet, Sie schreiben dem Mitarbeiter 5,5 Urlaubstage gut. Ändern Sie nun den Urlaubsanspruch für das Jahr und geben Sie unter zusätzliche Tage -5,5 Tage ein. Unter zusätzliche Stunden geben Sie -42,35 Stunden ein.

In der Stundenabrechnung geben Sie zum gewünschten Stichtag 42,35 Gutstunden ein.

Damit hat der Mitarbeiter letztendlich ein Saldo von 0,35 Stunden auf seinem Gleitzeitguthaben.

Austritt und Wiedereintritt während des Jahres

Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, so wird sein Anspruch mit dem Austritt abgerechnet. Dazu gehören auch etwaige Urlaubsansprüche. Tritt er dann nach einiger Zeit wieder ins Unternehmen ein, so wird mit seinem Eintrittsdatum der Urlaubsanspruch neu definiert.

Wird von Ihnen nun ein eventuell noch nicht ausbezahlter Urlaub aus dem vorherigen Dienstverhältnis übernommen, so ist dies ab dem neuen Urlaubsanspruch unter zusätzlich (Tage bzw. Stunden) einzugeben. Damit wird dies eben als zusätzlicher Urlaubsanspruch mitgerechnet.

Tritt ein Mitarbeiter mehrmals während des Jahres aus und dann wieder ins Unternehmen ein, so kann dies nicht direkt über den Austritt und den erneuten Eintritt abgebildet werden, da pro Jahr nur ein Wert für den Urlaubsanspruch eingegeben werden kann. Um die Urlaubsabrechnung und auch eventuelle Überstunden durchzureichen, könnte hier anstelle des Austritts ein Zeitmodell ohne Sollstunden eingetragen werden. Damit bleiben die alten Stunden- und Urlaubsguthaben erhalten.

Der Urlaubsanspruch wird immer ab Eintritt des Mitarbeiters bis Ende des Kalenderjahres berechnet.

Eintritt mitten im Jahr

Gegebenenfalls tritt in Mitarbeiter während des Jahres ein. Geben Sie auch für diese Mitarbeiter den vollen Jahresanspruch ein. Von HELIUM 5 wird für der aliquote Urlaubsanspruch berechnet.

Für die Berechnung wird der Parameter ERWEITERTER_URLAUBSANSPRUCH berücksichtigt.

Für den Standardfall (Parameterwert = 0) gilt folgende Formel.

   Urlaubsanspruch vom 1.1. bis zum Anspruchsdatum (z.B. Stichtag der Monatsabrechnung)
-  Urlaubsanspruch vom 1.1. bis zum Eintrittsdatum 
---------------------------------------------------------------------------------------
=  aliquoter Urlaubsanspruch zum gewünschten Stichtag

Neustart mit HELIUM 5

Wenn Sie neu mit der Urlaubsverwaltung in HELIUM 5 starten, übernehmen Sie die Werte zu einem Stichtag.

Pflegen Sie zunächst den gegebenenfalls verbliebenen Resturlaub aus den Vorjahren ein. Legen Sie dafür im Reiter Urlaubsanspruch einen Eintrag für das vergangene Jahr ein und tragen Sie den Resturlaub im Feld “Resturlaub zum Ende des Jahres (Tage)” oder im Feld “Resturlaub zum Ende des Jahres (Stunden)“ ein. Setzen Sie den Haken bei Gesperrt, damit der Resturlaub nicht überschrieben wird.

Pflegen Sie dann den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr ein. Legen Sie dazu einen Eintrag für das aktuelle Jahr an und geben Sie den Jahresurlaubsanspruch in Wochen oder Tagen ein. Tragen Sie anschließend für das aktuelle Jahr den bereits genommenen und den bereits genehmigten Urlaub im Reiter Sonderzeiten ein.

Urlaub für den 24.12. bzw. 31.12.

Beachten Sie die geltenden gesetzlichen und Bestimmungen und Vereinbarungen aus dem Kollektiv- bzw. Tarifvertrag.

Ein besonderer Fall ergibt sich, wenn der 24.12. und somit der 31.12. auf einen Freitag fallen und die Sollzeit des Freitags nur z.B. 4 Stunden beträgt.

Gegebenenfalls ist die gesetzliche Regelung, dass am 24.12. der Feiertag um 13:00 Uhr beginnt und Ihr Mitarbeiter arbeitet freitags immer nur bis 13:00 Uhr. Der Mitarbeiter muss in diesem Fall einen ganzen Tag Urlaub nehmen, um am 24.12. frei zu haben.

Dies ist der gleiche Sachverhalt wie bei Teilzeitmitarbeitern. Die Länge eines Urlaubstags entspricht der Länge eines gewöhnlichen Arbeitstags.

In der Praxis haben Mitarbeiter häufig am 24.12. und am 31.12. Urlaub. In diesem Fall tragen Sie einfach für den 24.12. einen ganzen Feiertag und für den 31.12. einen ganzen Urlaubstag ein.