Urlaubsanspruch

Der Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter wird im Personal im Reiter Urlaubsanspruch definiert. Grundsätzlich ist der Urlaubsanspruch jahresweise anzugeben und gilt für ein Kalenderjahr.

Mit dem Parameter URLAUBSABRECHNUNG_ZUM_EINTRITT kann der Gültigkeitszeitraum von Kalenderjahr zu Eintrittsjahr umgestellt werden.

Der eingetragene Urlaubsanspruch wird immer automatisch in das nächste Kalenderjahr übertragen, wenn kein abweichender Urlaubsanspruch definiert ist. Auch wenn es sich bei dem ersten erfassten Jahr von der Erfassung her um ein Rumpfjahr handelt, so wird von HELIUM V der für das (Rumpf-)Jahr angegebene Urlaubsanspruch so wie er definiert ist für die Berechnung verwendet.

Der Urlaubsanspruch bei unterjährigen Eintritten wird aliquotiert, um auch für diese Mitarbeiter während des ersten Jahres eine richtige Anzeige des Urlaubsanspruches zu erreichen.

Die Berechnung der Urlaubsanspruchsstunden erfolgt automatisch anhand der hinterlegten Zeitmodelle und der Urlaubstage. Von HELIUM V wird bei jeder Urlaubsberechnung der Anspruch von Tagen auf Stunden anhand der hinterlegten Zeitmodelle für das Rechnungsjahr umgerechnet. Um die vor Einführung dieser Rechenmethode manuell eingegebenen Stunden nicht zu verändern, wird diese Berechnung erst ab dem Jahr 2009 durchgeführt.

Für die Berechnung des Anspruches werden immer die Urlaubswochen multipliziert mit den Urlaubstagen pro Woche aus dem Zeitmodell verwendet. Die Umrechnung der Urlaubswochen auf die Darstellung der Urlaubstage geht immer von einer 5-Tage-Woche aus. Das bedeutet, wenn der Anspruch in Tagen erfasst werden soll und wenn eine abweichende Tagesanzahl pro Arbeitswoche besteht, muss der Anspruch in Wochen entsprechend umgerechnet werden.

Beispiel: Bei einer 4-Tage-Woche mit 35 Tagen Urlaubsanspruch rechnet HELIUM V den Anspruch herunter auf die Wochen:

35 Tage / 4 Tage pro Woche = 8,75Wochen

Eine gleichzeitige Betrachtung von Urlaubstagen und Urlaubsstunden ist nur für Zeitmodelle gültig, welche die gleiche Anzahl an Arbeitstagen haben, wie im Mandantenparameter URLAUBSTAGE_PRO_WOCHE definiert. Bei allen anderen Zeitmodellen müssen Sie festlegen, ob für Sie die Auswertung nach Urlaubsstunden oder nach Urlaubstagen relevant ist. Anhand dieser Festlegung sind dann entweder die Urlaubsanspruchstage anhand der Wochen (25 Tage) oder anhand der Arbeitstage je Zeitmodell einzugeben.

Beispiel: Im gültigen Zeitmodell steht der Wert Urlaubstage pro Woche auf 5 Tage / Woche. Es ist ein Urlaubsanspruch von 25 Tagen eingetragen.

Fall A: Der Mitarbeiter hat ein Zeitmodell mit 25 Stunden pro Woche, verteilt auf 3 Arbeitstage. Die stundenweise Urlaubsabrechnung ergibt die richtige Stundenzahl, anhand des Jahresanspruches von 125 Stunden. Die tageweise Urlaubsabrechnung ergibt eine falsche Anzahl, da ja ein Anspruch von 25 Tagen pro Kalenderjahr definiert wurde. Wenn tageweise abgerechnet werden sollte, so müssen 15 Urlaubstage als Anspruch definiert werden.

Fall B: Der Mitarbeiter hat ein Zeitmodell mit 25 Stunden pro Woche, jedoch verteilt auf 5 Arbeitstage.
Die stundenweise Urlaubsabrechnung ergibt die richtige Stundenzahl, anhand des Jahresanspruches von 125 Stunden. Die tageweise Urlaubsabrechnung ergibt ebenfalls die richte Tagesanzahl, da auch der Anspruch von 25 Tagen pro Kalenderjahr richtig definiert ist.

Stundenweise, tageweise und wochenweise

In der Regel ist der Urlaubsanspruch auf Erholungsurlaub tageweise anzugeben. Je nach Land kann die Ausweisung und Abrechnung jedoch abweichen.

Ein unterjähriger Zeitmodellwechsel auf mehr oder weniger Arbeitstage pro Woche ist der komplizierteste Fall für die Berechnung des Urlaubsanspruchs. Nach unserer Erfahrung kann der Fall am besten mit der wöchentlichen Betrachtung gelöst werden. Daher wird in HELIUM V in der Regel der Jahresurlaubsanspruch auf Wochenbasis abgespeichert. Die angezeigten und eingebbaren Urlaubstage sind eine reine Rechenhilfe, welche auf einer 5-Tage-Woche beruhen. Daraus ergibt sich, dass z.B. für 24 Urlaubstage pro Jahr eine Wochenbasis von 4,8 Wochen angezeigt und auch als Grundlage verwendet wird.

Stundenweise

Relevante Felder:

• Anzahl der Urlaubsanspruchs-Wochen des zu berechnenden Jahres (Kommt aus Personal → Urlaubsanspruch des zu berechnenden Jahres), im Normalfall 5 Wochen

• Sollstunden des jeweiligen Zeitmodells (von Montag bis Sonntag ohne Feiertage)

Das Feld Urlaubstage pro Woche wird für die stundenweise Auswertung nicht berücksichtigt.

Der einfachste Fall ist die Berechnung des Urlaubsanspruchs für einen Mitarbeiter, der das ganze Jahr gearbeitet und bei demselben Zeitmodell geblieben ist. Im Beispiel gehen wir von einer 38,5-Stunden-Woche und 5 Wochen Urlaubsanspruch aus.

    05,0    Jahresurlaub in Wochen
*   38,5    Sollstunden des Zeitmodells
-----------------------------------------
=   192,5   Urlaubsanspruch in Stunden

Wenn der Eintritt unterjährig erfolgt, bzw. mehrere Zeitmodelle während eines Jahres verwendet werden, dann werden die Urlaubsansprüche anteilsmäßig addiert. Im Beispiel gehen wir von einem Eintritt am 01. Mai mit Zeitmodell 38,5 Stunden aus, zum 08. August wurde in ein Zeitmodell mit 30 Stunden gewechselt.

Zeitraum 1:
     05,0    Jahresurlaub in Wochen
*    69,0    Anzahl der Tage des Zeitmodells 1
/   365,0    Anzahl Tage im Jahr
---------------------------------------------------
=   0,9452   Anteiliger Urlaubsanspruch

*    38,5    Sollstunden des Zeitmodells 1
---------------------------------------------------
=    36,39   Urlaubsanspruch in Stunden ZM 1

Zeitraum 2:
     05,0    Jahresurlaub in Wochen
*   145,0    Anzahl der Tage des Zeitmodells 2
/   365,0    Anzahl Tage im Jahr
---------------------------------------------------
=   1,9863   Anteiliger Urlaubsanspruch

*    30,0    Sollstunden des Zeitmodells 2
---------------------------------------------------
=    59,59   Urlaubsanspruch in Stunden ZM 2

Gesamter Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr:
     36,39   Urlaubsanspruch in Stunden ZM 1
+    59,59   Urlaubsanspruch in Stunden ZM 2
---------------------------------------------------
=    95,98   Urlaubsanspruch in Stunden 

Tageweise

Die tagesweise Betrachtung funktioniert analog zur stundenweisen Betrachtung. Zusätzlich wird jedoch das Feld Urlaubstage pro Woche für die Berechnung herangezogen. Im Beispiel gehen wir von einem Eintritt am 01. Mai mit Zeitmodell 5 Tagen Urlaub pro Woche aus, zum 08. August wurde in ein Zeitmodell mit 4 Tagen Urlaub pro Woche gewechselt.

Zeitraum 1:
     05,0    Jahresurlaub in Wochen
*    69,0    Anzahl der Tage des Zeitmodells 1
/   365,0    Anzahl Tage im Jahr
---------------------------------------------------
=   0,9452   Anteiliger Urlaubsanspruch

*     5,0    Urlaubstage pro Woche Zeitmodells 1
---------------------------------------------------
=    4,73    Urlaubsanspruch in Tagen ZM 1

Zeitraum 2:
     05,0    Jahresurlaub in Wochen
*   145,0    Anzahl der Tage des Zeitmodells 2
/   365,0    Anzahl Tage im Jahr
---------------------------------------------------
=   1,9863   Anteiliger Urlaubsanspruch

*     4,0    Urlaubstage pro Woche Zeitmodell 2
---------------------------------------------------
=    7,95    Urlaubsanspruch in Tagen ZM 2

Gesamter Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr:
      4,73   Urlaubsanspruch in Tagen ZM 1
+     7,95   Urlaubsanspruch in Tagen ZM 2
---------------------------------------------------
=    12,68   Urlaubsanspruch in Tagen

Urlaubsanspruch und vorübergehende Entlassung von Mitarbeitern

Werden Mitarbeiter zeitweise (5 Wochen) abgemeldet und danach wieder im Unternehmen beschäftigt, so ist in aller Regel der Mitarbeiter bei Austritt vollständig abzurechnen. Es werden alle Urlaubs- und Gleitzeitansprüche ausbezahlt. Tritt der Mitarbeiter wieder ins Unternehmen ein, so hat er ein neues Eintrittsdatum. Durch die aliquote Berechnung des Urlaubsanspruches ergibt sich daraus, dass sein Urlaubsanspruch für das Rumpfjahr aliquot zum neuen Eintritt errechnet wird. Bitte beachten Sie dazu auch das Thema des Wiedereintrittes nach Karenzurlaub oder Elternzeit.

Halbe Tage Heiligabend und Silvester

Der 24. Dezember und der 31. Dezember sind laut Gesetz halbe Arbeitstage. In vielen Kollektivverträgen ist darüber hinaus definiert: es ist ab 12:00 Uhr freizugeben.

Die Regelungen können pro Land, Branche, Kollektiv- oder Tarifvertrag abweichen.

Bei Mitarbeitern mit festen Zeiten ist dies noch relativ einfach, bei Mitarbeitern mit Gleitzeitmodellen, stellt sich die Frage, von welchem Stundenausmaß auszugehen ist. Wir möchten Ihnen im Folgende unterschiedliche Vorgehensweisen vorstellen.

Unternehmen schenkt ganzen Feiertag

Manche Unternehmen möchten sich den Berechnungsaufwand sparen und schenken ihren Mitarbeitern deshalb den jeweils halben Feiertag. Hinterlegen Sie hierzu in Ihrem Betriebskalender die beiden Tage mit der Tagesart Feiertag statt Halbtag. Mitarbeiter haben dadurch keine Sollzeit für Heiligabend bzw. Silvester, die Tage werden wie die Weihnachtstage und sonstige Feiertage behandelt.

Tage teilen

Eine sehr pragmatische Lösung ist, dass der eine Tag als ganzer Arbeitstag und der andere Tag als ganzer Feiertag hinterlegt wird. Wenn Sie für den 24.12. einen ganzen Feiertag eintragen und für den 31.12. einen ganzen Arbeitstag, so stimmt die Auswertung zum 31.12. wieder.

Mitarbeiter, die an beiden Tage nicht arbeiten, buchen in Summe einen Tag Urlaub und haben in Summe einen Tag Feiertag. Mitarbeiter, die an beiden Tagen arbeiten, stempeln für in Summe einen Tag und haben in Summe einen Tag Urlaub.

Diese Variante funktioniert nicht für Mitarbeiter, die an nur einem der Halbtage arbeiten und an dem anderen Halbtag Urlaub nehmen!

Exakte Buchung

Muss taggenau gebucht werden, so müssen sowohl die Urlaubstage als auch die tatsächlich freigegebenen Stunden richtig verwaltet werden. Die Tagesart Halbtag muss hierfür in den Tagesarten definiert und im Betriebskalender für Heiligabend und Silvester hinterlegt sein. In den Sonderzeiten des jeweiligen Mitarbeiters ist ein Eintrag mit einem halben Tag Urlaub gebucht. Der Halbtag ist von den Sollzeiten her so definiert, dass er exakt die halben Sollstunden eines sonst üblichen Arbeitstages (z.B. des Montags) hat. Haben alle Tage der Arbeitswoche (des Gleitzeitmodells) eine gleiche Sollzeit, so werden, wie oben dargestellt, die Urlaubsstunden, die Urlaubstage und auch die Sollstunden dieses Tages entsprechend richtig dargestellt.

Kompliziert wird es, wenn die beiden Tage z.B. auf einen Freitag fallen, an dem normalerweise kürzer gearbeitet wird. Meistens kommt hier der Wunsch / die Forderung dazu, dass bis Mittag gearbeitet werden sollte, trotzdem ein halber Urlaubstag gebucht werden sollte und dass die Gleitzeit und Urlaubsstunden auch noch stimmen sollten. Wir nur der Halbtag mit einem halben Urlaubstag für diesen Tag eingetragen, so stellt sich die Zeitabrechnung wie folgt dar:

Beispiel: Laut Arbeitsvertrag arbeitet der Mitarbeiter montags bis donnerstags 8,5 Stunden und freitags von 08:00 bis 12:30 Uhr, also 4,5 Stunden. Der 24.12. und der 31.12. fallen auf einen Freitag. Laut Kollektivvertrag ist ab 12:00 Uhr Feiertag.

Von HELIUM V berechnete Halbtags-Sollstunden: 8,5 h / 2 = 4,25 h

Vom Mitarbeiter gebuchter Urlaub (halber Tag): 4,5 h / 2 = 2,25 h

Feiertag ab 12:00 Uhr: 0,25 h

Angezeigte Soll-Arbeitszeit (abzgl. Feiertag): 4 h

Verbleibende Arbeitszeit abzüglich Feiertag und Urlaub: 1,75 h

Wie aus obiger Darstellung ersichtlich, wird die Tagesart Halbtag speziell behandelt Es werden die Sollstunden der Tagesart (hier 4,25) mit den Sollstunden eines gleichen Wochentages (hier 4,50) verglichen. Die Stunden, die über die Sollstunden des Halbtages hinaus gehen, werden als Feiertagsstunden gewertet und entsprechend gutgeschrieben. Da für diesen Tag zusätzlich ein halber Urlaubstag gebucht wurde, wird der halbe Tag aufgrund des Tages (in diesem Falle Freitag mit 4,50 Sollstunden) als Urlaubsverbrauch eingetragen.

Eventuell erwarten Sie und Ihre Kollegen eine andere Berechnung. Korrigieren Sie die Abrechnung, indem Sie Gutstunden im Modul Personal → Auswahl des jeweiligen Mitarbeiters → Reiter Stundenabrechnung einbuchen.

Für das obige Beispiel tragen Sie 1,75 Stunden als Gutschrift für den Mitarbeiter ein.

Zeitausgleich an 24. Dezember oder 31. Dezember 

Für Heiligabend bzw. Silvester wird in der Regel die Tagesart Halbtag verwendet und dies im Betriebskalender definiert. In den Zeitmodellen muss nun als Sollzeit für den Halbtag 4 Stunden an Sollzeit hinterlegt sein (siehe oben).

Das bedeutet nun, wenn für das Datum ein (ganzer) Tag Zeitausgleich definiert wird, so werden nur die Sollstunden, die ja mit den 4 Stunden nur dem halben Tag entsprechen, an Zeitausgleichsstunden (oder auch andere Sondertätigkeit an dem Tag eingetragen ist) gebucht.

Geänderter Urlaubsanspruch nicht sichtbar

Wurden im Personal → Urlaubsanspruch neue Daten für die Person hinzugefügt, bzw. bestehende geändert, so werden die daraus abgeleiteten Daten erst bei der nächsten Berechnung des Urlaubsanspruches aktualisiert.

Wenn der Jahresanspruch geändert wurde, aber der ermittelte Anspruch noch nicht aktualisiert wurde, so muss die Aktualisierung durchgeführt werden. Diese Aktualisierung = Neuberechnung des Urlaubsanspruches erfolgt immer dann, wenn Sie entweder im Personal auf  Anspruch aliquot (anteilig) bzw. Ende des Jahres klicken oder wenn Sie in der Zeiterfassung unter Info → Monatsabrechnung eine Monatsabrechnung für das jeweilige Jahr ausdrucken.

Erst danach stimmt die Anzeige mit den tatsächlich hinterlegten Werten überein.

Nachträgliche Aufrollung von Urlaubsansprüchen über den Jahreswechsel hinweg

Es kommt manchmal vor, dass man erst bei der Abrechnung der Mitarbeiter feststellt, dass der Jahresübertrag nicht wie gewünscht ausfällt. Meistens ist die Situation die, dass bei einem Nachdruck der Monatsabrechnung des alten Jahres eine Differenz zum Ausdruck im nun aktuellen Jahr festgestellt wird.

Beispiel:

Wie man sieht, ergibt sich bei der Abrechnung für Dezember des Vorjahres ein Rest von 29,6 Urlaubstagen. Im Ausdruck des Folgejahres steht aber 31 Tage. Die Ursache dafür ist, dass im Reiter Urlaubsanspruch der "früher" errechnete Resturlaub bis Ende des Jahres auf gesperrt (Gefroren) gesetzt wurde. Das bedeutet, dass, egal welche Werte HELIUM V ausrechnet, es ist für die weitere Berechnung der (manuell) hinterlegte Wert zu verwenden.

 Gehen Sie zur Korrektur wie folgt vor:

1. Entfernen Sie die Haken bei Gesperrt (Eingefroren), indem Sie den Datensatz ändern, den Haken rausnehmen und speichern

2. Drucken Sie die Monatsabrechnung zum Ende des alten Jahres neu, die Vorschau genügt. Klicken Sie für die Aktualisierung auf die oberen Aktualisierungspfeile. Sie finden nun den erwarteten Wert unter Resturlaub.

3. Drucken Sie die Monatsabrechnung des aktuellen Jahres. Nun finden Sie auch hier den entsprechenden Übertrag.

Urlaubsanspruch stimmt nicht

Immer dann, wenn nachträglich im alten Jahr Änderungen gemacht werden, kann es zu Unstimmigkeiten kommen.

Beachten Sie, das generell bei Änderungen in alten Zeiten, für die die Monatsabrechnung bereits gemacht wurde, immer zwingend erfordern, dass jede einzelne Monatsabrechnung von der Änderung bis hin zur aktuellen Monatsabrechnung in der chronologisch richtigen Reihenfolge, also die älteste zuerst und danach die jeweils unmittelbar darauf folgende zumindest in die Druckvorschau gedruckt werden. Nur dadurch wird der monatliche Zwischenstand aktualisiert.

Bedeutung der Zeilen des Urlaubsanspruchs 

Urlaubsanspruch bei Eintritt im laufenden Jahr

Mit der Berechnung des Urlaubs zum Eintrittsdatum des Mitarbeiters ist der aus den Vorsystemen zu übernehmende Urlaubsanspruch manchmal nicht sofort ersichtlich. Hintergrund ist, dass sich durch die Verschiebung des Beginns (da zum Eintritt gerechnet werden muss) der Resturlaub ein Jahr früher einzutragen ist.

Daher ist der Resturlaub in der Periode 2019 einzugeben.

Beispiel:
Eintritt 1.12.2014
Abrechnungsstichtag 30.9.2021. D.h. von der Urlaubsabrechnung aus gesehen sind wir noch in der Urlaubsperiode 1.12.2020 bis 30.11.2021. Also in der Periode 2020.

Es werden zu wenig Urlaubstage angezeigt

Fallbeispiel: Der Mitarbeiter ist am 2.11. eingetreten. Er hat einen Jahres-Urlaubsanspruch von 5 Wochen. Er arbeitet immer abwechselnd kurze / lange Woche. Die kurze Woche hat 4 Arbeitstage, die lange Woche hat 5 Arbeitstage. Daraus ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 2,59 Tagen. Warum?

Nach obiger Formel ([Jahresurlaub in Wochen * Anzahl der Tage des Zeitmodells / Anzahl der Tage im Jahr] * Urlaubstage pro Woche):

(5 x 5 / 365) * 5 = 0,3425 Tage pro langer Woche und

(5 x 4 / 365) * 4 = 0,2192 Tage pro kurzer Woche

Für das Jahr verbleiben 5 lange und 4 kurze Wochen: 5 x 0,3425 + 4 x 0,2192 = 1,7125 + 0,8768 = 2,59 Tage.

Urlaub in Zeitausgleich wandeln

Fallbeispiel: Ein Mitarbeiter hat Minusstunden und möchte diese in Urlaub umwandeln.

Die Lösung: Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter, dass Sie für eine festzulegende Woche, oder für jeweils einen Wochentag ihm zusätzlich zu seinen geleisteten Anwesenheitsstunden auch den Urlaub eintragen. Damit werden die Urlaubstage verbraucht und die Urlaubsstunden fließen in seinen Gleitzeitsaldo ein, womit dieser positiv wird, also die Urlaubsstunden gegen den Gleitzeitsaldo verbucht werden.

Wenn Sie am Freitag immer kürzer arbeiten sollten, z.B. wegen 38,5-Stunden-Woche, so werden für Freitage auch weniger Urlaubsstunden verbraucht als für andere Tage.

Je nach Kollektiv- bzw. Tarifvertrag kann es sein, dass diese parallel gebuchten Urlaubstage Überstunden bewirken. Für diesen Fall sollten Sie nur halbe Urlaubstage buchen.

Erweiterter Urlaubsanspruch

Im Parameter ERWEITERTER_URLAUBSANSPRUCH wird die Art der Berechnung des Urlaubes definiert.