EDI Export
Für den Export der Lieferschein- und Rechnungsdaten stehen EDI Export Formate zur Verfügung.
Ein EDI Export steht grundsätzlich zur Verfügung, muss jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden, da sehr viele Unterformate und Dialekte von EDI existieren.
Der EDI Export erfolgt in Kombination mit dem Zusatzprogramm EDI4ALL.
Konvertierung in das Zielformat
Nach dem Export aus HELIUM 5 müssen Sie die Konvertierung in das Kundenformat vornehmen. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird der Aufrufbatch für EDI4ALL von HELIUM 5 generiert. Wechseln Sie nach dem Export in das entsprechende Verzeichnis und rufen den Batch auf.
Der Namensaufbau des Batchs ist HV_MODUL_BELEGNUMMER.bat, zum Beispiel hv_ls_24_100042.bat, was bedeutet es wird der Lieferschein 24/100042 konvertiert.
Die Konvertierung in das Zielformat muss aktiv von Ihnen gestartet werden.
Lieferaviso
Der Ablauf bei der Erstellung eines Lieferavisos ist wie folgt:
Erstellen und drucken Sie den Lieferschein wie üblich.
In den Kopfdaten des Lieferscheines finden Sie Button Lieferaviso übermitteln, wenn Sie das Recht LS_LIEFERSCHEIN_VERSAND haben. Durch Klick auf diesen Button wird der in den Versanddefinitionen definierte Export für den jeweiligen Partner der Lieferadresse angestoßen und die Daten versandt bzw. in den Dateistrukturen abgelegt.
Der Versand des Lieferscheines bzw. des Lieferavisos ist nur möglich, wenn sich der Lieferschein im Status geliefert befindet und der Lieferschein tatsächlich ausgedruckt, gespeichert oder per E-Mail versendet worden ist.
Es ändert sich die Hintergrundfarbe des Lieferavisobuttons auf grün, sobald das Lieferaviso versendet wurde.
Erneuter Versand des Lieferavisos
Wurde das Lieferaviso eines Lieferscheines bereits einmal erzeugt, so kann es, solange der Lieferschein im Status geliefert ist, erneut versendet werden. Es erscheint beim erneuten Versand ein Hinweis, welcher mit Ja zu beantworten ist.
Rechnungsversand
Für den Rechnungsversand per EDI sind Parametrierungen passend zu den Versanddaten erforderlich. Der Ablauf für den Rechnungsversand ist ähnlich der Erstellung des Lieferavisios.
Erstellen und drucken Sie die Rechnung wie üblich.
In den Kopfdaten der Rechnung finden Sie Button Rechnung übermitteln, wenn Sie das Recht RECH_RECHNUNG_VERSAND haben. Durch Klick auf diesen Button wird der in den Versanddefinitionen definierte Export für den jeweiligen Partner der Rechnungsadresse angestoßen und die Daten versandt bzw. in den Dateistrukturen abgelegt.
Der Versand der Rechnung ist nur möglich, wenn sich die Rechnung im Status offen befindet und die Rechnung tatsächlich ausgedruckt, gespeichert oder per E-Mail versendet worden ist.
Erneuter Versand der Rechnung
Wurde die Rechnung bereits einmal erzeugt, so kann es, solange die Rechnung im Status offen ist, erneut versendet werden. Es erscheint beim erneuten Versand ein Hinweis, welcher mit Ja zu beantworten ist.
Meldung Verzeichnis existiert nicht
Gegebenenfalls erhalten Sie eine Meldung, dass das Verzeichnis nicht existiert bzw. nicht beschreibbar ist. In den Versandwegdefinitionen sind die jeweiligen Pfade hinterlegt, unter denen die von HELIUM 5 erzeugten Dateien erstellt werden sollten. Sind diese für Ihren HELIUM 5 Server nicht vorhanden bzw. wenn Ihr HELIUM 5 Server nicht auf diese Pfade schreiben darf, so erscheint diese Fehlermeldung.
Bitte stellen Sie sicher, dass die Pfade erreichbar und beschreibbar sind.