Reparaturabwicklung

In diesem Kapitel erklären wir, wie Sie Reparaturen in HELIUM 5 abbilden und abwickeln können. Die Reparaturabwicklung eignet sich optimal, wenn Sie Reparaturen an Artikeln mit Seriennummer abbilden wollen und jederzeit auch nach mehrfachen Reparaturen die Historie ersehen möchten.

Allgemeiner Ablauf

Vorbereitung Reparaturlager

Wir empfehlen ein eigenes Lager für Reparaturen, damit Sie eine klare Trennung zu Ihren Verkaufsprozessen und in Ihrer Bestandsbewertung haben.

Legen Sie vorab im Modul Artikel → unterer Reiter Grunddaten → oberer Reiter Lager ein Reparaturlager an. Wählen Sie die Lagerart Normal. Wenn Sie die Ware auf dem Lager aus allen Berechnungen heraushalten möchten, wählen Sie die Lagerart Schrottlager. Setzen Sie den Haken Kundenkonsignationslager, damit HELIUM 5 die Ware auf dem Lager nicht als Ihr Eigentum betrachtet.

Neue Lager müssen nachträglich für Benutzergruppen freigeschaltet werden, damit Benutzer der Gruppe das Lager einsehen bzw. buchen können.

Annahme des Artikels

Zu Beginn des Prozesses erhalten Sie Ihren Artikel von Ihrem Kunden geliefert. Erstellen Sie einen Lieferschein mit negativer Menge an den Kunden und geben Sie als Lager Ihr Reparaturlager an. Der Artikel wird dadurch in Ihr Reparaturlager gebucht. Ist der Artikel als seriennummerntragend definiert, so muss die angelieferte Seriennummer angegeben werden.

Reparaturauftrag anlegen

Legen Sie ein Los für die Reparatur an. Stellen Sie die Losart Materialliste ein und hinterlegen Sie Ihren Kunden als Kunden. Den Artikel, die Seriennummer und die Lieferscheinnummer hinterlegen Sie im Kommentarfeld.

Reparatur durchführen

Starten Sie den Reparaturauftrag, indem Sie das Los der Materialliste wie gewohnt ausgeben.

Gegebenenfalls benötigen Sie Material. Dieses buchen Sie in einen weiteren Lieferschein mit Auftragsbezug. Wenn das Material geplanter Weise bereits im Auftrag enthalten ist, dann buchen Sie die Position mit Auftragsbezug. Zusätzliches ungeplantes Material buchen Sie als Lieferscheinposition ohne Auftragsbezug. Buchen Sie Material mit der nachträglichen Materialentnahme ohne Sollposition ins Los.

Sie könnten die Zeiten je nach Position auf das Los und den Auftrag aufteilen. Wir empfehlen jedoch, ausschließlich auf das Los zu buchen, damit die nachfolgenden Arbeiten wie die Rechnungsstellung einfacher sind.

Schließen Sie die Reparatur ab, indem Sie eine Ablieferung buchen.

Repariertes Produkt zurücksenden

Senden Sie den reparierten Artikel mit einem Lieferschein aus dem Reparaturlager wieder an den Kunden.

Der Lagerstand des Reparaturlagers zeigt Ihnen jederzeit, wie viele Reparaturen Sie noch durchführen müssen.

Wenn Sie Ihrem Kunden Reparaturkosten in Rechnung stellen möchten, fügen Sie die Kosten als Positionen im Lieferschein ein. Verwenden Sie gegebenenfalls eine Handeingabe für eine Reparaturpauschale.

Die Beschreibung der durchgeführten Reparatur geben Sie als Texteingabe im Lieferschein mit dazu.

Erledigen Sie den zu Beginn angelegten Lieferschein für die Reparaturannahme manuell.

Führen Sie in beiden Lieferscheinen den Preis oder Wert des Gerätes an. Damit sieht Ihr Kunde, wann das Gerät bei Ihnen eingetroffen ist und wann es repariert wieder ausgeliefert wurde.

Kostenpflichtige Überholung

Wir empfehlen die im Folgenden beschriebene Abwandlung des obigen Vorgehens, wenn mindestens einer der folgenden Fälle für Sie zutrifft:

• Sie bieten Ihrem Kunden eine kostenpflichtige Geräteüberholung an und senden Ihrem Kunden dazu ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag.

• Sie haben feste Reparatursätze oder auszutauschende Materialien vereinbart.

• Das reparierte Gerät muss verzollt werden und Sie benötigen den statistischen Wert bei Grenzübertritt.

Annahme des Artikels

Gehen Sie vor wie oben beschrieben. Tragen Sie jedoch als Verkaufspreis den für den Kunden gültigen Listenpreis des Artikels ein.

Angebot und Auftragsbestätigung

Wenn gewünscht, erfassen Sie nun einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot mit den pauschalen Kosten, den benötigten Materialen und der geschätzten Arbeitszeit. Erfassen Sie eventuelle Analysezeiten direkt auf das Angebot.

Wenn der Kunde bestellt, erstellen Sie eine Auftragsbestätigung aus dem Angebot.

Wir empfehlen aus Transparenzgründen, dass Sie die Auftragsbestätigung an den Kunden senden. Dies ist jedoch für die weiteren Prozessschritte nicht notwendig.

Reparaturauftrag anlegen

Gehen Sie vor wie oben beschrieben. Tragen Sie jedoch zusätzlich die Auftragsbestätigung in das Los ein.

Gegebenenfalls verbinden Sie den im ersten Schritt erzeugten Lieferschein ebenfalls mit dem Auftrag.

Reparatur durchführen

Gehen Sie vor wie oben beschrieben.

Repariertes Produkt zurücksenden

Gehen Sie vor wie oben beschrieben. Achten Sie darauf, dass Sie denselben Artikelpreis im Lieferschein verwenden, den Sie für den im ersten Schritt erstellten Lieferschein verwendet haben.

Wenn Ihr Artikel verzollt werden muss, legen Sie eine Proformarechnung an. Binden Sie dafür ausschließlich den zuletzt erzeugten Lieferschein in die Proformarechnung ein, sodass nur das überarbeitete Gerät mit dem Verkaufswert in dem Beleg steht.

Rechnung erstellen

Erstellen Sie eine Sammelrechnung über alle drei Lieferscheine:

1. Lieferschein, mit dem Sie den zu reparierenden Artikel auf Ihre Reparaturlager gebucht haben

2. Lieferschein, mit dem Sie das benötigte Material und die zusätzlichen Dienstleistungen gebucht haben. Die Pauschalen können Sie entweder schon in diesen Lieferschein oder extra in die Sammelrechnung einfügen.

3. Lieferschein, mit dem Sie den reparierten Artikel an den Kunden zurückgesendet haben

Sie erreichen dadurch Transparenz über die Warenbewegungen, die Verkaufspreise und die tatsächlichen Reparaturkosten. Da sich die Verkaufspreise der Rücknahme und des Wiederversandes aufheben, steht im Endeffekt auf der Rechnung der vereinbarte Reparaturwert. Für den Zoll haben Sie dies in der Proformarechnung eindeutig ausgewiesen.

Auftragsnachkalkulation

Verwenden Sie die Auftragsnachkalkulation, um die Deckungsbeiträge der Reparatur zu ermitteln.

Verschrottung und Ersatzlieferung

Gegebenenfalls beschließen Sie, den Artikel nicht zu reparieren, sondern dem Kunden einen neuen Artikel zuzusenden. Gehen Sie in diesem Fall wie oben beschrieben vor und legen Sie sowohl den Lieferschein mit negativer Menge für den Warenempfang als auch den Lieferschein des neuen Artikels an den Kunden an.

Achten Sie auf die korrekten Seriennummern.

Führen Sie beide Lieferscheine in der Sammelrechnung an. Sollten Sie für die Rücknahme eine eigene Preisliste haben, verwenden Sie im ersten Lieferschein den Rücknahmepreis. In der Sammelrechnung ergibt sich dadurch automatisch der Fakturierungswert für den Geräteaustausch.

Buchen Sie den zu verschrottenden Artikel zum Abschluss aus dem Reparaturlager aus.

Reparaturauftrag schnell anlegen

Um die Abwicklung einer Reparatur möglichst schnell und einfach zu gestalten gibt es die Zusatzfunktion der Auftragsschnellanlage. Hierbei finden Sie in der Menüleiste der Auftragsauswahl das Icon mit dem Blitz-Symbol. Über das Icon Artikeleigenschaften (Schraubensymbol) können Sie für den Artikel des Auftrags direkt die Eigenschaften erfassen beziehungsweise bearbeiten.

Nach Klick auf das Icon öffnet sich die Kopfdatenerfassung des Auftrags. Wählen Sie hier den Kunden aus und klicken auf speichern. Geben Sie entweder die Bestellnummer oder Projektnummer ein.

Nach dem Speichern erhalten Sie die Artikelauswahlliste, hier werden Musterartikel für bestimmte Arten der Reparaturen angelegt. Definieren Sie dazu für die jeweiligen Artikelgruppen einen Musterartikel und Kennzeichnen diesen mit der Kennung der Artikelgruppe und _MUSTER. Wählen Sie hier den gewünschten Artikel aus.

Geben Sie hier die definierten Inhalte (hier können Sie mit Ihrem HELIUM V Betreuer eine Art Pflichtfelder bei Erfassung für einen Artikel des Reparaturauftrags definieren) ein.

Wenn Sie den Haken bei Packliste drucken setzen, so wird im Anschluss der Druck der Packliste gestartet. Bestätigen Sie die Eingaben mit dem grünen Haken. Im Anschluss wird ein Auftrag angelegt und Sie können mit der Reparatur und somit der Zeiterfassung beginnen. 

Der Auftrag ist nach Schnellanlage aktiviert und im Status offen. Dieser Auftrag ist nicht in der Dokumentenablage abgespeichert. Gehen Sie den gewohnten Schritt über das Aktivieren, um den Auftrag in der Dokumentenablage abzulegen.

Die Position im Auftrag wird als neuer Artikel mit den erfassten Informationen, der Artikelgruppe des Musterartikels und der Artikelnummer: Kennung der Artikelgruppe und Auftragsnummer angelegt.
Falls der Musterartikel als Vorzugstyp gekennzeichnet ist, so wird auch dies Information beim neu angelegten Artikel hinterlegt.

Getrennte Auswertung für Reparatur und allgemeine Lieferungen

In HELIUM 5 können Sie die Auswertung für Reparaturen auf zwei Wegen von der Auswertung für allgemeine Lieferungen trennen.

1. Sie betrachten die Reparaturen wie eine eigene Abteilung und haben für Reparaturen eine eigene Kostenstelle (System → unterer Reiter Mandant → oberer Reiter Kostenstellen). Alles, was Reparaturen betrifft, muss der Kostenstelle Reparaturen zugeordnet werden. Über die Kostenstellenauswertungen erkennen Sie klar, welche Umsätze Sie mit welcher Kostenstelle erzielt haben.

2. Sie legen eine Artikelgruppe für Reparaturen an und konfigurieren ein eigenes Erlöskonto. Alles, was Reparaturen betrifft, muss eigene Artikel der Artikelgruppe Reparaturen beinhalten. Über die Artikelgruppenumsätze z.B. in der Kundenumsatzstatistik erkennen Sie klar, welche Umsätze Sie mit welcher Artikelgruppe erzielt haben.

Wir empfehlen Ihnen die Trennung nach Kostenstellen, denn in HELIUM 5 haben Sie deutlich mehr Auswertungsmöglichkeiten nach Kostenstellen als nach Artikelgruppen.