Dokumentenpflicht
In HELIUM 5 steht Ihnen mit der Artikeleigenschaft Dokumentenpflicht in Artikel → Sonstiges eine Funktion zur Verfügung, zu jedem Artikel verpflichtend ein Dokument zu führen.
Vorgehensbeschreibung
Der grundsätzliche Gedankengang ist der, dass Sie für Ware welche z.B. mit einem Werksprüfzeugnis, einem Herstellungszertifikat oder Ähnlichem versehen werden muss, möglichst automatisch die Dokumente von Ihrem Lieferanten zu Ihrem Kunden mitgegeben werden.
Dokumentenpflicht beim Wareneingang
Wird ein Artikel als dokumentenpflichtig gekennzeichnet, so bewirkt dies, dass bevor eine Wareneingangsposition vollständig erledigt werden kann, auf jeder Wareneingangsposition eines zumindest ein Dokument hinterlegt sein muss. Wurde kein Dokument hinterlegt, so kann die Wareneingangsposition nicht erledigt werden und somit auch die Bestellung nicht erledigt werden.
Auswirkung der Dokumentenpflicht für den Warenausgang
Mit der Dokumentenpflicht gekoppelt ist der Versand der Dokumente an die Kunden. Wird ein Lieferschein mit dokumentenpflichtigen Artikeln erstellt, so kann beim E-Mail-Versand des Lieferscheines angegeben werden, ob die Dokumente mit an das E-Mail angehängt werden sollen.
Es werden für jeden Wareneingang immer alle Dokumente als Anhang angefügt, von jedem Dokument jedoch nur die jüngste Version. Besteht eine Position aus mehreren Wareneingängen, so gilt dies für jeden Wareneingang.
Die Verkettung zwischen Lieferscheinposition und Wareneingang ist im Warenbewegungsjournal des jeweiligen Artikels ersichtlich. Sollte diese auch auf den Lieferscheinen mit angedruckt werden, so kann diese Information auch im Klartext im Lieferschein angedruckt werden.
Steuern Sie über den Parameter DEFAULT_DOKUMENTE_ANHAENGEN, ob der Haken Dokumente anhängen automatisch gesetzt sein soll oder nicht.
Dokumente bei den Wareneingangspositionen hinterlegen
Gehen Sie zum Hinterlegen der Dokumente im Wareneingang bzw. der Wareneingangsposition wie folgt vor.
Wählen Sie die entsprechenden Wareneingangsposition und klicken Sie auf die Dokumentenablage.
In der Dokumentenablage ist die Wareneingangsposition im Baum ausgewählt. Fügen Sie hier mit Neu oder Scannen ein neues Dokument hinzu.
Geben Sie dem Dokument einen für Sie sprechenden Namen und fügen Sie ein oder mehrere Schlagworte (Stichworte) hinzu.
Speichern Sie das Dokument ab.
Sollten Sie eine korrigierte Version für diese Wareneingangsposition von Ihrem Lieferanten erhalten, so wählen Sie das oben beschriebene Dokument und klicken auf ändern, um eine neue Version des gleichen Dokumentes zu erzeugen.
Erhalten Sie ein zusätzliches Dokument, z.B. neben der Chargeninfo noch ein Prüfzeugnis, so speichern Sie dies bitte als neues Dokument ab.
Sind bei einer Wareneingangsposition zwei oder mehrere Dokumente hinterlegt, so werden bei einem dokumentenpflichtigen Artikel alle Dokumente als Anhang im E-Mail-Versand des Lieferscheines übergeben.
Fehler finden
Wie oben ausgeführt werden nur bei dokumentenpflichtigen Artikeln Dokumente der Wareneingangspositionen angehängt. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie alle Dokumente richtig angefügt haben, so prüfen Sie die Kette bitte wie folgt:
Gehen Sie bei dem betroffenen Lieferschein in die Lieferscheinpositionen.
Positionieren Sie den Cursor auf einen dokumentenpflichtigen Artikel und wechseln Sie mit dem GoTo Button in den Artikelstamm.
Im Artikelstamm wählen Sie Info (aus dem Menü), Warenbewegungsjournal.
Im Warenbewegungsjournal sehen Sie in der rechten Spalte die Abgangsbuchungen. Suchen Sie hier den betroffenen Lieferschein. In der rechten Spalte sehen Sie den zugehörigen Warenzugang. Hinter diesem Zugang müssen die Dokumente hinterlegt sein.
Wenn der Warenzugang eine Bestellung ist, so wechseln Sie bitte in die Bestellung, suchen dort den betroffenen Wareneingang und wechseln in die Wareneingangspositionen. Wählen Sie hier die Position mit dem Artikel und klicken auf die Dokumentenablage.
Hier müssen Dokumente hinterlegt sein.