Transportmittel

In diesem Abschnitt fassen wir Information zu den Themen Transporte bestellen und Umgang mit Leergut zusammen.

Vorkalkulation

Um den Aufwand für den Versand von Ware an Kunden bereits in der Stückliste mitzurechnen, empfiehlt sich einen Artikel anzulegen, der nicht lagerbewirtschaftet ist und der zwar einen Einkaufspreis, aber keinen Gestehungspreis hat. Ob der Artikel nun einen Pauschalbetrag beinhaltet oder als Mengeneinheit EUR (Euro) hat, hängt von der Unterschiedlichkeit der Transporte / Transportkosten ab.

Diesen Artikel hinterlegen Sie bei den entsprechenden Stücklisten. Damit haben Sie diese Kosten in der Gesamtkalkulation bereits mit enthalten. Diese Vorgehensweise bewirkt, dass die Transportkostenartikel in die Lose als jeweilige Menge übernommen werden, auf den Losen aber keine Kosten verursachen.

Nachkalkulation

Wenn Sie die Ware per externem Dienstleister an den Kunden senden, so erhalten Sie eine Eingangsrechnung für den Transport. Diese Speditionsrechnungen sind meist Monatsrechnungen und beinhalten dementsprechend viele verschiedene Lieferungen. Das bedeutet nun, dass Sie bei der Erfassung der Eingangsrechnungen diese den jeweiligen Kundenaufträgen zuordnen. Damit werden die Kosten auf den jeweiligen Kundenauftrag zugeordnet und Ihre Nachkalkulation stimmt.

Alternative Betrachtung

Wenn es darum geht, die Kosten für den Transport sehr genau auf die Kosten jedes einzelnen Produktes zu erfassen, hilft der Gedankengang, dass der Spediteur ein externer Dienstleister ist, ähnlich dem Veredelungsprozess in der Metallverarbeitung oder der Lohnbestückung.

Für die Vorkalkulation in der Stückliste gilt dann zusätzlich, dass der Transportartikel als externer Arbeitsgang (Artikel, Reiter Bestelldaten) gekennzeichnet wird und dass der Transportartikel lagerbewirtschaftet ist, um den Wertefluss über das Lager in das Los abbilden zu können.

Versand bestellen

Um den Transport zu bestellen, benötigen Sie die Anzahl der Palettenstellplätze und wohin geliefert werden soll. Sie benötigen die Anzahl der Paletten und das Transportgewicht (Bruttogewicht).

1. Erstellen Sie den Lieferschein an den Kunden. Für jeden Artikel des Lieferscheines hinterlegen Sie das Stückgewicht = Nettogewicht des Artikels und die Verpackungseinheit. Damit erhalten Sie das Nettogewicht der Positionen, die Anzahl der Verpackungen bzw. Paletten und die Versandzone.

2. Sie haben alle Informationen, um den Versand bei Ihrer Spedition zu bestellen. Sie erstellen eine Bestellung an die Spedition, hinterlegen die Lieferadresse und tragen in die Bestellpositionen die Zonenartikel mit den entsprechenden Mengen (Paletten) ein. Sie hinterlegen einen Gewichtsartikel, mit dem das Nettogewicht der Sendung als Menge angegeben wird.

Somit haben Sie die Kosten der Sendung, die Termine und das Transportgewicht für diese Sendung zusammengestellt.

Zusatzinformationen wie Annahmezeiten und ähnliches können über die Lieferantenkommtentare oder Kundenkommentare abgebildet werden.

Der Zonenartikel ist je Versandzone (Postleitzahlenbereich) ein Artikel für diese Art der Verpackung (Palette). Die Anzahl der Verpackungen und die damit verbundenen Vergünstigungen hinterlegen Sie in den Einkaufsmengenstaffeln. Der Zonenartikel hat das Gewicht der Verpackung.

Der Gewichtsartikel hat keine Kosten und ein Gewicht von 1kg. Somit geben Sie bei der Menge nur das auf dem Lieferschein angedruckte Nettogewicht an.

Umgang mit Übergrößen und Sondermaßen

Üblich ist, dass Sondermaße auf Palettenstellplätze umgerechnet werden. Wenn eine Verpackung eine Übergröße hat, so belegt sie z.B. zwei Palettenstellplätze. Daraus ergibt sich, dass zwei Palettenstellplätze bestellt werden müssen. Es empfiehlt sich, dieses Sondermaß bereits auf der Bestellung mit anzuführen, damit der Übernehmer der Lieferung auch weiß, dass es eigentlich nur eine Verpackungseinheit ist.

Leergutverwaltung

Sie wissen, wie viele Paletten Sie versenden. Sie wissen jedoch nicht, wie viele Sie zurück bekommen. Diese Zusatzmengen werden immer handschriftlich notiert und auf die Lieferdokumente dazugeschrieben. Um nun rasch und einfach eine entsprechende Übersicht zu bekommen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

• Legen Sie entsprechende Verpackungsmittelartikel an.

• Erfassen Sie die ausgehenden Verpackungsmittelartikel auf Ihren Lieferscheinen.

• Wenn Sie Ware einer Bestellung bekommen, so fügen Sie beim Wareneingang die erhaltenen Verpackungsmittelartikel hinzu.

• Bekommen Sie auf anderen Wegen Verpackungsmittel, so buchen Sie diese Änderungen über die Handlagerbewegung auf den Verpackungsmittelartikel.

Somit finden Sie in der Artikelstatistik eine Zusammenfassung aller Bewegungen des jeweiligen Verpackungsmittels. Wenn die oben genannten Buchungen einem Kunden zugeordnet sind, so haben Sie zusätzlich auch noch die Gruppierung auf die jeweiligen Kunden. Nutzen Sie dafür auch die Kunden-Lieferstatistik gefiltert nach Artikel bzw. Artikelgruppen.

Um auch bei Retourlieferungen vom Kunden eine eindeutige Zuordnung zum Kunden zu erreichen, schreiben Sie einen Lieferschein mit negativer Menge für die Verpackungsmittel. Auch das Erstellen dieses Retourlieferscheines kann auch über die mobile Erfassung durchgeführt werden.

Eigenfahrten

Zu den Eigenfahrten gibt es folgende Ansätze:

• Diese werden, wie oben beschrieben zwar in der Vorkalkulation mitgerechnet, aber aufgrund der vielen Aufträge die von Ihrem Mitarbeiter mit seinem Firmenfahrzeug quasi gleichzeitig bedient werden, nicht einzeln erfasst. D.h. der Fahrer des Firmenfahrzeuges bucht seine Zeiten auf ein zentrales Transportzeiten-Los, in dem alle Transportzeiten für einen Zeitraum (ein Jahr) erfasst werden. Sie stellen dann die geplanten Stunden aus der Stücklistenvorkalkulation den Zeiten aus dem Transportzeiten-Los gegenüber. Damit haben Sie eine qualifizierte Aussage darüber ob Ihre Schätzungen insgesamt richtig sind.

• Es werden die Transportzeiten direkt auf die jeweiligen Aufträge oder auf die Lose gebucht, somit haben Sie die Istzeiten auf den Losen/Aufträgen. Bitte beachten Sie, dass wenn z.B. Transportzeiten auf Lose gebucht werden, diese Zeiten in die Herstellkosten des Produktes einfließen. Wir empfehlen, diese Auftragskosten auf den Auftrag anstatt auf das Los zu buchen. Wenn der Fahrer zum Kunden fährt, so kann er seine Auftragszeit durch abscannen des entsprechenden Tätigkeitscodes vom Lieferschein sehr einfach buchen. Das funktioniert gut, wenn einzelne Kundenfahrten gemacht werden. Für Sammelfahrten empfehlen wir das erste Vorgehen.