Arten von Drucken
Sie können alle Drucke auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Grundsätzlich unterscheiden wir vier Gruppen
Drucke auf offizielles Papier, z.B. eine Rechnung
Erstellen von Informationen für einen Datensatz, z.B. Statistik für einen Kunden
Erstellen von Journalen über alle Datensätze, z.B. Umsatzstatistik.
Druck der Auswahlliste
Drucke auf offizielles Papier
Drucke auf offizielles Papier finden Sie immer unter dem linken oberen Menüpunkt, welcher zugleich mit dem Namen des Moduls gekennzeichnet ist. Darunter finden Sie den Menüpunkt Drucken. Dies ist der speziell für den Druck einer offiziellen Rechnung aufbereitete Druck. Sehr oft finden Sie diese Funktion auch im Druckknopf in den Positionsdaten des Moduls.
Information
Für den Druck von Informationen zu einem Datensatz wählen Sie zunächst den Datensatz aus. Die Informationen finden Sie immer unter dem Menüpunkt Info.
Beispiel: Die Lieferstatistik eines Kunden können Sie drucken, indem Sie den Kunden im Kundenmodul auswählen und auf Info → Lieferstatistik gehen.
Die Reservierungen eines Artikels können Sie drucken, indem Sie den Artikel im Artikelmodul auswählen und auf Info → Reservierungen gehen.
Journal
Informationen über eine Summe von Daten finden Sie im Menüpunkt Journal. Unabhängig von Ihrer Auswahl werden alle Datensätze berücksichtigt.
Beispiel: Die Liste der Ladenhüter finden Sie im Artikelmodul, indem Sie auf Journal → Ladenhüter gehen.
Die Umsatzliste über alle Kunden finden Sie im Kundenmodul, indem Sie auf Journal → Umsatzstatistik gehen.
Druck der Auswahlliste
In fast jedem Modul finden Sie oben rechts ein Icon mit einer Lupe. Mit dieser Lupe kann die aktuell angezeigt Liste ausgedruckt werden.
Druckvorschau
Durch den Aufruf eines Druckes, eines Journals oder Ähnlichem gelangen Sie in den Druckdialog. Grundsätzlich besteht das Fenster des Druckdialoges aus drei Teilen. Im Kopf haben Sie viele Befehlsmöglichkeiten. Im Auswahldialog stehen Bedingungen für die Druck zur Verfügung. Im unteren Bereich sehen Sie eine Vorschau des Dokuments.
In der Kopfzeile finden Sie folgende Knöpfe, mit denen der Ausdruck nach Ihren Wünschen gesteuert werden kann.
Aktualisieren
Mit dem Aktualisieren-Knopf werden die im Druckdialog angezeigten Daten aktualisiert.
Der Refresh gilt nur für den Inhalt des Reports, aber nicht für die den Report umgebenden Daten.
Große Vorschau
Mit dem Vorschau-Knopf werden die Daten im Druckdialog in einem eigenen größeren Vorschaufenster dargestellt.
Wurden im Druckdialog noch keine Daten angezeigt, so werden diese vorher ermittelt. Wurden bereits Daten ermittelt, so werden diese aus Performancegründen nicht neu errechnet.
Mit dem Drucken-Knopf werden die Daten für den Ausdruck an den konfigurierten Drucker gesendet. Es stehen alle Drucker des Geräts zur Verfügung.
Wurden im Druckdialog noch keine Daten angezeigt, so werden diese vorher ermittelt. Wurden bereits Daten ermittelt, so werden diese aus Performancegründen nicht neu errechnet.
Mit dem E-Mail-Knopf öffnet sich ein E-Mail-Fenster. Sie werden zur Eingabe eines E-Mail-Empfängers aufgefordert. Als E-Mail-Empfänger wird die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners vorgeschlagen. Ist beim Ansprechpartner keine E-Mail-Adresse hinterlegt, so wird die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers vorgeschlagen.
Die Versanddaten werden nur beim Aufruf des Druckdialoges ermittelt. Wenn die E-Mail-Adresse geändert wird, während Sie den Dialog geöffnet haben, werden Ihre Daten nicht aktualisiert. Die aktualisierten Informationen stehen erst nach erneutem Aufruf des Druckdialogs zur Verfügung. Der Refresh Knopf aktualisiert nur den Inhalt und reicht deshalb nicht aus.
Aus den Daten wird eine PDF-Datei erzeugt. Die PDF-Datei wird als Anhang an die E-Mail gehängt.
Für Rechnungen können Sie den Druck als E-Mail erzwingen. Egal welche Art des Drucks ausgewählt wird, es öffnet sich immer der E-Mail-Druck. Sie erreichen dies, indem Sie im Kunden in den Kopfdaten unten rechts im Feld RE-E-Mail die Empfangsadresse für Rechnungen eintragen.
Darüber hinaus können Sie den Druck als E-Mail auch dann erzwingen, wenn die RE-E-Mail nicht gefüllt ist. Stellen Sie dazu den Parameter RECHNUNGSEMPFAENGER_NUR_AUS_RECHNUNGS_EMAIL auf 1.
Für den Versand per Mail können Sie weitere Einstellungen vornehmen.
Sendezeitpunkt
Geben Sie bei Bedarf an, wann die E-Mail versendet werden soll. Bleibt der Sendezeitpunkt leer, so wird der Zeitpunkt des Klicks auf Senden zuzüglich Ihrer über den Parameter DELAY_EMAIL_VERSAND konfigurierten Wartezeit als Sendezeitpunkt verwendet.
Als ZUGFeRD PDF senden
Klicken Sie auf Als ZUGFeRD PDF senden, um die Rechnung als PDF im PDF/A-3B Format mit integrierter XML-Datei nach ZUGFeRD Format Basic zu versenden. Der Empfänger bekommt somit eine schreibgeschützte PDF-Datei zugesendet.
Ihre eigene UID-Nummer und Ihre Lieferantennummer beim jeweiligen Kunden müssen dafür eingetragen sein.
Wenn der Knopf Als ZUGFeRD PDF senden grau hinterlegt ist , so bedeutet dies, dass zwar die Funktionalität von ZUGFeRD gegeben ist, aber bei diesem Kunden die Basisvoraussetzung, nicht gegeben ist. Gegebenenfalls fehlt Ihre Lieferantennummer bei diesem Kunden.
Untern den Anlagen finden Sie die eingebettete XML-Datei mit den wesentlichen Rechnungsdaten. Um die Anlagen zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil am linken Rand. Somit kann der Rechnungsempfänger diese Daten in sein System auf einfache Weise importieren.
Eine nach dem ZUGFeRD Format versandte Rechnung wird in der Dokumentenablage faktisch doppelt abgelegt. Einmal als Kopie der Rechnung und einmal als Kopie der erzeugten ZUGFeRD Datei.
Ohne Kopien
Setzen Sie den Haken Ohne Kopien, wenn Sie keine Kopien drucken möchten, obwohl Sie eine Anzahl für die Kopien angegeben haben.
Part (links oben neben An:)
Wählen Sie über den Button Part. den Partner aus, an dessen E-Mail-Adresse der Druck gesendet werden soll.
Bei der Auswahl eines Unternehmens werden Sie automatisch nach dem Ansprechpartner, wenn vorhanden gefragt. Wird nur ein Partner ausgewählt, so wird dessen E-Mail-Adresse verwendet. Dies bedeutet auch, wenn Sie unter Partner direkt die Ansprechperson eines Unternehmens verwenden würden, so würden Sie die Nachricht an die private E-Mail-Adresse des Ansprechpartners senden.
Den Partner für CC können Sie ebenso auswählen.
Ansp (zwischen Part und An:)
Rechts neben dem Button Part sehen Sie einen Button Ansp, wenn Sie zuvor einen Partner ausgewählt haben. Wählen Sie hier bei Bedarf den Ansprechpartner für An: aus. Die Nachricht wird an die E-Mail-Adresse dieses Ansprechpartners gesendet.
Den Ansprechpartner für CC können Sie ebenso auswählen.
Trennen Sie die Adressen mittels ; Strichpunkt, wenn Sie mehrere Empfänger angeben wollen.
Empfangsbestätigung
Setzen Sie den Haken bei Empfangsbestätigung, um vom Empfänger eine Bestätigung über den Empfang anzufordern.
Absender
Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse als Absenderadresse ein.
Die Absenderadresse ist mit Personal → 3 Daten → E-Mail des angemeldeten Benutzers vorbelegt.
Button Senden
Klicken Sie auf den Button Senden, um den Versandauftrag mit den angegebenen Parametern zu erzeugen. Wurden Kopien angegeben, so erfolgt der Druck der Kopien auf den Kopiendrucker bzw. dem darüber angegebenen Drucker.
Fax
Mit dem Fax-Knopf öffnet sich ein Fax-Fenster. Sie werden zur Eingabe eine Faxnummer aufgefordert. Konnte Aufgrund der Daten des Drucks eine Faxnummer ermittelt werden, so wird dieser vorgeschlagen.
Die Bedienung ist analog dem E-Mail-Knopf, jedoch auf die Möglichkeiten eines Faxes reduziert.
Firmeninterne Vorwahl zur Amtsleitung
Gegebenenfalls haben Sie eine firmeninterne Vorwahl zur Amtsleitung. Stellen Sie diese im Modul System → unterer Reiter Parameter → AMTSLEITUNGSVORWAHL ein. Diese Vorwahl wird im Druckdialog nicht angezeigt, sondern erst beim Anlegen des Versandauftrages dazugefügt. Im Modul System → unterer Reiter Versandauftrag werden die Faxversandaufträge inklusive der Amtsleitungsvorwahl angezeigt.
Speichern
Mit dem Speichern-Knopf wird der angezeigte Druck inklusive Inhalt in dem von Ihnen gewählten Format gespeichert. Als Zielformate sind jrprint, pdf, rtf, odt, htm, html, xls, csv und jrxml bzw. xml möglich.
Das Speichern stellt die XLS Datei so dar, dass es aussieht wie in Ihrem Druck. Diese Datenstruktur ist für eine weitere Verarbeitung oft ungeeignet. Nutzen Sie in diesem Fall den CSV-Export (ein Knopf weiter rechts).
Wurden im Druckdialog noch keine Daten angezeigt, so müssen diese zuerst mit Aktualisieren erzeugt werden.
Die Darstellung des Dezimaltrennzeichens orientiert sich an der lokalen (locale) Übersetzung des Zahlen-Patterns. D.h. um eine in deutscher Schreibweise übliche Übergabe an eine Tabellenkalkulation zu erhalten, muss für eine Zahl die Formatierung, z.B. #,##0.00 unter Muster angegeben werden.
Um diese Daten übernehmen zu können, muss der Import im Unicode Format UTF-8 erfolgen.
CSV-Export
Mit dem CSV-Export-Knopf werden die zugrundeliegenden Detaildaten in eine CSV-strukturierten Datei gespeichert. Die Felder werden mit <TAB> getrennt. Die Zieldatei ist eine txt-Datei.
Für jedes Field der Report-Datei wird eine Spalte erzeugt. Die Reihenfolge der Spalten entspricht der Reihenfolge im Report. Zusätzlich werden bei Texteingaben (Kommentare etc.) die Zeilenumbrüche durch Leerstellen (Space) ersetzt, damit alle Tabellenkalkulationsprogramme damit richtig umgehen können.
Kopieren
Mit dem Kopieren-Knopf speichern Sie die zugrundeliegenden Detaildaten in die Zwischenablage. Die Felder werden mit <TAB> getrennt.
Für jedes Field der Report-Datei wird eine Spalte erzeugt. Die Reihenfolge der Spalten entspricht der Reihenfolge im Report. Zusätzlich werden bei Texteingaben (Kommentare etc.) die Zeilenumbrüche durch Leerstellen (Space) ersetzt, damit alle Tabellenkalkulationsprogramme damit richtig umgehen können.
Verwenden Sie das Kopieren, um die Daten in ein Tabellenkalkulationsprogramm einzufügen.
In manchen Formularen sind umfangreiche Auswertungen enthalten. Diese werden mit den beiden CSV Exportfunktionen nicht mit exportiert. Sollten Sie ein direktes Abbild des errechneten Reports benötigen, so nutzen Sie Speichern.
Physikalische Drucke
Je größer und verzweigter die Anwenderinstallation ist, desto komplexer wird die Druckaufgabe und vor allem die optimale Steuerung des Ausdruckes möglichst ohne Benutzerinteraktion und mit geringer Netzwerkbelastung.
Grundlegend können Drucker
Benutzerspezifisch und Standortspezifisch,
formularspezifisch und
arbeitsplatzspezifisch
eingerichtet werden.
Für die Einrichtung muss unterschieden werden, wo die zu druckende Datei erzeugt wird und wo der Druckauftrag angestoßen wird:
Der HELIUM 5 Server veranlasst den Druck. In diesem Fall muss der Drucker von dem Server aus erreichbar sein.
Der HELIUM 5 Client veranlasst den Druck. In diesem Fall muss der Drucker von dem Client aus erreichbar sein.
Ausdrucke die ausnahmsweise auf einen anderen Drucker erfolgen sollten, müssen immer in die Vorschau gedruckt werden. Von der Vorschau aus kann dann ein dem Client bekannter Drucker ausgewählt werden.
Standarddrucker
Je Client-Computer und Report kann ein Standarddrucker definiert werden. Grundsätzlich wird bei einem Ausdruck der im Betriebssystem definierte Standarddrucker vorgeschlagen. Sollten nun ein anderer Drucker gewünscht werden, so wählen Sie anstelle des vorgeschlagenen Standarddruckers den gewünschten Drucker aus. Um diesen Drucker auf Ihrem Arbeitsplatz dauerhaft diesem Formular zuzuordnen, klicken Sie auf den Speichern-Button oben rechts in der Ecke.
Um eine gewählte Druckerdefinition wieder auf Ihren Standard-Drucker zurückzusetzen, klicken Sie oben rechts in der Ecke auf Löschen.
Gleichzeitig mit der Abspeicherung des Druckers werden auch die gewählten Reportparameter abgespeichert. Das bedeutet, wenn Sie einen Report immer in einer bestimmten Einstellung, welche jedoch von den HELIUM 5 Standardeinstellungen abweicht, bei Aufruf vorfinden möchten, so stellen Sie bitte den Report wie gewünscht ein und klicken Sie auf Speichern. Beim nächsten Aufruf des Reports werden die Reportparameter mit den von Ihnen gewählten Einstellungen vorbesetzt.
Manchmal will man in der Statistik, z.B. Artikelstatistik die Daten immer ab einem bestimmten Zeitraum sehen, aber immer bis zum aktuellen Datum. Um dies zu erreichen geben Sie das von Datum ein, und lassen das bis Datum leer, bzw. löschen Sie das vorgeschlagene Datum. Speichern Sie nun die Druckeinstellungen und Vorbelegungen ab.
Wenn der Druck nun neu aufgerufen wird, wird das Bis Datum immer mit dem aktuellen Datum vorbesetzt.
Verschiedene Druckerschächte
Gegebenenfalls möchten Sie die erste Seite auf das offizielle Firmenpapier und die Folgeseiten auf ein weißes Blatt drucken. Üblicherweise kommen heutige Druckertreiber mit einer Funktionalität, in der eingestellt werden kann, dass das erste Blatt eines Ausdruckes auf einen bestimmten Schacht geht und die Folgeseiten auf einen anderen Schacht. Wenn dies für Sie die richtige Funktionalität ist, so ist die Vorgehensweise wie folgt:
Installieren Sie einen eigenen / zusätzlichen Drucker(treiber) für diese Art von offiziellen Formularen
Definieren Sie diesen so, dass die erste Seite auf Ihr Briefpapier geht und die Folgeseiten auf z.B. weißes Papier.
Definieren Sie diesen Druckertreiber als den zu verwendenden Drucker z.B. beim Druck der Rechnung.
Sie können immer zwischen Original und Kopie unterscheiden.
Original und Kopie werden auf demselben Drucker gedruckt
Original und Kopie werden auf unterschiedlichen Druckern gedruckt
Zweiseitige Drucke, Duplexdruck
Mit der Funktionalität des Kopien-Druckers können auch zweiseitige gerne auch doppelseitige Drucke genutzt werden.
Für den doppelseitigen Druck stellen Sie bitte sowohl den Drucker für das Original auf den Original Drucker. Wenn nun die Kopien auf den physikalisch gleichen Drucker, aber als eigene Einstellung gespeichert werden, so wird von HELIUM 5 ein eigener Druckauftrag an diesen Drucker erzeugt und somit werden auch ungerade Seitenanzahlen bei zweiseitigen Drucken möglich.
Bitte beachten Sie auch hier, dass, wenn der Kopienzähler bereits vorbesetzt sein sollte, dieser VOR dem Speichern gelöscht werden muss, da Sie sonst automatisch für jede Rechnung diese Kopienanzahl, egal wie sie vom Kundenstamm her definiert ist, aufgrund der Übersteuerungslogik verwenden würden.