Ausgangsgutschriften
Verwenden Sie die Ausgangsgutschriften, wenn Sie einen besonderen Aufwand für Ihr Unternehmen darstellen wollen. Beispiele können Tippprovisionen oder Ausgangsgutschriften an Lieferanten sein. Sie können die Ausgangsgutschrift wie eine Eingangsrechnung erfassen, Artikel oder Handartikel hinzufügen und die Ausgangsgutschrift drucken.
Um die Eingangsrechnung in diesen Modus umzuschalten, setzen Sie bitte in den Kopfdaten der Eingangsrechnung den Haken “mit Positionen”. Dies bewirkt, dass die Eingangsrechnung als Splittrechnung erfasst werden muss und dass im Reiter Kontierung Artikel bzw. Handeingaben erfasst werden können.
Zugleich wird die Druckfunktion auf Belegdruck umgeschalten. Weiters wird die Lieferantenrechnungsnummer mit 0 vorbesetzt und ein vorläufiger Rechnungsbetrag von 0 angenommen. Nach dem Speichern der Kopfdaten wechseln Sie in den Reiter Kontierung und erfassen in der üblichen Bedienungsweise von HELIUM V Artikel bzw. Handeingaben. Für längere beschreibende Texte zu den Positionen verwenden Sie bitte die Texteingabe zu Artikel.
Die Rechnungsbeträge der Eingangsrechnung werden, da dies ja eine positionsweise Erfassung ist, erst beim Aktivieren, also dem tatsächlichen Ausdrucken der Ausgangsgutschrift errechnet und eingetragen. Mit diesem Aktivieren ist auch die eventuelle Verbuchung in der integrierten Finanzbuchhaltung verbunden, bzw. die Freigabe für einen eventuellen Fibu-Export.
Für die effizientere Erfassung empfiehlt es sich, das beim Lieferanten, Reiter Konditionen, Kostenstelle und Warenkonto vorbelegt sind. Diese werden bei jeder Kontierungsposition automatisch aus dem Lieferantenstamm übernommen.
Die Werte Text und WE-Artikel werden mitgedruckt.
Kopf- bzw. Fußzeilen definieren und bearbeiten
Die allgemeine Definition finden Sie analog zu den anderen Belegarten in den Grunddaten der Eingangsrechnung. Die je Ausgangsgutschrift eventuell individuellen Kopf- bzw. Fußzeilen finden Sie im Reiter Kopf/Fußtext.
Gedruckte Ausgangsgutschrift ändern
Sie können eine bereits gedruckte Ausgangsgutschrift analog zu den anderen Belegen ändern. Wechseln Sie dazu in die Kopfdaten, klicken Sie auf Ändern und beantworten Sie die Frage entsprechend. Beachten Sie bitte, dass hier noch weitere Regeln aus der Buchhaltung (UVA Verprobung) greifen, welche eventuell verhindern, dass eine aktivierte Ausgangsgutschrift (= Eingangsrechnung) noch verändert werden darf.
Kostenstelle und Kontierung vorbesetzen
Definieren Sie in den Konditionen des jeweiligen Lieferanten Kostenstelle und Warenkonto. Wenn Sie nun das Eingangsrechnungsmodul neu öffnen wird für die jeweiligen Lieferanten das entsprechende Konto und die Kostenstelle vorgeschlagen.
Belastungsanzeigen an Lieferanten senden
Genauso wie die Ausgangsgutschriften Aufwände sind, sind Belastungsanzeigen an Lieferanten negative Aufwände und kein Ertrag. Ein Beispiel ist eine Lieferung in einer anderen als der gewünschten Qualität.
Um eine Belastungsanzeige an Ihren Lieferanten zu senden, nutzen Sie die Eingangsrechnung und setzen in den Kopfdaten den Haken “mit Positionen”. Nun geben Sie bitte die gewünschten Artikel oder Handeingaben ein, definieren aber einen negativen Preis. Damit wird beim Druck der Eingangsrechnung erkannt, dass der Gesamtwert der Eingangsrechnung negativ ist und somit der Text Belastung beim Druck der Eingangsrechnung angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Artikel nur textliche Platzhalter sind. Es ist mit diesem Modul KEINE Lagerbewirtschaftung verbunden. Sollten Sie Waren mit Lieferantenlieferscheinen an Ihren Lieferanten zurückgesandt haben, so denken Sie bitte daran, dass dieser Lieferschein mit der Belastungsanzeige manuell erledigt werden sollte.