Auftragsdaten importieren

Gegebenenfalls erhalten Sie Aufträge in einer bestimmten Form, zum Beispiel weil Ihre Kunden über einen Webshop bestellen. In diesem Kapitel stellen wir Ihnen die Möglichkeiten zum Import von Aufträgen vor.

CSV Import

Mit dem CSV Import können Sie Auftragspositionen importieren.

Legen Sie dazu den Auftrag an und wechseln Sie in den Reiter 3 Positionen. Verwenden Sie nun den CSV-Import. Für den Import werden folgende Daten erwartet:

Artikel
Menge
<Positionstermin>

Zusätzlich wird, so wie für CSV Dateien üblich, die erste Zeile als Spalten-Überschrift angenommen. Wird kein Positionstermin angegeben, so wird der Liefertermin der Kopfdaten übernommen. Wird ein Positionstermin angegeben, so muss dieser im Format TT.MM.JJJJ (Tag, Monat, Jahr) angegeben werden.

SON CSV

Mit dem SON CSV Import können mehrere Aufträge gemeinsam eingelesen werden, wobei die Zusammenfassung durch die gleiche Bestellnummer gegeben ist. Sie finden diesen im Menüpunkt Auftrag → Import → SON CSV.

Folgende Spalten sind für den Import wichtig:

Spalte 2: Lieferantennummer -> siehe Kunde, Konditionen, Lieferantennummer
Spalte 5: Bestelltyp
Spalte 9: Abladestelle
Spalte 12: Bestellnummer
Spalte 14: Artikelnummer -> Übersetzung der Kundenartikelnummer aus den Kunden Sonderkonditionen auf die eigene Artikelnummer
Spalte 16: Bezeichnung, falls Handeingabe
Spalte 18: Liefertermin im Format dd.MM.yyyy
Spalte 19: Menge

Wenn ein Artikel im Artikelstamm nicht gefunden werden konnte, werden im Auftrag 2 Positionen angelegt:

ein Handartikel mit der Bezeichnung aus dem CSV
eine Texteingabe mit "Artikelnummer XXX aus CSV-Import konnte nicht gefunden werden"

Als Liefertermin wird der Termin der ersten gefundene Termin pro Auftrag / Bestellnummer verwendet. Die erhaltene Bestellnummer wird in das Feld Bestellnummer in den Kopfdaten übernommen.

Enthält der Bestelltyp “FPQ” (Erstmusterprüfbericht), so wird für der Artikelposition eine Texteingabe mit dem Eintrag FPQ angelegt.

Der Kunde wird anhand der "Abladestelle", welche in den Kunde/Konditionen Fremdsystemnr. definiert sein muss, gesucht.

VAT Import

Der VAT Import steht zur Verfügung, wenn der Parameter AUFTRAGS_VAT_IMPORT auf 1 steht und damit aktiviert ist. Sie finden den VAT Import im Modul Auftrag → Import → VAT XLSX. Mit Klick auf diesen Menüpunkt müssen nun Kunde und Ansprechpartner und das Import-File ausgewählt werden.

Der Aufbau der Datei entspricht dem VAT Format Stand April 2020. Für den Import wesentlich sind die Spalten:

artNr. Dieses wird vorne um VAT ergänzt und als Artikelnummer verwendet.
bestMenge. Dies wird als Menge in den Auftrag übernommen.
kreisKurz. Lieferadresse. Zur Bestimmung welche Lieferadresse dies ist, wird dieser Wert im Feld Filialnr. im Kundenstamm verwendet. Bitte achten Sie in der Erfassung darauf, diesen Wert eindeutig zu hinterlegen.
bestText. Wird zur Indexprüfung herangezogen. Hier wird die erste Zeile auch in das Auftrags-Projekt übernommen. Zusätzlich wird daran die Spalte artNr hinzugefügt.
bestNr. Bestellnummer.
benCd. Werden als bestNr / benCd in die Bestellnummer des Auftrags übernommen.
losNr. Wird mit dem Wort Los Nr. ergänzt und in die Zusatzbezeichnung in der Auftragsposition übernommen.
preisFw. Wird als Ihr Verkaufspreis in die Auftragsposition übernommen.
eTerm. Wird als Termin übernommen.

Wird ein Artikel nicht gefunden, so wird der Import abgebrochen. Stimmen Preis oder Index nicht überein, wird im Anschluss an die Artikelposition eine Texteingabe mit den Details der Fehler eingetragen.

Indexprüfung

Aus dem Artikel = VAT+Spalte E steht in der Kurzbezeichnung (ist üblicherweise die Zeichnungsnummer) die Zeichnungsnummer. In der Spalte N steht diese Zeichnungsnummer und dahinter das Wort Index und dahinter der Index (als Wort/Zeichen). Diesen Index verwenden wir.

Wenn der Index der im Artikel hinterlegten Revision entspricht, ist die Prüfung erfolgreich.

Steht hier eine andere Revision oder wird das Wort Index bzw. kein Inhalt für Index gefunden, wird danach eine Texteingabe mit "Für obigen Artikel wurde Index .... gefunden bzw. kein Index gefunden. Bitte prüfen." eingetragen.

Änderungen durch den Kunden

Da vom Kunden immer wieder Änderungen gemacht werden, wird diese Aufgabe wie folgt gelöst: Wenn es eine Bestellnummer schon gibt, wird der Auftrag mit einem Auftragszusatzstatus markiert. Die Auflösung / Richtigstellung muss vom Anwender vorgenommen werden. Es ist dies von einer Vielzahl von Faktoren abhängig, wie Sie stehen mitten in der Produktion, es wurde "nur" die Version geändert (ein Loch dazu oder weniger = zuschweißen usw.).

WooCommerce

Bitte schalten Sie die automatische Vergabe der Debitorennummer aus, wenn Sie den WooCommerce Import verwenden möchten.

Für das Importieren von WooCommerce Dateien gelten folgende Voraussetzungen:

Spaltenbezeichnungen müssen in Englisch übergeben werden.
Alle Beträge werden als Nettobeträge übergeben.
Rundungsartikel ist definiert.

Preisprüfung

Vermutlich weisen Sie Ihrem Kunden Bruttopreise aus. HELIUM 5 rechnet und arbeitet mit Nettopreisen. Gegebenenfalls kann es hier zu Preisdifferenzen kommen.

Wir prüfen, dass der von HELIUM 5 errechnete Bruttogesamtbetrag der Spalte Order Total Amount aus dem Shop exakt entspricht. Wenn die Verkaufspreisfindung gleiche Preise ergibt wie die Preise aus dem Shop, so ergeben sich die gleichen Summen, abgesehen von möglichen Centabweichungen. Diese Differenz wird, wenn sie unter 1,00 € ist, ausgeglichen. Dafür ist der Rundungsartikel zu definieren. Definieren Sie dafür den Parameter RUNDUNGSAUSGLEICH_ARTIKEL mit z.B. RUNDUNG. Der Artikel RUNDUNG selbst muss, nicht lagerbewirtschaftet sein. Der Mehrwertsteuersatz muss mit steuerfrei definiert werden.

Spalten

Folgende Spalten werden importiert:

Order Number
Order Status
Order Date
Customer Note
Title
First Name (Billing)
Last Name (Billing)
Company (Billing)
Address 1&2 (Billing)
City (Billing)
State Code (Billing)
Postcode (Billing)
Country Code (Billing)
Email (Billing)
Phone (Billing)
First Name (Shipping)
Last Name (Shipping)
Address 1&2 (Shipping)
City (Shipping)
State Code (Shipping)
Postcode (Shipping)
Country Code (Shipping)
Payment Method Title
Cart Discount Amount
Order Subtotal Amount
Shipping Method Title
Order Shipping Amount
Order Refund Amount
Order Total Amount
Order Total Tax Amount
SKU
Item #
Item Name
Quantity
Item Cost

Interpretation der Anrede

Die Anrede (Title) aus dem Shop wird wie folgt interpretiert:

Eine 1 wird als “Herr” interpretiert.
Eine 2 wird als “Frau” interpretiert.

Alle anderen Werte werden auf <leer> gesetzt, es wird keine Anrede übernommen.

Interpretation von Namen

Es werden die Spalte First Name in den Vornamen und Last Name in den Familiennamen übernommen.

Um zu erkennen, ob ein Kunde schon angelegt ist, wird die RE-E-Mail-Adresse herangezogen. D.h. gibt es für die erhaltene E-Mail-Adresse Email (Billing) bereits einen angelegten Kunden, so wird dieser verwendet und kein neuer Kunde angelegt. Wird die E-Mail-Adresse nicht unter RE-E-Mail-Adresse gefunden, so wird der Kunde neu angelegt.

Bitte achten Sie darauf, dass die Groß-/Kleinschreibung für die Zuordnung herangezogen wird.

Interpretation der Lieferart

Der Eintrag Shipping Method Title wird unter den Lieferarten, genauer einer Bezeichnung aus den Lieferarten gesucht. Wird kein Eintrag gefunden, wird der Import abgebrochen.

Hinter der Lieferart muss es auch einen Versandkosten- (Transportkosten)-Artikel geben. Die Versandkosten werden (netto) vom Shop in der Spalte Order Shipping Amount übergeben. Beim Import wird der Verkaufspreis der AB-Position des Versandkostenartikels auf diesen Betrag gesetzt, wodurch die Adresse wie eine Firma behandelt wird.

Artikel, Menge, Preis

SKU = Artikelnummer

Quantity = Menge

Item Cost = netto Verkaufspreis dieses Artikels

Bei der Anlage der Auftragsposition wird der Verkaufspreis anhand der Verkaufspreisfindung ermittelt. Weicht der ermittelte Verkaufspreis zu dem vom Shop erhaltenen Item Cost um mehr als 0,01 € ab, wird eine Fehlerzeile hinzugefügt.

Rechnungs- und Lieferadresse

Die Rechnungsadresse wird anhand der erhaltenen E-Mail-Adresse ermittelt. D.h. ist im HELIUM V Kundenstamm die RE-E-Mail-Adresse bereits vorhanden, so wird diese Adresse als Kunde verwendet. Es erfolgt keine weitere Prüfung mehr.

Sind in den erhaltenen Shop-Daten die Daten für die Rechnungsadresse und die Lieferadresse gleich, so wird als Lieferadresse des Auftrags die Rechnungsadresse verwendet, egal ob die erhaltenen Adressdaten davon abweichend sind.

Sind in den erhaltenen Shop-Daten die Daten für die Rechnungsadresse und die Lieferadresse ungleich, so wird die Lieferadresse neu angelegt und die Adressart als Lieferadresse gekennzeichnet.