Kurzarbeit

In diesem Kapitel beschreiben wir die Möglichkeiten zur Konfiguration von Kurzarbeit.

Freistellung mit Wiedereinstellungsgarantie

Im Fall einer Freistellung mit Wiedereinstellungsgarantie wird der Mitarbeiter gekündigt und erhält eine Wiedereinstellungsgarantie in der zugesichert wird, dass er nach einem gewissen Zeitraum (einige wenige Monate) wieder beschäftigt wird. Der Mitarbeiter erhält staatliche Unterstützung bis zum Wiedereintritt in das Unternehmen.

Durch die Kündigung erlöschen alle Ansprüche. In diesem Fall müssen Sie alle Ansprüche des Mitarbeiters wie Urlaub und Überstunden endabrechnen.

Der Wiedereintritt ist wie eine Neuanstellung. Hier ist neben dem Wiedereintrittsdatum der Urlaubsanspruch der wichtigste Faktor. Für die Berechnung des aliquoten Urlaubsanspruches muss immer der gesamte Jahres-Urlaubsanspruch in Tagen eingegeben werden. Der tatsächliche Urlaubsanspruch zum Stichtag wird anhand den anteiligen Urlaubstagen vom 1.1. bis zum Stichtag abzüglich der theoretischen Urlaubstage vom 1.1. bis zum Eintrittsdatum (einen Tag davor) errechnet. Als Eintrittsdatum der Berechnung wird immer das jüngste Eintrittsdatum verwendet.

Weniger arbeiten

Im Fall von Reduktion der Arbeitszeit bleibt das Vertragsverhältnis mit dem Mitarbeiter bestehen, sodass alle Ansprüche weitergeführt werden können.

Gegebenenfalls müssen Sie die weniger gearbeitete Zeit an staatliche Stellen nachweisen. Das bedingt, dass die bisherige Zeitvereinbarung mit dem Mitarbeiter aufrecht bleibt und die weniger geleistete Arbeitszeit dokumentiert werden muss. Für die Personalverrechnung bedeutet dies wiederum, dass die Zeitmodelle der Mitarbeiter gleich bleiben müssen, um die geringere Anwesenheitszeit zu verdeutlichen. Am Ende der Kurzarbeitszeit, oder auch am Ende jedes Monats müssen die staatlichen Zuschüsse je Mitarbeiter als Gutstunden eingebucht werden. Dies hat für Ihre Personalverrechnung zugleich den Vorteil, dass die eingeforderten und die vom Staat vergüteten Stunden klar nachvollzogen werden können.

Optionen zur Vorgehensweise

Fixe Reduzierung der wöchentlichen Sollzeit über ein neues Zeitmodell

Wurden mit den Mitarbeitern eine fixe Reduzierung der wöchentlichen Sollarbeitszeit vereinbart, so kann für die Abrechnung gegenüber den Mitarbeitern mit einem eigenen neuen Zeitmodell diese reduzierte Sollzeit dargestellt werden. Für die Abrechnung mit den Unterstützungsstellen wird die Sollzeit des Zeitmodells für den Zeitraum auf die bisherige Sollarbeitszeit erhöht und die Monatsabrechnungen erneut ausgedruckt. Am Ende der Unterstützungsdauer bleibt das längere Sollarbeitszeitmodell und die von den Unterstützungsstellen ausbezahlten Stunden werden als Gutstunden beim jeweiligen Mitarbeiter eingebucht. Diese Variante hat zusätzlich den Vorteil, dass bei Verwendung der stundenweisen Urlaubsabrechnung der volle Urlaubsanspruch erhalten bleibt.

Ausgleich von Minusstunden

Belassen Sie in diesem Fall die Zeitmodelle wie gehabt. Gleichen Sie die durch die Kurzarbeit entstehenden Minusstunden durch die individuelle Erfassung der Gutstunden je Mitarbeiter mit Begründung aus.

Dies hat den Vorteil einer klaren und transparenten Abrechnung, in der auch die Weiterrechnung des Gleitzeitsaldos aus der Zeit vor der Kurzarbeit transparent dargestellt wird.

Alternativ belassen Sie die Gleitzeitsalden und gleichen sie erst am Ende der Kurzarbeitszeitperiode aus und frieren sie ein.

Beispiel COVID-19 Corona

Gegebenenfalls machen Ihre Mitarbeiter tageweise Kurzarbeit. Hier geht es vor allem darum, dass die Gleitzeitsalden Ihrer Mitarbeiter entsprechend ausgeglichen werden und die Abwesenheit wegen Kurzarbeit als Anwesenheit einfließt. Zugleich kommt mit dazu, dass die Urlaubsansprüche durch die Corona Kurzarbeit nicht gehemmt werden.

Belassen Sie die Zeitmodelle der Mitarbeiter wie gehabt. Die angeordnete Kurzarbeit wird jedoch als Sondertätigkeit (bezahlte Abwesenheit) erfasst. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

1. Legen Sie im Modul Zeiterfassung, unterer Reiter Sondertätigkeiten eine Sondertätigkeit Kurzarbeit an.

2. Weisen Sie den jeweiligen Mitarbeitern an den Kurzarbeitstagen diese Sondertätigkeit zu.

3. Werten Sie die Tage in der Monatsabrechnung aus. Sie sehen in der Monatsabrechnung sehr detailliert die für die Kurzarbeit aufgewandten Stunden und können diese somit den Behörden gegenüber darstellen und diese auch in die Lohnverrechnung usw. entsprechend einfließen lassen.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist auch, dass sich durch die geplante Abwesenheit die verfügbare Anwesenheitszeit Ihrer Mitarbeiter ändert und sich die Kapazitätsplanung anpasst.