In diesem Abschnitt geht es um Eingangsgutschriften, die Sie von einem Kunden erhalten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie Ware an einen Kunden liefern und der Kunde nach seiner Wareneingangsbuchung selbst eine Gutschrift erstellt, statt von Ihnen eine Rechnung zu erhalten.
Auch wenn das Dokument „Eingangsgutschrift“ heißt, handelt es sich aus Ihrer Sicht um einen Erlös aus einer Lieferung oder Leistung an den Kunden. Erfassen Sie diese Gutschrift deshalb nicht als Eingangsrechnung oder Aufwand. In HELIUM 5 bilden Sie den Vorgang über den Verkaufsprozess ab: zuerst mit einem Lieferschein und anschließend mit einer Ausgangsrechnung mit Bezug auf die erhaltene Kundengutschrift.
1. Lieferschein erfassen
Erfassen Sie wie gewohnt einen Lieferschein, mit dem Sie die Ware an Ihren Kunden senden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Lagerbestand in HELIUM 5 korrekt ist. Legen Sie jedoch keine Rechnung zum Lieferschein an.
Der Lieferschein hilft dabei, Fehler und Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
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Wenn sich der Kunde beispielsweise beim Zählen der gelieferten Ware vertan hat, stimmen Lieferschein und Eingangsgutschrift nicht überein und die Abweichung kann gezielt geprüft werden.
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Sie erkennen sofort, ob Ihr Kunde die Gutschrift erstellt und die Zahlung veranlasst hat.
2. Eingangsgutschrift als Ausgangsrechnung erfassen
Sobald Sie die Eingangsgutschrift von Ihrem Kunden erhalten, legen Sie in HELIUM 5 eine neue Ausgangsrechnung an. Verwenden Sie dabei die Nummer der Eingangsgutschrift als Referenz zum Beispiel im Feld Bestellnummer, damit der Vorgang eindeutig dem Kundendokument zugeordnet werden kann. Verknüpfen Sie die zugehörigen Lieferscheine.